Анализ уровня использования информационных технологий в организации ООО «Шинсервис» города Краснодара

ВВЕДЕНИЕ

Создание современных  электронных вычислительных машин  позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Они используются практически на каждом предприятии в большей или меньшей степени.

Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системе подготовки специалистов.

Информационная технология (ИТ) базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения, а программное обеспечение реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Для того, чтобы правильно  понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Основной целью данной курсовой работы является  анализ уровня использования информационных технологий в организации ООО «Шинсервис» города Краснодара.

Для достижения поставленной цели потребовалось решение ряда задач:

1) Характеристика информационной  технологии обработки данных

2) Характеристика информационной  технологии управления

3) Расчет экономической  эффективности использования программы «1С Бухгалтерия»

4) Определение основных  направлений совершенствования  процесса при использовании информационных технологий.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения. В конце  приводится список использованной литературы. В качестве приложения приведена бухгалтерская отчетность организации.

Во введении обосновывается актуальность темы, формируются ее цели и задачи.

В первой главе дается содержание понятия информационных технологий, их классификация и основные компоненты, а также рассматриваются основные методы оценки инвестиций в информационные технологии

Во второй главе, на основании  рассмотренной теоретической базы, исследуются и анализируются изучаемые показатели, дается организационно-экономическая характеристика предприятия.

В третьей главе приводится характеристика информационной технологии обработки данных и управления, производится расчет экономической эффективности от внедрения программного продукта и приводятся пути совершенствования процесса использования информационных технологий.

В заключении подводятся итоги работы, анализируются результаты решения поставленных задач.

Предмет работы – информационные технологии предприятия. Объектом исследования является ООО «Шинсервис» города Краснодара. Оценка деятельности ООО «Шинсервис» проводится на основании финансовой отчетности предприятия за период 2009 - 2011 гг.

Основными научными методами, используемыми при написании  работы метод абсолютных и относительных величин, метод сравнения, экономико-статистический метод, метод финансовых коэффициентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1. Понятие  и классификация информационных технологий

        Информационная технология (ИТ) — совокупность методов и способов получения, обработки, представления информации, направленных на изменение ее состояния, свойств, формы, содержания и осуществляемых в интересах пользователей /8, с. 76/. Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.  Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов. Результат применения информационных технологий обособляется в так называемых информационных продуктах. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и представленная в форме товара. Информационными продуктами являются программные продукты, базы и банки данных и другая информация./4, с. 103/

Информационные  технологии обеспечивают переход  от рутинных к промышленным методам и средствам работы с информацией в различных сферах человеческой деятельности, обеспечивая ее рациональное и эффективное использование.

С современных  позиций информационные технологии реализуются с использованием средств компьютерной и оргтехники. Поэтому, в современном понимании под информационными технологиями подразумевается следующее.

Информационная  технология — совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации. Последнее определение отражает использование в информационных технологиях принципов современных автоматизированных систем. С учетом их использования, информационная технология может называться автоматизированной информационной технологией (АИТ).

Информационные технологии делятся на предметные, обеспечивающие и функциональные./5, с. 23/

Предметная  технология представляет собой последовательность технологических этапов по модификации первичной информации в результатную. Например, факт поступления материалов на склад отражается такой последовательностью процедур:

- запись бухгалтерской проводки;

- изменение счета на уровне аналитического учета;

- изменение счета на синтетическом уровне;

- изменение содержания журнала-ордера, главной книги и баланса.

Предметная  информационная технология представляет собой последовательность процедур (действий), выполняемых с целью обработки информации традиционным способом, без привлечения вычислительной техники.

Обеспечивающие  информационные технологии - технологии обработки информации, которые могут использоваться как инструментарий в конкретных предметных областях для решения различных задач.

Информационные  технологии обеспечивающего типа могут  быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы.

Обеспечивающие  технологии базируются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред. При объединении обеспечивающих информационных технологий на основе предметной технологии возникает проблема системной интеграции, которая заключается в необходимости приведения различных информационных технологий к единому стандартному интерфейсу.

Соединение  обеспечивающих и предметных информационных технологий позволяет получить функциональную информационную технологию. Функциональная информационная технология представляет собой такую модификацию обеспечивающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Например, работа сотрудника кредитного отдела банка с использованием ЭВМ обязательно предполагает применение совокупности банковских технологий оценки кредитоспособности ссудозаемщика, формирования кредитного договора и срочных обязательств, расчета графика платежей и других технологий, реализованных в какой-либо информационной технологии: СУБД, текстовом процессоре и т.д. Предметная информационная технология и функциональная информационная технология влияют друг на друга. Так, например, наличие пластиковых карточек как носителей финансовой информации принципиально меняет предметную информационную технологию, предоставляя такие возможности, которые без этого носителя просто отсутствовали. Предметные технологии, наполняя специфическим содержанием функциональные информационные технологии, акцентируют их на вполне определенные функции. Такие технологии могут носить типовой характер или уникальный, что зависит от степени унификации технологии выполнения этих функций.

Большую часть  затрат составляют приобретение техники  и оплата услуг связи./10, с.435/  Это объясняется тем, что компьютеры и комплектующие требуют постоянного обновления, а цены на услуги связи в нашей стране достаточно высоки. Наибольшие затраты наблюдаются в сферах обслуживающего производства, транспорта и финансовой деятельности. Сфера производства машин и оборудования также предполагает использование информационных технологий и несет в связи с этим соответствующие затраты.

 

2.  Основные компоненты и свойства информационных технологий

 

Информационная  технология базируется и зависит  от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей /11, с. 58/. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Развитие вычислительной техники не стоит на месте. Становясь более мощными, персональные компьютеры одновременно становятся менее дорогими и, следовательно, доступными для широкого круга пользователей. Компьютеры оснащаются встроенными коммуникационными возможностями, скоростными модемами, большими объемами памяти, сканерами, устройствами распознавания голоса и рукописного текста.

Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости  от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное  обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата.

Основными свойствами ИТ являются целесообразность, наличие  компонентов и структуры, взаимодействие с внешней средой, целостность, развитие во времени. Рассмотрим данные свойства.

Целесообразность - главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности производства на базе использования современных ЭВМ, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

Любой информационной технологии присуща структура- это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.

В Информационных технологиях существует понятие  модели предметной области - совокупности описаний, обеспечивающих взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками.

Опорная технология - совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.

База знаний представляет собой совокупность знаний, хранящихся в памяти ЭВМ./2, с. 56/ Базы знаний можно разделить на интенсиональную (т.е. знания о чем-то "вообще") и экстенсиональную, (т.е. знания о чем-то "конкретно"). В интенсиональной базе хранятся оболочки, а в экстенсиональной хранятся оболочки с запоминанием, которые носят название баз данных. Иными словами, база знаний представляет отображение предметной области. Она включает в себя базу данных (директивная информация - плановые задания, научно-техническая информация, учетно-производственная. информация, вспомогательная информация, отражающие режимы работы подразделений предприятий).

Существуют  различные системные и инструментальные средства:

- Аппаратные  средства;

- Системное ПО (ОС, СУБД);

- Инструментальное  ПО (алгоритмические  языки, системы программирования, языки спецификаций, технология программирования);

- Комплектация  узлов хранения и переработки  информации.

Результатом технологических  описаний является совокупность реализуемых  в системе информационно-технологических  процессов.

Современное предприятие  невозможно представить без локальных компьютерных сетей. Использование компьютерных сетей позволяет увеличить скорость производственных процессов, уменьшить затраты на оборудование. Легкость в настройке, монтаже, модернизации и обслуживании делают локальные сети необходимыми практически в любом офисе.

 

 

3. Методы оценки инвестиций в информационные технологии

 

Учитывая, что  стоимость внедрения корпоративных  информационных систем достигает десятков, а то и сотен тысяч долларов, у руководителей предприятий  возникает закономерный вопрос об эффективности вложений. Как считают многие топ-менеджеры компаний,  традиционных уверений начальников ИТ-служб в том, что тот или иной программный продукт способен снизить издержки компании на определенную сумму в определенный промежуток времени недостаточно для обоснования необходимости подчас достаточно весомых в бюджете компании финансовых вложений в информационные технологии. Таким образом, руководителям ИТ-служб приходится обосновывать необходимость инвестиций в информационные технологии, применяя методы определения экономического эффекта от внедрения ИТ. /7, с.10/

Изначально  стоит отметить, что методы определения  экономической эффективности от инвестиций в информационные технологии можно разбить на три основные  группы: финансовые, качественные и вероятностные.

К финансовым методам  относят:

-Net Present Value (NPV) - метод чистого приведенного дохода

на основании  сравнения сумм первоначальных вложений, ожидаемого размера входящих денежных потоков в течение определенных периодов времени и определенной финансовой политикой компании внутренней стоимости собственного либо привлеченного капитала, метод NPV определяет само наличие прибыльности данных вложений.

- Total Cost of Ownership (TCO) - совокупная стоимость владения /15/

предусматривает оценку затрат на ИТ-инфраструктуру и на отдельные ее компоненты. Совокупные затраты включают как прямые или «бюджетные», которые берутся из бухгалтерских документов, так и «непрямые» — финансовые расходы, которые предприятие несет в виду неэффективности работы информационной системы и сервисных ИТ-служб.

-  Internal Rate of Return (IRR) - внутренняя норма доходности

определяет  процентную ставку, отношение, а не абсолютную величину, а затем, производится сравнение полученной ставки со ставкой окупаемости уже учитывающей риски проекта. Если рассчитанная окупаемость превышает окупаемость с учетом рисков, то в таком случае инвестиции можно считать обоснованными, если же нет - проект подлежит отклонению.

- Return On Investments (ROI) - возврат на инвестиции

производится  расчет срока в течении которого должны окупиться первоначальные инвестиции. Соотношение (%) суммарного эффекта проекта к затратам на его реализацию (прибыль на рубль вложений)

К качественным методам относят:

- Information Economics (IE) - информационная экономика

предполагает формирование списка критериев оценки эффективности проекта и его анализ с точки зрения потенциальных выгод, которые реализация проекта должна принести для предприятия. Результатом процесса оценки будет рейтинг проекта с точки зрения его важности для основных бизнес-процессов предприятия.

- IT Scorecard - система показателей ИТ

подход, ориентированный  на информационные технологии и направленный на привлечение ИТ-ресурсов к решению  стратегических задач. В рамках подхода, четыре классических основных направления сбалансированных показателей заменяются на следующие направления: развитие бизнеса, производительность, качество (для ИТ - как с внутренней, так и с внешней точки зрения) и принятие решений.

Абсолютно все  методы определения экономической  эффективности имеют определенные недостатки, поэтому использования одного из методов может как не дать результата вовсе, так и, дав какой-либо результат, привести к ошибочным управленческим решениям. Таким образом, очевидна необходимость использования комплекса методов.

 

 

4. Характеристика основных информационных систем, представленных на рынке.

 

Современные ИТ-решения способны кардинальным образом повысить эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Эффективность, выражающуюся в повышении качества и сокращения сроков обработки информации, в экономии материальных и человеческих ресурсов, в повышение объема и качества производства. Эффективность, обеспечивающую лидирующее положение предприятия в своем регионе или в своей отрасли.

Сегодня на рынке  представлены следующие информационные системы /1, с 135/.

-ERP-системы

Они автоматизируют планирование и управление производственной деятельностью, управление финансами, управление материально-техническим снабжением, запасами и многие другие. ERP-системы позволяют снизить операционные, управленческие и коммерческие затраты, сократить цикл реализации, увеличить оборачиваемость материальных запасов, улучшить утилизацию основных фондов и т.д.

Внедрение современной ERP-системы на предприятии – процесс достаточно длительный и затратный, связанный со значительными рисками. С целью  максимального сокращения рисков, консультанты различных фирм следуют методологиям, разработанным производителями систем и объединяющим в себе лучшие практики внедрения, а также проводят весь комплекс работ, связанных с оптимальным выбором ERP-системы, подготовкой проектной команды к ее внедрению и проектным управлением: анализ требований бизнеса, оказывающих существенное влияние на функциональное развитие информационной системы; анализ существующих на российском рынке бизнес-приложений и выбор систем, наиболее адекватных требованиям бизнеса; оценка объемов инвестиций с учетом создания или развития необходимой технической архитектуры; определение плана работ, связанного с внедрением выбранного решения; периодический аудит выполняемых работ ( при условии реализации проектов третьими фирмами или  силами самого предприятия).

-CRM-системы (Customer Relationship Management)

Автоматизируют  управление взаимоотношениями с  клиентами и поставщиками, способствуют повышению качества обслуживания.

В глобальном понимании CRM - это бизнес-стратегия, ориентированная на повышение лояльность и существующих и потенциальных клиентов, их удержание и привлечение. На практике эта система позволяет не только отстроить все процессы, связанные с взаимодействием с клиентами, но и ответить на ключевые для успешной работы с ними вопросы: кто является клиентами компании? какие продукты и услуги пользуются наибольшим спросом? что необходимо изменит, чтобы товары и услуги пользовались большим спросом?

Ответы помогают выстроить эффективную маркетинговую  стратегию и оперативно принимать управленческие решения в области клиентской политики.

Прямой эффект от внедрения CRM-решений – повышение  качества и оперативности работы с клиентами при одновременном сокращении затрат за счет реализации основных принципов концепции управления взаимоотношениями с клиентами.

CRM-система может  быть внедрена как комплексная  система, охватывающая все этапы  взаимодействия с клиентами, либо  в виде отдельных модулей, интегрированных в корпоративную систему предприятия и решающих конкретные задачи       ( организация оперативной обработки запросов и обращений клиентов, анализ потребностей и степени удовлетворенности заказчиков и пр.)

-ECM-системы /13, с. 88/

Автоматизируют управление корпоративным контентом и бизнес-процессами. Эти системы используются для обработки неструктурированной информации (в том числе информационное наполнения веб-сайтов или других хранилищ данных), связанной с реализацией тех  или иных организационных процессов. ECM-системы включают системы электронного документооборота (СЭД)

Эта система  может обеспечить реализацию следующих  основных функций: управление документами, работа с образами документов, управление записями, управление потоками работ,  управление веб-контентом,  коллективная работа с документами  и поддержка проектных команд.

-CMP-системы (Corporate Performance Management, «управление эффективностью бизнеса»)

Автоматизируют  процессы управленческого планирования, прогнозирования и бюджетирования, финансовой консолидации, а также управленческого анализа, контроля отчетности. Внедрение CPM-решений предваряется глубоким анализом основных параметров хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.  При внедрении этой системы обеспечивается поддержка следующих процессов: стратегическое управление и планирование, прогнозирование  многовариантный анализ, координация работы структурных подразделений, подготовка управленческой отчетности.

-HRM-системы

Обеспечивают  реализацию кадровой политики предприятия на всех уровнях, начиная с учетных задач и вплоть до стратегии развития и управления персоналом. /6, с. 115/

Современные ИТ-решения позволяют оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами, сконцентрировать все внимание на управленческих и стратегических задачах и в целом повысить эффективность кадрового менеджмента.

-EAM-системы (Enterprise Assent Managament)

Обеспечивают  реализацию оптимальной стратегии  финансирования и организации обслуживания основных фондов предприятия и являются основой для принятия управленческих решений, предоставляя данные о состоянии всех групп активов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ  ООО «ШИНСЕРВИС  .

2.1 Организационно-производственная структура управления предприятием ООО «Шинсервис» .

    Общество с ограниченной ответственностью «Шинсервис» было основано и зарегистрировано в 1996 г. в г. Краснодаре.   Местонахождение общества: 350001, Россия, г. Краснодар ул. Обрывная, 131.

     Основным видом хозяйственной деятельности общества с ограниченной ответственностью является оптовая торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями .

    За более чем 16-летнюю историю своего существования , предприятие превратилось в одного из крупнейших поставщиков качественной автомобильной шины ведущих отечественных и иностранных производителей на рынок Кубани .Сегодня ООО «Шинсервис»- это современное торговое предприятие ,использующем передовые технологии торговли , укомплектованное высококвалифицированными кадрами . За сравнительно небольшой промежуток времени , в условиях новой системы собственностных отношений , нам удалось радикальным образом изменить деятельность предприятия , целиком и полностью подчинив ее одной цели – продаже отечественной и иностранной конкурентноспособной продукции в соответствии с коньюктурой рынка и запросами потребителей .

    Предприятие имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, фирменное наименование, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак.

    ООО «Шинсервис» осуществляет свою деятельность на основании Устава и несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Требования устава общества обязательны для исполнения всеми органами общества.

Основной целью  ООО «Шинсервис» является получение  прибыли.

    Миссия организации – следить за эффективностью деятельности, делегировать полномочия, рационально использовать ресурсы.

    В настоящее время ООО «Шинсервис» - это современное торговое предприятие, использующем передовые технологии торговли, укомплектованное высококвалифицированными кадрами. За сравнительно небольшой промежуток времени, в условиях новой системы собственностью отношений, руководству

    Трудовые ресурсы, занятые в сфере материального производства, являются частью производственного потенциала предприятия ООО «Шинсервис». Анализ трудовых ресурсов произведен по результатам внутренней кадровой отчетности предприятия ООО «Шинсервис».

    Все сотрудники предприятия подразделяются на следующие категории работников:

- рабочие; 

- служащие –  работники, выполняющие функции  учета, снабжения, сбыта и т.  п. и несвязанные непосредственно с техникой и технологией производства.

       Для предприятия любой формы собственности глобально важным вопросом является вопрос выбора типа организационной структуры, потому что она является определяющей эффективности работы всей организации. От типа организационной структуры зависит скорость осуществления коммуникативной связи между подразделениями, а соответственно и скорость принятия управленческого решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1- Организационная структура ООО «Шинсервис» .

   

  Другими  словами общая численность управленческого  персонала составляет в исследуемом периоде 51 человек , в том числе 9 руководителей, 16 специалистов и 26 технических исполнителей .

2.2 Основные экономические показатели деятельности предприятия ООО «Шинсервис»

    Важное значение в деятельности предприятии имеет анализ основных экономических показателей. Он позволяет выяснить тенденции изменения основных экономических показателей за определенный период времени, установить резервы и дать оценку работы предприятия.

    В условиях рыночной экономики использование основных средств играет важную роль ,так как именно этим определяется возможность компании получать прибыль. Для оценки использования основных средств используется система показателей .

    Объектами анализа основных экономических показателей является выручка от реализации продукции, себестоимость производства, прибыль до налогообложения, чистая прибыль, среднегодовая стоимость основных средств, среднегодовая стоимость оборотных средств, материальные затраты, расходы на оплату труда и т.д.

    Обобщающим показателем эффективности использования основных средств организации является коэффициент фондоотдачи и обратный ему коэффициент фондоемкости .

 

Рассмотрим  данные показатели на примере исследуемой  компании , представленные в таблице 1 .

   

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1-Ресурсы  организации и эффективность  их использования ,       ООО «Шинсервис» .

Показатель	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2011 к 2009 г.,  в %
Среднегод. стоимость  основных средств, тыс.руб.	6406	6306,5	6923	108,1
Среднегод. стоимость  оборотных средств, тыс. руб.	160317,5	270031	199809,5	124,6
Среднеспис. числен. работников, чел.	27	29	32	118,5
Себестоим.проданной  продукции , тыс.руб.	551667	648262	795349	144,2
Выручка от продажи продукции, тыс.руб.	577646	667280	820314	142
Валовая прибыль , тыс.руб.	25979	19018	24965	96,1
Приходится выручки: - на 1руб. основных  средств	90,17	105,81	118,49	131,41
- на 1руб. оборотных  средств	3,6	2,47	4,11	114,2
- на 1-го среднесписочного работника	21394,3	23009,66	25634,81	119,8
Приходится валовой  прибыли: - на 1 руб. основных  средств	4,1	3,02	3,61	88,05
- на 1 руб. оборотных  средств	0,16	0,07	0,12	75
- на 1–го среднесписочного работника	962,2	655,79	780,16	81,1