Анализ системы управления на примере ООО "Альпа груп"

Содержание 

Введение 

Глава 1. Сущность и особенности программно-целевого управления

1.1 Содержание  программно-целевого управления

1.2 Эффективность  программно-целевого управления 

Глава 2. Анализ системы управления ООО "Альпа груп"

2.1 Организационно-экономическая  характеристика ООО "Альпа груп"

2.2 Анализ  деятельности организации и системы  управления

2.3. Перспективы и возможности использования программно-целевого управления в ООО "Альпа груп" 

Заключение

Список  использованных источников 

     Введение 

     Актуальность  изучения программно-целевого метода управления определяется двумя важнейшими характеристиками менеджмента предприятия - организационная структура управления и направленность менеджмента.

     Переход от узкой специализации к интеграции вызывает изменения в содержании и характере управленческой деятельности. Проявляется четко выраженная тенденция  к уменьшению жесткости и иерархичности  сложившихся управленческих структур, расширению использования организационной  кооперации, дальнейшему развитию программно-целевого управления. Такие меры приводят к  уменьшению бюрократических процедур и значительному сокращению управленческого  аппарата.

     Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование  управления и повышение эффективности  производства. Многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов  либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания  научных методов и принципов  формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с экспортно-аналитической  работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием  разработчиков и тех, кто практически  будет внедрять и использовать проектируемый  организационный механизм.

     В основу методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала формулируются цели, а  затем механизм их достижения. При  этом организация рассматривается  как многоцелевая система, поскольку  ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

     Особенностью  менеджмента в рыночных условиях хозяйствования выступает четкая ориентация деятельности на конечные результаты. Эта установка распространяется не только на общий результат функционирования деловой организации прибыль, но что существенно, на все ее структурные  подразделения и каждого работника. Причем цели должны быть конкретными, то есть иметь количественную и качественную определенность. Только при этом условии  менеджмент можно характеризовать  как управление по результатам, которое  подлежит системному контролю и обеспечивает быструю реакцию на изменения  внешней и внутренней среды организации. Исходя из этого положения, каждая функциональная подсистема управления должна иметь  четкие показатели функционирования и  критерии оценки его результатов.

     Таким образом, изучение аспектов программно-целевого управления организацией, проведенное  в данной работе, является важной задачей  для современного менеджера.

     Цель  курсовой работы - разработать рекомендации по использованию программно-целевого управления в ООО "Альпа груп".

     Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

     1) раскрыть содержание программно-целевого  управления;

     2) проанализировать эффективность  программно-целевого управления;

     3) провести анализ системы управления ООО "Альпа груп";

     4) рассмотреть перспективы и возможности  использования программно-целевого управления в ООО "Альпа груп".

     Объект  исследования - ООО "Альпа груп".

     Предмет исследования - комплекс вопросов программно-целевого управления.

     Курсовая  работа базируется на законодательных  и нормативных актах, теоретических  исследованиях и периодических  изданиях, в которых затронут предмет  исследования.

     Аналитическая часть курсовой работы опирается  на информацию специализированных источников, бухгалтерские и статистические данные ООО "Альпа груп"за 2009-2010 гг. 

      Глава 1. Сущность и особенности программно-целевого управления

     1.1 Содержание программно-целевого  управления 

     Изучение  любого объекта, особенно такого сложного и неоднозначного, как управление, следует начинать с его точного  определения. Итак, дадим определение  программно-целевого управление, которому посвящена курсовая работа.

     Программно-целевое  управление - метод управления, при  котором руководитель разрабатывает  цель управления и механизм реализации, сроки и состояния промежуточных  значений процесса.

     То  есть программно-целевое управление построено по логической схеме “цели - пути - способы - средства”. Сначала  определяются цели, которые должны быть достигнуты, потом намечаются пути их реализации, а затем - более  детализированные способы и средства. В конечном итоге, поставив перед  собой какие-то цели, организатор  разрабатывает программу действий по их достижению. Отсюда следует, что  особенностью данного метода управление является не просто прогнозирование  будущих состояний системы, а  составление конкретной программы  достижения желаемых результатов, то есть программно-целевой метод управления «активен», он позволяет не только наблюдать  ситуацию, но и влиять на ее последствия, что выгодно отличает его от большинства  других методов.

     Из  положений, рассмотренных выше, следует, что ключевым понятием программно-целевого управления является программа. Программа - это комплекс мероприятий по реализации стратегий. В свою очередь, система  стратегий и целей, достигаемых  с их помощью, - не что иное, как  план. Таким образом, подтверждается двойственность программно-целевого управление, а именно объединение управления и фактического влияния на экономические  показатели.

     Первым  этапом программно-целевого управления является постановка целей; на последующих  этапах разрабатываются пути и конкретные способы их достижения. Рассмотрим эту процедуру подробнее.

     Постановка  целей при программно-целевом  методе управления представляет собой  формирование “древа целей”. Затем  в соответствии с ним определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной  программой. Для ее выполнения строится специальная система управления, которая доводит задания программы  до конкретных исполнителей и контролирует их выполнение. Организационная структура  этой системы определяется “деревом целей’, составом исполнителей и содержанием  программы.

     Таким образом, мы выделили еще один элемент  программно-целевого управления - систему  управления. Ее построение - это, по сути, и есть основание, на котором базируется выполнение программы. То есть планирование решения какой-либо проблемы при  программно-целевом методе во многом сводится к планированию системы управления. Рассмотрим его основные стадии.

     1. Формирование общей структурной  схемы системы и её главных  характеристик (стадия композиции).

     2. Разработка состава подразделений  и основных связей между ними (стадия структуризации).

     3. Разработка количественных характеристик  аппарата управления, установление  порядка его деятельности (стадия  регламентации).

     При этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру системы управления (организации). На ней определяются система целей  и задач организации, её тип и  правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций. На второй и третьей стадиях устанавливаются  более детальные параметры системы. Теория планирования и построения систем управления для решения новых  проблем должна основываться на анализе  практики создания и функционирования существующих систем. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех систем управления. Среди них можно выделить следующие:

     1. Формирование системы управления - это многоэтапный процесс.

     2. Необходимым условием для начала  планирования, а затем и создания  рассматриваемой системы является  наличие определённой общественной  потребности, то есть проблемы, требующей решения. Однако одной  потребности недостаточно, нужны  ещё определённые условия и  гарантии: экономические, юридические,  социальные, технические и другие, чтобы обеспечить системе необходимую  устойчивость.

     3. Решение вновь возникающих проблем  не обязательно требует создания  новых систем управления. Многие  проблемы могут успешно решаться  в рамках существующих систем. Обычно для этого разрабатывается  специальный комплекс мероприятий  (программа) и готовятся постановления  или приказы, обязывающие соответствующие  системы выполнять предписанные  им новые функции. Контроль за реализацией такой программы осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме.

     Необходимость в построении новых систем управления возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные  структуры не справляются с решением проблемы и требуется создать  новые.

     4. Для выбора способа решения  проблем предварительно проводится  их исследование. При решении  рассматриваемых в данной работе  проблем наибольшее распространение  получили программно-целевые методы, наиболее естественно связывающие  проблему со средствами её  решения. Решение сложной проблемы  обычно начинают с построения  “дерева целей”, которых требуется  достичь путём организации и  проведения определённого комплекса  мероприятий. Задача заключается  в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого “дерево” как бы “накладывается” на реальную среду, в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ.

     Наиболее  часто в компаниях используется программно-целевая технология (ПЦТ). Она состоит в выдаче руководителем  заданий (целей, задач) с указанием  средств, методов и времени их выполнения (рисунок 1). 

А11

А21

А22

А31

А32

А41

Допустимый диапазон результатов 

Доступный временной  диапазон

Т1

Т2

Т3

Твып.

     Рисунок 1. Схема реализации инициативно-целевой технологии ПРУР А11-А21-А31-А41 – планируемые результаты в сроки Т1, Т2, Т3 и Твып.; А11-А22; А11-А22-А32-А41 – возможные результаты выполнения 

     Обычно  эта технология используется для  типовых работ с использованием стандартных средств и методов. Технология предусматривает внешний  или внутренний контроль промежуточных  состояний этого выполнения. Профессионализм  выполнения задания определяется квалификацией  руководителя выдавшего задание, а  квалификация исполнителя играет вторичную  роль. Например, при разработке политической платформы какой-либо политической организации, в которой ее лидер является идеологом и проводником комплекса мероприятий.

     Использование ПЦТ может привести к трем основным результатам:

     1) достижение цели в заданный  срок при приемлемых отклонениях  от заданных промежуточных значений (А11, А21, А31, А41);

     2) достижение цели в заданный  срок при существенных отклонениях  от заданных промежуточных значений (А11, А22, А32, А41). Если какое-либо заданное  промежуточное значение не достигнуто, то на его выполнение выделяются  дополнительные ресурсы, если  заданное промежуточное значение  превосходит запланированное, то  часть ресурсов переводится на  другие нужды и при этом  цель будет достигнута в предусмотренные  сроки;

     3) устойчивое достижение цели в  заданный срок (А11, А22).

     Основные  условия для эффективного использования  данной технологии:

     - решение разрабатывается для  персонала численностью не более  1000-1500 человек;

     - время выполнения задания не  должно превышать одного года  со дня его выдачи;

     - обеспечение определенности и  доступности управленческих и  производственных ресурсов;

     - наличие явно выраженного разделения  управленческого и производственного  труда;

     - направленность УР на выпуск  серийной и массовой продукции  в течение длительного времени;

     - наличие большого объема типовых  процедур, ситуаций и решений.

     Программно-целевая  технология разработки управленческих решений базируется на современных  знаниях об эвристических методах  и приемах разработки управленческих решений, экономико-математических методах  и информационных технологиях. Для  данной технологии эффективна кольцевая  организация отношений, профессионализм  выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдающего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Технология формирует управленческие решения для управления по упреждению.

     Программно-целевая  технология ПРУР обычно гарантирует  достижение поставленной цели компании.

     Программно-целевой  метод управления выглядит довольно привлекательным, так как позволяет  в значительной степени влиять на исследуемую ситуацию. Однако у него есть ряд существенных недостатков, которые рассмотрены ниже.

     1. Методическая незавершенность.

     К настоящему времени не создано чётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений  разработки и реализации комплексных  программ, отсутствует единая точка  зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого управления, соотношение плана и целевой  комплексной программы. В результате приходится адаптировать программные  методы к уже существующим методам  управления. Всё это существенно  ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошо изученных  проблем, так как для них сравнительно нетрудно провести исследование по схеме  “цель - система мероприятий - система  управления”.

     2. Программно-целевое управления используется, в основном, для совершенствования действующих систем управления, а не для решения новых проблем. Эта ситуация также связана с недостаточностью научной базы по данному вопросу. Руководители программ при создании новых систем управления предпочитают действовать старыми проверенными методами, чтобы уменьшить риск. Однако это не всегда является оптимальным подходом, что не идет на пользу создаваемой программе.

     3. «Забывчивость» систем управления.

     Имеется в виду ситуация, когда на каком-то этапе своего развития системы управления начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались. Специалисты связывают это с тем, что такая связь первоначально не была учтена в полной мере при создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д. Кроме того, часто наблюдается несоответствие затрачиваемых ресурсов социальной значимости проблемы, что не способствует ее успешному решению.

     4. Отсутствие адекватных методик  расчёта экономической эффективности  программ. В результате невозможно  объективно обосновать необходимость  создания программы и соответствующей  системы управления для решения  какой-либо конкретной проблемы.

     5. Недостаточная оперативность.

     Иногда  с момента появления проблемы до момента реализации программы  по ее решению проходят многие годы, в течение которых обществу наносится  невосполнимый ущерб от игнорирования  проблемы. Например, десятилетиями  замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока наконец не были созданы специальные программы. Рано или поздно проблемы всё равно “всплывают на поверхность”, однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить.

     Таким образом, все недостатки программно-целевого управления связаны с недостаточностью научной базы по данному вопросу. Следовательно, для оптимизации  процесса программно-целевого управления необходимы дальнейшие и более глубокие научные разработки в этой области. 

     1.2 Эффективность программно-целевого  управления 

     Программно-целевое  управление имеет множество сторонников, и известны многие примеры положительных  результатов применения данного  метода. Общая правильность программно-целевого управления обосновывается исследованиями в области установления целей и обратной связи.

     Практическая  обоснованность программно-целевого управления.

     Имеется значительный объём исследований, которые  показывают, что производительность людей, имеющих конкретные цели, выше производительности тех, кому цели не установлены или кого просто просят стараться. Постановка конкретных целей  повышает производительность потому, что индивид обладает чёткими  ожиданиями относительно результата. Согласно теории вероятности, если люди чётко представляют, каких результатов  от них ожидают, если они ощущают  сильное правдоподобие (сильную  вероятность) того, что, прилагают определённые усилия, они смогут достичь данного  уровня производительности и получить соответствующее вознаграждение, то их мотивация выполнения задания  возрастает.

     Имеется также множество исследований, показывающих, что предоставление людям информации о результатах их работ повышает их производительность. У страховых  агентов, которые получали периодические  бюллетени о производительности и информационные листки о достигнутых  результатах работы, улучшились показатели работы. У тех, кто не получал такой  информации, показатели работы ухудшились. Исследования на «Дженерал Электрик»  показало, что увеличение объёма информации, поступающих от мастеров к рабочим, приводит к повышению производительности рабочих. Данное исследование показало также, что такая информация будет  наиболее эффективной, если он конкретно, прямо относится к делу и своевременна.

     Почему  методы программно-целевого управления терпят неудачу.

     Не  смотря на поддержку, у метода программно-целевого управления много критиков и имеется много случаев, когда методы программно-целевого управления потерпели неудачу. Одна из причин неудач - слишком большое внимание к участию работников в постановке своих целей. Исследования показали, что привлечение к участию в постановке целей усиливает мотивацию некоторых индивидов и повышает их производительность. Однако другие исследования указывают на, что в некоторых ситуациях такое участие не всегда уместно и не всегда реально ведёт к повышения производительности.

     Все же общая и более существенная проблема состоит в том, что руководству  часто не удаётся использовать все  аспекты программно-целевого управления. На пример, оно не может видоизменить систему оплату и премирования труда, чтобы достижение целей вознаграждалось  надлежащим образом.

     Причины, из-за которых потерпели неудачи  методы программно-целевого управления:

     1. Отсутствие заинтересованности  и поддержки высшего руководства.  Для успеха программно-целевого  управления необходима полная  поддержка высшего руководства.

     2. Искажение концепции. Программно-целевое  управление обычно оказывает  сопротивление, если они используются  в качестве «кнута» для усиления  контроля над подчиненными.

     3. Трудности при постановке целей.  Некоторые виды работ и областей  деятельности трудно объективно  оценить и количественно определить.

     4. Увеличение канцелярской работы. Руководители могут оказывать  сопротивление реализации программы,  потому что это увеличивает  объем их канцелярской работы.

     5. Ужесточение дефицита времени.  Чтобы использовать программно-целевое  управление, руководитель должен  учиться устанавливать приоритеты  и эффективно использовать время.

     6. Отсутствие соответствующей квалификации. У руководителей может отсутствовать  необходимая квалификация для  определения деятельности, планирования, обмена информацией и межличных взаимодействий, таких, как обучение, консультация, а также передача и получение информации на основе обратной связи.

     7. Отсутствие индивидуальной мотивации.  Вознаграждение в явной и скрытой  и скрытой форме (например, премия  или моральное удовлетворение). Должны  быть достаточными для стимулирования  людей к работе.

     8. Слабая интеграция с другими  системами. Этапы постановки целей  и проверки результатов должны  сочетаться с другими мерами, например прогнозирование, составлением  бюджета и иными процессами.

     9. Стратегии неуместных изменений.  Проектирование и реализация  программно-целевого управления  должны быть тщательно спланированы. Должно быть внимательно рассмотрено,  какими путями система будет  спроектирована и внедрена и  кто будет в ней участвовать. 

     Глава 2. Анализ системы управления ООО «Альпа груп»

     2.1 Организационно-экономическая  характеристика ООО "Альпа груп " 

     Общество  с ограниченной ответственностью "Альпа груп "осуществляет свою деятельность в соответствие с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Законом Российской Федерации “Об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и обществах с дополнительной ответственностью” и Уставом (приложение А).

     ООО "Альпа груп" зарегистрированного Белгородским городским исполнительным комитетом, решение № 780 от 14.10.96 г. и внесенного в реестр общегосударственной регистрации за № 1433.

     Основной  целью деятельности Общества является получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов  членов Общества и трудового коллектива посредством осуществления хозяйственной  деятельности.

     Согласно  Уставу основными видами деятельности ООО "Альпа груп" являются:

     - оптовая и комиссионная торговля, кроме торговли автомобилями  и мотоциклами (код 51);

     - оптовая торговля бытовыми товарами не включенными в другие группы (51479);

     - розничная торговля непродовольственными  товарами (52120);

     - розничная торговля алкогольными  и другими напитками (52250);

     - розничная торговля табачными  изделиями (52260);