Анализ внешней и внутренней среды предприятия. 6

     Содержание.

     Введение…………………………………………………………………… 3

     1. Общая  характеристика основных  составляющих среды организации………………………………………………………………………..6

1. Характеристика внутренней среды………………………………..6
2. Характеристика внешней среды……………………………………12

         2. Характеристика и анализ  сред предприятия на примере ОАО  «Волжский Оргсинтез»……………………………………………………………17

         2.1. Общая характеристика  сред  ОАО «Волжский Оргсинтез» ……….17

        2.2. Анализ и исследование сред ОАО «Волжский Оргсинтез». Выявление основных проблем в функционировании………………………………………..23

     3. Методы устранения слабых сторон  в организации……………26

     Заключение…………………………………………………………………28

     Список  использованных источников……………………………………..30 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Актуальность  предложенной темы определяется тем, что внутренняя и внешняя среда организации являются непосредственными составными частями как современных предприятий, так и организаций прошлых лет. Это и указывает на актуальность данной темы, которая не теряет ее с течением времени. Рассматриваемые системы имеют определенный механизм функционирования. Но со временем на него могут повлиять политические, экономические, социальные и иные изменения, происходящие в экономике и иных сферах деятельности. Для того чтобы приспособиться к этим изменениям необходимы меры, помогающие механизму предприятия реагировать на них без изменений во внешней и внутренней среде либо изменения не должны негативно сказываться на функционировании организации, а наоборот привносить новшества. На это направлено изучение данной темы.

       Отдельно друг от друга среды  организации существовать не  могут, но изучение их дифференцированно  способствует более глубокому анализу каждого компонента в отдельности, что в свою очередь оказывает влияние на фирму в целом при дальнейшем взаимодействии полученных проанализированных составляющих.

     При взаимодействии сред  образуются организационные отношения, влияющие на деятельность предприятия в целом. Что также необходимо в изучении и исследовании для создания наиболее налаженного механизма, обеспечивающего высокую результативность. Эти основные направления изучения данной темы составляют ее актуальность.

     Цель  работы имеет два направления: во-первых, теоретическое рассмотрение таких  явлений в организации как  внешняя и внутренняя среда, краткое  описание функционирования и значимости данных сред. Во – вторых, практическое представление сред организации на примере предложенного предприятия, особенности и элементы на конкретном объекте, а также достоинства и недостатки и пути решение выявленных проблем.

     При решении поставленных задач мы должны ответить на следующие вопросы, а именно:

1. что представляют собой внешняя и внутренняя среда организации;
2. каковы их функции, основные составляющие элементы;
3. также на примере предприятия при помощи анализа рассматриваемых элементов сред выявить плюсы и минусы предприятия;
4. найти пути решения данных задач.

       Основным предметом исследования являются  элементы, составляющие данные среды, а также взаимодействие, функционирование, роль элементов как внутри каждой среды, так и при взаимодействии между ними. Также основным предметом исследования необходимо считать отношения, появляющиеся в процессе взаимодействия элементов.

     Теоретическая база представлена современными и классическими  представлениями отечественных  и зарубежных специалистов, исследовавших данный вопрос при помощи нормативных документов, современной и классической литературы.

     Эмпирическая  база необходима для доказательности теоретических положений. Представлена статистическими данными и аналитическими материалами; также ресурсами Интернет; материалами , размещенными в справочной литературе и справочных системах.

     Данная курсовая работа изложена на 29 страницах печатного текста, состоит из: содержания, введения, трех глав, заключения и списка литературы и используемых источников. Во введении обоснована актуальность темы, сформулированы цели и задачи исследования. В первой главе рассмотрено содержание и функционирование исследуемого объекта. Во второй - главе на примере выбранного предприятия изучены элементы, функционирование и взаимодействие сред организации. А также более подробно изучены отношения, появляющиеся в процессе функционирования и  взаимодействия сред. В третей главе были разработаны примерные методы улучшения функционирования выбранного предприятия. В заключении сделаны общие выводы, направленные на принятия правильного решения при разработке действия сред как выбранного предприятия, так и для общего их функционирования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1. Общая  характеристика основных составляющих среды организации.

1. Характеристика внутренней среды.

     Для начала рассмотрим основные понятия, связанные  с внутренней средой организации, а  именно определение данного термина, элементы и функции.

     Итак, внутренняя среда организации представляет собой часть общей среды, находящейся  в пределах данной организации. Воздействие на функционирование организации постоянно и непосредственно. Внутренняя среда имеет несколько срезов, которые в совокупности определяют  тот потенциал и те возможности, которыми располагает предприятие. Изучение и анализ внутренней среды в общем направлен  на выявление слабых и сильных сторон, которыми обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую опирается предприятие  в процессе конкурентной борьбы. Эти стороны необходимо развивать, расширять и укреплять. Слабые стороны являются объектом пристального внимания руководства, которое в свою очередь должно избавляться от этих черт организации. В основном проводится анализ внутренней среды для сравнения положения компании с ближайшими конкурентами.

     Внутреннюю среду составляют внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Внутренние переменные являются результатом управленческих решений, т.к. организация представляет собой систему, созданную людьми. Но не все переменные контролируются руководством.

     Основными переменными являются: цели, структура, задачи, технологии и люди.

     Цели. Организация представляет собой  средство достижения поставленной цели. Цели это конкретные состояния и  результаты, которых стремиться добиться коллектив, работая вместе. Многие специалисты утверждают, что правильно сформулированная цель и правильно поставленные задачи достижения цели дают 50% успеха. В ходе планирования руководство разрабатывает и сообщает поставленные цели коллективу. Это является мощным механизмом координирования, потому что дает возможность членам организации иметь представление о том, к чему им необходимо стремиться, что также не маловажно для получения желаемого результата.

     Организации различного типа имеют различные  цели.  Цель организаций, связанных со сферой бизнеса, чаще направлена на получение прибыли и  повышения производительности. Государственные органы, институты и некоммерческие больницы и организации не стремятся получать прибыль. Но их волнуют затраты. Исходя из этого, набор их целей формируется на основе предоставления услуг в рамках бюджетных ограничений и программ.

     Что касается организаций в сфере, то список целей их чаще более широк, чем просто получение прибыли. А  именно это касается: доли рынка  в задействованной сфере, производство новой  продукции и новых услуг, а также их качество, подготовка и отбор руководителей и социальная ответственность.

     Выработка целей должна затрагивать как  все предприятие в целом, так  и подразделения. Например, отдел по маркетингу имеет цель о рассмотрении уже производимого или  более нового продукта, т.е. исследование сторон продукта и рынка. Также этот отдел может иметь цель в сокращении жалоб на продукт на определенный процент.

     Но  все же основной целью многих организаций  остается получение прибыли. Выделяют три типа ориентации организации на прибыль:

• Максимизация прибыли
• «Удовлетворительная» прибыль, т.е. при планирование прибыль будет считаться «удовлетворительной», если она будет учитывать степень риск.
• Минимизация прибыли, т.е. максимизация минимума ожидаемых доходов с учетом минимизации затрат.

     Следующей переменной внутренней организации  является структура организации.

     Структура организации – логические взаимодействия и взаимоотношения уровней функциональных и управленческих областей, построенные в такой форме, которая способствует наиболее эффективному достижению цели. В структуре организации отражаются сложившиеся в организации выделения подразделений, связи между ними, а также их рассмотрение как единого целого.

     Одной из основных концепций, относящихся к структуре, является специализированное разделение труда. Это означает, что за каждым специалистом  закреплена  определенная задача и определенная работа, которую данные работники выполняют лучше в сравнении с другими в рамках организации как единого целого. Наиболее распространено вертикальное разделение труда, поскольку это более эффективно, т.к. формируются группы из специалистов в определенной сфере внутри организации. Не менее важно вертикальное разделение, имеющее характеристику формальной подчиненности лиц на каждом уровне. Число лиц, находящихся в подчинении одного лица представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля. Узкой сфере соответствует многоуровневая  структура, широкой – плоская структура.

     Данная  переменная важна, потому что при отсутствии координации руководство не сможет сформировать механизм функционирования, следовательно, люди не смогут выполнять работу, а также без формальной координации различные уровни , подразделения, а также отдельные люди могут сосредоточить интерес на своих собственных интересах, а не на цели организации или подразделения.

     Следующей не менее важной переменной среди  других являются задачи организации. Формулирование задач является еще одним направлением разделения труда. Задача определяется как предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена  заранее выбранным способом и в заранее оговоренные сроки. Задачи задаются должности, которую занимает специалист , и в зависимости от занимаемой должности ему предписывается определенный ряд задач для выполнения при достижении поставленной цели. Насколько успешно будут задачи., настолько успешно будет функционировать организация. Задачи часто делят на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Изменение характера и содержания задачи зависит от эволюции, происходящей в специализации труда.  Современные технологические нововведения и сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач более углубленной.

     Технологии  также являются переменной внутренней среды. Чаще всего под технологиями понимаются машины, изобретениями, используемыми на предприятии, например, компьютер. Но по мнению известного социолога Чарльза Перроу, изучавшего влияние технологий на организацию, они представляют собой средства преобразования сырья (люди, информация, материалы) в желаемый продукт или услугу. Технология предполагает стандартизацию и механизацию. Под этим понимается применение стандартных деталей и механизмов, облегчающие процесс производства и ремонта. В современном производстве существует мало услуг и товаров чье производство не стандартизировано. Существует несколько классификаций технологий. Но нельзя определить, что какой-то тип технологии является наиболее значимым  среди других, поскольку для различных видов деятельности подходит свой тип технологий. Люди определяют пригодность выбранной технологии после соответствия поставленной задачи с содержанием полученного результата.

     Пятой,  на мой взгляд, основной переменной являются люди, работающие в данной организации. Поскольку люди формируют саму организацию, ее культуру, внутренний климат, создают продукт и услуги. Эти люди отличаются друг от друга возрастом, полом, образованием, способностями, характером и др. данные факторы оказывают влияние как на работу отдельного, так и на коллектив и на организацию в целом. Также человек обладает определенными   желаниями, эмоциями,  что также не меньше влияет на функционирование организации. Для того, чтобы данные человеческие факторы меньше оказывали влияние на функционирование механизма предприятия, менеджерам следует разрешать ряд задач, связанных с персоналом организации.

     Внутренняя  среда любой организации состоит из большого количества процессов, действий, механизмов. Значимость того или иного процесса или действия зависит от типа организации, вида деятельности  и размера. Это значит, что какие-то процессы необходимые или важные для одного предприятия могут почти не использоваться и почти не иметь значения для другого, и наоборот. Но, несмотря на это, существуют процессы, которые задействованы в деятельности любой организации. А именно: производство, маркетинг, работа с кадрами, финансы, учет и анализ хозяйственной деятельности.

     В управлении и функционировании организации  все вышеперечисленные переменные находятся во взаимодействии и оказывают влияние друг на друга. То есть при решении поставленных задач будет выполняться и поставленная цель.

     Рис.1. Модель взаимодействия переменных внутренней среды.

     Данный  рисунок отображает модель взаимодействия переменных внутренней среды. Необходимо помнить, что организация состоит  не только из внутренних, но и внешних  факторов. Поэтому эта картина  взаимодействия переменных будет более полной при наличии также внешних компонентов. Более правильным названием данной модели будет являться следующее – модель внутренних социотехнических подсистем организации.  
 
 
 
 
 
 

2. Характеристика  внешней среды.

     Вторым крупным и не менее важным компонентом среды  организации является внешняя среда. Внешняя среда – это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, природных, политических  условий, национальных и межгосударственных структур и иных внешних факторов, находящихся и функционирующих  в окружении предприятия и оказывающих влияние на сферы деятельности предприятия. Внешняя среда определена следующими факторами влияния. Это  условия, на которые организация не имеет возможности повлиять, но должна учитывать в работе: потребители, политические и экономические условия, правительство, поставщики и другие. Состояние внешней среды является для бизнеса ключевым, поскольку внешняя среда относительно организации носит объективный характер, т.е. существует независимо. Из этого следует необходимость учета данного показателя. Правильность учета и анализа составляющих внешней среды отражается на результативности и эффективности деятельности организации.

     Набор факторов и оценка их воздействия  на деятельность определяется самой  фирмой. Организация сама в процессе управления определяет, какие факторы воздействуют на функционирование предприятия, а также сама оценивает степень воздействия в настоящий и будущий период. Выводы, полученные в процессе исследования, используются для разработки методов или конкретных средств для принятия управленческих решений. При этом в первую очередь учитываются факторы внешней среды. Для того, чтобы облегчить определение окружения и аспект влияния его факторов часто применяется метод разделения на микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

     Среда прямого воздействия также имеет  понимается как непосредственное деловое окружение организации. Это окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты,  законы и государственные органы.

     Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако менеджеру необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Макроокружение создает общие условия существования организации во внешней среде. К основным факторам  косвенного воздействия относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико-правовые, а также международные изменения.

     Схематическое изображение фирмы и ее среды  взаимодействия представлено на Рисунке 2 .

     Рисунок 2.

     Среда фирмы

                                                        СРЕДА КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

     СРЕДА ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

     Кроме того внешняя среда обладает следующими характеристиками:

• Взаимосвязанность факторов
• Неопределенность
• Подвижность
• Сложность

       Взаимосвязанностью факторов внешней среды считается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так же, как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора внешнего окружения может обусловливать изменение других. Взаимосвязи и направление влияния факторов внешней среды часто очень сложно предугадать. Негативные на первый взгляд изменения могут привести к положительному результату, и наоборот.

     Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Таким образом, чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

     Следующая характеристика внешней среды –  подвижность.

     Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

     Однако, при том, что эта тенденция  является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые  изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, фармацевтическую, химическую, электронную, авиационно-космическую отрасли, производство программных продуктов, биотехнологии, а также телекоммуникации. Изменения в этих отраслях столь стремительны, что экспертные прогнозы развития даже на 5-7 лет оказываются нереальными.  В перечисленных выше отраслях на фирмы оказывают воздействие такие факторы, как изменения технологий и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов.

     Кроме того, подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной среды.

     Учитывая  способность функционирования в  условиях высокоподвижной среды, организация или её подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

     Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если на организацию давят государственные постановления, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии политических «лобби» и замедленном изменении технологии.

     Анализ  внешней среды требует постоянного  внимания со стороны менеджеров, поэтому  он осуществляется на основе изучения большого объема информации и требует  конкретизации для принятия правильных и своевременных решений.

     При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами, так как все вышеперечисленные характеристики описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. Характеристика и анализ сред предприятия на примере ОАО «Волжский Оргсинтез».

     2.1. Общая характеристика  сред ОАО «Волжский Оргсинтез»

     ОАО «Волжский Оргсинтез» основано в 1964 г. Занимается производством базовой  химической продукции. До 1988 года компанией в эксплуатацию было введено производство новой химической продукции. В 2005 году предприятие начало  эксплуатацию собственного паропроизводства.

     Основная  продукция, производимая ОАО «Волжский  Оргсинтез»: Анилин, метионин, присадки к бензинам, сероуглерод, резиновые ускорители, флотореагенты, базовая химия. Производимая продукция используется в отраслях горнодобывающей, шинной, химической, медицинской, нефтеперерабатывающей промышленности, цветной металлургии.

     Как известно из вышесказанного внутреннюю среду состоит из цели, структуры, задач, технологий и персонала предприятия. Рассмотрим характеристику данных составляющих на примере предложенного предприятия.

     ОАО «Волжский Оргсинтез» установило для себя основное направление развития это получение уровня  «компании европейского класса». Достичь это возможно за счет постановки и выполнения высоких требований к качеству, которое для ОАО «Волжский Оргсинтез» является основной ключевой целью.

     Удовлетворение требований и желаний потребителей, удовлетворение работников и акционеров, положительное влияние на общество: именно это и понимается под высоким качеством.

     Так как эти требования постоянно  растут, качество должно непрерывно совершенствоваться. Это является важным условием технического обеспечения и фактором укрепления позиций предприятия на рынке.

     Отдел системы качества разработал следующие  цели в области качества:

     - минимизирование показателя  уровня отказа покупателя от продукции или ее возврата (вследствие нестабильности качества) и связанных с этим потерь и ухудшения экономических показателей деятельности предприятия;

     - повышение  конкурентоспособности ОАО «Волжский Оргсинтез» следствием чего послужит расширение внутреннего и увеличение экспортных возможностей;

     - повышение в глазах потребителей и партнеров престижа предприятия за счет чего происходит укрепление доверия к марке фирмы;

     - повышение  эффективности менеджмента качества при использовании недвусмысленных процедур и рационального распределения полномочий и ответственности в области качества;

     - улучшение  отношения исполнителей к работе с помощью необходимых инструкций, обучения, более простого представления информации о проблемах качества, ощущения надежности работы;

     - получить возможность «говорить  на одном языке» со специалистами  по качеству на международном уровне;

     - сертификация системы управления окружающей средой по ИСО 14000;

     - совершенствование системы качества предприятия с целью продвижения ее к TQM;

     - постоянное повышение квалификации персонала в области качества

     Структура органов управления представляет следующее:

• Общее собрание акционеров
• Генеральный директоров (единоличный исполнительный орган)
• Совет директоров

     Поскольку главная цель предприятия это  получение компанией уровня европейского класса, то для достижения была создана служба качества, основной целью которой является создание условий и координация подразделений организации в области качества. Она разрабатывает методические рекомендации по качеству. Административно и функционально эта служба подчиняется Генеральному директору.