Анализ распорядительных документов

 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГБОУ СПО ВО «Владимирский политехнический колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ 01 МДК 01.04 «Документоведение»

 

 по теме: «Анализ распорядительных документов»

 

 

Выполнил студент гр. Д-212 К.С. Шипунова   Проверил преподаватель А.Х. Левина   с оценкой ___________

 

 

 

 

 

 

2014

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Введение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     2   2. Анализ распорядительных  документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     3   2.1. Приказы по основной  деятельности  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     7         2.2. Приказы по личному  составу   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14   2.3. Распоряжения   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20   3. Заключение    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24   Список использованной литературы   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25   Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Итак, делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ – это носитель информации.

Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» – это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления». Таким образом, в конечном счете, все сводится к обработке информации, а компьютер – только более удобное средство для работы с ней.

  На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением  и ведением определенных документов.

Цель курсовой работы – анализ распорядительных документов (приказ, распоряжение). Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так  как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и так далее, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено. С каждым днем возрастает поток распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны, и в связи с этим необходимо подготовить "фундамент" теоретической основы перехода к более прогрессивным формам документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов  управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью  распорядительных документов разрешаются  возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом  являются конкретные учреждения, структурные  подразделения, должностные лица или  работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение  конкретных административно-правовых отношений.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут  быть направлены на совершенствование  организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления  основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными  и иными ресурсами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных  форм собственности, относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать  закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат  коллегиальной деятельности и единоначалия.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

 В распорядительных  документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего  лица единственного числа («постановляет», «решил»).

   Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

 Располагаются эти  слова на отдельной строке  прямо от полей. В постановлениях  и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

          Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.  Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок.

Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль над исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Приказ – это документ, издаваемый руководителями предприятия, регламентирующий действия подчиненных по вопросам повседневной деятельности.

Приказами оформляются:

1. Решения нормативного характера (о создании, реорганизации, ликвидации предприятия).
2. Решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Разработка проекта документа, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится вопрос, отражаемый в приказе. Проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый отдел.

Приказ подписывает руководитель или по его поручению его заместитель. С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов обычно визируют:

1. Исполнитель приказа.
2. Руководитель структурного подразделения, внесший проект приказа.
3. Руководители структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.
4. Руководитель службы ДОУ.
5. Руководитель юридической службы.

Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе излагаются в справке, прилагаемый к проекту приказа, вносятся изменения принципиального характера, то проект принадлежит перепечатке и повторному согласованию.

Дата приказа – дата его подписания.

Приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года.

Приказы с различными сроками хранения подшиваются в разные дела (приказы по основной деятельности нормативного характера, приказы по основной деятельности производственного характера, распоряжения по личному составу нумеруются отдельно).

Копии приказов или их размноженные копии заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии со списком рассылки.

 Копия обязательно  направляется  исполнителю и в  службу ДОУ.

 

БЛАНК ПРИКАЗА

 

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ». Образец бланка приказа должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству. Образец бланка приказа включает все обязательные реквизиты.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм.

Но я рекомендую делать поля 30 мм, т.к. при подшивке большого количества служебных документов  информация, расположенная на левом поле, может не читаться. Если текст приказа большой, то страницы нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

 

 

 

 

 

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

 

1. Наименование организации.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе.

 При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне.

2. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2 – 4 межстрочных интервала после наименования организации.

3. Дата.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации.

4. Номер

Обязательно регистрируются.

5. Место издания.

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

6. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание.

 Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись.

Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

7. Текст.

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную.

1 часть – констатирующая (преамбула). Излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

2 часть – распорядительная. Содержит перечисление предписываемых действий, указание исполнителя каждого действия и сроки исполнения.

Часть может делиться на пункты и подпункты. Констатирующая часть может отсутствовать. Констатирующая часть, как правило, начинается словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнении…».

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его дата, номера и заголовка к тексту.

Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

 

8. Подпись.

Визы согласования зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату, а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации.

  Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа. Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа. Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату.

 Согласование проект  проходит сначала у нижестоящих  должностных лиц и постепенно  «поднимается» выше, чтобы вышестоящие  лица видели мнения своих подчиненных.

Если в приказе две визы согласования, то их располагают  на одном уровне. Если виз согласования  несколько, то их  располагают в шахматном порядке или на отдельном листе визирования. Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз – это только информация сигнал для того, кто подписывает документ.

 Его судьбу решает  подписант (лист согласования прилагается  к проекту распорядительного  документа, передаваемого на подпись  уполномоченному лицу). Если  приказ подписывает не руководитель, то издается локальный документ  дающий право подписи на время отсутствия руководителя  И.О.  директора предприятия  или зам.директора предприятия.

8. Служебные отметки.
9. Регистрация приказа.

 После подписания приказ  подлежит регистрации: документу  присваивается регистрационный  номер и фиксируется дата его  подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

- цифровым (например, 15.11.2013);

- словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает. При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго – после.

 

 

10. Ознакомление с приказом.

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления. Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ.

Приказ – важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- увольнение (расторжение трудового договора);

- предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

- командирование;

- внесение изменений в учетные документы;

- применение к работнику мер поощрения;

- наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией.

     Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

 

 

 

 

ПОДГОТОВКА ПРИКАЗА

 

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу.

 Документирование приема, увольнения и движения кадров  предусматривает первоначальное  составление таких документов, как  заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные  документы называют документами-основаниями  для издания приказов по личному  составу.

Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов.

 На основе документов-оснований  и готовятся приказы по личному  составу. До подготовки приказа  на первичном документе кадровик  обязан получить резолюцию руководителя  организации.

Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции.

Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.

 

 

 

 

РЕГИСТРАЦИЯ, ОФОРМЕНИЕ, ПОДПИСАНИЕ

 

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, кратко-срочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части.

В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждается постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например, 02.09.2009) или словесно-цифровым (например, 02 сентября 2009 г.).

При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д.

Оформление содержательной части приказа по личному составу в унифицированных формах не представляет сложности – она заполняется в соответствии с имеющимся подстрочником.

После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание» и вносятся наименование, дата и номер документа, которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21», «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27» и т.д.