Аудит расчетов с подотчетными лицами. 21

Московский  городской университет управления Правительства Москвы

Кафедра Бухгалтерского учета 
 
 
 
 
 

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 
 

      Выполнил: Шмыков А.Ю.

      студент 5 курса

      Экономического  факультета,

Специальность «бухгалтерский учёт, анализ и аудит»

      Научный руководитель:

      Опарина С.И.,

Кандидат  экономических наук  
 
 
 
 
 
 

2009

СОДЕРАЖНИЕ

    1. ВВЕДЕНИЕ 

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

    В первом разделе работы будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами и их аудит, приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

    Во  втором разделе будут изучены  этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

    В третьем разделе, также, будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами. 
 

2. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами. 
 

    Подотчетные лица – работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

    Операции  с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

    Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

    - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

    - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

    - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

    - представительскими расходами.

    Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами достаточно трудоемкий процесс. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                           Рассчитанная

                                               сумма

┌───────────────┐Информация┌──────────────┐   остатка  ┌──────────────────┐

│Выдача денежных│о выданном│  Оформление  ├───────────>│Возврат остатка   │

│    средств    │ авансе  │ авансового  │Рассчитанная│подотчетной суммы │

│  подотчетному ├─────────>│    отчета    │    сумма   └──────────────────┘

│      лицу     │          │              │ перерасхода┌──────────────────┐

│               │          │              ├───────────>│Выдача перерасхода│

└───────────────┘          └─┬────────────┘            └──────────────────┘

                             ├─Покупка ТМЦ по чеку

                             ├─Расчеты с поставщиком

                             └─Отнесение на затраты 

Рис. 1 
 

    Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  представительские расходы;

    - соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

    - соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам)  в бухгалтерском и налоговом  учете;

    - имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

    - выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

    - оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

    - организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

    - производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

    По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

    Размер  денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

    Аудитору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку  материальных ценностей. В приказе  должны быть оговорены сроки, на которые  выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

    2.1 Основные нормативно-правовые  акты 

    К основным нормативно-правовым актам, регулирующим отражение в учете и при аудите расчетов с подотчетными лицами являются :

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009)
2. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993г. № 40.
3. ФЗ от 21.11.1996г. № 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. 03.11.2006)
4. Постановление Правительства РФ № 749 от  13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
5. ФЗ от 30 декабря 2008 года. N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
6. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности (в ред. Постановлений Правительства РФ от 04.07.2003 N 405, от 07.10.2004 N 532, от 16.04.2005 N 228, от 25.08.2006 N 523, от 22.07.2008 N 557, от 19.11.2008 N 863)

    3. Аудит расчетов  с подотчетными  лицами

    3.1 Планирование работ

    Планирование  работ Аудитором начинается до заключения договора с экономическим субъектом  о проведении аудита.

    Планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке аудитором:

• общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
• аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта

    При планировании аудита следует выделить следующие основные этапы:

1. предварительное планирование аудита;
2. подготовка и составление общего плана аудита;
3. подготовка и составление программы аудита

    3.1.1 Предварительное  планирование

    Для эффективного планирования аудита и  составления общего плана аудита до заключения договора о проведении аудита необходимо:

• согласовать с руководством экономического субъекта основные организационные вопросы, связанные с проведением аудита;
• определить наиболее вероятных пользователей бухгалтерской отчетности и причины обращения экономического субъекта к аудиторской фирме.

    На  этапе предварительного планирования аудитору следует ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта.

    Аудитор должен по возможности максимально  владеть информацией:

• О внешних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, отражающих экономическую ситуацию в стране (регионе) в целом и отраслевые особенности;
• О внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, связанных с его индивидуальными особенностями .

     Аудитору  также следует по возможности максимально ознакомиться с:

• видами производственной деятельности;  
  Очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. В части учета расчетов с подотчетными лицами широкий спектр предлагаемых организацией услуг может усложнить учет операций по выданным наличным средствам подотчетным лицам. Можно предположить, что в этом  случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным  в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.
• основными поставщиками;  
  Изучение данных поставщиков, результатов их финансово-хозяйственной деятельности может дать ответ на ряд вопросов при аудите расчетов с подотчетными лицами. Например, используются ли закупаемые организацией товары/услуги при основной деятельности, или при прочих и т.п.
• существованием дочерних и зависимых организаций;  
  Данный пункт может помочь отследить направляются ли денежные средства выдаваемые под отчет на сторону зависимой организации для уклонения от уплаты налогов/сдачи излишков кассовых остатков не в уполномоченный банк и т.п.
• системой внутреннего контроля;  
  Отсутствие системы внутреннего контроля при аудите расчетов с подотчетными лицами значительно затрудняет ход выполнения проверки. Если аудит подотчетных сумм проводится на предприятии впервые это может в разы усложнить работу аудиторской группы. Бессистемная выдача денег под отчет может значительно исказить финансовую отчетность организации.

    В качестве минимально необходимой информации для проведения предварительного планирования рекомендуется:

       1. Произвести запрос:

• о данных системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля:
• о наличии учетной политики, принятую аудируемым лицом, и ее изменения;

    2. Определить влияние новых нормативных правовых актов в области бухгалтерского учета на отражение в финансовой (бухгалтерской) отчетности результатов финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица;

    3. Составить предварительные планы использования в ходе аудиторской проверки тестов средств контроля и процедур проверки:

• по существу;
• риск и существенность, в том числе:

• ожидаемые оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, определение наиболее важных областей для аудита;
• установление уровней существенности для аудита;
• возможность (в том числе на основе аудита прошлых лет) существенных искажений или недобросовестных действий;
• характер, временные рамки и объем процедур, в том числе:
• относительную важность различных разделов учета для проведения аудита;
• влияние на аудит наличия компьютерной системы ведения учета и ее специфических особенностей;
• существование подразделения внутреннего аудита аудируемого лица и его возможное влияние на процедуры внешнего аудита;

    На  этапе предварительного планирования оценивается степень деловой  безупречности клиента и возможность  проведения аудита. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых  лицами криминогенных  наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем. В случае положительной оценки заключается договор с экономическим субъектом и формируется штат для проведения аудита.

    При планировании состава специалистов, входящих в аудиторскую группу, фирма обязана учитывать:

1. бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита: подготовительного, основного и заключительного;
2. предполагаемые сроки работы группы;
3. количественный состав группы;
4. должностной уровень членов группы;
5. преемственность и взаимозаменяемость персонала группы;
6. квалификационный уровень членов группы.

    Обсуждать отдельные разделы общего плана  аудита и определенные аудиторские  процедуры с работниками, а также  с членами совета директоров и членами ревизионной комиссии аудируемого лица для повышения эффективности аудита и координации аудиторских процедур с работой персонала аудируемого лица имеет право только руководитель (менеджер) группы. При этом руководитель (менеджер) группы несет ответственность за правильную и полную разработку общего плана и программы аудита. 
 

    3.1.2 Общий план аудита

    Общий план аудита составляется руководителем (менеджером) группы. Руководителю группы необходимо составить и документально  оформить общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки.

    Общий план аудита должен быть достаточно подробным  для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

    Составной частью общего плана являются положения  по планированию управления и контроля качества выполняемого аудита. В общем плане следует предусмотреть:

• формирование аудиторской группы, численность и квалификацию аудиторов, привлекаемых к проведению аудита;  
  Численность аудиторской группы при аудите  расчетов с подотчетными лицами прямо пропорциональна штатной списочной численности работников предприятия.
• распределение аудиторов в соответствии с их профессиональными качествами и должностными уровнями по конкретным участкам аудита;  
  Каждую процедуру аудита должен выполнять специалист наиболее компетентный в данной области, знающий все существующие лазейки искажения/ неотражения у учете расчетов с подотчетными лицами по той или иной операции.
• инструктирование всех членов группы об их обязанностях, ознакомление их с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта, а также с положениями общего плана аудита;
• контроль руководителя за выполнением плана и качеством работы ассистентов аудитора, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита;  
  В ином случае не будет достигнута цель аудита и не будет конечно го результата. При аудите расчетов с подотчетными лицами своевременная, точная, полная и достоверная отчетность руководителю аудиторской группы является, порой, ключевым фактором проведения той или иной процедуры.
• разъяснение руководителем (менеджером) аудиторской группы методических вопросов, связанных с практической реализацией аудиторских процедур;  
  Если таковые существуют у членов аудиторской группы. Если нет, данный пункт во внимание не принимается.
• документальное оформление особого мнения члена аудиторской группы (исполнителя) при возникновении разногласий в оценке того или иного факта между руководителем группы и исполнителем.  
  Как и при аудите расчетов с подотчетными лицами основной ошибкой является отсутствие необходимых документов, так и аудитор при обнаружении существенных ошибок в учете аудируемого лица обязан составить письменное заключение, с которым должен ознакомиться руководитель аудируемой организации, расписавшись в установленном месте.

    При подготовке общего плана и программы аудита аудитору следует установить приемлемые для него уровень существенности и аудиторский риск, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность экономического субъекта достоверной. Планируя аудиторский риск, аудитор определяет внутрихозяйственный риск бухгалтерской отчетности и риск контроля, которые присущи этой отчетности независимо от аудита экономического субъекта. С помощью установленных рисков и уровня существенности аудитор выявляет значимые для аудита области и планирует необходимые аудиторские процедуры

    В процессе аудита могут возникнуть обстоятельства, влияющие на изменение аудиторского риска и уровня существенности, установленных при планировании.

    При разработке общего плана аудита аудитору необходимо принимать во внимание:

    а) деятельность аудируемого лица, в  том числе:

• общие экономические факторы и условия в отрасли, влияющие на деятельность аудируемого лица;  
  Как правило под отчет выдаются незначительные суммы (до 100 тысяч рублей), что характерно для малого и среднего бизнеса, легкой промышленности, дизайнерских услуг, в отрасли общественного питания и т.п. Врядли, под отчет выдадут деньги нефтянику или горному рабочему.
• особенности аудируемого лица, его деятельности, финансовое состояние, требования к его финансовой (бухгалтерской) или иной отчетности, включая изменения, произошедшие с даты предшествующего аудита;  
  Если на финансовую отчетность значительно влияют операции по расчетам с подотчетными лицами (1% и более), то аудитору следует быть вдвойне внимательным.
• общий уровень компетентности руководства;
• возможность (в том числе на основе аудита прошлых лет) существенных искажений или недобросовестных действий;

    б) характер, временные рамки и объем процедур, в том числе:

• влияние на аудит наличия компьютерной системы ведения учета и ее специфических особенностей;
• существование подразделения внутреннего аудита аудируемого лица и его возможное влияние на процедуры внешнего аудита;

    в) координацию и направление работы, текущий контроль и проверку выполненной работы, в том числе:

• привлечение других аудиторских организаций к проверке филиалов, подразделений, дочерних компаний аудируемого лица;
• количество территориально обособленных подразделений одного аудируемого лица и их пространственную удаленность друг от друга;
• количество и квалификацию специалистов, необходимых для работы с данным аудируемым лицом;

    г) прочие аспекты, в том числе:

• возможность того, что допущение о непрерывности деятельности аудируемого лица может оказаться под вопросом;
• обстоятельства, требующие особого внимания, например, существование аффилированных лиц;
• особенности договора об оказании аудиторских услуг и требования законодательства;
• срок работы сотрудников аудитора и их участие в оказании сопутствующих услуг аудируемому лицу;
• форму и сроки подготовки и представления аудируемому лицу заключений и иных отчетов в соответствии с законодательством, правилами (стандартами) аудиторской деятельности и условиями конкретного аудиторского задания.

    Руководитель  группы (менеджер) вправе обсуждать  отдельные разделы общего плана аудита и определенные аудиторские процедуры с работниками, а также с членами совета директоров и членами ревизионной комиссии аудируемого лица для повышения эффективности аудита и координации аудиторских процедур с работой персонала аудируемого лица. При этом Руководитель группы (менеджер) несет ответственность за правильную и полную разработку общего плана и программы аудита.

    3.1.3 Программа аудита

    Программа аудита является развитием общего плана  аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Программа служит подробной инструкцией ассистентам и одновременно является средством контроля качества работы.

    Руководитель  группы (менеджер) составляет и документально  оформляет программу аудита.

    В программу аудита входит:

• Сроки выполнения работ по каждому пункту программы;
• Объем аудиторских процедур;
• Определяется состав аудиторов по каждому разделу программы, обеспечивающих выполнение аудиторских процедур.

    В процессе подготовки программы аудита аудитор обязан принимать во внимание полученные им оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень существенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую предполагается получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.