Анализ системы управления организацией

АННОТАЦИЯ

Целью исследования данной курсовой работы является анализ системы управления на примере ООО «УралСтройКом». Рассмотрены положительные стороны и недостатки в системе организации предприятия. А также даны рекомендации по совершенствованию системы его управления.

Структура работы представлена введением, двумя главами, заключением, библиографией и приложениями.

Во введение определены актуальность темы, цели и задачи, поставленные в курсовой работе, объект и предмет исследования.

Первая глава посвящена исследованию теоретических вопросов, в ней раскрывается понятие организации как системы управления, а также анализ внутренней и внешней среды.

Во второй главе данной работы представлена общая характеристика деятельности предприятия ООО «УралСтройКом», проведён анализ внешней и внутренней среды предприятия.

В заключение сделаны выводы о проделанной работе и подведён итог исследованию.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Данная тема является актуальной, так как в новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

Управление предприятием требует разносторонних знаний, научно-исследовательского подхода, стратегического и вариантного мышления, организаторских способностей, коммуникабельности, самостоятельности, новаторства, предприимчивости. Теория управления интересна тем, что она постоянно развивается. Не существует двух предприятий с абсолютно одинаковыми моделями управления, так как методы управления постоянно корректируются с учетом изменений, происходящих на рынке. Профессионализм и интуиция менеджера являются немаловажными элементами успешного управления, также как и участие коллектива в делах предприятия.

Цель исследования данной курсовой работы - провести анализ системы управления, существующей на предприятии, оценить ее сильные и слабые стороны, дать рекомендации по её улучшению.

В рамках достижения поставленной цели были определены задачи исследования:

1. Изучить теоретические основы анализа системы управления организации.
2. Дать общую характеристику деятельности ООО «УралСтройКом».
3. Провести анализ эффективности управленческой деятельности предприятия.
4. Дать рекомендации по совершенствованию системы управления ООО «УралСтройКом»

Предметом исследования является – система управления, основные подсистемы внутренней и внешней среды.

Объектом данного исследования является управленческая деятельность ООО «УралСтройКом».

В работе были использованы труды зарубежных и отечественных ученых в области управления, таких как Виханский О.С., Наумов А.И, Борисов Е.Ф, Волков О.И., Скляренко В.К., Друкер П. Ф, Переверзев, Н.А., Б.З. Зельдович., Козлова О.В., Кузнецов И.Н,Устинов В.А.,Фархутдинов Р.К., Коротков Э.М., Мескон. М, С.В. Рогожин

Также источниками информации для написания работы послужила учебная литература, лекционный курс по дисциплине «менеджмент», периодические издания такие как, «Менеджмент в России и за рубежом», «ЭКО», материалы сети ИНТЕРНЕТ, а также материалы и документы, полученные на предприятии.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  АНАЛИЗА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Организация. Основные  характеристики организации

Организация представляет собой сложную организационно-производственную (экономическую) систему управления[9].

Под организацией понимают группу лиц, объединённых общей целью и взаимодействующих ради её достижения. Организация преобразует на основе имеющихся технологий находящиеся в её распоряжении материальные, трудовые, информационные и финансовые ресурсы и с их помощью обеспечивает достижение поставленных целей.

Перед каждой организацией должны быть поставлены определённые цели, на достижение которых направлена их деятельность. Такими целями могут быть: извлечение дохода, занятие важной, интересной, перспективной, престижной деятельностью, получение нужной и полезной информации, обеспечение власти, социальной защиты, безопасности. Каждая организация ожидает от своих работников наличие определённых знаний, квалификации, опыта, признания своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся правилам и нормам поведения. Организация представляет собой единство функций и структуры[7].

Основными функциями являются достижение цели лиц, создавших организацию, и поддержание собственного существования.

Структура организации может быть представлена в трёх основных формах:

• Техническая.
• Социальная.
• Социотехническая.

Техническая структура – совокупность материальных объектов и процессов (помещение, оборудование, технологии, условия труда и др.). Как правило, техническую структуру изменить нельзя, т.е. она жесткая. В производственной организации техническая структура во многом определяет профильный и квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда работников, взаимоотношения между людьми[6].

Социальная структура образуется совокупностью самих её участников и связей между ними. Сюда включают формальные и неформальные  группы, должности, служебные и личные взаимоотношения, ценности и нормы поведения, сферы влияния и др. Все элементы социальной структуры являются изменяемыми и поэтому она называется «мягкой».

Под социотехнической структурой понимается совокупность рабочих мест. Эта структура объединяет работников пространственно и технологически. Она интегрирует в себе жёсткую техническую и гибкую социальную структуру.

Организацию характеризуют шесть основных признаков:

1. Наличие цели;
2. Обособленность от окружения;
3. Взаимосвязь отдельных частей;
4. Способность к саморегулированию с помощью внутриорганизационного центра;
5. Организационная культура;
6. Устойчивость к внешним и внутренним возмущениям.

Наличие цели придаёт смысл существованию любой организации. Без цели не может быть организации. Чаще всего цель состоит в удовлетворение потребности входящих в неё людей. Чаще всего цель осознаётся всеми членами организации и достижение цели вознаграждается.

Другой признак организации – обособленность, проявляющаяся в замкнутости  внутренних процессов и наличии границ, оделяющих её от внешнего окружения. Эти границы могут представлять собой заборы, стены и т.п., а могут выражаться в виде различных запретов и предписаний[11].

Ещё один признак организации – наличие связей между её отдельными элементами. Эти связи могут быть экономическими, управленческими, социальными, информационными, технологическими и т.п.

Важный признак организации - способность к саморегулированию, которая предполагает самостоятельное решение тех или иных вопросов внутренней жизни и возможность с учётом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды.

Такое саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность участников, обеспечивающим их интеграцию, единство и целостность организации. Таким центром может быть дирекция, правление, инициативная группа или отдельное лицо.

Ещё один признак организации – организационная культура – единство норм поведения и ценностей коллектива, с одной стороны, и соответствующих материальных элементов – с другой.

Признак современной организации – устойчивость, т.е. способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, сохраняя при этом равновесие. Устойчивость относится к структуре организации и её функциям.

Деятельность  организации подчиняется ряду законов, среди которых можно выделить[1]:

1. Закон синергии.
2. Закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленным.
3. Закон сохранения пропорциональности.
4. Закон композиции.
5. Закон самосохранения.
6. Закон информированности.
7. Закон необходимого разнообразия.
8. Закон онтогенеза.

Закон синергии (греч. сотрудничество, содружество) гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей её отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выигрыш от объединения в организацию для её членов, перекрывающий потери связанные с ограничением их самостоятельности.

Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленным. Например, разделение – объединение, специализация – универсализация, дифференциация – интеграция, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды и того и другого, следовательно, существенно увеличить общие возможности[12].

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и её частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовать имеющиеся возможности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состояние выполнить даже текущую работу. В этих случаях возникают экономические потери, которые при разумном подходе к делу можно избежать.

Суть закона композиции – функционирование всех без исключения частей организации подчиняется общей цели. Индивидуальные же задачи каждой из них уточняются и детализируют её.

Закон самосохранения предполагает, что любая организация стремится сохранить  себя как целое. Это требует соблюдение ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьёзных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости, например, конфликтов, замене ключевых фигур, а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.

Закон информационности утверждает: только хорошо информированные члены организации могу принимать осмысленные и эффективные решения.

Закон необходимого разнообразия: устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла минимальный набор различных видов деятельности и располагала специалистами различного направления и уровня подготовки.

В соответствии с законом онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни), жизнь любой организации состоит из трёх основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства – в максимальном сокращение первой фазы, продления второй и отсрочке наступления третей.

На основании принятой в настоящее время классификации можно выделить следующие виды организации[4]:

1. По способу возникновения – естественные и искусственные.
2. По правовому положению – официальные и неофициальные.
3. По характеру внутренних контактов – формальные и неформальные.
4. По отношению к своим членам – первичные и вторичные.
5. По особенностям распределения власти между организацией и участниками – унитарные и плюралистические.
6. По особенностям функционирования – механические и органические.
7. По целям – деловые и общественные.

Эффективность разных типов организации определяется тем, насколько она способствует достижению стоящих целей при минимизации затрат и различного рода неблагоприятных последствий.

1.2 Основные элементы внутренней  среды организации

Любая организация находится и функционирует в определённой среде. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, воздействующих на функционирование предприятия и требующих принятия управленческих решений. Каждое действие всех без исключения организаций возможно, если среда допускает его существование. В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды[10].

Рисунок 1 – Факторы внешней и внутренней среды организации

Внутренняя среда представляет собой набор ситуационных факторов, находящихся внутри самой организации. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, существовать и выживать в определённом промежутке времени. К основным элементам в самой организации, которые требуют систематического внимания руководства, относятся:

• Разделение труда;
• Технологическая деятельность;
• Организационная структура;
• Отношения в коллективе;
• Цели;
• Задачи.

Разделение труда – качественное разграничение и обособление различных видов трудовой деятельности, и закрепление их за отдельными членами организации и подразделениями, что служит основой их дальнейшей специализации[5].

Рисунок 2 – Разделение труда.

Технологическая деятельность. Связь между отдельными видами работ осуществляется посредством складывающейся, последовательной, связанной или групповой технологий[5].

Рисунок 3 - Виды технологий

Под организационной структурой понимается целостная система,  специально разработанная таким образом, чтобы люди, работающие в её рамках, могли наиболее эффективно добиваться поставленной перед ними цели. Внутренним выражением организационный структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь между отдельными подразделениями организации, распределять между ними права и ответственность.

В зависимости от характера связей между подразделениями организации различают следующие типы организационных структур:

• Линейную;
• Функциональную;
• Линейно-функциональную (штабную);
• Матричную.

В каждом трудовом коллективе существуют неформальные отношения между членами коллектива. Группа людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными группами. Их функция – выполнение конкретных задач и целей организации. Отношения между людьми регулируются различными нормативными документами, законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д. Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определённых целей (цели), признаётся неформальной группой (организацией). Отношения в такой группе формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованных ролей. Неформальные (или теневые) группы существуют в каждой организации. Они неизменно вырастают из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали, но их влияние может быть весьма существенным[3].

Цели – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения[11].

Задача – предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговорённые сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми (менеджер, педагог); работа с предметами (рабочие); работа с информацией (бухгалтер, экономист, маркетолог).

1.3 Основные элементы внешней  среды

К элементам внешней среды относятся все люди и организации, с которыми рассматриваемая организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности.

Внешняя среда организации может быть представлена следующей схемой.

Рисунок 4 - Внешняя среда организации

Организация, как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают факторы, способствующие функционированию, выживанию и эффективности организации. Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия. Факторы косвенного воздействия могут не оказывать непосредственно влияния на организацию, но сказываются на её деятельности. Так же как и внутренние переменные, внешние переменные оказывают воздействие на организацию во взаимосвязи, то есть изменение одного фактора может оказать воздействие на изменение другого. Например, рост  цен  на нефть повлечёт за собой повышение цен во всех отраслях экономики, вызовет правительственное регулирование нормативов потребления, введение налогов на сверхприбыль  нефтяных компаний и т.д[7].

Рисунок 5 - Характеристика внешней среды организации

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределённостью. Сложность внешней среды характеризуется числом и вариативностью факторов, на которые организация обязана реагировать[2]. Организации, работающие со сложной внешней средой, имеют дело со многими категориями данных, необходимых для принятия решений. Скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде, определяют её подвижность. Наше время характеризуется особенной подвижностью внешней среды организации. Высокая подвижность внешней среды наблюдается в отраслях электронной, фармацевтической и химической промышленности (факторы – технология, конкурентная борьба). Более активные изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс. Подвижность внешних переменных факторов может по-разному затрагивать разные подразделения организации. Например, подразделения, связанные с научными исследованиями, постоянно сталкиваются с высокой подвижностью внешней среды, отслеживая технологические новшества. Для производственного отдела реакция на внешнюю среду более спокойная. Здесь наблюдается стабильное движение материальных и трудовых ресурсов. Объём и достоверность информации по каждому фактору оказывают влияние на степень определённости внешней среды. Чем неопределённее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения.

В среду прямого воздействия на организацию входят поставщики, законы и государственные органы, потребители и конкуренты.

Рисунок 6 – Среда прямого воздействия

Однако бизнес невозможен без потребителя, диктующего какие товары и услуги для него необходимы и по какой цене, т.е. он определяет конечные результаты деятельности организации. Поэтому влияние потребителей на повышение эффективности работы и использования таких внутренних переменных, как материалы и трудовые ресурсы, огромно. Но во многих случаях не потребители определяют необходимый рынку продукт или  услугу, а конкуренты. Если конкуренты вводят новшества, то это требует ещё более совершенных нововведений и превращения своей организации в эффективную.

Недооценка конкурирующей стороны в области совершенствования продукта  или  услуги может обернуться большими потерями прибыли. Все факторы прямого воздействия влияют на внутренние переменные, вызывая их реакцию[10].

Не так заметно на организацию влияют факторы косвенного воздействия.

Информация о них, как правило не полная и руководство вынуждено делать предположения и допущения об их возможных последствиях для организации. Среди факторов косвенного воздействия важнейшее место занимает технология, которая одновременно является и внутренней переменной. Организация должна учитывать перспективные технологии, которые могут повлиять на совершенствование выпускаемой продукции и обеспечить выпуск той продукции, которую покупатель хотел бы получить в будущем.

Относительно недавно возникшие крупные технологические нововведения коренным образом изменили производственные процессы и продукцию. Это компьютерные, лазерные, микроволновые, полупроводниковые технологии, спутниковая связь, генная инженерия и др.

Они затронули не только организации, но и общество в целом. Сохранить конкурентоспособность можно, ориентируясь на высокие технологии. Косвенно воздействует на организации также общее изменение экономики. Такие экономические явления, как инфляция, экономический спад, колебания курса доллара относительно валют других стран, затрагивают интересы организаций. Например, инфляция может вызвать рост издержек, если в период её ожидания не увеличить запасы ресурсов и не ввести фиксированную оплату труда. Снижение налогов увеличивает масу денег у населения, что способствует развитию бизнеса. На организацию влияют также жизненные ценности и традиции. Неэтичным считаются, например,взятки, распространение порочащих конкурента слухов, определение на работу по знакомству.

К социокультурным факторам, влияющим на организацию, относятся приверженность определённой торговой марке или отрицательное отношение  к конкретному товару или явлению[5].

Организациям необходимо считаться с политическими факторами и отношением местного населения. Если организация ведёт дело за пределами внутреннего рынка, ей необходимо учитывать особенности внешней среды той страны, в какой она осуществляет свою деятельность. В каждой стране внешние факторы будут уникальными. Они затрагивают не только потребности, но и культуру, привычки и обычаи другой нации. Проникновение на международный рынок осуществляется различными путями. Самый простой путь – экспорт готовой  продукции  через создание  торговой компании или экспортного отдела. В некоторых случаях оргганизация продаёт право на производство  своей продукции иностранной компани или госудасрству по лицензии. Лицензия может быть продана на использование потентов, технологии, производственные секреты (ноу-хау).

Если две или большее число частных номпаний или госудасртв вкладывают средства в производственные мощности, они создают совместное предприятие. В этом случае при равном партнерстве прибыль зависит от доли пакета акций каждого участника. Если организация решает выпускать продукцию своих предприятий за границей и сохранять полный контроль  над производством и маркетингом, она может это осуществить за счёт прямых капиталовложений[8].

Очень большое число корпораций владеют и управляют предприятиями в других странах, что позволяет им использовать дополнитеьные рынки сбыта и услуг, с выгодой привлекать трудовые ресурсы других стран и вкладывать капитал. В среде международного бизнеса выделяются следующие факторы:

• Культура;
• Экономика;
• Законодательство;
• Государственное регулирование;
• Политическая обстановка.

Преобладающее в обществе понимание системы ценностей, религии, обычаев и установок представляет собой культуру. Для эффективного ведения дел необходимо изучить культурные различия и менять поведение в межличностных контактах, не допускать некорректного поведения по отношению к ценностям других наций. За последние годы значительно расширяется международное сотрудничество предприятий. Работающие в международной среде фирмы должны учитывать и общие экономические факторы: обменный курс валют, уровень заработной платы, учётные ставки процента за кредит и общий уровень экономического развития конкретной страны. Тщательному изучению подлежат законы и государственное регулирование страны, в которой осуществляется производство или ведётся торговля, трудовое и антимонопольное законодательство, патентное дело, ценообразование, законы рыночноэкономики.

1.4 Методы анализа внешней  и внутренней среды организации

Менеджеры должны иметь четкое представление обо всех уровнях организационной среды, знать, из каких факторов они состоят, понимать, каким образом каждый фактор и отношения между факторами влияют на деятельность организации, и в конечном итоге, разрабатывать и реализовать эффективную стратегию развития организации с учетом всех факторов[7].

Наиболее распространенным методом, используемым стратегическим менеджментом, является метод SWOT-анализа.

SWOT-анализ – это анализ сильных  и слабых сторон организации (внутренней  среды), оценка ее возможностей  и потенциальных угроз (внешней  среды).

Он расшифровывается как аббревиатура английских понятий:

• strengths – сила,
• weaknesses – слабость,
• opportunities – возможности,
• threats – угрозы.

Сильные стороны – это внутренние факторы, которые могут способствовать повышению эффективности работы организации. При разработке стратегии сильные стороны должны быть использованы как основа для формирования конкурентного преимущества.

 Слабые стороны – это внутренние  факторы, которые вероятнее всего будут препятствовать эффективной работе организации.

Стратегия должна быть направлена на устранение слабых сторон, которые делают организацию уязвимой, мешают ее деятельности.

 Возможности – это положительные  явления внешней среды, которые  можно использовать для повышения  эффективности деятельности организации.

Угрозы – это отрицательные явления внешней среды, которые могут ослабить конкурентную позицию организации или, при отсутствии соответствующей реакции, привести к полному разрушению бизнеса.

После выявления конкретного перечня сильных и слабых сторон фирмы, а также угроз и возможностей, необходимо определить 4-5 наиболее значимых из них и установить связи между ними. Для установления подобного рода связей составляется матрица SWOT, которая имеет вид, представленный на рисунке 7.