Анализ внешней среды организации. 16

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                    

1 Значение и  структура внешней среды организации

1. Значение и основные характеристики внешней среды организации                             

  1.2 Основные составляющие среды прямого воздействия                                              

  1.3 Среда косвенного воздействия и ее элементы

  1.4Основные направления адаптации организаций к изменениям внешней среды

 2 Методы изучения внешней среды организации

  2.1. SWOT- анализ

  2.2 Матрица BCG

   2.3 SNW – анализ

  2.4 Методика анализа угроз и возможностей макросреды ETOM.

  2.5 PEST - анализ

3 Анализ внешней среды на примере Департамента высоких и информационных технологий (ДВИиТ)    

       3.1Краткая характеристика деятельности ДВиИТ                                               

       3.2Методы и инструменты анализа в ДВИиТ                         

Заключение                                                                                                                                    

Список использованных источников                                                                                       

Приложение А SWOT-анализ: оценка сильных и слабых сторон,

возможностей и угроз компании                                                                                                   

Приложение Б Качественный PEST-анализ в отношении ДВИиТ                      

ВВЕДЕНИЕ

Любая организация находится и  функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы, а  внешняя среда – источник, питающий организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне.

Динамизм и высокая степень  неопределенности факторов внешней  среды значительно осложняют  процедуры разработки и принятия управленческих решений. Поэтому руководители как зарубежных, так и отечественных  предприятий остро ощущают потребность  в систематической, оперативной  и всесторонней информации о состоянии  и возможных изменениях, происходящих во внешней среде. Вместе с тем  в реальной практике большинство  белорусских предприятий не уделяет  должного внимания факторам внешней  среды, что в значительной мере обусловлено  недостаточной разработанностью теоретических  и методологических основ организации  ее исследования с учетом национальной, региональной и отраслевой специфики.

Актуальность темы обусловлена  тем, что современная внешняя  среда предприятий характеризуется  чрезвычайно высокой степенью сложности, динамизма и неопределенности. Способность  приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие  в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Более того, во все возрастающем числе случаев – это условие выживания и развития. Организации должны, с одной стороны, постоянно осознавать новый характер изменений в окружающей среде и эффективно на них реагировать. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что сами организации генерируют изменения во внешней среде, выпуская новые, например, виды товаров и услуг, используя новые виды сырья, материалов, энергии, оборудования, технологий.

Необходимо отметить, что значительное количество разработок в области  исследования внешней среды организации  уделяет основное внимание изучению лишь отдельных ее факторов. В месте  с тем, современная рыночная ситуация требует комплексного исследования внешней среды на основе интеграции разнообразных экономических, социально-политических, правовых и технологических аспектов.

Для того чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение, наряду с внутренней средой, изучается стратегическим управлением в первую очередь  для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация  должна учитывать при определении  своих целей и задач, при их достижении, а также для более  эффективного использования своего потенциала.

1 Значение и  структура внешней среды организации

1. Значение и основные характеристики внешней среды организации

Внешняя среда организации- это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Внешняя среда обусловлена внешними факторами влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно  учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия  и т.д.

Состояние внешней среды  имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению  к организации является объективной  средой, т. е. существует независимо, что  приводит к необходимости учета  ее в своей деятельности. В связи  с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит  результативность и эффективность  деятельности организации.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или  могущие оказать воздействие  на ее функционирование и поэтому  требующие принятия управленческих решений.

 Однако набор этих  факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную деятельность  различны у каждой фирмы. Обычно  предприятие в процессе управления  само определяет, какие факторы,  и в какой степени могут  воздействовать на результаты  его деятельности в настоящий  период и в будущей перспективе.  Выводы проводимых исследований  или текущих событий сопровождаются  разработкой конкретных средств  и методов для принятия соответствующих  управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и  учитываются факторы внешней  среды, оказывающие воздействие  на состояние внутренней среды  фирмы.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две  основные группы: микросреду (среду прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако менеджеру  необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Макроокружение создает  общие условия существования  организации во внешней среде. К  основным факторам косвенного воздействия  относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико - правовые, а также международные изменения.

Изменчивая внешняя среда  представляет собой область постоянного  беспокойства для организаций. В  анализ рыночной внешней среды входят аспекты, оказывающие непосредственное воздействие на успехи или неудачи  организации. К этим аспектам относятся  изменяющиеся демографические условия, жизненные циклы различных изделий  или услуг, легкость проникновения  на рынок, распределение доходов  населения и уровень конкуренции  в отрасли.

Связь между средами подчеркивает М. Бейкер: «Акцент на макроэкономический анализ основан на вере в то, что  практика маркетинг-менеджмента на уровне отдельной фирмы в значительной степени определяется внешними факторами, внутри которых фирма действует. Это макроэкономические факторы, которые управляют структурой отраслей и рынков и природой конкуренции, то есть микросредой.» [ 1 ] .

Руководство фирмы обычно стремится ограничить учет действия внешнего окружения в первую очередь  теми факторами, от которых решающим образом зависит эффективность  деятельности фирмы на конкретном этапе. Принятие решений зависит от широты охвата информации о состоянии внешней  среды и действии ее различных  факторов. Классификация факторов и  качеств внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и в ее основу могут быть положены различные принципы. Придерживаясь в целом принятой в менеджменте классификации можно предложить следующий перечень характеристик внешней среды:

- взаимосвязанность факторов;

- сложность;

- подвижность;

- неопределенность.

Как и факторы внутренней среды, факторы внешнего окружения  взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение  одного фактора воздействует на другие факторы [4]. Так же, как изменение  любой внутренней переменной может  сказываться на других, изменение  одного фактора внешнего окружения  может обусловливать изменение  других. Ярким примером взаимосвязанного влияния факторов на деятельность фирмы может служить история Михаила Ходорковского и его фирмы «Юкос». Либерализация советской экономики в конце 80-х начале 90-х гг. прошлого века позволила Ходорковскому создать первоначальный капитал, в ходе приватизации получит в собственность нефтяные месторождения. Растущие цены на нефть на мировом рынке обеспечили быстрый рост компании и ее технологическое развитие. Кризис 1998 г. способствовал успешному выведению на отечественный рынок нового продукта - недорогих автомобильных масел, которые стали удачным заменителем «ушедших» или ставших не по карману западных масел. Дальше компания запустила новое направление бизнеса - заправочные комплексы. Они сразу завоевали значительную долю рынка, так как предлагали не просто бензин, а новый продукт для ставших более состоятельными и требовательными потребителей - автозаправочный сервис. Покупателю не нужно было стоять под дождем у окошка-амбразуры кассира. К его услугам было теплое помещение, быстрый расчет наличными или по карте для предприятий, услуги заправщика, автомойка. Новый продукт отвечал изменившимся требованиям рынка. Стабилизация экономической ситуации в стране стала привлекать западных инвесторов, и «Юкос» сделалась «прозрачной» публичной компанией, что позволило ей произвести первичное размещение IPO и увеличить капитализацию бизнеса. Сменившиеся политические настроения властей в один момент уничтожили эту успешную устойчивую бизнес структуру.

Взаимосвязи и вектора  влияния факторов внешней среды  зачастую очень сложно предугадать. Положительные изменения для  фирмы иногда могут привести и  кажущиеся на первый взгляд негативными  изменения. Так, когда в 2003 году правительством было введено квотирование импорта  курятины под влиянием лобби российских владельцев птицефабрик, для лидеров  рынка - «Союзконтракта» и «Оптифуд» это не только не принесло убытков, но оказалось очень выгодным. В течение года конкуренция в отрасли снизилась, так как мелкие фирмы, до этого существовавшие за счет демпинговой политики, вынуждены были свернуть бизнес, а общая норма прибыли выросла с 5 до 15% [11]. Факт взаимосвязанности особенно значим для мирового рынка. Глобализация экономики превращает среду организации в бурно изменяющуюся. Руководители уже не могут рассматривать внешние факторы изолированно. Новые информационные технологии и средства связи объединяют отдельные страны в единое информационное пространство потребления. Как пишут К. А. Нордстрем и Й. Риддерстрале в книге «Бизнес в стиле фанк»: «Интернет открывает больше рынков и больше вещей, чем когда либо прежде, для тотальной прозрачности и возросшей глобализации. С разрушением барьеров избыток производственных мощностей становится нормой. Одновременно быстро снижаются затраты на поиск выгодного предложения; Интернет обеспечивает базу, на которой потребители могут использовать свою коллективную силу, чтобы торговаться. Фактически, власть переходит от тех, кто продает, к тем, кто покупает. Безликий, скромный, лояльный потребитель скоро станет историей» [5].

Внешняя среда обладает определённой сложностью.

Под сложностью внешней среды  понимается число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора [4] . Если на организацию  давят государственные постановления, несколько заинтересованных групп  влияния, многочисленные конкуренты и  ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация  находится в более сложном  окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии политических «лобби» и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, долна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будут находиться организации, использующие разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организации, которых все это не касается. Например, ОАО «Иркут», производящее сверхзвуковые военные самолеты и гражданские малогабаритные самолеты, является градообразующим предприятием. В прошлом году оно стало публичной компанией после размещения IPO. ОАО «Иркут» будет испытывать влияние международных факторов, политических и экономических факторов внутри страны, будет подвержено давлению городских властей, влиянию со стороны нескольких тысяч своих работников, будет зависеть от многочисленных поставщиков, фирм, с которыми оно кооперируется, будет вынуждено постоянно отслеживать технологические изменения в отрасли и т.д. В то же время, находящаяся в том же районе города частная шиномонтажная мастерская будет зависеть только от смены сезона, трудолюбия нескольких рабочих и наличия рядом центральной дороги.

Следующая характеристика внешней  среды - подвижность.

Подвижность среды - это скорость с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Однако, при том, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, фармацевтическую, химическую, электронную, авиационно-космическую отрасли, производство программных продуктов, биотехнологии, а также телекоммуникации. Изменения в этих отраслях столь стремительны, что экспертные прогнозы развития даже на 5-7 лет оказываются нереальными. В 1997 г. НИИ по изысканию и проектированию сооружений связи предсказывало, что мобильной связью в России к концу 2005 г. будут пользоваться 40,8 млн. человек. В 2005 году в августе зарегистрировано 102,4 млн. абонентов. В 1995 г. в интервью «Коммерсант» Эккард Пардов (EMTEC Magnetics) утверждал, что VHS останется самым популярным видеостандартом в ближайшие 10 лет В 2003 году соотношение продаж DVD/VHS-кассеты было 4/1 [11]. Фирма Adobe Corporation на протяжении последних пяти лет ежегодно выпускает новую версию своего основного программного продукта и несколько дополнительных пакетов с backgrounds, фильтрами и дополнительными утилитами, в то время как первые версии Photoshop выходили с интервалом в 2-3 года. Последние модели сотовых телефонов - смартфоны представляют собой удивительный гибрид компьютера и средства телекоммуникации, способный выйти в интернет . В перечисленных выше отраслях на фирмы оказывают воздействие такие факторы, как изменения технологий и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов.

Кроме того, подвижность  внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации  и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и  разработок сталкивается с высокой  подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может  оказаться в условиях высокоподвижной  среды.

Учитывая способность  функционирования в условиях высокоподвижной  среды, организация или её подразделения  должны опираться на более разнообразную  информацию, чтобы принимать эффективные  решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений  более трудным процессом.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует  выделить- это её неопределённость.

Неопределенность внешней  среды является функцией количества информации, которой располагает  организация (или лицо) по поводу конкретного  фактора, а также функцией уверенности  в этой информации [4]. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется  адекватная информация и есть основания  считать ее высоконадежной. Поскольку  бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Таким образом, чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.

Изменения, которые происходят на мировых товарных рынках и в  мировом хозяйстве в целом, непосредственным образом сказывается на хозяйственной  деятельности отдельных фирм, использующих различные средства, формы и методы приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны, что зависит от конкретных экономических  условий, традиций, степени ориентации на внешний рынок и многих других факторов. Именно анализ внешней среды, основанный на многовариантных расчётах рентабельности и эффективности  производства отдельных видов продуктов  и деятельности фирмы в целом, даёт возможность учитывать конкретное условие внешней среды путём  применения гибких форм связей между  всеми функциями управления и  влиять непосредственно на весь хозяйственный  цикл НИОКР - производство - сбыт.

Эффективная деятельность организации  предполагает, что менеджер обладает навыками работы в условиях неопределенности внешней среды, отсутствии достаточной  информацией для того, чтобы точно  прогнозировать динамику нужд потребителей и изменения внешних факторов. Когда скорость происходящих изменений  возрастает, организация сталкивается с достаточно высоким уровнем  неопределенности. В результате организации  необходимо максимально быстро адаптироваться к быстрым изменениям, но это требует  значительных усилий, временных и  финансовых затрат.

1.2 Основные составляющие среды прямого воздействия

            Внешняя среда прямого воздействия для организации - это совокупность факторов, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации [4].

             Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации или средой задач. Как уже указывалось нами выше, к ней относятся:

1) поставщики материальных ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;

2) государственные органы и законы;

3) потребители (частные лица и компании, государственные органы;)

4) конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремящихся обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

Поставщики

Поставщики обеспечивают поступление необходимых для  функционирования организации видов  ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Традиционно отношения между  производителями (фирмой-потребителем сырья) и поставщиками напоминали отношения  между двумя соперниками, находящимися в вечном противостоянии. Однако постепенно взгляды изменились, многие фирмы  осознают, что тесное сотрудничество с поставщиками приносит реальную экономию и повышение эффективности производства. Взаимоотношения с поставщиками зачастую напрямую влияют на избираемую стратегию развития бизнеса.

Бывают ситуации, когда  трансакционные издержки по контрактам поставки слишком высоки, или поставщик основного сырья время от времени срывает сроки поставок, поставляет бракованную продукцию. На мой взгляд, невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для организаций.

Эффективнее строить свои взаимоотношения с поставщиком-партнером  на принципах эксклюзивности, позволяющей  организации реализовать стратегию  ценового лидерства и завоевания рынка, снижать затраты. В сфере  торговли часто применяются дилерские  контракты, предоставляющие право  розничному (или оптовому) продавцу получать товар с максимальной скидкой.

Взаимодействия с поставщиками финансовых ресурсов всегда строились  особым образом. К этой группе относятся  банковские и кредитные учреждения, инвестиционные и венчурные фонды, частные инвесторы, акционеры. Возможность  развивать бизнес часто зависит  от возможности привлечения дополнительных финансов. Поэтому для любой коммерческой организации очень важно, насколько  инвестиционно привлекательно она выглядит.

Трудовые ресурсы - важный элемент внутренней среды организации. Многие виды деятельности невозможно осуществлять без наличия квалифицированной  рабочей силы, и лозунг «Кадры решают все!» становится отнюдь не шаблонной  фразой. При проектировании нового предприятия обязательно оценивается  наличие и доступность рабочей  силы нужной квалификации на местном  рынке труда. Состояние рынка  труда определяется наличием определенных классов работников, деятельностью  учебных заведений (их количеством  в регионе, профилем обучения, качеством  подготовки), деятельностью профсоюзов и бирж труда, кадровых агентств. Правомерно выделить два непосредственно и  постоянно воздействующих на организацию  фактора рынка труда: необходимость  непрерывно инвестировать в обучение и подготовку персонала; и влияние  автоматизации производства, расположения производственных мощностей на распределение  рабочей силы.

Законы и государственные  органы

 Каждая организация  имеет определенный правовой  статус, являясь единоличным владением,  компанией, корпорацией или некоммерческой  корпорацией, и именно это определяет, как организаций может осуществлять  свою хозяйственную деятельность  и какие налоги должна платить.  Как бы ни относилось руководство  к законам страны, ему приходится  придерживаться их или пожинать  плоды отказа от законопослушания  в форме штрафов или даже  полного прекращении бизнеса.

Как известно, государство  в рыночной экономике оказывает  на организации как косвенное  влияние, прежде всего через налоговую  систему, государственную собственность  и бюджет, так и прямое -- через законодательные акты и деятельность местных органов власти. Например, высокие ставки налогов существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности и толкают к сокрытию доходов. Высокие бюрократические барьеры препятствуют предпринимательской активности, открытию малых и средних предприятий.

Однако, есть и положительные примеры взаимодействия органов власти и фирм.

Потребители

Первой группой влияния  в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия -производителя для удовлетворения своих потребностей. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса - создание потребителя [4]. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять ее запросы.

Анализ потребителей, как  компонента непосредственного окружения  организации, в первую очередь имеет  своей задачей составление профиля  тех, кто покупает продукт, реализуемый  организацией. Изучение покупателей  позволяет лучше уяснить то, какой  продукт в наибольшей мере будет  приниматься, на какой объем продаж может рассчитывать организация, и  в какой мере покупатели привержены продукту, на сколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

Профиль покупатедей может быть составлен по следующим характеристикам [7]:

· географическое месторасположение  покупателя;

· демографические характеристики покупателя (возраст, образование, сфера  деятельности);

· социально-психологические  характеристики покупателя, отражающие его положение в обществе, стиль  поведения, вкусы и привычки;

· отношение покупателя к  продукту, отражающее то, почему он покупает данный продукт, является ли он сам  пользователем продукта и как  оценивает продукт.

Изучая потребителя, фирма  также уясняет для себя, насколько  сильны его позиции по отношению  к ней в процессе торга.если, например, покупатель имеет ограниченную возможность в выборе продавца нужного ему товара, то его сила торговаться существенно ослаблена. Если же наоборот, то продавец должен искать замену данному покупателю другим, который имел бы поменьше возможности в выборе продавца. Торговая сила потребителя зависит также от того, насколько существенно для него качество покупаемой продукции. Существует целый ряд факторов, определяющих торговую силу покупателя, которые обязательно должны быть вскрыты в процессе анализа потребителя. К числу таких факторов относятся:

· соотношение степени  зависимости покупателя от продавца со степенью зависимости продавца от покупателя;

· объем закупок, осуществляемых покупателем:

· уровень информированности  покупателя;

· наличие замещаемых продуктов;

· стоимость для покупателя перехода к другому продавцу;

· чувствительность покупателя к цене, зависящая от общей стоимости  осуществляемых им закупок, его ориентации на определенную марку, наличие определенных требований к качеству товара, его  прибыли, системы стимулирования и  ответственности лиц, принимающих  решение о закупке.

Все многообразие внешних  факторов находит отражение в  потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. С одной стороны, гипотетически  влияние каждого потребителя  сильно отражается на деятельности предприятия, так как именно потребитель осуществляет «голосование рублем» за товар или  услугу предприятия. С другой стороны, только совокупное воздействие большей  части потребителей может оказывать  серьезное воздействие на достижение предприятием рыночной цели. Многие организации  ориентируют свои маркетинговые  стратегии на крупные группы потребителей, от которых они в наибольшей мере зависят. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос. Потребительское поведение нужно изучать с целью снижения его негативного влияния и использования возможностей, которое оно предоставляет. Но важно не забывать, что предприятие должно самостоятельно активно формировать потребности и предпочтения потребителей, их ценностные ориентиры, для решения своих рыночных задач.