Аудит расчетов с подотчётными лицами. 2

 

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 1.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы

1.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами

 

ГЛАВА2.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  АУДИТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами

2.2. Нормативно-законодательная  база аудита расчетов с подотчетными  лицами

2.3.  Методика аудита  расчетов с подотчетными лицами.

2.3.1. План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами 

2.3.2. Источники информации для проверки. Типичные ошибки

2.3.3.Контороль над операциями  с подотчетными лицами

 

3 АУДИТ РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО  «РЫНОК»

3.1.Организационно-экономическая  характеристика ООО «Рынок»

3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Рынок»

3.3. Совершенствование аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Рынок».

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают  сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок».Целью  данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете  расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок» за 2011 год.Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров  расчетов с подотчетными лицами в  соответствие с действующими правилами  бухгалтерского учета и нормативными документами;

рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами;

на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Рынок» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению  контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в  том, чтобы определить соответствие отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Рынок» действующим  нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного заключения.

Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры  проверки просты. Будут рассмотрены  типичные нарушения при осуществлении  расчетов с подотчетными лицами.

 

 Глава 1. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом

денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих

командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов,

расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной

торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами

имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

·        приобретение запасных частей, материалов, топлива  за наличный

расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

·        оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

·        расходы  на командировки по территории Российской Федерации и за

границу;

·        представительские  расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы

предприятия или непосредственно  из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с

подотчетными лицами». Это  активно-пассивный счет, сальдо которого отражает

сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного

перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых

ордеров, по кредиту —  суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и

сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и

кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают

с кредита счета 71 в дебет  счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные

расходы» и другие в  зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу

остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц  в дебет счета 50

«Касса».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с

подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный  регистр,

сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале ордере одна

строка и по мере представления  авансового отчета, сдачи в кассу

неиспользованных сумм или  получения денег в погашение  перерасхода записи сумм

по этим операциям будут  произведены на этой же строке. В  то же время журнал-

ордер № 7 сохраняет шахматную  форму записи, заложенную в основу журнально-

ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота  по кредиту счета 71.

На оборотной стороне  этого журнала-ордера проводятся сгруппированные  сведения

о суммах затрат предприятия  на служебные командировки за отчетный месяц с

начала года, что необходимо для составления отчетности и  контроля за целевым

использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые

ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты —  на израсходованные

суммы; новые приходные  или расходные кассовые ордера —  на расхождения в

суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки,

отражаются по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и дебету счета

84 «Недостачи и потери  от порчи ценностей». В дальнейшем  эти суммы

списываются со счета 84 в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате

труда», если они могут  быть удержаны из заработной платы  работники или 73

«Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они  не могут быть удержаны

из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в  валюте страны

командирования исходя из установленных законодательством  норм суточных и

квартирных. Полученную в  банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с

кредита счета 52 «Валютный  счет». Выданную под отчет валюту списывают со

счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом

эквиваленте  по курсу  Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением

оправдательных документов задолженность подотчетных лиц  списывают с кредита

счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в

зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При

изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают  на

счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет  счета 71,

кредит счета 80), отрицательную  — на убыток (дебет счета 80, кредит счета

71).

 

1.2  Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы

Служебные командировки

Командировкой считается  поездка работника предприятия  в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный  с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления  в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем  предприятия. Приказ должен содержать  указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам  и обосновывающие документы находятся  в отдельной папке. В приказе  возможно прямое указание для бухгалтерии  произвести расчет суммы командировочных  расходов.

На основании приказа  в бухгалтерии составляется предварительная  калькуляция на командировочные  расходы. При составлении калькуляции  бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

К компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

- Фактически произведенные  расходы на проезд к месту  командировки и обратно, включая  оплату расходов за бронь.

- Фактически произведенные  расходы на наем жилого помещения,  включая оплату расходов за  бронь.

- Суточные, выплачиваемые  за время нахождения в командировке, в размере не более трех  месячных показателей в сутки  в пределах Республики.

- Суточные, выплачиваемые  за время нахождения в командировке за пределами РД, в пределах норм, установленных Правительством РД [3].

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.

Размер суточных может  устанавливаться руководителем  компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует  тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается  относить на вычеты.

Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном  журнале по установленной форме, где делаются отметки о прибытии сотрудника.

Непосредственный учет самих  командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится  из командировки и представит в бухгалтерию  авансовый отчет.

Авансовый отчет - это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных  расходов за время командировки. Фактические  расходы, отражаемые в авансовом  отчете, требуют документального  подтверждения. Поэтому заполняется  авансовый отчет на основании  приложенных к нему первичных  документов, которыми могут быть:[15, c. 140]

- авиабилеты (экономический  класс). При этом к авиабилету  и авансовому отчету подшивается  (прикладывается) распоряжение или  приказ руководителя, в котором  указывается необходимость использования  воздушного транспорта;

- железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного  вагона);

- другие проездные документы;  квитанции о бронировании билетов  и места в гостинице;

- квитанции по утвержденной  форме о пользовании постельными  принадлежностями в поездах при  проезде к месту командировки  и обратно;

- квитанция, счет-фактура  и другие документы, подтверждающие  наем жилого помещения;

- командировочное удостоверение  с отметками о дате прибытия  в командируемую организацию  и убытия из нее, заверенные  подписями должностных лиц и  печатями этой иногородней организации,  а также с отметками нашей  организации о прибытии сотрудника  из командировки;

- документы, подтверждающие  прочие понесенные расходы (квитанции  о телефонных переговорах, почтовых  услугах, приобретенных ценностях  и т. д.).

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с  момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

- наименование организации;

- отдел, должность и  фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;

- номер и дату составления  авансового отчета;

- цель полученного аванса - командировочные расходы;

- величину полученных  из кассы денежных средств;

- сумму фактически произведенных  расходов, которая соответствует  итогу всех расходов, указанных  на оборотной стороне авансового  отчета;

- сумму остатка неизрасходованных  денежных средств (превышение  полученной из кассы суммы  над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически  потраченной суммы над полученной  из кассы).

В авансовых отчетах о  командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами  не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических дней нахождения в командировке согласно отметкам в  командировочном удостоверении. Последнюю  графу "Счет" заполняет бухгалтер, проверяющий авансовый отчет  и приложенные к нему документы.

 

Выдача денежных средств  на хозяйственные нужды

Суммы на хозяйственные нужды  выдаются материально-ответственным  лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму  утверждает руководитель и главный  бухгалтер. В указанном расходном  кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную  форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным  расходам, и при хозяйственных  расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в  обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют  факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц  необходимо составить авансовый  отчет с приложением следующих  первичных документов:

- счета-фактуры;

- накладной;

- товарного чека;

- квитанции к приходному  кассовому ордеру;

- фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта  постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию  дохода подотчетного лица, который  облагается подоходным, социальным налогом  и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма  расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный  бухгалтером авансовый отчет. Остаток  неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия  подотчетному лицу выдаются излишне  потраченные суммы.

Представительские расходы

Согласно п. 2 ст. 93 Налогового кодекса к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания  взаимного сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседание  совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским  расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных  лиц:

- транспортное обслуживание;

- расходы на питание  во время переговоров;

- оплата услуг переводчика  [3].

Во время проведения официального приема лиц количество участников с  принимающей стороны не должно превышать  количества участников со стороны принимаемой  делегации.

При составе делегации  свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих  делегацию, должно определяться из расчета  один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие  документы:

приказ о проведении приема;

список приглашенных лиц;

список лиц принимающей  стороны;

журнал регистрации гостей;

смета расходов на проведение приема;

документы об оплате и получении  фактических услуг и материалов, относящихся к представительским  расходам.

Пунктом 2 ст. 93 Налогового кодекса  определено, что не относятся к  «… представительским расходам и  не подлежат вычету расходы по организации  банкетов, досуга, развлечений или  отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения» [3].

Для подтверждения произведенных  расходов издается приказ на проведение приема.

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских  расходов над утвержденными нормами  превышение расходов является косвенным  доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные  пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для  подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного  подотчетного лица составляется еще  один приказ. Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами распоряжается руководитель.

подотчетный сумма дебиторский  учет

 

 

Рисунок 1 - Схема первичной  документации по расчётам с подотчётными лицами

 

1.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Типовому плану  счетов, утвержденному Приказом Министра Финансов РК от 23.05.2007 г. №185 для учета  краткосрочной дебиторской задолженности  предназначен подраздел 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность», который  включает группу счетов по расчетам дебиторской  задолженности работников 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»  Данная группа счетов отражает операции, связанные с движением дебиторской  задолженности работников по:[4]

- выданным в подотчет  денежным средствам на приобретение  активов, оплате услуг, служебным  командировкам и другие;

- предоставленным работникам  займам, а также расчеты по  возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и  другие), причиненного организации  работником, и прочая краткосрочная  дебиторская задолженность работников;

В случае, когда подотчетное  лицо сначала предоставляет отчет  об использовании своих собственных  средств и только после этого  предприятие ему возмещает произведенные  расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным  командировкам» счета «Прочая краткосрочная  кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы  в подотчет отражается корреспонденцией: Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская  задолженность работников: задолженность  по подотчетным суммам» - Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе  в тенге".

Любой авансовый отчет  раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в  подотчет счет 1251 "Задолженность  по подотчетным суммам" дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет  отражено, на какие цели были израсходованы  подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные  и другие расходы.

Здесь необходимо помнить, что  величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

на счет 7210 " Административные расходы", если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого  аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;

на счет 7110 "Расходы  по реализации продукции и оказанию услуг", если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и  в ходе командировки решаются вопросы  реализации;

на счет 8048 "Прочие накладные  расходы", если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом  производства.

Корреспонденция счетов: дебет 3350 - кредит 1251 означает, что задолженность  сотрудника перед организацией по подотчетным  суммам будет погашена за счет удержания  из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму  будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате  на руки.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются  дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в  дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция  счетов: Дебет 7210 "Административные расходы" - Кредит 3350 "Краткосрочная  задолженность по оплате труда".

Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые  расходы) подлежат налогообложению  индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный  пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы  относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных  лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили  на склад предприятия, а затем  составить акт об их использовании  и списать со склада на расходы  компании. Поэтому приобретаемые  подотчетным лицом канцтовары в  случае их сдачи на склад следует  отразить на счете 1315 "Прочие материалы". Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно  списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного  НДС по полученным от поставщиков  счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 "Налог на добавленную  стоимость. Бухгалтер проставляет  корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

 

 

 

 

\\

 

 

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ аудита РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Учета аудита расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – работники  предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных  расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без  кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные  расходы выдаются в размере 2-дневной  потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия  – в размере 10-дневной потребности  до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный  работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются  суточные за все время, пока он не мог  продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В  срок командировки не включаются дни  временной нетрудоспособности. Работнику  возмещаются услуги по предварительной  покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом  общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.