Аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Южно-Уральский Государственный Университет»

(национальный исследовательский  университет)

Международный факультет

 Кафедра «Управление персоналом»

 

 

 

Аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь»

 

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

по дисциплине «Организационно-кадровый аудит»

ЮУрГУ – 080505.2013.668.ПЗ.КР

 

 

 

		Руководитель проекта,
		____________ Тысевич К.М. ___________________2014 г.
		Автор проекта, студент группы Мн – 529 ______________ Шопов А.А. ___________________2014 г.
		Работа защищена с оценкой (прописью, цифрой) __________________________ _____________________2014 г.

 

 

Челябинск 2014

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский Государственный Университет»

(национальный  исследовательский университет)

Международный факультет

Кафедра «Управление персоналом»

 

УТВЕРЖДАЮ Заведующая кафедрой

______ И.В. Резанович ______________ 2014 г.

 

ЗАДАНИЕ

на курсовой проект студента

Шопова Антона Андреевича

Группа 529

1. Дисциплина «Организационно-кадровый аудит»
2. Тема работы «Аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь»
3. Срок сдачи студентом законченной работы 17 октября 2014 г.
4. Перечень вопросов, подлежащих разработке:

• рассмотреть адаптацию как бизнес-процесс;

• изучить ключевые показатели эффективности системы адаптации;
• провести анализ хозяйственной деятельности ООО «Инссталь»;
• провести аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь»;
• разработать рекомендации по повышению эффективности системы адаптации персонала ООО «Инссталь».

 

 

 

 

Руководитель______________________________________ К.М. Тысевич

Задание принял к исполнению_________________________ А.А. Шопов

 

 

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

Наименование разделов курсовой работы	Срок выполнения разделов работы	Отметка о выполнении руководителя
Выбор темы	20.09.2014
Структура курсового проекта	20.09.2014
ГЛАВА I	27.09.2014
ГЛАВА II	09.10.2014
Готовый проект	17.10.2014

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель работы _________________________/К. М. Тысевич/

   Студент                        ________________________/А.А. Шопов/

 

АННОТАЦИЯ

 

 

Шопов А.А. «Аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь». – Челябинск:  ЮУрГУ, МН – 529,– 68 с., 15 библиографический список – 15 наим.

 

Курсовой проект был выполнен с целью разработки рекомендаций по повышению эффективности системы адаптации персонала, за счет проведения аудита в организации ООО «Инссталь».

В курсовом проекте представлено введение, 2 главы, заключение, библиографический список, приложение.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, поставлены цель, задачи исследования.

Первая глава курсовой работы посвящена освещению теоретических аспектов данной темы.

Во второй главе курсовой работы проводится анализ хозяйственной деятельности организации, ее внешней и внутренней среды. Осуществляется аудит системы адаптации на предприятии ООО «Инссталь» и на основе полученных данных разрабатываются рекомендации.

В заключении подведены основные итоги проведенной работы.

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………….……………………………64

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы курсового проекта обусловлена тем, что адаптация персонала в организации, является необходимым звеном кадрового менеджмента. Становясь работником конкретного предприятия, новичок оказывается перед необходимостью принять организационные требования: режим труда и отдыха, положения, должностные инструкции, приказы, распоряжения администрации и т.д. Он принимает также совокупность социально-экономических условий, предоставляемых ему предприятием. Он вынужден по-новому оценивать свои взгляды, привычки, соотнести их с принятыми в коллективе нормами и правилами поведения, закрепленными традициями, выбрать соответствующую линию поведения.

В тоже время, важность мероприятий по адаптации работников в нашей стране недостаточно серьезно воспринимается кадровыми службами, как государственных, так и частных предприятий, на протяжении долгого периода: нет базовых программ адаптации.

Одним из условий успешного развития любого предприятия, является успешная адаптация персонала в организации, так как сотрудники высокой профессиональной квалификации могут оказаться бесполезными, если они не смогут вписаться в корпоративную культуру компании или в систему отношений, принятую в определенном подразделении.

Для успешного функционирования системы адаптации персонала, как и для любой другой системы, необходимо проведение аудита.

Цель проекта – провести аудит системы адаптации персонала на предприятии ООО «Инссталь» и разработать методологические рекомендации.

Чтобы достичь цели проекта, необходимо будет реализовать ряд задач:

1. Рассмотреть адаптацию персонала как бизнес-процесс;
2. Изучить ключевые показатели эффективности системы адаптации персонала;
3. Провести аудит системы адаптации персонала ООО «Инссталь»
4. Разработать рекомендации по повышению эффективности системы адаптации персонала ООО «Инссталь» 

Объект исследования – ООО «Инссталь».

Предмет исследования – организационно-экономические отношения, возникающие при разработке и реализации проекта внедрение системы адаптации персонала  на предприятии.

Методологической базой данного курсового проекта является научная литература и интернет источники.

 

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА

1.1 Система адаптации персонала  как объект для аудита персонала

Современные организации, в которых хорошо поставлено дело управления, считают, что набор подходящих людей является лишь началом.

Одной из проблем работы с персоналом в организации при привлечении кадров является управление трудовой адаптацией. В ходе взаимодействия работника и организации происходит их взаимное приспособление, основу которого составляет постепенное вхождение работников в новые профессиональные и социально-экономические условия труда.

Термин "адаптация" применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и производственную адаптацию. В определенной мере эти два вида адаптации пересекаются друг с другом, но каждая из них имеет и самостоятельные сферы приложения: социальная деятельность не замыкается на производстве, а производственная - включает и технические, и биологические, и социальные аспекты.

Адаптация социальная - (от лат. adapto - приспособляю и socialis - среды) - 1) постоянный процесс активного приспособления индивида к условиям социальной среды; 2) результат этого процесса. Соотношение этих компонентов, определяющее характер поведения, зависит от целей и ценностных ориентации индивида, возможностей их достижения в социальной среде. Несмотря на непрерывный характер социальной адаптации, ее обычно связывают с периодами кардинальной смены деятельности индивида и его социального окружения.

Адаптация персонала - это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда [10].

Важнейшими компонентами адаптации работника являются согласования самооценок и притязаний работника с его возможностями, с одной стороны, с другой - реальностью производственной среды, в которой он адаптируется. Здесь возможны противоречия, от глубины и разрешимости которых зависит успешность адаптации.

Адаптация работника в организации представляет собой многосторонний процесс его приспособления к содержанию и условиям трудовой деятельности, к непосредственной социальной среде, совершенствования деловых и личных качеств работника. Это процесс, который требует как от работника, так и от коллектива взаимной активности и заинтересованности друг в друге.

Вновь поступивший на работу сотрудник включается в систему внутриорганизационных отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления, общественной организации и т.п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидается соответствующее ей поведение. Поступая на работу в ту или иную организацию, человек имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. В соответствии с ними сотрудник предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации.

Среди основных целей адаптации работников обычно выделяют следующие:

1.Возможно  боле быстрое достижение рабочих  показателей, приемлемых для организации - работодателя.

2.Уменьшение  стартовых издержек. Новый работник  не всегда знает работу и  то, как работает организация. До  тех пор, пока он работает менее  эффективно, чем опытные сотрудники, его работа требует от организации  более высоких затрат. Эффективная  адаптация уменьшает эти стартовые  затраты и дает возможность  новому работнику скорее достигнуть  установленных стандартов выполнения  работы.

3.Вхождение  работника в рабочий коллектив, в его неформальную структуру  и ощущение себя членом команды.

4.Снижение  тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником. Тревожность и неуверенность в данном случае означают боязнь провалов в работе и неполную ориентацию в рабочей ситуации. Это нормальный страх перед новым и неизвестным.

5.Сокращение  текучести кадров среди новых  работников. Если работники не  смогли своевременно освоиться  в организации, то они могут  отреагировать на это увольнением.

6.Экономия  времени непосредственного руководителя  и рядовых работников. Работник, который недостаточно адаптировался  к работе в организации, требует  значительно больше времени на  помощь в процессе выполнения  возложенных на него обязанностей.

7.Развитие  у нового работника удовлетворенности  работой, позитивного отношения  к работе и реализма в ожиданиях. Процесс адаптации должен способствовать  формированию положительного отношения  новых работников к организации, к своему подразделению и к  порученному делу. Это является  непременным условием высоких  рабочих показателей.

8.Снижение  издержек по поиску нового  персонала.

9.Формирование  кадрового резерва (наставничество - это возможность для опытного  сотрудника приобрести опыт руководства) [10].

Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.

Успешность адаптации зависит от целого ряда условий, главными из которых являются:

1.Качественный  уровень работы по профессиональной  ориентации потенциальных сотрудников;

2.Объективность  деловой оценки персонала (как  при отборе, так и в процессе  трудовой адаптации работников);

3.Отработанность  организационного механизма управления  процессом адаптации;

4.Престиж  и привлекательность профессии, работы по определенной специальности  именно в данной организации;

5.Особенности  организации труда, реализующие  мотивационные установки сотрудника;

6.Наличие  отработанной системы внедрения  новшеств;

7.Гибкость  системы обучения персонала, действующей  внутри организации;

8.Особенности  социально-психологического климата, сложившегося в коллективе;

9.Личностные  свойства адаптируемого сотрудника, связанные с его психологическими  чертами, возрастом, семейным положением и т.п.[9].

Рисунок 1- Виды адаптации и факторы, влияющие на нее

Производственная адаптация - включение работника в новую производственную среду, усвоение норм трудовой деятельности, установление и расширение взаимосвязей между работником и производственной средой.

Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.

Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности.

В процессе психофизиологической адаптации происходит освоение совокупности всех условий, оказывающих различное психофизиологическое воздействие на работника во время труда. К этим условиям следует отнести: физические и психические нагрузки, уровень монотонности труда, санитарно - гигиенические нормы производственной обстановки, ритм труда, удобство рабочего места, внешние факторы воздействия (шум, освещенность, вибрация и т.п.).

В процессе социально-психологической адаптации происходит включение работника в систему взаимоотношений коллектива с его традициями, нормами жизни, ценностными ориентациями. В ходе такой адаптации сотрудник получает информацию о системе деловых и личных взаимоотношений в коллективе и отдельных формальных и неформальных группах, о социальных позициях отдельных членов группы.

Эту информацию он воспринимает активно, соотнося ее со своим прошлым социальным опытом, со своими ценностными ориентациями. При принятии сотрудником групповых норм происходит процесс идентификации личности либо с коллективом в целом, либо с какой - либо формальной группой.

В процессе организационно - административной адаптации работник знакомится с особенностями организационного механизма управления, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в общем производственном процессе. Следует выделить еще одну важную и специфическую сторону организационной адаптации - подготовленность сотрудника к восприятию и реализации нововведений (технического или организационного характера).

Экономическая адаптация позволяет работнику ознакомиться с экономическим механизмом управления организацией, системой экономических стимулов и мотивов, адаптироваться к новым условиям оплаты своего труда и различных выплат.

В процессе санитарно - гигиенической адаптации работник осваивается с новыми требованиями трудовой, производственной и технологической дисциплины, правилами трудового распорядка. Он привыкает готовить рабочее место к трудовому процессу в сложившейся в организации условиях производства, придерживаясь гигиенических и санитарных норм, требований техники безопасности и сохранения здоровья, а также с учетом экономической безопасности окружающей среды.

Социальная адаптация - это процесс вживания индивида в социальную среду и превращение ее в сферу его деятельности, что предполагает следующие этапы:   

- внедрение  в среду;   

- принятие  и усвоение норм и ценностей  этой среды;   

- активное  отношение субъекта к этой  среде с целью наиболее полного  удовлетворения обоюдных интересов.

Непроизводственная адаптация выражается во внепроизводственном общении с коллегами: совместном отдыхе, обучении, занятиях спортом и т.д., к бытовым условиям, предоставляемым на предприятии

Несмотря на различие между видами адаптации, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации [10].

Таблица 1 – Классификация видов адаптации персонала [5].

Основание классификации	Виды адаптации	Содержание
По субъекту адаптации	Адаптация работника	Процесс приспособления работника к организации
	Адаптация организации	Процесс приспособления трудовой среды к работнику
По отношению субъект-объект	Активная	Участник адаптации стремится воздействовать на среду, с тем, чтобы изменить ее
	Пассивная	Работник или организация не стремится к изменению трудовой среды, не воздействует на нее
По результату воздействия	Прогрессивная	На участника адаптации было оказано благоприятное воздействие
	Регрессивная	Адаптация к среде с отрицательным содержанием
По уровню	Первичная	Адаптация работников, без трудового опыта
	Вторичная	Адаптация работников, имеющих трудовой стаж
По сфере воздействия	К новой должности	Введение работника в новую должность
	К понижению в должности	Адаптация работников, пониженных в должности
	К увольнению	Адаптация увольняемых работников (поиск новых рабочих мест, организация подготовки и переподготовки и т. д.)
	Реадаптация	Адаптация работников, вновь приступивших к выполнению своих обязанностей (женщин после декретного отпуска, сотрудников из длительных командировок и т. д.)
По степени завершенности процесса	Полная	Характеризуется высокими показателями адаптации работника во всех ее аспектах
	Частичная	Работник приспособился лишь к отдельным аспектам трудовой среды
	Дезадаптация	Работник не смог приспособиться ни к одному из аспектов работы в организации

 

 

Процесс адаптации может проходить в четыре этапа.

Рисунок 2 – Этапы процесса адаптации

1. Оценка уровня подготовленности нового работника необходима для разработки эффективной программы адаптации. Даже если работник имеет специальную подготовку, опыт работы в аналогичных структурах, то, попадая в новую организацию, он неизбежно сталкивается с различной внешней инфраструктурой организации, новым персоналом, технологией деятельности, что неизбежно приводит его в незнакомую ситуацию.

2. Ориентация, т.е. практическое знакомство работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются. К этой работе привлекаются непосредственный руководитель и служба управления персоналом. Обычно разрабатываются общие программы адаптации, которые включают лекции, экскурсии, видеофильмы, буклеты, позволяющие ознакомить новичка со следующими вопросами:

• общее представление об организации (цели, приоритеты, продукция, организационная структура, информация о руководителях, внешние взаимосвязи);
• политика организации (кадровая политика, политика сбережения производственных, финансовых, временных ресурсов организации, правила поведения в организации и политика административных наказаний);
• формирование компенсационного пакета (материальное и моральное стимулирование, социальная политика организации);
• охрана труда и техника безопасности (места оказания первой помощи, меры предосторожности, правила противопожарной безопасности, правила поведения при несчастном случае, предупреждение о возможных опасностях на производстве);
• взаимоотношения с профсоюзами и ознакомление с коллективным договором (назначения, перемещения, увольнения, испытательный срок, права и обязанности работника, объединения работников, постановления профсоюзов);
• организация работы социальной инфраструктуры (организация питания, условия парковки, условия работы предприятий соцкультбыта);
• определение последствий от поведения, приводящего к экономическим затратам или расходам (стоимость производственного и офисного оборудования, ущерб от прогулов, несчастных случаев).

Наряду с общими программами разрабатываются специальные программы адаптации, в которых затрагивают следующие вопросы:

• функции подразделения и принятого работника (цели, задачи, взаимоотношения внутри и между подразделениями);
• рабочие обязанности, права и ответственность (подписание должностной инструкции) принятого работника;
• требуемая отчетность на рабочем месте;
• процедуры, правила, предписания, характерные только для данного подразделения или рабочего места (гигиенические стандарты, правила охраны собственности организации и проблема воровства, правила поведения на рабочем месте, правила выноса вещей организации из подразделения, перерывы, правила ведения телефонных переговоров и пользования Интернетом в личных целях).

3. Непосредственная адаптация. Этот этап состоит в приспособлении нового работника к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. Этот элемент адаптации является ключевым, поскольку от него зависит, как новый сотрудник будет принят на рабочем месте.

Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную психологическую поддержку работнику, регулярно проводить беседы и оценивать эффективность его деятельности на новом рабочем месте.

4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации нового работника в организации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и личных проблем и переходом к стабильной работе.

Если процесс адаптации в организации хорошо отрегулирован, то адаптационный период сокращается в несколько раз и приносит существенную выгоду как организации, так и работнику.

Если процессом адаптации не управлять, то возникает дезадаптация работника, которая проявляется в недоумении — все позитивные представления об организации разрушаются; испуге — неизвестно, что делать и как себя вести; унынии — появляется ощущение, что нет необходимости себя проявлять; возмущении — возникает склонность негодовать по пустякам; нарушении режимов работы, отсутствии инициативы и т.д.

Об успешной адаптации можно судить по следующим характеристикам:

• новый работник не испытывает чувства напряжения, страха, неуверенности;
• новый работник овладел необходимым объемом знаний и навыков, профессиональной ролью;
• показатели работы новичка устраивают руководителя подразделения;
• у нового работника выражено желание совершенствоваться,и это желание связано с данной работой;
• работника удовлетворяет справедливость оценки его трудовоговклада;
• успех в работе у нового работника связан с ощущением жизненного успеха [1].

 

1.2 Оценка эффективности системы адаптации персонала

Можно оценивать разные аспекты процесса адаптации - систему в целом, адаптацию определенного сотрудника, конкретный инструмент или мероприятие. Главное - на основании полученных результатов принимать грамотные управленческие решения.

Первый аспект - ключевые показатели эффективности. К показателям, которые необходимо анализировать, относятся:

1. Стоимость  адаптации одного сотрудника (по  профессиям). Рассчитывается исходя  из стоимости работы лиц, вовлеченных  в процесс адаптации, - наставника, непосредственного руководителя, специалистов  службы персонала, а также цены  раздаточных и других материалов. Данный показатель целесообразно  вычислять для разных профессий.

2. Стоимость  подготовки наставника (по профессиям) - размер инвестиций, вложенный в  развитие профессиональных компетенций  наставника, в разработку обучающих  мероприятий, которые он будет  проводить для новичков.

3. Процент  должностей, охваченных системой  адаптации. В идеале - 100%. Реальную  ситуацию удобнее всего отслеживать  с помощью «матрицы адаптации», по которой можно выяснить, какие  действия и в отношении какой  категории сотрудников уже применяются, а какие - пока остаются в планах.

4. Процент  сотрудников, выполняющих функции  наставников (по профессиям). Данный  показатель определяет HR-служба. Он  зависит от численности персонала  подразделений и количества новичков  в них.

5. Процент  сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, по отношению к общему числу принятых. Желательно - 100%. Обратным этому является показатель «Процент сотрудников, покинувших компанию в течение или по итогам испытательного срока». Для менеджера по персоналу важно анализировать, кто был инициатором расторжения трудового договора - сам работник или его непосредственный руководитель. Если такие случаи не единичны, причина их может крыться в несовершенстве системы подбора.[4]

Второй аспект - текучесть персонала.

Коэффициент текучести кадров - это индикатор здоровья компании и правильности принимаемых в ней управленческих решений. Рассчитывать и анализировать его нужно обязательно, ведь высокий процент текучести - лишь следствие сложившегося в компании неблагоприятного положения дел, истинная причина которого может заключаться в неграмотном подборе, неэффективной адаптации, нездоровой корпоративной культуре [2].

Коэффициент текучести персонала рассчитывается по формуле(1):

                            (1)

  где Ктекуч - коэффициент текучести;

Чув.с.ж. - число уволенных по собственному желанию, чел.;

Чув. нар. дисц. - число уволенных за нарушения трудовой дисциплины, чел.;

Чср.спис.г  - среднесписочная численность за период, чел.

Текучесть персонала следует рассчитывать в нескольких ракурсах.

1. По подразделениям.

Чтобы найти причины, важно выяснить, из каких отделов увольняются сотрудники.

2. По сроку работы в компании.

Этот период зависит, прежде всего, от средней продолжительности работы в компании и может составлять:

  • полгода - для предприятий с  высокой оборачиваемостью персонала (например, для логистических терминалов  или крупных супермаркетов);

  • 1 год - для большинства организаций;

  • 3 года - для компаний, вхождение  в которые требует значительного  времени (например, для конструкторских  бюро, привлекающих выпускников  профильных вузов и дополнительно  обучающих их еще один-два года).