Анализ внутренней и внешней среды организации. 5

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность — один из важнейших факторов функционирования и развития организаций в условиях рыночной экономики. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.

Менеджмент — это самостоятельный  вид профессионально осуществляемой деятельности, направленной на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определенных намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента.

Управленческую деятельность можно рассматривать на примере разных организаций, но хочется рассмотреть сферу малого бизнеса,  а конкретнее кофейню.

Индустрия питания и  развлечений стремительно развивается, и это неудивительно - в этих отраслях очень высокие показатели доходности. В подобный бизнес охотно вкладывают деньги, и растущий рынок дает возможность выживать и развиваться новым предприятиям.

Объектом моей работы я выбрала кофейню "Коферум", принадлежащую обществу с ограниченной ответственностью "Быстрое питание".

В первой главе будет дана общая характеристика организации: краткая история, миссия и цели, организационная структура, процессы. Вторая глава  посвящена анализу внешней среды, а так же SWOT-анализу. И в конце, в третьей главе, будет предложен проект мероприятий по повышению эффективности управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ОБЩИЙ АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1 Краткая история

 

На сегодняшний день на рынке ресторанных услуг кофейни занимают лидирующее положение. Это неудивительно, ведь чашка кофе-эспрессо приносит прибыль около 100 %, окупается кофейное заведение уже через 1,5-2 года, при благоприятном развитии событий возможно даже через год. Следует знать и помнить, что этот бизнес для респектабельных людей, и цель может быть достигнута только высочайшим качеством и профессионализмом, подчеркнутым уважением к посетителям. [1]

Архангельск давно не уступает столицам по количеству кофеен на душу населения, и, несмотря на кризис, открываются новые, к тому же в  разных форматах. Причем кофейни становятся не просто предприятиями общественного питания, а социальными центрами.

Кофейня «Коферум» открылась в феврале 2008, прямо в разгар кризиса в центре Архангельска на ул. Воскресенской на первом этаже ТЦ «Орбита». Люди переживали стресс, и, возможно, многие находили здесь прибежище от житейских невзгод. Ажиотажа в день открытия, 12 февраля, не наблюдалось, но в зале было людно с самого начала. В первый месяц в кофейне не было своей кухни, выдерживали классический минимум: кофе и десерты. Все позиции, добавленные в меню за время существования кофейни, отражают запросы гостей. Новые блюда не только повышали выручку, но и привлекали посетителей утром, в обед, в вечернее и ночное время.

Как и в большинстве  архангельских кофеен, наряду с кофейной картой и десертами в меню включены салаты, горячая кухня, чаи и спиртные напитки. Впрочем, отход от традиционной концепции кофейни – это тенденция, характерная для всей России.

Утром сюда заезжают позавтракать бизнесмены, назначающие первые встречи  по пути на работу. Днём обедают люди из ближайших офисов. Вечером собирается молодёжь. В выходные проводятся вечеринки наподобие клубных, но в любое время суток в «Коферум» не курят. В выходные в кофейню приходят семьи с детьми, потому въевшийся запах табачного дыма неприемлем. У курящих гостей всегда есть возможность выйти на защищённое от дождя и ветра крыльцо.

Акции, которые постоянно  проходят в «Коферум», не только привлекают публику, но и работают на формирование профессионального сообщества внутри заведения.[2]

 

1.2 Миссия и цели организации

 

Миссия отражает главное предназначение организации, смысл ее существования, принципиальные отличия от других, имидж, философию, взгляды высшего руководства на долгосрочное развитие фирмы, ценности, культуру, социальную ответственность перед обществом и своими работниками, позиции в отношении разных социальных групп. Она может формулироваться также и для ключевых подразделений. Миссия обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внешней средой, обеспечивает ее рекламу, описывая то, как та собирается выполнять свои обещания перед клиентами.

Миссия является основой  принятия основных плановых решений  — постановки целей и задач, выбора стратегий в области производства товаров и услуг, завоевания рынков, внедрения новых технологий, обеспечения  устойчивости, конкурентоспособности, прибыльности, экономического роста, распределения ресурсов, ориентации текущей деятельности с учетом внутренних и внешних условий.

Миссия помогает менеджерам среднего звена сформулировать свои цели и задачи и увязывать действия с развитием компании в целом.

Миссия объединяет и  сплачивает членов организации. Миссия формируется и оттачивается годами и редко меняется. На ее формулировку влияют исторические традиции фирмы, ее отличительные особенности, потенциал, конкурентные преимущества, внешняя ситуация, мнения заинтересованных лиц, взгляды высшего руководства.[3]

Миссия кофейни  «Коферум»:

«Каждый день мы объявляем вызов своим собственным возможностям, совершенствуемся и развиваемся, стремимся стать лучше, полезнее и ответственнее в интересах общества, окружающего нас, сотрудников и учредителей.

Наша задача - организовать для наших гостей культурный досуг, подарить им добрые эмоции и зарядить созидательной энергией.

Для наших сотрудников мы стремимся создать условия, в которых они могли рассчитывать на развитие; на реализацию своих творческих амбиций; на уважение их труда; на помощь и поддержку со стороны коллектива и конечно же на достойный заработок».

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей, т.е., говоря иначе, цели — это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования; цели лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в организации; наконец, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

1. Прибыльность, отражаемая в показателях, типа величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т.п.;

2. Положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;

3. Производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т.п.;

4. Финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т.п.;

5. Изменения в организации и управлении, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.;

6. Человеческие ресурсы, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.;

7. Работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей [3]

Основная цель кофейни «Коферум», заявленная её руководством, звучит так: «Повышение культуры потребления качественного кофе, изучение и осуществление потребностей клиента, быстрое понимание новых тенденций и воплощение их самым лучшим образом». Она ориентированна на покупателя.

По другим направлениям так же можно выделить не менее  важные цели, которые необходимы для  выживания и успешного функционирования кофейни:

1. Увеличение прибыли
2. Развитие внешнехозяйственных связей
3. Развитие системы мотивации сотрудников
4. Сохранение доли рынка
5. Сохранение рабочих мест
6. Обеспечение конкурентоспособности организации

Схематически миссию и цели организации можно представить  в виде дерева целей (Рис. 1).

Четкое формулирование целей организации положено в  основу проектирования организационных  структур. Сначала формулируются цели,  а затем способы их достижения.

        

1.3 Организационная структура.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

      Цели развития                                                                                          Цели выживания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Дерево целей организации

 

 

Организационная структура  управления - понятие многостороннее. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важным элементом структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Примерный штат персонала для кофейни:

• управляющий заведения;
• бухгалтер;
• повара;
• бариста;
• официанты
• мойщики посуды
• уборщицы
• кладовщик.

Количество обслуживающего персонала в одну смену должно быть 8-9 человек. Если при кофейне есть кондитерский цех, то дополнительно потребуется кондитер.

Организационная структура  кофейни «Коферум» представлена на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Схема организационной структуры кофейни

Из представленной схемы видно, что организационная  структура кофейни линейно-функциональная.

• плюсы - единоначалие, четкая субординация с конкретным разграничением прав и обязанностей
• минусы - необходима большая компетентность управляющего кофейней

1. Управляющий  кофейней.

Управляющий руководит  в соответствии с действующим  законодательством всеми видами деятельности организации. Организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц, цехов и других структурных подразделений. Обеспечивает выполнение организацией заданий согласно установленным количественным и качественным показателям, всех обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками. Организует производственно-хозяйственную деятельность организации на основе применения методов научно-обоснованного планирования материальных, финансовых и трудовых затрат, максимальной мобилизации резервов производства. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами. Способствует наилучшему использованию знаний и опыта работников, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, соблюдению требований законодательства по охране труда. Решает все в пределах предоставленных прав и поручает выполнение производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам своим заместителям, руководителям производственных единиц, а также функциональных и производственных подразделений организации.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; Трудовой кодекс РФ, законы Российской Федерации, постановления и решения Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности отрасли; постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности организации; профиль, специализацию и особенности структуры организации; перспективы технического, экономического и социального развития организации; технологию производства продукции организации; возможности производственных мощностей организации; методы хозяйствования и управления; порядок заключения и исполнения договоров; основы экономики, организации труда, производства и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2. Бухгалтер

Бухгалтер — это специалист, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством. Его задачи: вовремя и правильно заплатить налоги, отчитаться перед государственными органами и собственниками компании, организовать работу с клиентами и партнёрами организации, следить за финансовым состоянием предприятия и так далее. Бухгалтер должен знать: законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности; формы и методы бухгалтерского учета на предприятии; план и корреспонденцию счетов; организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета; порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтер руководствуется  в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; Положением о бухгалтерии организации; приказами и распоряжениями руководства.

 3. Группа «Кухня»

Старший повар (шеф-повар), повар-кондитер, помощник повара. Заведующий производством (шеф-повар) осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью подразделения. Направляет деятельность трудового коллектива на обеспечение ритмичного выпуска продукции собственного производства требуемого ассортимента и качества в соответствии с производственным заданием. Проводит работу по совершенствованию организации производственного процесса, внедрению прогрессивной технологии, эффективному использованию техники, повышению профессионального мастерства работников в целях повышения качества выпускаемой продукции. Составляет заявки на необходимые продовольственные товары, полуфабрикаты и сырье, обеспечивает их своевременное получение со склада, контролирует сроки, ассортимент, количество и качество их поступления и реализации. Обеспечивает на основе изучения спроса потребителей разнообразие ассортимента блюд и кулинарных изделий. Осуществляет постоянный контроль за технологией приготовления пищи, нормами закладки сырья и соблюдением работниками санитарных требований и правил личной гигиены. Осуществляет расстановку поваров и других работников производства. Составляет график выхода поваров на работу. Проводит бракераж готовой пищи. Организует учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности, внедрение передовых приемов и методов труда. Контролирует правильную эксплуатацию оборудования и других основных средств. Проводит инструктаж по технологии приготовления пищи и другим производственным вопросам. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, санитарных требований и правил личной гигиены, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Вносит предложения о поощрении или наложении взысканий на работников. Проводит работу по повышению квалификации работников.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные  документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов работы организаций общественного питания; организацию и технологию производства; ассортимент и требования к качеству блюд и кулинарных изделий; основы рационального и диетического питания; порядок составления меню; правила учета и нормы выдачи продуктов; нормы расхода сырья и полуфабрикатов; калькуляцию блюд и цены на них; стандарты и технические условия на продукты, сырье и полуфабрикаты; правила и сроки хранения продуктов, сырья и полуфабрикатов; виды технологического оборудования, принцип работы, технические характеристики и условия его эксплуатации; действующие правила внутреннего распорядка; экономику общественного питания; организацию оплаты и стимулирования труда; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Группа «Сервис».

 Это все работники зала. Решить, кто главный в кофейне, очень затруднительно, в заведении высокого уровня успех дела зависит от работы всех и каждого. Но все-таки официант занимает одну из ключевых позиции.

Профессия официанта налагает определенную ответственность за выполнение своих обязанностей. В кофейню люди приходят не только вкусно поесть, но и приятно пообщаться, потому им так важна окружающая обстановка.

Основные обязанности:

1. Сервировка стола в соответствии с установленными стандартами;
2. Контроль за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и за скатертями и салфетками на закрепленных за официантом столах;
3. Знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям;
4. Консультирование гостей ресторана об особенностях блюд и напитков;
5. Прием заказов у клиентов;
6. Подача блюд и напитков согласно установленным правилам обслуживания;
7. Соблюдение корпоративного стиля общения (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид).
8. Предоставление счета и получение оплаты.

Ответственность:

1. За сервировку закрепленных столиков;
2. За точность принимаемого заказа;
3. За своевременность и правильность подачи блюд и напитков;
4. За правильность составления счета.

Служебное взаимодействие:

1. Официант подчиняется метрдотелю или старшему официанту смены;

2. Официанту подчиняются его помощники;

3.Официант взаимодействует с кухней, баром, кассой, сервизной и другими службами.

Не одна кофейня  не может обойтись без бариста. Бариста — кофевар, специалист по приготовлению кофе, умеющий правильно приготовить кофе  или напитки на его основе и подать посетителю. Другими словами, это человек, выполняющий функции бармена, но работающий не с алкоголем и коктейлями, а с кофе или напитками, связанными с кофе.

От настоящего бариста  требуется знание правил приготовления  кофе:

1. Всестороннее понимание кофейных смесей: знание сортов кофе, мест произрастания зёрен, ароматов, характерных для определенной степени обжарки зерен
2. Знание и умение оценивать оттенки вкуса
3. Умение приготовить до 40 видов кофе (капучино, латте, ристретто и другие)
4. Уметь балансировать в течение дня помол, температуру воды, давление в кофе-машине, количество кофе в расчете на одну чашку, силу утрамбовывания и время прохождения воды

Не менее важными  для бариста являются и личные качества:

1.  Коммуникабельность и терпение. Ведь специалисту по кофе приходится все время общаться с людьми, индивидуально подходя к каждому гостю. Бариста можно сравнить с артистом, работающим на публику. Хороший бариста знает вкусы и предпочтения своих клиентов и с помощью наводящих вопросов может легко выявить предпочтения любого человека. Кстати, существенную часть дохода бариста составляют чаевые, поэтому умение расположить к себе гостя, найти подход к каждому посетителю, удовлетворить вкусы и пожелания клиента выгодно не только для заведения, в котором трудится специалист по кофе, но и, в первую очередь, для него самого

2. Доброжелательность и приветливость. Бариста должен всегда помнить, что благоприятную атмосферу в любом заведении создает доброжелательная улыбка

3. Ответственность, то есть неизменное соблюдение профессиональной этики, предполагающей неизменно высокое качество напитка

4. Эстетические способности, то есть умение изящно оформлять и подавать напиток. [5]

5. Техническая группа

При кажущейся не особой важности этого персонала найти и удержать их сложнее всего. В первую очередь потому, что у них нет абсолютно никакой мотивации, кроме той заработной платы, которую они получают.

 Мойщик посуды. Основные обязанности:

• Мойка столовой посуды с применением моющих средств в течение всего рабочего дня;
• Очистка тарелок и стаканов от пищевых отходов;
• Доставка чистой посуды на раздаточные столы;
• Содержание в чистоте и соблюдение правил эксплуатации посудомоечной машины.

Уборщица. Производит уборку помещений ресторана; вытирает пыль, подметает и моет полы, лестницы, окна, стены, плинтуса, потолки в помещениях ресторана; убирает и дезинфицирует туалеты и другие места общего пользования.

6. Группа «Склад»

Складская группа — это  кладовщики и подсобные рабочие.

Кладовщик. Осуществляет руководство работами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. [6]

 

1.4 Процессы

 

Основные процессы, осуществляющиеся в кофейне это, безусловно, процесс управления и производственный процесс.

Процесс управления отражается в организационной структуре, которая  была рассмотрена ранее. 

Производственный процесс  в кофейне, а также фирмах, для которых доставка готовых обедов является целью, представляет собой совокупность действий, направленных на переработку растительного и животного сырья в пищевые продукты с наибольшими достоинствами.

Среди этих действий выделяют:

1. Основные - процессы превращения сырья и материалов в готовую продукцию, являющуюся основной, профильной продукцией для данного предприятия. Эти процессы определяются технологией изготовления данного вида продукции.

2. Вспомогательные - процессы направленные на изготовление продукции или выполнение услуг для обеспечения нормального протекания основных производственных процессов. Как правило, осуществляются они параллельно с основными производственными процессами (доставка, хранение, контроль и т. п.);

3. Обслуживающие - процессы обеспечивающие создание нормальных условий для протекания основных и вспомогательных производственных процессов. Они не имеют собственного предмета труда и протекают, как правило, последовательно с основными и вспомогательными процессами, перемежаются с ними (поддержание гигиены, подача электроэнергии и т. п.).

Каждый производственный процесс имеет характерную для  него технологическую, техническую  и организационную структуру. Технологически производственный процесс в кафе состоит из следующих этапов:

1. Снабжение – закупка продовольственного сырья, производится ответственным за снабжением лицом на основании плановых меню;
2. Хранение – как правило, не длительное хранения сырья и полуфабрикатов, поступивших на производство, в специально отведенных помещениях с требуемыми условиями;
3. Приготовление пищи – кулинарная обработка имеющихся на предприятии сырья и полуфабрикатов, производится на кухне;
4. Обслуживание посетителей – заключительный этап, реализуется в отдельных торговых помещениях.

Для производства продукции или выполнения той или иной стадии технологического процесса на предприятии организуют следующие цеха:

1.  Заготовочные цеха: мясной, рыбный, овощной, доработки полуфабрикатов;

2.  Доготовочные цеха: горячий и холодный;

3.  Специализированные цеха: кондитерский.

В каждом цехе организуются технологические линии. Технологической  линией называется участок производства, оснащённый необходимым оборудованием  для определённого технологического процесса.

Кроме цехов на производстве имеются вспомогательные помещения: административные кабинеты, моечная столовой посуды, моечная и кладовая тары и т.д.

Чтобы осуществлять производственный процесс, его необходимо обеспечить соответствующим технологическим  оборудованием. Очень большое внимание следует уделить формированию технической базы кофейни, которая обеспечивает необходимые скорость и качество обслуживания. Все необходимое оборудование кофейни можно разделить на следующие категории:

• основное технологическое оборудование;
• вспомогательное оборудование;

Основное технологическое оборудование — это то, что обеспечивает изготовление кофе, различных блюд и кондитерских изделий: кофемашина, кофемолка, холодильное оборудование, духовые шкафы, плиты, разделочные столы.

К вспомогательному оборудованию всё оборудование, которое не участвует непосредственно в технологическом процессе, но без чего никак не обойтись.

Кроме производственного  процесса среди основных видов деятельности кофейни «Коферум» можно выделить: