Анализ организационной структуры управления на примере

Содержание:

Введение………………………………………………………………………….3

1. Взаимодействие  людей в организации………………………………………4

2. Ролевой  аспект взаимодействия людей  в организации…………………….10

3. Личностный  аспект взаимодействия человека  и 

организационного  окружения…………………………………………………16

4. Ролевые  конфликты и методы их устранения………………………………20

5. Анализ  организационной структуры управления  на примере…………….26

Заключение……………………………………………………………………….30

Список  использованной литературы…………………………………………..31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Основой любой организации являются люди. Многие организации, желая подчеркнуть свой вес и размах деятельности, говорят не о размере их производственных мощностей, объеме производства или продаж, финансовом потенциале и т.п., а о числе работников в организации. Хорошая организация стремится максимально эффективно использовать потенциал своих работников, создавая все условия для наиболее полной отдачи сотрудников на работе и для интенсивного развития их потенциала. Все это является одной стороной взаимодействия человека и организации. Но есть и другая сторона, которая отражает то, как человек смотрит на организацию, на то, какую роль она играет в его жизни, что она дает ему. Вступая во взаимодействие с организацией, человек интересуется различными аспектами этого взаимодействия. Чем он должен жертвовать для интересов организации, что, когда и в каких объемах он должен делать в организации, в каких условиях функционировать в организации, с кем и сколько времени взаимодействовать, что будет давать ему организация и т.п. От этого и ряда других факторов зависят удовлетворенность человека взаимодействием с организацией, его отношение к организации и его вклад в деятельность организации.

Установление  органичного сочетания двух этих сторон взаимодействия человека и организации  является одной из важнейших задач  менеджмента, так как оно обеспечивает основу эффективного управления организацией. Поэтому для того чтобы понять, как строится взаимодействие человека с организацией, необходимо выяснить, в чем суть проблемы взаимодействия человека и организации, какие характеристики личности определяют поведение человека в организации и какие характеристики организационного окружения оказывают воздействие на включение человека в деятельность организации.

1. Взаимодействие людей в организации.

Есть  следующее определение сущности организации как процесса: это  составная часть менеджмента, которая  заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся: ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами): инспекторами-контролерами и другими  служащими; формальных внутренних взаимоотношений  между служащими предприятия  по поводу распределения ответственности.

Организация состоит из лиц, которые имеют  перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические  приемы; выступают как единый и  целостный организм.

Менеджмент  осуществляет свои функции в направлении  выполнения поставленных задач через  посредство людей, используя разнообразные  технические приемы, в рамках той  или иной организации.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться  организацией. К ним относятся:

1. Наличие,  по крайней мере, двух людей,  которые считают себя частью  этой группы

2. Наличие,  по крайней мере, одной цели (т.е.  желаемого конечного состояния  или результата), которую принимают  как общую все члены данной  группы.

3. Наличие  членов группы, которые намеренно  работают вместе, чтобы достичь  значимой для всех цели.

Соединив  в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: Организация - это группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для достижения общей цели или целей (определение Честера Бернарда, одного из классиков менеджмента 30-40-х годов).

Приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для  формальной организации. Существуют также  неформальные организации, группы, которые  возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с  другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них  нет руководителей, неформальные организации  очень важны.

Таким образом, когда употребляется слово  организация, имеется в виду формальная организация.

Из определения  следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую  и признаваемую таковой всеми  ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор  взаимосвязанных целей.

Все сложные  организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, они также имеют общие  для всех сложных организаций  характеристики.

Эти общие  черты помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

В общих  чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов.

Основные  ресурсы, используемые организацией, это  люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Включение человека в организационное  окружение.

                                                                  Таблица 1.

Каждому человеку в жизни не один раз приходится  переживать процесс вхождения в  организацию. Находиться в организации, быть ее членом, и входить в организацию, становиться ее членом далеко не одно и то же. Вхождение человека в  организацию всегда сопряжено с  решением нескольких проблем, которые  обязательно сопутствуют этому  процессу. Во-первых, - это адаптация  человека к новому окружению, которая  не всегда проходит успешно и успех, которой зависит от правильного взаимодействия обеих сторон: человека и организационного окружения. Во-вторых, - это коррекция или изменение поведения человека, без которых во многих случаях невозможно войти в организацию. В-третьих, - это изменения и модификации в организации, которые происходят даже тогда, когда организация уже имеет свободное "место" для человека и сама принимает человека на это место в соответствии с ее потребностями и критериями отбора. Данные проблемы определяют не только, сможет ли человек войти в организацию. От их решения во многом зависит и то, как человек будет функционировать в организации, как будет строиться его взаимодействие с

организационным окружением.

Отобрав человека для работы, для исполнения им определенной роли, организация исходила из того, что этот человек ей нужен и будет полезен. Поэтому удержание человека и его адаптация к условиям труда в организации является исключительно важной задачей, за решение которой в первую очередь ответственно управление организаций. Успех вхождения человека в организацию зависит от того, насколько этот человек мотивирован на вхождение в организацию, и от того, насколько организация на начальном этапе вхождения в состоянии его удержать. Если человек сильно мотивирован на членство в организации, он будет стараться преодолеть трудности вхождения и добиваться того, чтобы, несмотря на болезненность этого процесса, адаптироваться к организационному окружению. Если же мотивация вхождения не очень высокая, то он может прекратить процесс обучения и адаптации к организационному окружению, сразу уйдя из организации, или же остаться в ней до явного разрастания конфликта между ним и организационным окружением. Однако даже если человек и не имеет достаточно сильной мотивации на вхождение, организация может попытаться удержать его и добиться его адаптации к новым условиям. Очень часто именно начальный период адаптации для многих оказывается непреодолимым и самым трудным. Оставаясь же какое-то время в организации, даже вопреки желанию, при соответствующем общении человек постепенно адаптируется и становится "нормальным" членом организации.

 Для  того чтобы удержать входящего  в организацию человека, могут быть применены разные приемы. В частности, это могут быть меры долгосрочной материальной поддержки, выходящие за рамки зарплаты, обещания в будущем продвижения по службе или предоставления интересных мест работы, предоставление за счет организации возможностей обучения и развития, предоставление на льготных условиях жилья и многое другое.

На этапе  вхождения нового работника в  организационное окружение, организация должна решать одновременно три задачи:

      • разрушать старые поведенческие  нормы входящего человека;

      • заинтересовывать его в работе  в организации;

      • прививать ему новые нормы  поведения.

Все эти  процессы идут в тесной взаимосвязи  и достигаются совокупным набором определенных приемов и методов. При вхождении человека в организацию часто отрицательные результаты может дать недогрузка на работе, постановка упрощенных задач и легких заданий. Так же к негативным последствиям приводит постановка очень сложных задач и большая загрузка на работе. Желательно, чтобы на начальном этапе вхождения человека в организацию он не сталкивался с такими случаями. Очень благоприятным, как с точки зрения разрушения старых стереотипов, так и с точки зрения повышения заинтересованности в работе, в организации, является создание таких ситуаций и постановка таких задач, которые, во-первых, могут быть решены новым членом организации самостоятельно, во-вторых, несут в себе элемент вызова и необычности и, в-третьих, для решения которых требуются действия и поведение, противоречащие тому, как человек действовал ранее. В этом случае новый работник получает повышенный интерес к организации, удовлетворение от получения необычного для него результата и сомнение по поводу абсолютной правильности предыдущего опыта и предыдущих знаний.             Ускоренной адаптации к новому организационному окружению способствует создание групп из начинающих членов организации с включением в эти группы сотрудников, имеющих продолжительный опыт работы в организации. Данный прием позволяет новичкам не только быстрее и лучше узнать и понять организационное окружение, но и установить на начальном этапе более тесный контакт с организационным окружением. Новые члены организации обычно имеют тягу к ускоренному сближению друг с другом, тенденцию к установлению   неформальных объединений   новичков.   Эти неформальные группы создают "промежуточную" культуру, которая еще не базируется на принципах новой организации, но и не отражает полностью принципы и нормы их предыдущего поведения. Новые члены организации зачастую, обсуждая между собой вопросы жизни организации, в рамках своей "промежуточной" культуры могут давать неверные оценки событиям,

происходящим  в организации, неверно интерпретировать поведение других членов организации и делать для себя неверные выводы по поводу того, как они должны вести себя в организации. Эти ошибочные выводы и взгляды могут быть эффективно предотвращены, если с группой новичков постоянно работает опытный член организации, который выступает как бы мостом перехода "промежуточной" культуры неформальной группы новичков в культуру  организации.

К разряду сильных средств, способствующих удержанию нового члена в организации и его ускоренной адаптации к организационному окружению, относятся беседы с руководством, а также разъяснения и рекомендации, даваемые руководством. Такие встречи и указания придают  новичку  чувство  уверенности,   снижают  ощущение потерянности и ненужности, которые обычно появляются при вхождении в новое организационное окружение, и резко повышают чувство причастности к делам организации. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Ролевой аспект взаимодействия людей в организации.

Работа  человека в организации представляет собой процесс постоянного его  взаимодействия с организационным  окружением. Это очень сложный  и многоплановый процесс, являющийся исключительно важным для обеих  сторон. Зачастую этот процесс является болезненным для обеих сторон. Отладить его очень нелегко. Каждый человек, входя в новую организацию, сталкивается с множеством проблем  взаимодействия с организационным  окружением. Многие коллизии возникают  и в организационном окружении, так как оно обязательно претерпевает деформации и изменения с появлением нового члена в организации. В  дальнейшем может быть налажено безболезненное взаимодействие личности и окружения  внутри организации. Однако в большинстве  случаев это малоустойчивое взаимодействие, что проявляется в возникновении  напряжения в отношениях между человеком  и организацией и в возможном  разрыве их взаимодействия.

В самом  общем виде организационное окружение - это та часть организации, с которой  человек сталкивается во время своей  работы в ней. В первую очередь  это рабочее место и его  непосредственное окружение. Однако для большинства людей организационное окружение значительно шире их рабочего места и включает такие характеристики и составляющие организации, как производственный профиль, положение в отрасли, положение на рынке, размер организации, ее месторасположение, руководство, организационная структура, правила поведения и внутренний распорядок, условия работы, система оплаты, система социальных гарантий, философия организации, общения, трудовые отношения, коллеги и еще многое другое. Каждый член организации имеет свое собственное окружение, так как, во-первых, он выделяет для себя те характеристики и аспекты организации, которые для него важны, и, во-вторых, потому что он сам обычно занимает вполне определенное место в организационном окружении, выполняет определенные функции и осуществляет определенную работу.

Возможности включения человека в организационное  окружение, называемые социализацией, зависят не только от характеристик  того окружения, но и в равной мере от характеристик человека. Каждый человек имеет многоплановую  структуру личности, и во взаимодействие с организацией он вступает не как  механизм, выполняющий конкретные действия и операции, а как разумное и  сознательное существо, обладающее устремлениями, желаниями, эмоциями, настроением, имеющее  воображение, разделяющее определенные верования и следующее определенной морали.

Как бы человек и организация ни стремились свести свое взаимодействие только к  выполнению определенных работ на определенном рабочем месте, у них этого  никогда не получится. Взаимодействие человека с организацией всегда шире, так как человек не может быть низведен до состояния машины, а  организационное окружение - до рабочего места.

В каждой конкретной ситуации возникновения  трудностей и проблем взаимодействия человека с организационным окружением могут быть найдены конкретные, соответствующие  данной ситуации причины, породившие эти  проблемы. Однако, несмотря на ситуационность этих проблем, можно указать на два основополагающих момента, лежащих в основе большинства причин, вызывающих непонимание, противодействия и конфликты во взаимодействии человека с организационным окружением. Данными моментами являются:

· ожидания и представления индивида об организационном  окружении и его месте в  нем;

· ожидания организации в отношении индивида и его роли в ней.

Имея  определенное представление о себе самом и своих возможностях, обладая  определенными знаниями об организации, имея определенные намерения в отношении  организации и, наконец, исходя из своих  целей и текущих возможностей, индивид вступает во взаимодействие с организацией, предполагая занять в ней определенное место, выполнять  определенную работу и получать определенное вознаграждение. Организация в соответствии со своими целями, организационной  структурой, спецификацией и содержанием  работы предполагает взять работника, обладающего соответствующими квалификационными  и личностными характеристиками, чтобы он играл определенную роль в организации, выполняя определенную работу, давая требуемый результат, за который полагается определенное вознаграждение.

Свести, сделать соответствующими друг другу  ожидания человека и ожидания организации  очень трудно, так как они складываются из множества отдельных ожиданий, для стыковки которых нужно обладать искусством управления высокого класса.

Группу  основных ожиданий индивида составляют ожидания по поводу:

· содержания, смысла и значимости работы;

· оригинальности и творческого характера работы;

· увлекательности  и интенсивности работы;

· степени  независимости, прав и власти на работе;

· степени  ответственности и риска;

· престижности и статусности работы;

· степени  включенности работы в более широкий  деятельный процесс;

· безопасности и комфортности условий на работе;

· признания  и поощрения хорошей работы;

· заработной платы и премий;

· социальной защищенности и других социальных благ, предоставляемых организацией;

· гарантий роста и развития;

· дисциплины и других нормативных аспектов, регламентирующих поведение на работе;

· отношений  между членами организации;

· конкретных лиц, работающих в организации.

Для каждого  индивида комбинация этих отдельных  ожиданий, формирующая его обобщенное ожидание по отношению к организации, различна. Причем и структура ожидания, и относительная степень значимости отдельных ожиданий для индивида сами зависят от множества таких  факторов, как его личностные характеристики, цели, конкретная ситуация, в которой  он находится, характеристики организации  и т.п.

Организация ожидает от человека, что он проявляет  себя как:

· специалист в определенной области, обладающий определенными знаниями и квалификацией;

· член организации, способствующий ее успешному  функционированию и развитию;

· человек, обладающий определенными личностными  и моральными качествами;

· член организации, способный коммуницировать и поддерживать хорошие отношения с коллегами;

· член организации, разделяющий ее ценности;

· работник, стремящийся к улучшению своих  исполнительских способностей;

· человек, преданный организации и готовый  отстаивать ее интересы;

· исполнитель  определенной работы, готовый осуществлять ее с должной отдачей и на должном  качественном уровне;

· член организации, способный занять определенное место внутри организации и готовый  взять на себя соответствующие обязательства  и ответственность;

· сотрудник, следующий принятым в организации  нормам поведения, распорядку и распоряжениям  руководства.

Комбинация  ожиданий организации по отношению  к человеку, а также степень  значимости для организации каждого  отдельного ожидания могут отличаться у различных организаций. Более  того, и в рамках одной и той  же организации по отношению к  различным индивидам могут складываться различные комбинации ожиданий. Поэтому  нельзя предложить единой универсальной  модели ожидания организации по отношению  к человеку, так же как нельзя предложить аналогичной модели ожидания человека по отношению к организации.

Для того, чтобы стыковать ожидания человека и организации по отношению друг к другу и тем самым устранить или минимизировать проблемы и коллизии, которые возникают между человеком и организационным окружением, важно четко представлять то, на какое место в организации претендует человек, какие роли он может и готов выполнять и какую роль ему предполагает дать организация. Очень часто именно несоответствие роли, которую предлагает организация человеку, его претензиям занимать определенное место в организации, является основой конфликта между человеком и организационным окружением.

Возможны  два подхода к установлению соответствия роли и места. Первый подход состоит  из того, что роль является основополагающей в установлении этого соответствия, при втором подходе исходной точкой является место, на которое претендует человек, и его потенциал исполнения ролей.

При первом подходе человек подбирается  для выполнения определенной работы, осуществления определенной функции, т.е. для исполнения определенной роли в организации.

При втором подходе работа подбирается человеку таким образом, чтобы она лучше  всего соответствовала его возможностям и его, претензиям на определенное место  в организации.

Первый  подход является традиционным и наиболее распространенным в современной  практике менеджмента.

Второй  подход также имеет практическую реализацию преимущественно в рамках японского типа управления. При этом, несмотря на повышенную сложность реализации, наблюдается тенденция к расширению использования в мировой практике менеджмента если и не полностью  второго подхода, то ряда его идей и элементов практического осуществления. 
 
 

3. Личностный аспект взаимодействия человека и организационного окружения.

Если  руководство — отдельные менеджеры  — не признают, что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и  запросами, способность организации  достичь намеченных целей будет  поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации  через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления, включая  и ситуационный подход. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе  к управлению: поведение отдельных  людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его  влияние на поведение отдельных  людей и групп. Понимание и  успешное управление человеческой переменной очень сложно.

Как ведет  себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания  индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Нет в мире двух людей, у которых было бы одинаковое сочетание характеристик. Следовательно, число потенциальных конкретных характеристик практически бесконечно, и вероятность, что два человека будут вести себя одинаково в  одной и той же ситуации, практически  равна нулю.

Организации почти всегда пытаются воспользоваться  различиями в способностях при решении  вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу, — это логичное средство увеличения выгоды от специализации. Можно предположить, что человек, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить, исходя из оценки его способностей. Это одна из причин, почему многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Способности, вероятно, относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям.

Рис. 1 Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Отдельная личность может вести себя различно в различных ситуациях, мы тем не менее говорим, что имеем шаблон поведения, т.е. устойчивый набор характеристик, внутренне относительно согласованных. Это сочетание стабильных характеристик определяет нашу личность. Личность проявляется через «характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде».

Традиционно психологи описывали поведение  отдельного человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких  как агрессивность, честность, уверенность  в собственных силах, открытость или замкнутость, решительность  или нерешительность. До 70-х годов  большинство психологов полагало, что  эти черты являются постоянными  во всех ситуациях, т.е. уверенный в себе человек всегда будет проявлять уверенность в поведении во всех ситуациях, а робкий человек всегда будет робким. Сегодня многие психологи, утверждают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации.

Рабочая среда — это некая совокупность всех внутренних переменных, которые  с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Число включенных сюда факторов, бесконечные потенциальные  вариации каждой переменной и то обстоятельство, что все эти факторы взаимосвязаны  и меняются во времени, делают рабочую  среду в организации чрезвычайно  сложной. Исследователи в области  управления и психологии еще очень  далеки от того, чтобы полностью  объяснить и попытаться научно спрогнозировать  влияние рабочей среды на отдельных  работников, их поведение. Однако, два аспекта окружающей среды настолько сильно влияют на характер поведения работника, что упомянуть о них необходимо именно здесь. Это — группы и управленческое лидерство.

Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.

Групповые нормы могут способствовать или  противодействовать достижению формальных целей организации. Примером нормы, способствующей достижению целей формальной организации, является высокая ценность коллективизма внутри группы, который  может способствовать единству действий и целей, при условии, что они  устремлены в направлении достижения целей организации. Другая норма  поведения, которая облегчает достижение целей — это поддержание открытости в общении. Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей, состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит больше запланированного количества, «выскочкой».