Анализ внешней и внутреней среды

Введение

Актуальность  темы исследования

     Необходимость рассмотрения данной темы возникла при  осуществлении в России рыночных реформ. Появилась проблема выработки  такой хозяйственной политики и  стратегий организации, которые  позволяют им поддерживать свою конкуренцию  в обозримой перспективе. Все  шире признается необходимость сознательного  управления изменениями на основе научно обоснованного предвидения, регулирования, приспособления к миссии и целям  организации, изменяющимся внешним  условиям.

     Практика  показывает, что те организации, которые  осуществляют комплексное стратегическое планирование и управление, работают более успешно и получают прибыль  значительно выше средней по отрасли. Для успеха необходима целенаправленная концентрация сил и правильно  выбранная стратегия. Иными словами, правильное формирование стратегии, сокращает  время для достижения успеха.

     Никакая организация не может успешно  выживать в конкурентной среде, если она не имеет четко определенных ориентиров, направлений, которые задают то, к чему она стремится, чего она  хочет добиться своей деятельностью. Старая мудрость о том, что не бывает попутного ветра для корабля, команда которого не знает, куда плывет, образно иллюстрирует это положение. Но целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь  ориентиры, чтобы не погибнуть в  изменяющемся окружении.

     Люди  создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что с самого начала организации имеют определенную целевую ориентацию. Далее, люди входят в организации для того, чтобы  за счет этого получать для себя определенный результат. И это также  придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.), преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, так же, как и те, кто являются хозяевами организации или работают в ней, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое начало в ее деятельности.

     Организация является важнейшим понятием в менеджменте. Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает  в себе потенциал, необходимый для  функционирования организации, но в  это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя  среда является источником, питающим организацию ресурсами.

     Организация находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность выживания. Поэтому эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера.

     Данная  тема является актуальной. В новом  тысячелетии наша страна должна научиться  жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние  факторы является залогом успеха фирмы.

     Цели  и задачи работы

     Цель  данной работы состоит в рассмотрении влияния внешних и внутренних факторов на на деятельность организации.

     Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие частные задачи:

     1. дать понятие внешней среды  организации;

     2. дать анализ факторов внешней  среды;

     3. дать анализ неопределенности  организационной среды;

     4. рассмотреть элементы внутренней  среды организации и степень их влияния на организацию;

     5. рассмотреть взаимосвязь элементов  внутренней среды организации.

     Объект исследования – влияние внешних и внутренних факторов на деятельность организации.

     Предметом исследования являются общественные отношения, связанные с рассмотрением влияния внешних и внутренних факторов на деятельность организации.

     Теоретическую методологическую основу исследования составили труды исследователей: Кошанова А.А., Кузьмина С.А., Нестеренко А.Н., Топалева В.Д., Стругинина В.Д. и  других.

     Методами  исследования являются:анализ, изучение и обобщение научной литературы, сравнение полученных данных.

     Практическая  значимость курсовой работы заключается  в том что, данные могут использоваться предприятиями для получения  большей информации о механизме  анализа внутренней и внешней  среды. 
 
 
 
 

     Теоретическая часть

     1 Влияние внешней  среды на деятельность  организации

     1.1 Внешняя микросреда

     Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих  субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий  и факторов, действующих в окружении  предприятия и влияющих на различные  сферы его деятельности Внешняя  среда зависит от внешних и  внутренних факторов влияния.

     Внешние факторы влияния - условия, которые  организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в  своей работе: профсоюзы, правительство, экономические условия. Если говорить о числе внешних факторов, на которые  организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные  постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько  заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические  изменения, можно утверждать, что  эта организация находится в  более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о  разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая  дела всего с несколькими фирмами  своей страны, должна считать условия  обеспечения менее сложными, чем  организация, у которой эти параметры  иные.¹

       Сложность внешней среды - число  факторов, на которые организация  обязана реагировать.

     Управленческий  аппарат фирмы обычно стремится  ограничить учет действия внешнего окружения  в первую очередь теми факторами, от которых решающим образом зависит  эффективность деятельности фирмы  на конкретном этапе. Принятие решений  зависит от широты охвата информации о состоянии внешней среды  и действии ее различных факторов.

     Внешнюю среду можно охарактеризовать следующими качествами:

1. взаимосвязанность факторов;
2. сложность;
3. подвижность;
4. неопределенность.

     Как и факторы внутренней среды, факторы  внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней  среды понимается уровень силы, с  которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы.

     Взаимосвязанность факторов внешней среды - уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы².

     Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также  уровень вариантности каждого из них.

     Подвижность среды - скорость, с которой происходит изменение в окружении организации. Внешняя среда не постоянна, в  ней все время происходят изменения. Это делает принятие решений более  трудным процессом.

     Неопределенность  внешней среды является функцией количества информации, которой располагает  организация по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  этой информации.

     Анализ  внешней среды требует постоянного  внимания со стороны менеджеров, поэтому  он осуществляется на основе изучения большого объема информации и требует  конкретизации для принятия правильных и своевременных решений.

     Анализ  внешней среды - процесс, предназначенный  для контроля внешних факторов среды  с целью определения перспективных  возможностей организации и грозящих ее опасностей.

     Внешнюю среду подразделяют на:

     микросреду - среду прямого влияния на предприятие, которую создают поставщики материально-технических  ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые  посредники, конкуренты, государственные  органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;

     макросреду, влияющую на предприятие и его  микросреду. Она включает природную, демографическую, научно-техническую, экономическую экологическую, политическую и международную среду.

     Внешняя среда организации прямого воздействия - это поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители, конкуренты и другие факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое влияние  операций организации.

     Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует  такие субъекты среды, которые непосредственно  влияют на деятельность конкретной организации:

     поставщики (сырье, материалы, финансы) ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;

     государственные органы (организация обязана соблюдать  требования органов государственного регулирования, то есть принудительного  выполнения законов в сферах компетенции  этих органов);

     потребители (согласно точки зрения Питера Друкера  цель организации - создать потребителя, поскольку ее существование и  выживание зависит от способности  находить потребителя, результатов  своей деятельности и удовлетворять  его запросу);

     конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих  в достижении идентичных целей, стремление обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

     трудовые  ресурсы - часть населения страны, располагающая совокупностью физических и духовных способностей, необходимых  для участия в процессе труда.

     Поставщики

     С точки зрения системного подхода  организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями  входов являются материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Получение ресурсов из других стран  может бы выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания  обменных курсов или политическая нестабильность. Всех поставщиков можно разделить  на несколько групп - поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.³

     Законы  и государственные  органы

     Многие  законы и государственные учреждения влияют на организации. Каждая организация  имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести  свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство  к этим законам, ему приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов  или даже полного прекращении  бизнеса.

     Как известно, государство в рыночной экономике оказывает на организации  как косвенное влияние, прежде всего  через налоговую систему, государственную  собственность и бюджет, так и  прямое - через законодательные акты. Так, например, высокие ставки налогов  существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности  и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов  способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской  деятельности. И таким образом, с  помощью налогов государство  может осуществлять управление развитием  нужных направлений в экономике.

     Потребители

     Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную  цель бизнеса - создание потребителя. Под  этим понимается следующее: само выживание  и оправдание существования организации  зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса  очевидно. Все многообразие внешних  факторов находит отражение в  потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Многие организации  ориентируют свои структуры на крупные  группы потребителей, от которых они  в наибольшей мере зависят. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения  потребителей, оказывающих влияние  не только на спрос, но и на имидж  фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

     Конкуренты

     Влияние на организацию такого фактора как  конкуренция невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия  четко понимает, что если не удовлетворять  нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию  долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Вместе с тем, нужно отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

     Трудовые  ресурсы

     Влияние на организацию имеют уровень  образования, квалификация и этика, личные качества (самостоятельность, ответственность  за выполняемую работу) персонала. Выделяют самостоятельный вид профессиональных специалистов-менеджеров - управляющих  персоналом - главной целью которых, является повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала; ориентация на сокращение численности  производственных и управленческих работников; разработка и реализация политики подбора и расстановки  персонала; выработка правил приема и увольнения персонала; решение  вопросов, связанных с обучением  и повышением квалификации.⁴,

     1.2  Внешняя макросреда

     Внешняя среда организации косвенного воздействия - это политические факторы, факторы  демографического, природного, научно-технического характера, социокультурные факторы, состояние экономики, международные  события и другие факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них.

     Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого  воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.⁵

     Рассмотрим  некоторые из них:

     Технология

     Технология - это совокупность средств, процессов, операций, с помощью которых входящие в производство...

     Технология  является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора она  отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические  нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать  и продавать, на скорость устаревания  продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители  от организации. Чтобы сохранить  конкурентоспособность, каждая организация  вынуждена использовать достижения научно-технического прогресса, по крайней  мере те, от которых зависит эффективность  ее деятельности.

     Технология  выражается ускорением НТП; ростом ассигнований на НИР и ОКР; технологическим  развитием отрасли и др.

     Состояние экономики

     Состояние экономики влияет на стоимость всех ввозимых ресурсов и способность  всех потребителей покупать определенные товары и услуги;

     Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие  изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики  влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным  увеличение запасов поставляемых организации  ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда  с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также  решить сделать займ, поскольку при  наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем  самым будут частично скомпенсированы  потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть  путь уменьшения запасов готовой  продукции, поскольку могут появиться  трудности ее сбыта, сократить часть  работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.

     Важно понимать, что то или иное конкретное изменение состояния экономики  может оказать положительное  воздействие на одни и отрицательное  на другие организации. К примеру, если при экономическом спаде магазины розничной торговли могут серьезно пострадать в целом, то магазины, расположенные, например, в богатых пригородах, вообще ничего не почувствуют.

     Экономическая обстановка характеризуется состоянием общей деловой активности (снижением, стагнацией, подъемом, стабильностью); инфляцией, дефляцией; политикой цен; кредитно-денежной политикой и др.

     Социокультурные факторы

     Социокультурные факторы - установки, жизненные ценности и традиции, влияющие на организацию.

     Любая организация функционирует, по меньшей  мере, в одной культурной среде. Поэтому  социокультурные факторы, в числе  которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

     Социально-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень  заработной платы и на условия  труда. К этим факторам относится  и демографическое состояние  общества. Важное значение имеют и  отношения организации с местным  населением, где она функционирует. В связи с этим выделяют также  в качестве фактора социально-культурного  окружения - независимые средства массовой информации, которые могут формировать  имидж фирмы и ее товаров и  услуг.

     Социокультурные факторы влияют также на продукцию  или услуги, являющуюся результатом  деятельности компании. От социокультурных  факторов зависят и способы ведения  своих дел организациями.

     Можно привести следующие социальные факторы: глубина расслоения общества; уровень  доходов; уровень безработицы; социальная защита; покупательная способность  и др., а так же демографические  факторы: изменение народонаселения (старение общества, снижение рождаемости); возрастной состав населения; миграция населения; род занятий; образование.

     Политические  факторы.

     Некоторые аспекты политической обстановки представляют для руководителей организации  особое значение. Один из них - настроения администрации, законодательных органов  и судов в отношении бизнеса. Тесно увязанные с социокультурными тенденциями, в демократическом  обществе эти настроения влияют на такие действия правительства, как  налогообложение доходов корпорации, установление налоговых льгот или  льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма и  продвижения представителей национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, контроль цен и заработной платы, соотношение силы трудящихся и управляющих фирмой.

     Большое значение для компаний, ведущих операции или имеющих рынки с в других странах, имеет фактор политической стабильности.

     Политическая  обстановка оценивается с точки  зрения стабильности или нестабильности.

     Сюда  же можно отнести законодательные  факторы той страны, в которой  действует предприятие: налоги; правовая защита предпринимательской деятельности (законодательство: антимонопольное, о  недобросовестной рекламе, антидемпинговое  и другие); защита прав потребителей; законодательство по безопасности и  качеству товаров; законодательство по охране труда и технике безопасности; законодательство по охране окружающей среды и т.д.

     Фирма не имеет возможности влиять на внешнюю  среду и для эффективной деятельности должна приспосабливаться к ней, неустанно следить за ее изменениями, прогнозировать и своевременно реагировать.

     Из  сказанного выше видно, что деятельности основных сфер фирмы переплетены  и зависят друг от друга и от внешней среды. Таким образом, можно  говорить о том, что управление фирмой определяется двумя факторами:

1. особенностью производственного процесса;
2. характером внешней среды.

     Современная тенденция состоит во все увеличивающемся  значении второго фактора, который  становится определяющим.

     1.3 Анализ неопределенности организационной среды

     Организации стараются получить представление  о неопределённых условиях посредством  анализа, пытаясь свести многочисленные факторы обстановки к модели, которая  будет понятной и согласно которой  можно действовать.

     Обстановка, с которой сталкиваются организации, не одинакова. Этой обстановке соответствуют  различные уровни неопределенности. Они могут быть классифицированы на основе анализа двух характеристик:

1. степени простоты или сложности обстановки;
2. степени стабильности или нестабильности (динамичности) событий.

     Измерение неопределенности внешней среды  по принципу «простая-сложная» имеет  отношение к количеству и несхожести внешних элементов, связанных с  деятельностью организации: в сложной  внешней среде взаимодействует  множество различных внешних  элементов, оказывающих влияние на организацию.

     Неопределенность  внешней обстановки возрастает с  увеличением динамичности или же с усложнением ее условий. Степень  динамичности внешней среды определяется темпом и частотой изменений.

     Сложность может возникать из различий в  элементах внешней среды, с которыми сталкивается организация (например, международная  организация, работающая во многих странах), а также быть результатом суммы  знаний, необходимых для того, чтобы  справиться с воздействием обстановки (например, требование к аэрокосмической  компании).

     Приведем  примеры организаций, которые действуют  в простой среде. Это может  быть продовольственный магазин  или курсы обучения иностранному языку. В данных случаях единственными  действительно важными внешними элементами являются несколько конкурентов, поставщики и потребители. Государственное  регулирование минимальное, изменения  в культуре имеют незначительное воздействие.

     В сложной среде действуют университеты или районные управы. В университетах  пересекается целый спектр наук. Они  являются местными центрами культурного  обмена и обмена научными ценностями. Университеты вступают во взаимодействие с правительством и фондовыми  учреждениями, профессиональными и  научными ассоциациями, выпускниками, корпорациями. Это формирует большее  количество внешних элементов и  сложную внешнюю обстановку. Районные управы выполняют разнообразные  хозяйственные и социально-политические функции, направленные, прежде всего, на удовлетворение потребностей населения  и организаций, действующих на территории района. Их работа определяется постановлениями префекта и мэрии, запросами и жалобами населения, необходимостью обеспечения успешной работы в районе городских служб и многими другими факторами.

     Измерение неопределенности внешней среды  по принципу «стабильная-нестабильная». Данная характеристика имеет отношение  к темпам изменения внешней среды. Организации могут действовать  гам, где изменения одного или  многих факторов происходят медленно или очень быстро. Например, компании по производству электронно-вычислительной техники действуют в очень  нестабильных или динамичных внешних  условиях, в то время как многие муниципальные учреждения (например, общеобразовательные школы или  службы по уборке территории) работают в стабильной обстановке.

     Состояние «простая — нестабильная». В такой внешней обстановке происходит дальнейшее возрастание уровня неопределенности. Хотя у организации может быть всего несколько внешних факторов воздействия, их изменения труднопредсказуемы и они неожиданно реагируют на инициативы организации. Примерами организаций, действующих в таком типе внешней среды, являются производители модной одежды, персональных ЭВМ, шоу-бизнес. Действующие в этом секторе организации сталкиваются с постоянно меняющимися предложением и спросом.