Анализ внутренней и внешней среды организации. 9

  БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  
 

Факультет _ информационных технологий

                       и управления _____________

Кафедра ____ государственного__________

                       и муниципального управления

Специальность __Государственное и _____

муниципальное управление __

Специализация муниципальное управление

Форма обучения__заочная_________________

Курс, группа __3, 1_____________________ 
 

Самигуллина Зилида Ансаровна

(Фамилия, имя,  отчество студента) 

  Анализ внутренней  и внешней среды организации 

                            

Курсовая  работа

«К  защите допускаю»

 Руководитель 

_к.э.н. Макова М.М.______

(ученая  степень, звание, Ф. И. О.)

____________________

      (подпись)

“___”_____________20___г 

Оценка при  защите 

_________________

_________________

      (подпись)

“___”________20___г. 
 
 

Уфа  2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

          В условиях рыночных отношений проблемы стратегического и внутрифирменного управления приобретают особую актуальность для любых предприятий, поэтому эффективность деятельности предприятий в значительной степени зависит от того, насколько достоверно они предвидят дальнюю и ближнюю перспективу своего развития.

         Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

          Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

В настоящее  время менеджерам необходимо учитывать  действие факторов, находящихся вне  организаций, поскольку организация  как открытая система зависит  от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Внутренняя среда организации зависит от внешней среды, получая из нее все необходимое для того, чтобы реализовывать свое предназначение, и предлагает ей результаты своих усилий по преобразованию ресурсов в продукцию и услуги.

Анализ состояния  компании позволяет обеспечить баланс рыночных запросов и реальных возможностей самой компании, получить необходимую информацию для принятия обоснованных управленческих решений и разработки рыночной стратегии и политики.

Актуальность  темы обусловлена тем, что задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Цель исследования - на основе исследования внешней и  внутренней среды ООО «Мечел-Сервис» разработать направления совершенствования деятельности организации с учетом факторов среды.

Объект исследования - ООО «Мечел-Сервис».

Предмет исследования - внутренняя и внешняя среда организации.

Для реализации поставленной цели в дипломном проекте будут решены следующие задачи:

- рассмотреть  теоретические аспекты организации  и ее среды;

- проанализировать  внутреннее состояние и внешнюю  среду организации ООО « Мечел-Сервис».

- разработать  направления совершенствования  деятельности ООО «Мечел-Сервис» с учетом факторов внешней и внутренней среды. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1 Основы внешней и внутренней среды  организации

внешняя внутренняя среда организация 

         Термин «организация» происходит от греческого слова «organon» , что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему .

         Система - это целесообразная совокупность взаимозависимых, взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, их частей, связей, отношений, функций, образующих единое целое [1, с.92].

         Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого.

        При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование .

         Слагаемые целого должны быть взаимосвязаны, а развитие целого зависит от наиболее слабой его части.

       Залог дееспособности системы как единого целого именно во взаимоувязке потенциалов частей его составляющих.Рамочные условия увязки - цель системы.

      Затраты системы на содержание более прочных звеньев ложатся бременем на совокупные затраты системы, снижая ее дееспособность.

       Следовательно, дееспособность системы зависит, прежде всего, степени ее организованности. Система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

- поведение каждого  элемента влияет на поведение  целого;

- поведение элементов  и их взаимодействие на целое  взаимозависимы;

- если существуют  подгруппы элементов, то каждая  из них влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо».

Таким образом, из этого следует, что «система»  представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей.

Основными системными принципами являются :

-Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

-Структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

 Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

-Иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

        Таким образом, система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

1. Концептуальная, если она рассматривается как  модель системы управления.

2. Эмпирическая, если рассматривается конкретная  организация.

3. Искусственная,  поскольку она создана и используется  людьми.

4. «Человеко-машинная» («человеко-компьютерная»), поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система.

Замкнутая или  открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого  информации - только внутренней или  связанной с окружающей средой. Временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.В широком смысле понятие «организация» означает определенный порядок, а повышение организованности - упорядочение, которое может быть достигнуто при соблюдении трех необходимых условий :

- если определены границы системы, т.е. установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

-если определены переменные, которые характеризуют единицы, образующие систему, и установлены допустимые отношения между их количественными значениями;

-если определен образ действий каждой единицы и схемы их взаимодействия.

          При этом каждая организация любой системы требует такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы ее гармоничное функционирование и развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является.

Сами же элементы, действуя целесообразно, обладают относительно всей организации определенной функцией, которая характеризует роль, назначение того или иного элемента в осуществлении цели.

Организация представляет собой открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана  с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают  на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Системная модель - это организация, в которой функционирование, свойства, структура, особенности жизнедеятельности и логика развития зависят от состояния и динамики внешней среды. Данная модель описывает организацию как динамичную систему, тесно взаимодействующую с внешней средой и реагирующую на динамику ее изменения.

Динамичная система - этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым -- если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.

          Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собою и взаимоотношения с внешним и внутренним окружением. Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементов), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды.

            Таким образом, следует сделать вывод о том, что все организации являются системами, так как система - это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Организация, будучи целостным образованием, всегда стремится воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление, в частности внешней среды.

  
 
 
 

1.2 Анализ  внешней и внутренней среды организации

Выделяют следующие  основные характеристики внешней среды :

- взаимосвязанность факторов внешней среды - уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;

- сложность внешней  среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;

- подвижность  среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;

- неопределенность  внешней среды - соотношение между  количеством информации о среде,  которой располагает организация,  и уверенностью в точности  этой информации. Чем неопределеннее  внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Под внешней  деловой окружающей средой понимается совокупность социально-эколого-экономических  факторов, воздействующих на предприятие  и оказывающих влияние на эффективность  его функционирования.

Для окружающей среды характерно огромное количество переменных, создающих неопределенность в стратегическом плане. Некоторые из общих переменных, предназначенных для измерения неопределенности или динамизма окружающей деловой среды, приведены ниже .

- Степень изменения  цен поставщиков.

- Степень изменения  цен конкурентов.

- Степень изменений  в предложении труда.

- Степень изменения  в кривой спроса на продукт.

- Степень изменения  цены капитала.

- Степень изменений  в возможностях финансирования.

- Степень изменения  в методах конкуренции.

- Степень изменений  в политике регулирования рынка.

- Уровень продаж  в отрасли по результатам выхода  на рынок с новой продукцией.

- Уровень активности, обусловленной новыми конкурентами, появившимися на рынке.

- Степень изменений  в результате отклонений от нормы жизненного цикла товара.

- Степень изменений  в результате влияния новой  технологии, появившейся в отрасли.

Как можно увидеть  при тщательном анализе этих переменных, они определяют степень изменений  в таких категориях, как покупатели, поставщики и конкуренты. В свою очередь, переменные также могут изменяться по мере того, как происходят изменения в бизнесе. Поэтому их обязательно необходимо учитывать в процессе анализа окружающей среды при попытках воздействовать на динамику внешнего окружения.

Внешнюю деловую  окружающую среду обычно подразделяют на :

- общую (дальнюю)  окружающую среду;

- специфическую  (ближнюю) окружающую среду.

Анализ общей (дальней) окружающей среды включает в себя экономические, социополитические  и технологические прогнозы (так называемая система PEST) для определения долгосрочных возможностей предприятия в условиях прогнозируемых возмущений среды.

Анализ экономической  среды является первым и важнейшим  компонентом анализа общей (дальней) окружающей среды. Он включает в себя прогнозы изменения экономики, выраженные в показателях инфляции, уровня занятости, циклов деловой активности, денежного обращения и т. д. Наиболее агрегированным показателем, используемым в этих прогнозах, является валовой национальный продукт.

Политическая стабильность государства является одним из ключевых факторов, позволяющих снизить риск развития предприятия в рамках принимаемых стратегических решений. От законотворческих органов требуется создание полной и непротиворечивой системы законов по вопросам экономической деятельности, не подвергающихся частому и коренному пересмотру :

В последнее  время большое внимание уделяется  социокультурным факторам, воздействующим на эффективность функционирования предприятия. Причем они рассматриваются  как на общенациональном, так и региональном уровнях, что обусловлено следующими обстоятельствами :

- усиление конкуренции  между товаропроизводителями и,  соответственно, дифференциация товаров  по группам потребителей требуют  более детального изучения последних.

- с другой стороны, инвестирование, направленное на расширение производства, создание новых заводов и сервисных центров напрямую связано с социокультурными факторами, поскольку зависит от образовательного уровня населения, национальных особенностей, с точки зрения общественного разделения труда, и других факторов.

Технологическая среда анализируется при помощи научно-технического прогноза, который  на данном этапе решает три основных цели .

Прогнозирует  научно-технические тенденции в  науках, относящихся к данной отрасли производства (возможность технологического прорыва, возникновение товара с принципиально новыми качествами и т. д.).

Определяет стратегии  предприятия в области НИОКР (размер и структура бюджета на НИОКР, создание собственной исследовательской  базы, совместная с другими фирмами научная проработка, закупка лицензий и т. д.).

Сопоставляет  свои возможности с возможностями  конкурентов с точки зрения технического уровня производства и научно-технического уровня выпускаемых изделий.

За рубежом  фирмы уделяют анализу общей окружающей среды приоритетное внимание. Так, в США уже в середине 70-х годов 73% компаний анализировали общую окружающую среду в полном объеме, 15% -- анализировали ее лишь частично и только 12% компании вообще не занимались данной деятельностью.

          Анализ специфической (ближней) окружающей среды обычно ассоциируют с анализом рыночного окружения. Процедура такого анализа предполагает изучение производственных трендов (направлений возможного развития и некоторые количественные характеристики), структурные сдвиги в промышленности, а также конкуренцию при производстве отдельных групп товаров (конкурентный анализ) . Крупные предприятия, имеющие сильные отделы маркетинга, имеют возможность проводить самостоятельный анализ отраслей-поставщиков и отраслей-потребителей.

Конкурентный  анализ специфической окружающей среды  проводится чаще всего по трем основным параметрам: структурный анализ конкурентного  окружения, определение конкурентных позиций (анализ стратегических групп) и анализ структуры.

Структурный анализ конкурентного окружения проводится по методике, предложенной известным американским экономистом М. Портером . Он выделил пять сил конкуренции, которые определяют уровень прибыли в отрасли.

Угроза появления  в отрасли новых конкурентов.

Способность ваших покупателей добиваться снижения цен.

Способность ваших  поставщиков добиваться повышения  цен на

их продукцию.

Угроза появления  на рынке заменителей ваших продуктов  и услуг.

Степень ожесточенности борьбы между существующими в  отрасли

конкурентами.

Первая конкурентная сила--угроза появления новых конкурентов. Выявленная М. Портером сила касается легкости или трудности, с которой  может столкнуться новый конкурент, появившийся в какой-либо отрасли. Очевидно, что чем труднее войти  в отрасль, тем меньше конкуренция и тем больше вероятность получения доходов в долгосрочной перспективе.

Вторая конкурентная сила -- давление заменителей, выявленная М. Портером, касается легкости, с которой  покупатель может заменить один тип  продукта или услуги другим. М. Портер отмечает, что заменители становятся особенно серьезной угрозой в том случае, когда дают покупателям не просто альтернативные продукты и услуги, но и существенно улучшают соотношение цена/потребительские качества. Например, внедрение электронных систем сигнализации оказало негативное воздействие на охранный бизнес, поскольку эти системы обеспечили равную степень защиты за значительно меньшую цену.

Третья конкурентная сила -- различная способность покупателей  добиваться снижения цен -- связана  с тем, что покупатели не являются равными.

Четвертая конкурентная сила -- способность поставщиков  добиваться повышения цен -- аналогична способности покупателей добиваться снижения цен. Пятая конкурентная сила, которую выделил М. Портер -- соперничество  между ныне действующими конкурентами. Уровень конкуренции в отрасли определяет и борьба между существующими конкурентами.

Анализ структуры  рынка (позиций на рынке) основан  на таком понятии, как доля рынка. Доля рынка - процент продаж товара данного предприятия к общему объему продаж этого товара на рынке за определенный период времени. Предприятие должно следить за величиной и качеством доли. Очевидно, что если размер доли увеличивается, то увеличиваются объем продаж и доходы предприятия, однако антимонопольное законодательство определяет верхнюю величину доли рынка, закрепляемую за одним предприятием.

Для облегчения анализа факторов внешней среды  их разделяют на факторы прямого  и косвенного воздействия.

В заключение раздела  следует сделать вывод о том, что факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей. Факторы внешней среды прямого воздействия непосредственно влияют на действие организации и испытывают на себе прямое воздействие деятельности организации. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы, учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на действия организации, но, тем не менее, сказываются на них -- это состояние экономики, уровень научного и технического прогресса, социально-культурные и политические перемены, влияние национальных, групповых интересов и существенные для организации события (войны, кризисы) в других странах. Эти факторы предопределяют стратегически важные решения, принимаемые менеджментом организации.

Ситуационные  факторы внутри организации составляют внутренние переменные, которые в основном, являются результатом управленческих решений, однако, не все и не всегда могут полностью контролироваться руководителями. Основные переменные, которые требуют внимания руководства, - это цели, структура, задачи, технология, люди.

Т.к. организация - это объединение группы людей  с осознанными общими целями, то ее можно рассматривать как средство достижения целей, которые могут  быть осуществлены только в процессе коллективной, совместной деятельности.

Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть группа в процессе совместной работы. Цели разрабатываются руководством в ходе процесса планирования и сообщаются членам организации, что является важнейшим фактором координирования деятельности группы .

Организации различных  типов ставят перед собой и  различные цели. Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет все последующие решения руководства.

В каждом подразделении  организации также необходима выработка  своих целей. Цели сходных подразделений в различных организациях могут быть гораздо ближе друг другу, чем даже цели различных подразделений в рамках одной организации, поэтому особенно необходима их координация. Цели подразделений должны удовлетворять деятельности организации как целого, а не входить в противоречия с целями других подразделений.