Аудит расчетов с подотчетными лицами. 14

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организации часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику  выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают  сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы  избежание ошибок, допускаемых при  учете расчетов с подотчетными лицами.

Цель данной курсовой работы - рассмотрение аудита расчетов с подотчетными лицами и определение его роли в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

- рассмотрение подготовительных мероприятий перед аудиторской проверкой, а также некоторых процедур, осуществляемых на этапе планирования аудита (аналитические процедуры, составление письма-обязательства и т.д.)

 

- определение нормативных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

- определение цели, задачи и источников информации аудита расчетов с подотчетными лицами;

-составление плана и  программы аудита расчетов с  подотчетными лицами;

-выявление типичных ошибок  в учете расчетов с подотчетными  лицами;

-анализ полученных сведений  и подведение итогов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

 

1. Мероприятия, проводимые на этапе подготовки и при планировании  аудита

Работа с экономическим  субъектом, обратившимся в аудиторскую  организацию, начинается с предварительного планирования, по результатам которого аудиторская фирма делает вывод  о степени деловой безупречности  клиента и принимает решение, проводить аудиторскую проверку или отказаться от нее.  
Прежде всего, в соответствии с пунктом 2 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности (ФПСАД) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности», аудитор должен ознакомиться с деятельностью аудируемого лица и средой, в которой она осуществляется 

Иными словами, изучается вид деятельности клиента, структуру уставного капитала, состав учредителей, размер аудируемого лица (численность персонала, объем документооборота, наличие филиалов и обособленных подразделений),  особенность руководства клиента и др.  Кроме того, аудитор может также провести предварительную оценку потенциальной трудоемкости и сложности аудита, выяснить характер и проблемы взаимоотношений клиента с налоговыми органами, получить рекомендации от различных организаций. При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии.

Рисунок 1- Понимание деятельности аудируемого лица

Т.е. для адекватного понимания деятельности экономического субъекта применяют следующие процедуры:

• опрос компетентных работников аудируемого лица и третьих лиц;
• аналитическое чтение бухгалтерской (финансовой) отчетности.

 Опрос подразумевает наведение  справок (в письменной или устной  форме) у осведомленных лиц  как внутри предприятия, так  и за его пределами, а также позволяет определить специфику отрасли, характер бизнеса, бизнес-стратегию, ключевые преимущества перед конкурентами и наметить потенциальные области отраслевого риска. 

Аналитическое чтение финансовой отчетности дает возможность оценить  масштабы деятельности, выявить необычные  колебания, "больные" статьи, которые  могут быть обусловлены экономическими обстоятельствами или допущенными  в учетном процессе погрешностями. Особого внимания заслуживает содержание пояснительной записки в отношении  положений учетной политики, подлежащих раскрытию в соответствии с требованиями положений по бухгалтерскому учету. 
       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Если стороны пришли к согласию о возможности поведения аудита, то они приступают к документальному оформлению своих отношений 
Получив письмо-предложение о проведении аудита аудиторская организация после проверки принципа независимости и предварительного планирования направляет экономическому субъекту письмо-обязательство с согласием на проведение аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Письмо о проведении аудита

Совету директоров или соответствующему представителю высшего руководства  организации ОАО «Жемчужина». 

Вы обратились к нам с просьбой о проведении обязательного аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности в составе форм  за 2012год. Настоящим письмом мы подтверждаем наше согласие и наше понимание данного задания. Аудит будет проведен нами с целью выражения мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Мы будем проводить аудит  в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности. Эти стандарты требуют, чтобы  мы планировали и проводили аудит  с целью обеспечения разумной уверенности в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность не содержит существенных искажений. Аудит проводится на выборочной основе и включает в  себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих числовые значения в финансовой (бухгалтерской) отчетности и раскрытие в ней  информации о финансово-хозяйственной  деятельности. Аудит также включает оценку применяемых принципов и  методов бухгалтерского учета, правил подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности, определение основных оценочных  значений, сформированных руководством аудируемого лица, а также оценку общей формы представления финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В связи с тем, что в ходе аудита применяются выборочные методы и  тестирование, и в связи с другими  присущими аудиту ограничениями, наряду с ограничениями, присущими любой  системе бухгалтерского учета и  внутреннего контроля, существует неизбежный риск того, что некоторые, даже существенные, искажения могут остаться необнаруженными.

В дополнение к аудиторскому заключению, содержащему наше мнение о достоверности  финансовой (бухгалтерской) отчетности, мы планируем предоставить Вам отдельное  письмо (отчет, письменную информацию), касающееся любых замеченных нами существенных недостатков в ведении бухгалтерского учета и в системе внутреннего  контроля.

Напоминаем, что в соответствии с законодательством Российской Федерации ответственность за подготовку финансовой (бухгалтерской) отчетности, в том числе за раскрытие в  ней необходимой информации, несет  руководство Вашей организации. Это включает ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, наличие и надлежащую работу средств  внутреннего контроля, выбор и  применение учетной политики, а также  меры по сохранности и надлежащему  использованию активов организации. Нам потребуются от руководства  организации (и это является частью процесса аудита) официальные письменные подтверждения, касающиеся наиболее важных разъяснений и заявлений, сделанных  в связи с аудитом.

Надеемся на сотрудничество с Вашими сотрудниками и на то, что нам  будут предоставлены любые записи, документация и иная информация, запрашиваемая  в связи с аудитом. Средства за проведение аудита, выплачиваемые на основе счетов, которые будут выставляться по мере оказания услуги, рассчитываются исходя из времени, затраченного специалистами  на выполнение задания, и включают покрытие командировочных расходов. Почасовая  оплата варьируется в зависимости  от уровня ответственности используемых специалистов, их опыта и квалификации.

Данное письмо считается действительным в будущем до тех пор, пока оно  не будет изменено или заменено другим либо его действие не будет прекращено.

Просим Вас подписать и вернуть  прилагаемый экземпляр данного  письма в подтверждение того, что  оно соответствует Вашему пониманию  договоренности о проведении нами аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности Вашей организации. 

 

От имени аудитора                                            Принимается от имени                                          

                                    хозяйствующего субъекта 

 

Фамилия, имя, отчество,                                   Фамилия, имя, отчество,

должность, дата                                                  должность, дата 

 

 

              (подпись)                                  (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Оценка надежности БУ и внутреннего  контроля и уровня существенности

 

Оценка СБУ (системы бухгалтерского учета), СВК (система внутреннего  контроля) подразумевает оценку уровня надежности СБУ и СВК, как высокой  надежности, средней надежности, низкой надежности. 
Термин «система бухгалтерского учета» означает упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. 
Термин «система внутреннего контроля» означает совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности. 
       Для того чтобы оценить систему внутреннего контроля, и систему бухгалтерского учета необходимо составить анкету-опросник, по результатам которой будет представлен анализ надежности системы контроля (Таблица 1).

При проведении оценки состояния  системы бухгалтерского учета и  внутреннего контроля на предприятии  ОАО «Жемчужина» было выяснено, что  надежность СБУ И СВК срдняя, таким образом, при проведении аудита внешним аудитором он может полагаться на систему внутреннего контроля, однако доверять ей не полностью, и полагаться на результаты собственно проведенной проверки.

 

 

Приложение 1

Содержание вопросов	Вариант ответов	№ ответа	Степень надежности данного  фактора
1.7 Наличие должностных  инструкций для всего персонала	1.Не разработаны 2.Частично разработаны 3.Разработаны для всех  и утверждены документально	3	Высокая
Система бухгалтерского учета
2.1Организационная структура  бухгалтерской службы	1.Фирма, оказывающая бухгалтерские  услуги 2.Бухгалтер 3.Бухгалтерская служба  во главе с главным бухгалтером	3		Высокая
2.2Образование, опыт, квалификация  персонала, занятого в учете	1.Низкий уровень 2.Средний уровень 3.Высокий уровень	3		Высокая
2.3Текучесть кадров, занятых в учете	1.Высокая 2.Умеренная 3.Низкая	3		Средняя
2.4 Наличие положения об  учетной политике	1.Разработана 2.Не разработана	1		Высокая

Содержание вопросов		Вариант ответов	№ ответа	Степень надежности данного  фактора
Контрольная среда
1.1Содержание организационной структуры размеру и характеру деятельности	1.Соответствует 2.Не в полной мере 3.Не соответствует		1		Высокая
1.2Разделение обязанностей  и полномочий	1.Единоличное руководство 2.Полное разделение обязанностей 3.Широкое разделение обязанностей  и полномочий		3		Высокая
1.3Отношение руководства  к системе внутреннего контроля	1.Не считает необходимым 2.Понимает необходимость  СВК 3.Уделяет большое внимание  вопросам, связанным с СВК		2		Высокая
1.4Наличие стратегических  целей развития организации	1.Отсутствуют 2.Установлены частично		2		Высокая
1.5Обращения к аудиторам  за консультациями по вопросам  БУ	1.Случаи обращения отсутствуют 2.Случаи обращения имели  место 3.Широкое использование  практики проведения консультаций		1		Средняя
1.6Установление кадровой  политики	1.Отсутствует 2.Частично установлена 3.Установлена		3		Высокая

 

 

Содержание вопросов	Вариант ответов	№ ответа	Степень надежности данного  фактора
2.5 Соблюдение сроков утверждения  учетной политики	1.Соблюдаются 2.Не соблюдаются	1	Высокая
2.6 Наличие рабочего плана  счетов	1.Не разработан 2.Составлен формально  и не соответствует особенностям  фирмы 3.Разработан и утвержден	1	Средняя
2.7 Наличие графика документооборота	1.Отсутствует 2.Разработан и утвержден  документально	2	Высокая
2.8 Наличие должностных инструкций для персонала, занятого в учете	1. Не разработан 2.Разработан и утвержден  документально	2	Высокая
2.9 Наличие положения   о сроках и порядке проведения  инвентаризации активов и обязательств	1.Отсутствует 2.Раскрывает сроки и  порядок проведения в отношении  не всех активов и обязательств 3. Содержит в полном  объеме информацию о сроках  и порядке проведения инвентаризации	3	Высокая

 

Содержание вопросов	Вариант ответов	№ ответа	Степень надежности данного  фактора
2.10. Наличие фактов неправомерного внесения  изменений в учетную политику	1.Имеются 2.Не имеются	2	Высокая
2.11. Соответствие принятых  элементов учетной политики требованиям действующего законодательства (ФЗ«О бухгалтерском учете», ПБУ 1/08)	1. Не соответствуют 2. Ряд позиций не отвечают требованиям 3. Полностью соответствуют	3	Высокая
2.12. Реакция на изменения законодательной  базы,регламентирующей порядок ведения  бухгалтерского учета	1. Изменения не отслеживаются 2. Изменения отслеживаются и оперативно принимаются меры	2	Высокая
2.13. Соблюдение и контроль  со стороны главного бухгалтера за обработкой данных, связанных с нетипичными операциями	1. Не установлен 2. Установлен	2	Высокая
2.14. Соблюдение графика подготовки финансовой  отчетности	1. Не соблюдается, отчетность сдается с опозданием 2.Соблюдается, отчетность сдается  в установленные сроки	2	Высокая
2.15. Организация договорной  работы	Консультационные услуги юридических фирм 2.Наличие юридического отдела	1	Средняя
3.Система налогового учета
3.1. Наличие положения об учетной политике  для целей Налогообложения	1. Не разработана 2. Разработана	2	Высокая
3.2. Ведение налогового учета	1. Налоговая база определяется  по данным бух.учета 2. Самостоятельная система	1	Высокая

Содержание вопросов	Вариант ответов	№ ответа	Степень надежности данного  фактора
3.3.Формы регистров налогового учета	Бумажные 2.Электронные	2	Высокая
3.4. Соблюдение установленных сроков  расчетов по налогам и сборам	1. Не соблюдаются 2. Соблюдаются	2	Высокая
3.5. Реакция на изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения  налогового учета	1. Не отслеживается 2.Отслеживаются и оперативно принимаются необходимые меры	2	Высокая
4. Средства контроля
4.1. Осуществление мер, направленных на  ограничение несанкционированного доступа к активам	1. Меры не принимаются 2. Меры принимаются	2	Высокая
4.2. Принятие мер, направленных  на ограничение доступа неуполномоченных лиц к  системе документооборота и ведения  бухгалтерского учета	1. Меры не принимаются 2. Меры принимаются	2	Высокая
4.3. Осуществление плановых  и внезапных инвентаризаций	1. Не осуществляются 2.Осуществляются	2	Высокая

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность - максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение. Определим уровень существенности на основании данных 2012 года ООО «Жемчужина» (таблица  2).

 

Таблица 2

Расчет единого  показателя уровня существенности

 

	Значение  показателя		Значение, применяемое
	бухгалтерской	Доля,	для нахождения
Наименование  показателя	отчетности, тыс. руб.	%	уровня  существенности, тыс. руб.
1. Прибыль  до налогообложения	735	5	36,75
2. Выручка  от продажи	18650	2	373
3. Валюта  баланса	3558	2	71,16
4. Собственный  капитал	1810	10	181
5. Общие  затраты предприятия	17325	2	346,5

 

Расчет уровня существенности показателей  составляет: средние арифметические показателя уровня существенности: (36,75 + 373 + 181 + 71,16 + 346,5) : 5 = 201,682 тыс. руб.;

наименьшее значение от среднего отличается на: (201,682- 36,75) : 201,682*100% = 81,77%;

наибольшее значение от среднего отличается на: (373 – 201,682) : 201,682*100% = 84,94%.

Поскольку значение 373 тыс.руб. отличается от среднего значительно, а значение 36,75 тыс.руб. не так сильно, то аудитор может принять решение отбросить при дальнейших расчетах наибольшее значение, а наименьшее оставить (35,75 тыс.руб.).

Новая средняя арифметическая составит: (36,75 + 181+ 71,16 + 346,5) : 4 = 158,85 тыс.руб.

Полученную величину допустимо округлить до 159 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения материальности (существенности).

Таким образом, различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет:

(159 - 158,85) : 158,85 * 100% = 0,09%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.1 Нормативные  документы по учету расчетов  с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета организации  должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский  учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам  в бухгалтерской и налоговой  отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны  материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

2.Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 - ФЗ, договор купли - продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

3.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

4.Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

5.ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

6.Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

7.Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

8.План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

9.Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" -- в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в  пределах Российской Федерации:

1.Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

2.Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

1.Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

2.Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами, источники информации и типичные ошибки в учете

Подотчетными суммами  называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы  по командировкам, хозяйственные и  представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с: