Аудит расчетов с подотчетными лицами. 25

Содержание

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности любого предприятия бухгалтеру время от времени приходится выдавать деньги под отчет. Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

- приобретением  запасных частей, материалов, топлива,  канцелярских товаров за наличный  расчет;

- оплатой мелкого  ремонта оргтехники, транспортных  средств;

- расходами  на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительскими  расходами.

Все эти хозяйственные  операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации  или непосредственно из банка  под отчет.

 Действующее  законодательство содержит четкие требования к порядку оформления служебных командировок, оплаты командировочных расходов и их учета. 

Постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет  жесткие требования к порядку оформления и методам ведения первичных учетных регистров, способам группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям. Незначительные нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц). 

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение  мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей дебиторской, кредиторской задолженности. Задачи данного вида аудита – это установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

Актуальность  данной работы, по моему мнению, обусловлена несколькими обстоятельствами:

- востребованностью  учетных знаний учета расчетов с подотчетными лицами;

- практической  значимостью аудита учета расчетов  с подотчетными лицами в организациях  различных форм собственности;

- изменениями  законодательной базы по учету расчетов с подотчетными лицами;

- наличием проблемных  вопросов в методологии и практике  аудита учета расчетов с подотчетными  лицами.

Целью работы являются - формирование теоретических знаний и практических навыков по аудиту расчетов с подотчетными лицами, в соответствии с действующим законодательством, получение навыков проведения практического аудита.

Достижению  поставленной цели способствует постановка и реализация следующих задач:

- исследование  нормативной и методической литературы  по аудиту расчетов с подотчетными лицами;

- изучение ошибок, выявленных в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами;

- определение  целей, задач и информационной  базы по аудиту расчетов с  подотчетными лицами;

- составление  плана и программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами;

- раскрытие  процедуры аудита расчетов с  подотчетными лицами;

- обобщение  результатов аудиторской проверки  с подотчетными лицами.

1 Организация проверки расчетов с подотчетными лицами

1.1 Цели и  задачи проверки расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами относятся к внутренним расчетным  операциям. Эти расчеты производятся в основном наличными денежными  средствами и связаны с оплатой  расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к  зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Целью аудиторской  проверки внутренних расчетов является формирование мнения о достоверности  бухгалтерской отчетности в части  показателей, отражающих обязательства  по внутренним расчетным операциям,  и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические  цели проверки внутренних расчетных  операций заключаются в установлении:

• полноты - все ли операции по внутренним расчетам учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;
• существования -  существуют ли обязательства по внутренним расчетам (подотчетным суммам ) на дату составления баланса и существенна ли сумма этих обязательств;
• прав и обязанностей - правомерны ли и верны суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);
• оценки - оценены ли обязательства по внутренним расчетам в соответствии с требованиями нормативных актов;
• точности - правильно ли произведен расчет суточных по командировке и др., соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;
• ограничения учетного периода - все ли обязательства по внутренним расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;
• представления и раскрытия - все ли обязательства по внутренним расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету и отчетности.

Для достижения поставленных целей в ходе аудита должны быть решены следующие задачи:

1. Оценка состояния учета и эффективности внутреннего контроля операций по внутренним расчетам.  Включает в себя следующие вопросы:

• наличие и анализ документов выдачу подотчетных сумм;

• контроль за выплатой подотчетных сумм;
• соответствие показателей отчетности данным синтетического и аналитического учетов.

2. Отражение в учете расчетов с подотчетными лицами. Включает в себя следующие вопросы:

• проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами;
• обоснованность выдачи авансов в подотчет;
• своевременность предоставления авансовых отчетов;
• документальная обоснованность использования подотчетных сумм.

3. Определение влияния на достоверность отчетности. Включает в себя следующие вопросы:

• обоснованность включения в состав затрат;
• правильность налогообложения;
• общий вывод по результатам проверки внутренних расчетных операций;
• анализ и обобщение материалов рабочих документов;
• определение значимости ошибок.

Исходя из поставленных целей и задач, объектами аудита являются показатели отчетности, отражающие состояние внутренних расчетов –  дебиторская и кредиторская задолженность  по расчетам с подотчетными лицами.

Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общую схему проверки учета расчетов с подотчетными лицами можно представить следующим образом:

1. Выдача денежных средств подотчетному лицу - информация о выданном авансе;
2. Оформление авансового отчета (покупка ТМЦ, расчеты с поставщиками, отнесение на затраты ) - рассчитанная сумма остатка (перерасхода);
3. Возврат остатка подотчетной суммы (выдача перерасхода).

Первичные документы  по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия  возмещения расходов на командировки  по территории Российской Федерации;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  налогообложение расходов на  командировку;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  порядок выдачи и расходования  средств на хозяйственные нужды;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  порядок выдачи и расходования  средств на представительские  расходы;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  документальное оформление расчетов  с подотчетными лицами;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

- имеется ли  на предприятии список лиц  (приказ руководителя), которым разрешено  выдавать деньги на хозяйственные  нужды;

- выдаются ли  новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

- оформляется  ли письменная документация (распоряжения  руководителя предприятия) по  направлению работников в командировки;

- организован  ли аналитический учет командировочных  расходов;

- производится  ли расчет сумм, причитающихся  работнику на командировки.

По результатам  опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

1.2 Источники  информации и нормативные документы, используемые при проверке расчетов с подотчетными лицами

Приступая к  проверке, аудитор комплектует пакет  нормативных документов, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операций.

Пакет нормативных документов, регулирующих установленные правила ведения бухгалтерского учета и налогообложения внутренних расчетных операций, формируется аудитором с учетом специфики деятельности клиента.

В России основная тенденция  последних лет в регулировании нормативно-правовой базы бухгалтерского учета заключается в максимально возможном приближении учета к международной практике. К настоящему времени в нашей стране формально сложилась определенная концепция в регулировании учета и отчетности. Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана достаточно стройная четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни (табл. 1).

Таблица 1 - Система регулирования бухгалтерского учета в России

Документами, регулирующими систему бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами, являются:

I уровень  - законодательный: Гражданский кодекс  РФ, Федеральный закон №402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете», Трудовой кодекс РФ; Налоговый кодекс РФ; Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки";

II уровень  - нормативный: Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению; Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации"; Указание ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У;

III уровень  - методический: методические материалы по ведению бухгалтерского учета, Методические указания по иинвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49);

IV уровень  - организационный (микроуровень): приказ  об учетной политике организации, Положение о расчетах с подотчетными лицами и т.п.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам учета внутренних расчетов зависят от формы учета, применяемой в организации. При журнально-ордерной форме это журнал-ордер № 7, при компьютерных формах - машинограммы дебетовых и кредитовых оборотов по  счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и корреспондирующих счетов.

Первичные документы являются основным источником сбора при проверке расчетов с подотчетными лицами. К ним относятся: авансовые отчеты; командировочные удостоверения; журнал учета работников, выбывающих в командировки; журнал учета работников, прибывающих в командировке; инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сметы на представительские расходы.

Документами, регулирующими аудиторскую деятельность, являются:

I уровень  - законодательный: Кодексы РФ , Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с изменениями и дополнениями); Федеральный закон от 1 декабря 2007 г. N 315-ФЗ "О саморегулируемых организациях" (с изменениями и дополнениями); Указы президента РФ, Постановления правительства РФ;

II уровень  - нормативный: федеральные правила и стандарты аудиторской деятельности (ФПСАД);

III уровень  - методический: стандарты саморегулируемых организаций аудиторов; Кодекс профессиональной этики аудиторов России, методические рекомендации, указания и инструкции, письма Минфина РФ и других министерств и ведомств;

IV уровень - организационный  (микроуровень): внутренние стандарты аудиторской деятельности, разработанные аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами на базе ФПСАД и практики аудита.

1.3 Планирование  аудита  расчетов с подотчетными  лицами

Для качественного  выполнения проверки в установленные сроки аудиторской организации необходимо составить продуманный план предстоящих работ.

Планирование  аудита диктуют требования  правила (стандарта) аудиторской деятельности «Планирование аудита» №3. Оно  осуществляется с целью:

- установить  объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

- определить  перечень аудиторских процедур  и методику их применения;

- определить  состав информации, которую клиент  должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля.

Планирование  аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской  фирмой:

- общего плана  аудита с указанием ожидаемого  объема, графиков и сроков проведения  аудита;

- аудиторской  программы, которая определяет  объем, виды и последовательность  осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования  аудитором объективного и обоснованного  мнения о бухгалтерской отчетности  организации.

Разработка  общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения.

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана.

В процессе планирования аудитор должен также:

- оценить эффективность  системы внутреннего контроля  и учета клиента;

- установить  приемлемый аудиторский риск  и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать  бухгалтерскую отчетность достоверной;

- выявить значимые  для аудитора области и спланировать  необходимые аудиторские процедуры.

Программа тестов средств контроля представляет собой  перечень совокупности действий, предназначенных  для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь  составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному  оформлению процесса аудита и его  результатов.

В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Планирование аудита» аудиторская организация должна согласовать с клиентом основные организационные вопросы, связанные с проведением проверки, до написания письма-обязательства и до заключения договора о проведении аудита. Поэтому предварительное планирование осуществляется еще на стадии определения объема аудита, то есть в процессе знакомства аудиторов с финансово-хозяйственной деятельностью клиента и оценки степени влияния на нее внешних и внутренних факторов.

Аудиторы должны получить необходимую информацию на основе личных бесед с руководством и специалистами предприятия, осмотра производственных помещений и мест хранения ценностей, изучения бухгалтерской и статистической отчетности, учредительных и различных других внутренних документов, материалов проверок налоговых органов, службы внутреннего аудита и т. д. Такая информация обобщается в рабочем документе «Основная информация о клиенте».

На этапе  предварительного планирования осуществляется общее знакомство с системой внутреннего контроля. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» в процессе такого ознакомления аудиторская организация получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учета, структуре службы внутреннего аудита и ее месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими проверок, принятых мерах по обеспечению сохранности имущества, надежности бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Если по результатам  общего ознакомления будет сделан вывод  о ненадежности системы внутреннего  контроля, «низком» ее уровне, то полагаться на эту систему нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению внешних аудиторов можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, то им предстоит выполнить в дальнейшем первичную оценку надежности этой системы и подтвердить достоверность такой оценки на этапе выполнения аудиторских процедур по однородным группам хозяйственных операций.

Затем формируется  группа аудиторов и распределяются обязанности и ответственность  между ними. В состав группы для  проведения проверки включаются квалифицированные (старшие, ведущие) аттестованные аудиторы, назначаемые ответственными за выполнение отдельных разделов аудита, и аудиторы-ассистенты. Последние, как правило, не имеют аудиторских аттестатов и выполняют комплекс работ по сбору аудиторских доказательств, их документированию и анализу. При этом следует учитывать бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита, предполагаемые сроки работы, количественный состав группы, должностной и квалификационный уровень членов группы. Указанные сведения обобщаются в рабочем документе «Состав аудиторской группы и распределение обязанностей внутри группы».

Начиная разработку общего плана и программы аудита, аудиторская организация должна получить дополнительные сведения о  проверяемом предприятии, которая  обобщается в рабочем документе «Дополнительная информация о клиенте». В процессе подготовки общего плана и программы аудита дается предварительная оценка эффективности системы внутреннего контроля на предприятии, устанавливается приемлемый уровень существенности и аудиторского риска, позволяющие считать бухгалтерскую отчетность достоверной, выявляются значимые для аудита области, намечается объем и последовательность выполнения аудиторских процедур, выбираются методики контроля.

Достоверность бухгалтерской отчетности во всех существенных отношениях представляет такую степень точности ее показателей, при которой квалифицированный пользователь этой отчетности делает правильные выводы и принимает правильные экономические решения.

Аудиторы обязаны  принимать во внимание две стороны  существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения они должны использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий – уровень существенности.

Уровень существенности - это предельное значение ошибки бухгалтерской  отчетности, начиная с которой  ее квалифицированный пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические решения.

Концепция существенности (материальности) используется как  основа для планирования проверки при  определении содержащих ошибки статей бухгалтерской отчетности, оценки материалов собственных исследований и принятия решений о содержании аудиторского заключения. В соответствии с нормативом аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский риск» перед началом проверки аудиторская организация должна решить, какую общую сумму ошибки следует считать существенной. Такая предварительная оценка позволяет аудиторам организовать процесс сбора необходимых доказательств. При этом принимается допущение, что число аудиторских доказательств обратно пропорционально установленному уровню ошибки.

Поэтому на практике различные аудиторы по-разному решают проблему определения существенности. Некоторые прибегают к точным количественным критериям оценки, другие полагаются на свой опыт и интуицию, считая, что отклонение показателя до 5% будет незначительным, а свыше этой величины - существенным. При этом во внимание принимаются различные факторы:

-абсолютная  величина ошибки. Для различных  условий она может быть признана  или допустимой, или неприемлемой;

- относительная  величина ошибки - это отношение вероятной ошибки к базовой величине, в качестве которой принимается валовая прибыль, сумма активов, сумма текущих активов и др.

-содержание  статьи отчетности. Возможные ошибки  по счетам ликвидных активов  рассматриваются как более существенные  вследствие их относительной «доступности» для нарушений;

- конкретные  цели использования аудиторского  заключения;