Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Анализ менеджера с документами

Федеральное агентство по образованию

ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Институт образовательных информационных технологий

Факультет дистанционного образования

Кафедра «Управления персоналом и психологии»

Курсовая работа

Дисциплина : «Организация труда персонала

Тема : «Анализ менеджера с документами»

Семестр 9

Преподаватель Обласова Л. З.

Студент гр.№ ФОЗ-500624дс Терещенко М.А.

№ зачётной книжки ____________

Екатеринбург 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение	3
Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов	5
Организация работы с документами	5
Профессия – менеджер	13
Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Элтиз»	16
Характеристика и основные показатели ООО «Элтиз»	16
Анализ работы с документами в ООО «Элтиз»	23
Заключение	35
Список литературы	36

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы работы проявляется в том, что управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Правильная организация личной работы предполагает овладение такими видами труда менеджера, как работа с документами, осуществление служебных контактов и бесед, проведение собраний и совещаний. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, на работу с документами современные менеджеры тратят до 20% рабочего времени, что обуславливает актуальность вопросов рационализации данного процесса.

Целью данной курсовой является рассмотрение современной теории и практики рациональной организации работы сотрудников управленческого звена предприятия с документацией.

Задачи работы:

1. Выявить сущность управления документацией предприятия.

2. Охарактеризовать процесс организации документооборота в современной организации на примере ООО «Элтиз».

Для написания работы использованы нормативные источники, учебные и методические пособия в области документоведения, делопроизводства, материалы статей периодических изданий, литература в области менеджмента, маркетинга.

Курсовая работа изложена на 38 страницах, состоит из 2 глав. Список литературы состоит из 27 наименований

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение [22, с. 47]

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией [26, с. 58].

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
сроки хранения документов и файлов;
порядок регистрации документов;
правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
правила формирования и оформления дел;
порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов [21, с. 92]

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы [24, с. 101].

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта документом исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело [13, с. 25]

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Организация работы с документами допускает, что руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" [18, с. 82].

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

номер документа, включающий номер дела;
дата документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской [13, с. 28].

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы:

первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов дела [22, с. 47].

Первичная обработка входящих документов заключаются в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск [9, с. 82].

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Организация работы с документами закрепляет также факт, что секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться [9, с. 118]

На документах, передаваемые в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы [2].

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т.п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК [2]

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами [16, с. 18-19].

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указания структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций по организации работы с документами, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту [6, с. 23].

Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно, это противоречит правилам организации работы с документами.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничение доступа.

Организация работы с документами регламентирует и множественность получатеелй. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 0000 г. (входящие)" [2].

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

ПРОФЕССИЯ – МЕНЕДЖЕР

В разных организациях менеджеры выполняю разные функции. Где - то это обычный продавец, где - то организатор или администратор, а где - то - руководитель. Исходя из экономической теории, менеджер - это человек, управляющий компанией, проще говоря, директор [17, с.345].

Но на современном рынке труда существуют разновидности этой профессии. Все менеджеры разделяются на топ менеджеров, менеджеров по продажам, офис менеджеров, менеджеров по рекламе и менеджеров по персоналу. В целом можно сказать, что это более узкая специальность, то есть каждый из менеджеров отвечает за своё узкое направление. Менеджер - это специалист с высшим образованием с навыками руководящей работы.

Менеджер по продажам отвечает за продажи на данном предприятии. Он собирает клиентскую базу, налаживает контакты, ведет переговоры, заключает договоры и контракты. Разъясняет поставщикам или покупателям условия сотрудничества, предлагает варианты заключения договоров. старается поддерживать контакты с постоянными клиентами, разрабатывает для них льготные предложения. Зарплата менеджера по продажам , как правило, зависит от количества успешных сделок и продаж. Грамотный менеджер по продажам должен быть образованным и корректным специалистом, стрессоустойчивым, мобильным, коммуникабельным, готовым к работе в выходные дни. В небольших компаниях менеджерами по продажам являются продавцы.

Офис менеджер, это специалист, обеспечивающий работу в офисе, Он занимается всем, с чем связано функционирование офиса. Начиная с поставки воды и заканчивая проектами на обновление интерьера. В некоторых компаниях офис менеджер может заниматься и подбором персонала. Офис менеджер тесно сотрудничает и с менеджером по продажам. Заработная плата его, обычно, фиксированная. В зависимости от решения более высшего руководства он может получать премии за успешное внедрение новых идей, улучшающих работу офиса в целом [14, с. 17].

Менеджер по персоналу. Но в разных организациях он может быть наделен разными полномочиями. В одних менеджер по персоналу занимается подбором сотрудников, отбирать резюме, назначать собеседования. В других менеджер по персоналу сам отслеживает свободные вакансии, размещает объявления или подает заявки в агентства по подбору кадров. Он может самостоятельно встречаться с соискателями, проводить отбор и самостоятельно принимать решения в выборе кандидатов. Так же менеджер по персоналу может подбирать тесты для собеседований. Проводить обучающие тренинги для сотрудников, которые имеют уже опят работы. Такие тренинги направлены на улучшение качества работы, на профессиональное развитие работников. Зарплата менеджера по персоналу чаще фиксированная, но, конечно, все зависит от политики компании.

Менеджер по рекламе. Логично, что менеджер по рекламе занимается рекламой. Но здесь все зависит от специфики предприятия. Если это журнал, то менеджер по рекламе может заниматься поиском рекламодателей для размещения в издании. Если это организация что-либо производит, то он разрабатывает проекты рекламы для роазмещения в газетах и на телевидении для продвижения своей продукции. Так же менеджер по рекламе может сотрудничать с рекламными агентствами, утверждать проекты рекламных макетов. Он может привлекать промоутеров, продумывать рекламные акции. Менеджер по рекламе имеет процент от сделок и фиксированную зарплату [14, с. 21].

У всех менеджеров обычно есть в подчинении сотрудники, которые являются исполнителями. В небольших компаниях все обязанности выполняет он сам.

Топ менеджер - это руководитель высшего звена, над ним может быть только учредитель или управляющий компании. Топ менеджер организует работу всех остальных менеджеров, которые, в свою очередь, в зависимости от распоряжений, организуют работу своих подчиненных. Это человек с хорошо развитыми организаторскими способностями, лидерскими качествами, сильным характером и устойчивой психикой. Заработная плата топ менеджера довольно высока, в крупных компаниях она может достигать нескольких тысяч долларов. С работой топ менеджера связана очень большая ответственность [14, с. 25].

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что менеджер, в первую очередь, это управленец.

АНАЛИЗ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА С ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛТИЗ»

ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ООО «ЭЛТИЗ»

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью Режевское предприятие «Элтиз» (далее ООО «Элтиз»)

Юридический адрес предприятия: 623753 г.Реж, Свердловская обл.,
пер. Советский 44

ООО «Элтиз» организовано 15 июля 1945 года. В настоящее время ООО «Режевское предприятие «ЭЛТИЗ» — это современное предприятие, обладающее производственными площадями в 5,7 тыс. кв. м, оснащённое современным оборудованием, имеющее многолетний опыт работы в области производства пускорегулирующей аппаратуры.

Данное предприятие имеет свой Устав, самостоятельный баланс, учётную политику, печать, расчётные счета в банке, штампы и бланки с фирменным названием.

Девиз организации - «Делать мир светлее и ярче – это наша работа».

Задача предприятия — производство долговечных и надёжных современных изделий, простых в применении и удобных для потребителя.

Коллектив ООО «РП «ЭЛТИЗ» составляют компетентные и опытные работники - мастера своего дела. Руководит предприятием с января 2004 года генеральный директор Андреев Михаил Мануилович, который за успехи в труде и активное участие в общественной жизни неоднократно был отмечен наградами. В их числе — Почётная грамота Министерства машиностроения и ЦК профсоюза, Почётная грамота Министерства социальной защиты населения правительства Свердловской области, Орден «Дружбы народов». Коллектив предприятия постоянно трудится над улучшением показателей его деятельности, расширением ассортимента производимой продукции, внедрением современных технологий производства. Организационная структура ООО «Элтиз» (рисунок 1)

Рисунок 1- Организационная структура ООО «Элтиз»¹

На ООО «Режевское предприятие «ЭЛТИЗ» с декабря 2009 года внедрена и применяется система менеджмента качества для маркетинга, производства и продажи пускорегулирующих аппаратов, электромонтажных изделий и изделий из пластмасс. На основе проведённого BUREAU VERITAS аудита системы менеджмента качества получен сертификат (регистрационный номер RU227597), подтверждающий, что данная система менеджмента качества отвечает требованиям стандарта ISO 9001:2008. Вся продукция предприятия сертифицирована согласно номенклатурному справочнику по сертификации.

ООО "Режевское предприятие "ЭЛТИЗ" - одно из четырех социально - значимых предприятий Свердловской области, широко использующее труд инвалидов, в первую очередь - инвалидов по зрению.

Данное предприятие входит в систему Всероссийского общества слепых и призвано не только обеспечить обычную производственно - хозяйственную деятельность, но и широкий спектр социально - трудовой реабилитации работающих инвалидов и ветеранов.

ООО «Элтиз» предлагает к применению на других предприятиях или продажи в магазине пускорегулирующие аппараты, электромонтажные изделия и изделия из пластмасс. На предприятии существует информационная база, включающая как постоянных клиентов, с которыми налажена надёжная и долговременная связь, так и новых, по достоинству оценивших предлагаемую нами продукцию. ООО «Элтиз» предлагает потребителю продукт достойного качества по разумной цене. На предприятии существует гибкая система скидок. К каждому клиенту индивидуальный подход. Вся продукция, подлежащая обязательной сертификации, сертифицирована. Доставка может быть осуществлена автотранспортом или железнодорожным (контейнер). Имеющийся у предприятия многолетний опыт сотрудничества со многими транспортными компаниями позволит подобрать наиболее подходящий для клиентов вариант доставки.

Анализ менеджера с документами 📙 Курсовая → 🆔 14070