Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Томский  государственный университет»

(Бурятский  филиал)

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» 
 
 
 
 
 
 

Курсовая работа

По дисциплине «Аудит»

на тему «Аудит расчетов с подотчетными лицами»

 (на примере предприятия ЗАО «Байкалжилстрой») 
 
 

        Выполнила: студентка заочного

            отделения  группы Б-41

            Дылыкова  О.Ц.

            Проверила:  Атрикова П.И. 
 
 
 
 
 
 

г. Улан-Удэ

2007 г.

Содержание 

Введение

      В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

      Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      В данной работе я собираюсь рассмотреть  актуальную в настоящее время  тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В первой главе будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами и возможные нарушения и ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

      Во  второй главе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ОСНОВА расчетов с подотчетными лицами

1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с  подотчетными лицами

       Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

       Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка по отчет.

       Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

       Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

       Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

       Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

       Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

      При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и  квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

      По  возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71). 

      1.2.Краткая  характеристика предприятия ЗАО «Байкалжилстрой»

    Изучаемое предприятие –ЗАО «Байкалжилстрой» существует с 1991 года. Основным видом деятельности предприятия является строительство зданий на территории Республики Бурятия.    Местонахождение предприятия – г. Улан-Удэ, проспект Автомобилистов, 16А..

    Новая редакция Устава утверждена общим собранием  акционеров ЗАО «Байкалжилстрой» от 25.04.2000 года, протокол №4.

    Уставный  капитал ЗАО «Байкалжилстрой» составляет 60 000 руб.

    Генеральный директор ЗАО «Байкалжилстрой» - М.В.Рютин, утвержден общим собранием акционеров учредителей ЗАО «Байкалжилстрой» (протокол от 25.05.2001.) Главный бухгалтер ЗАО «Байкалжилстрой» - Сансуев Н.А.

    На  предприятии существует вертикальная  структура управления.

       Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

       Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

       Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

     Рассмотрим  подробнее ряд допускаемых организациями  ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием.

     Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

     Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

     Выдача  наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы.  Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. 

     Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

     В соответствии с пунктом 15 Положения  о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

     Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

     При большом количестве подотчетных  лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

     Так, несвоевременная сдача неизрасходованной  части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка  ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

     В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

     В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средств, просрочке в их уплате или необоснованном получении.

     Причем  сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время  нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

     Иногда  в организациях бывают случаи, когда  задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации  по окончании отчетного периода  без представления им авансового отчета. 

     Невозвращенные  в кассу организации неизрасходованные  суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

     Поскольку такие суммы являются доходом  физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования.

     Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет  без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.

     В дальнейшем, если по окончании отчетного  года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка. 

     Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание хозяйственной операции;
• денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
• наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Так, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157 указано, что суммы подотчетных средств, на которые отсутствуют документы, подтверждающие расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.

     Особое  внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин  при покупке материальных ценностей  у юридических лиц в розничной торговле.

     По  мнению Госналогинспекции по г. Москве (письмо от 8 сентября 1997 г. № 11-13/21380), подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

     Во-первых, ни Законом РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», ни принятыми позже нормативными документами, например, Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745, не установлена обязательность расчетов торговых организаций с юридическим лицами за приобретаемые товары с применением контрольно-кассовых машин.

     Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора розничной купли-продажи определяется как приобретение покупателем в розничной торговле товаров, предназначенных для личного, семейного или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

     Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек. 

     Ошибка: расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

     Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. Так, письмом Центрального банка РФ от 29 сентября 1997 г. № 525 лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в Российской Федерации по одному платежу составляет с 8 октября 1997 года — 3 000 000 руб., с учетом изменения масштаба цен с 1 января 1998 года — 3000 руб. (для предприятий потребительской кооперации — 5000 руб., для предприятий ГУИН МВД России — 5000 руб.)

     В соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты  наличными деньгами одной организации с другой в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

     Нарушение установленного порядка расчетов наличными  деньгами на основании пункта 9 Указа  Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» приводит к наложению штрафов на юридическое лицо — плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа. 

     Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

     Указом  Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

     Наличные  денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

     За  несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа  Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный  счет суммы. 

     Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

     Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

     Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

• в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
• во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

     Последствия, возникающие в первом случае уже  подробно рассмотрены.

     Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

     Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого  физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.