Аудит системы обучения

ВВЕДЕНИЕ

Непрерывное обучение персонала на сегодняшний день один из важнейших элементов функционирования организации в целом. Обучение персонала организации сегодня это залог успеха деятельности организации завтра. Ведь именно от того, какие люди работают в организации, насколько квалифицирован и грамотен персонал организации, зависит работа и развитие всего предприятия.

Для того чтобы адаптироваться к изменениям окружающей среды, организация должна постоянно учиться и трансформироваться: ставить новые цели, перестраивать структуру, процесс работы, менять сферу деятельности, даже если существующее положение дел кажется оптимальным. Умение учиться, постоянно развиваться, анализировать свои возможности и опыт, делать выводы, обучаться оказывается ключевым ресурсом организации. Именно поэтому данная тема достаточно актуальна на сегодняшний день. В мире высокой, непрерывной и все увеличивающейся конкуренции очень важно не просто оставаться на волне, а быть новаторами, передовиками, носителями новых идей. Для того чтобы организация эффективно работала и приносила прибыль, необходимо иметь в организации хорошо обученный, отвечающий современным требованиям персонал. А для этого необходимо иметь грамотно построенную и развитую систему обучения. И только тогда главная ценность организации - персонал будет развиваться и эффективно работать на прибыль организации.

Аудит системы обучения персонала проводится с целью выявления зон развития и возможностей для развития организации при помощи такого важного инструмента, как обучение персонала. Такую систему, как обучение персонала, нужно постоянно совершенствовать, так как технологии не стоят на месте, и чтобы быть конкурентоспособным на рынке, нужно не забывать, что профессионализм своих сотрудников – важная составляющая успеха всей компании.

Объектом исследования является система обучения персонала ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1».

Предметом исследования являются принципы, методы, технологии аудита системы обучения персонала в данной организации.

Целью данного курсового проекта является повышение эффективности системы обучения персонала ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1» на основе проведения аудита данной системы.

Данная цель обуславливает постановку и решение следующих задач:

1.      Изучение теоретических аспектов обучения персонала как бизнес-процесса. Определение аудита обучения персонала, рассмотрение различных методик.

2.      Провести стратегический анализ ресурсов ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1», выявить экономическую проблему.

3.      Проведение аудита системы обучения ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1». Разработка рекомендаций по совершенствованию системы обучения ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1».

4.      Провести оценку эффективности предложенных рекомендаций.

В числе информационных источников использовались публикации в периодической печати, интернет-ресурсы, учебные пособия различных авторов. Эмпирическую базу составили локально-нормативные акты организации, данные статистической отчетности организации, результаты интервьюирования ключевых сотрудников, а также различные методики проведения аудита системы обучения.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АУДИТА ОБУЧЕНИЯ ПЕРСОНАЛА

1.1 Обучение персонала как бизнес-процесс

Обучение персонала – это развитие профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников с учетом целей соответствующих подразделений, которые в свою очередь определяются стратегией компании. Главная цель обучения – не просто проявить определенные профессиональные навыки, а изменить отношение специалиста к своему делу, разработать оптимальную программу выполнения поставленных перед ним задач.

Существует несколько факторов, которые обуславливают значение обучения:

1.                  повышает конкурентоспособность предприятия во внешней среде;

2.                  является средством достижения стратегических целей;

3.                  повышает ценность человеческих ресурсов;

4.                  обеспечивает успешность проведения организационных изменений.

Обучающая деятельность может быть представлена разнообразными ее видами. Профессиональное обучение - процесс получения и закрепления новых знаний и навыков для повышения производительности и эффективности труда. Тренинг персонала - периодическое по­вышение квалификации с целью улучшения качества выполнения работниками своих функций.[10]

При этом методы обучения могут быть следующими: ученичество (наставничество), предварительное обучение, обучение на рабочем месте, обучение вне рабочего места, стажировка, рабочая ротация.[11]

Немецкие специалисты В.Бартц и Х.Шайбл считают, что с позиции работодателя целями профессионального обучения являются:

1. организация и формирование персонала управления;

2. овладение умением определять, понимать и решать проблемы;

3. воспроизводство персонала;

4. интеграция персонала;

5. гибкое формирование персонала;

6. адаптация;

7. внедрение нововведений. [10]

Бизнес-процессы на предприятии очень сложны. Современное промышленное предприятие - сложная система взаимосвязанных компонентов.

Процесс обучения начинается с определения потребности в профессиональном обучении путем наблюдения за сотрудником, выявлении различных проблем, работы с кадровым резервом; составления бюджета обучения; определения целей (конкретные, специфические, ориентированы на получение практических навыков, поддающиеся оценки) и критериев оценки его эффективности.[2]

Схему взаимодействия участников процесса профессионального обучения при определении потребностей в нем можно представить в виде, представленном на Рисунке 1.[16]

Рис. 1. Схема взаимодействия участников процесса профессионального обучения[16]

Основными направлениями работы службы управления персоналом по организации обучения являются:

1. Определение потребности в обучении.

2. Постановка целей обучения.

3. Определение содержания, форм и методов обучения и ресурсов.

4. Выбор или подготовка преподавателей.

5. Проведение подготовительных мероприятий.

6. Проведение обучения.

7. Оценка эффективности обучения.

Организуя процесс обучения, необходимо учитывать следующие основные принципы.

1. Заинтересованность обучаемого в результатах.

2. Подкрепление обучения вознаграж­дением.

3. Сочетание обучения с практикой.

4. Осмысленное усвоение учебного материала.

5. Сочетание традиционных и современных методов обучения.

6. Контроль знаний и корректировка обучения.

7. Приближенность теории к реальной рабочей обстановке.

8. Обеспеченность процесса обучения  материальной и технической базой и др.[13]

Для организации процесса обучения некоторые специалисты используют модель систематического процесса обучения. Это циклическая модель (Рисунок 2); каждый элемент цикла – определенный этап общего процесса обучения сотрудников организации, который необходимо планировать и вкладывать в него как временные, так и материальные затраты. Каждый цикл модели процесса обучения необходим для максимально эффективного достижения поставленных стратегических целей организации. [6]

Рисунок 2. Модель систематического обучения

Одегов Ю.Г., Макарова И.К. и Карякин А.М. [5] в своих научных трудах описывают процесс обучения также как циклический. Модель данных авторов незначительно отличается от той, что предлагают Кибанов А.Я., дополнительно в ней присутствуют следующие элементы:

-         Определение целей обучения;

-         Определение критериев оценки эффективности обучения;

-         Адаптация полученных знаний в процессе обучения к повседневной работе.

Также процесс профессионального обучения можно представить другой схемой (Рисунок 3.) Это мнение Заочного дистанционного образования с получением государственного диплома Московского государственного индустриального университета (МГИУ) через Internet.[14]

Рис. 3. Процесс профессионального обучения

В целом, данная модель подробно описывает процесс обучения и предполагает более полные связи между элементами процесса. К тому же основной цикл представлен тремя элементами – подготовка, проведение и оценка эффективности обучения. Присутствуют критерии оценки эффективности обучения. На входе – заявка на обучение или определение потребности в обучении, на выходе – в идеале, оценка эффективности или рекомендации по дальнейшему обучению. Недостатком этой схемы является отсутствие в ней целей самой компании, ведь любой бизнес-процесс компании должен быть увязан с потребностями предприятия.

Специалисты Business Studio 3.6 в модели производственного предприятия представляют свою схему обучения персонала как бизнес-процесса. (Приложение 1)[15]

Таким образом, можно сделать вывод о том, что построение системы обучения – целенаправленно организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов, руководителей и т.п.

В основном, все авторы придерживаются одних и тех же взглядов на процесс обучения. Представленные модели во многом схожи, но большинство из них недостаточно полно отражают весь процесс обучения персонала. Поэтому за основу будет взята модель обучения персонала от Заочного дистанционного образования с получением государственного диплома Московского государственного индустриального университета (МГИУ) через Internet. (Рисунок 3), так как она наиболее из всех приближена к идеалу. Именно с ней будет сравниваться во второй главе данной работы существующая в организации система обучения персонала.

1.2. Аудит обучения персонала

Аудит — это вид профессиональной деятельность по независимой оценке операций организации. Слово «аудит» возникло более двух тысяч лет тому назад и происходит от латинского «audio», что буквально значит «он слышит» или «слушатель», т.е. в самом слове заложен смысл, указывающий, что аудитор должен внимательно выслушать своего клиента и в случае необходимости помочь ему. Иногда профессию аудитора сравнивают с профессией врача, выслушивающего пациентов с целью диагностики состояния их здоровья, а аудитор «выслушивает» их на предмет экономического здоровья субъектов исследования (организации, предприятия, фирмы).[7]

Основная задача аудита — обеспечение клиента аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования. Характеристики диагностического исследования определяют общие направления аудита. Направленность диагностического исследования определяет его возможный инструментарий и методы обследования.

Аудит системы обучения проводится с целью снижения рисков, связанных с качеством обслуживания, а также с инвестициями в обучение сотрудников.

Аудит системы обучения – это комплекс мероприятий, направленных на оценку эффективности существующих элементов системы обучения и на выявление организационных, информационных, кадровых и др. ресурсов повышения социальной и экономической эффективности системы обучения.

Результат аудита системы обучения:

1.                      Отчет о текущем состоянии системы обучения с указанием ошибок и возможных рисков

2.                      Рекомендации по исправлению выявленных ошибок при проведении обучения.

Аудит системы обучения персонала можно определить как процесс, ограниченный во времени, осуществляющий связь между системой управления персоналом и стратегическими целями и задачами предприятия, так же являющиеся процессами.

Аудит системы обучения представляет собой комплексную технологию, которая состоит из 4 этапов, на каждом из которых важно учитывать возможные трудности и нюансы.

Таким образом, методологическое содержание аудита системы обучения можно представить в следующем виде:

Этап 1. Предварительный этап – предварительная оценка аудита системы обучения и разработка плана аудита системы обучения персонала.

На предварительном этапе необходимо:

1.                      Проанализировать социальный паспорт организации. Аудитор собирает и группирует наиболее значимую коли­чественную информацию о фирме, исторические сведения и структурную схему ответственных должностей;

2.                      Выяснить стратегию бизнеса и провести исследование по определению целей функционирования системы обучения персонала, способов их достижения и выявлению недостатков методов их реализации;

3.                      Провести диагностику организации и выяснить степень важности и необходимости проведения аудита системы обучения персонала;

4.                      Проанализировать показатели по движению кадров, отчеты по численности, половозрастному составу, уровню образования и квалификации сотрудников;

5.                      Подготовить план аудита системы обучения. При разработке плана аудита системы обучения определяются:

-  направления использования аудита системы обучения,

-  объект аудита системы обучения,

-  цели аудита системы обучения,

-  задачи аудита системы обучения,

-  сроки проведения аудита системы обучения,

-  последовательность и периодичность проведения аудита системы обучения,

-  методы аудита системы обучения,

-  бюджет аудита системы обучения.

Далее формируется аудиторская команда, заключается договор на проведение аудита, разрабатывается методическое обеспечение аудита.

              В целом, на предварительном этапе необходимо ответить на вопрос, почему было решено провести аудит системы обучения персонала.

              Этап 2. Сбор и подготовка информации к анализу.

На втором этапе необходимо:

1.                      Сравнить существующую систему обучения персонала в организации с идеальной моделью;

2.                      Выявить участников и владельцев бизнес-процесса обучения;

3.                      Провести мониторинг – собрать документацию, которая отражает состояние системы обучения, а также планы развития всех категорий сотрудников;

4.                      Ознакомится с отчетами по оценке и обучению персонала за прошедшие года, а также с критериями оценки эффективности обучения в организации;

5.                      Проверить наличие технологической информационной поддержки, собственных учебных продуктов, программ переобучения и повышения квалификации, мотивационных программ по обучению;

6.                      Ознакомится с показателями оценки параметров развития и обучения персонала:

-  Общий объем обучения,

-  Средняя стоимость часа/дня обучения,

-  Затраты на обучение одного сотрудника в год,

-  Процент сотрудников, прошедших обучение в течение года,

-  Процент сотрудников, охваченных системой наставничества.

7.                      Провести экспертные интервью с ключевыми сотрудниками.

Главное на втором этапе – собрать всю необходимую информацию, только на основе анализа которой в дальнейшем будут сделаны выводы и рекомендации по совершенствованию системы обучения в организации.

Этап 3. Анализ информации и предварительная оценка результатов, выводы.

На третьем этапе необходимо проанализировать:

1.                      Систему обучения персонала – «разложить» систему обучения на составные элементы, определить их фактическое состояние, определить наиболее существенные характеристики и требования к системе обучения персоналом в организации;

2.                      Документацию по обучению персонала (положения, инструкции, программы переобучения и повышения квалификации, мотивационные программы, планы развития, отчеты по оценке и обучению персонала и т.д.), оценка их полноты и достаточности, правильности составления и эффективности использования в процессе управления персоналом;

3.                      Показатели оценки параметров развития и обучения персонала путем сравнения фактических показателей с рекомендуемыми;

4.                      Информацию, полученную от ключевых сотрудников путем интервью.

А также:

5.                      Оценить эффективность системы обучения и конкретных программ профессионального обучения (если есть возможность, то оценить отдачу от инвестиций в развитие персонала);

6.                      Выявить ресурсы повышения эффективности учебных и развивающих мероприятий.

В конечном итоге, необходимо ответить на следующие вопросы:

-  Кого учат? (категории сотрудников)

-  Как учат? (формы и методы обучения)

-  Зачем учат? (цели обучения)

-  Кто принимает решение об обучении?

-  Кто платит за обучение сотрудников?

-  Существует ли структурирование процессов по обучению?

-  Используют ли критерии оценки эффективности обучения?

И сделать выводы:

-  По наличию выявления потребности в обучении;

-  По постановке целей обучения;

-  По выбору методов обучения;

-  По измерению результатов до и после обучения и конечной оценке эффективности программ обучения.

Этап 4. Предоставление результатов аудита системы обучения персонала, т.е. рекомендации по оптимизации и совершенствованию системы обучения на предприятии.

На четвертом этапе необходимо представить руководству аналитический отчет с описанием нынешней ситуации в системе обучения персонала и с рекомендациями по совершенствованию данной системы для достижения целей и задач организации.

На заключительном этапе происходит оценка результатов аудита системы обучения, их обобщение, определяются критерии, анализируются причины отклонений от данных критериев, подготавливается отчет и предоставляется руководству. Отчет лучше представлять в двух вариантах: полная версия с подробными описаниями для специалистов отдела обучения, и краткая, иллюстративная (в схемах и диаграммах) для руководства.[7]

Вывод по параграфу:

Аудит системы обучения позволяет выявить организационные, кадровые, материально-технические информационные ресурсы повышения отдачи от инвестиций в развитие персонала и организации на основе всесторонней и комплексной оценки всех элементов системы обучения.

Аудит системы обучения – это комплекс мероприятий, направленных на оценку эффективности существующих элементов системы обучения и на выявление организационных, информационных, кадровых и др. ресурсов повышения социальной и экономической эффективности системы обучения.

Этапы аудита обучения персонала:

1.                  Предварительная оценка условий аудита системы обучения и разработка плана аудита системы обучения персонала.

2.                  Сбор и подготовка информации к анализу.

3.                  Анализ информации и предварительная оценка результатов, выводы.

4.                  Предоставление результатов аудита системы обучения персонала

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВЫЙ АУДИТ ЗАО «ВОСТОКМЕТАЛЛУРГМОНТАЖ-1»

2.1 Общая характеристика ЗАО «Востометаллургмонтаж-1», стратегический анализ ресурсов предприятия

Предприятие было организовано на базе первого челябинского монтажного управления треста «Востокметаллургмонтаж» в 1942г. Объем производства достигает нескольких сотен миллионов рублей в год.

Технологии промышленного строительства специалисты ЗАО «Востокметаллургмонтаж – 1»  успешно применяют  в работе на объектах  черной и цветной металлургии, химической и пищевой промышленности  в Челябинской области, в других регионах России и за рубежом.

ЗАО «Востокметаллургмонтаж – 1» выполняет строительно-монтажные работы по монтажу, ремонту, ревизии, наладке технологического оборудования, технологических трубопроводов, включая трубопроводы, подконтрольные  Ростехнадзору России.  За 65 лет своего существования компания стала ведущей и одной из крупнейших специализированных организаций России в области монтажа технологического оборудования, трубопроводов и металлических конструкций. При строительстве, реконструкции и капитальном ремонте предприятий металлургии, строительной индустрии, сельского хозяйства, социально-бытового назначения, машиностроения и др. Для этого у предприятия имеются высококвалифицированные кадры, современная производственная база. 

Следуя сложившимся традициям, основными компонентами корпоративной идеологии предприятия являются: профессионализм, стремление не останавливаться на достигнутых результатах,  повышение качества и совершенствование технологии производства строительно-монтажных работ, с целью удовлетворения запросов заказчиков.

Основная специализация  ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1» – монтаж технологического оборудования, трубопроводов и металлоконструкций, а также электромонтажные работы. Специалисты предприятия осуществляют проектирование, изготовление и монтаж металлических конструкций различного назначения на существующих высотных объектах

Строительно-монтажные и ремонтные работы выполняются с применением передовой технологии, последних достижений в области автоматизации и механизации трудовых процессов. Предприятие в состоянии взять подряд на строительство и монтаж современного производственного комплекса любой сложности – от проекта до наладки и ввода в эксплуатацию.

Основным видом деятельности ЗАО” ВММ-1” является  производство строительно-монтажных работ. Сопутствующим основному видом деятельности является оказание заказчикам автотранспортных услуг.

Самостоятельными видами бизнеса являются гнутье  отводов из труб, производство металлоконструкций (для предприятий), производство ТНП (металлоконструкций для населения).

1.      Монтажные работы, включая:

                  монтаж технологического оборудования;

                  монтаж подъемно-транспортного оборудования;

                  монтаж технологических трубопроводов;

                  монтаж систем смазки, гидравлики;

                  монтаж внутренних и наружных коммуникаций;

                  монтаж технологических металлоконструкций;

                  электромонтажные работы.

2.      Выполнение функций генерального подрядчика.

3.      Разработка проектной документации (ППР, КМД).

4.      Изготовление металлоконструкций.

5.      Изготовление нестандартизированного оборудования.

6.      Перевозка крупногабаритных и крупнотоннажных грузов.

Важнейшие объекты, построенные при участии «ВММ – 1»:

                  объекты Челябинского Электро-Металлургического Комбината;

                  объекты Челябинского Металлургического Комбината;

                  объекты Ашинского Металлургического Завода;

                  объекты Челябинского Электродного Завода;

                  завод «Калибр» (г. Челябинск);

                  объекты Бакальского и Златоустовского рудоуправления;

                  объекты Новомагнезитового завода  (г. Сатка);

                  объекты заводов – Лакокрасочного, Цинкового (г. Челябинска);

                  объекты Чебаркульского Металлургического Завода;

                  завод «Профнастил» (г. Челябинск);

                  реконструкция сегментных затворов и закладных частей водосбора Шершневского гидроузла г. Челябинска;

                  Анбашский Гранитный Карьер;

                  завод «Полиэф» (республика Башкортостан);

                  Учалинский Горно-обогатительный комбинат (Башкортостан);

                  реконструкция производственного корпуса, монтаж технологического оборудования линии по производству минераловатных плит фирмы «Текинг»;

                  установка по производству дорожного битума в районе пос. Вахрушева;

                  бетоносмесительная установка в пос. Кременкуль;

                  завод керамических пропантов (г. Копейск) ООО «Карбо-Керамикс Евразия» (США) и т.д.

Важнейшие зарубежные объекты, построенные при участии ЗАО «ВММ – 1»:

                  Металлургические заводы в городах Бхилаи и Бакаро (Индия);

                  Исфаганский металлургический Завод (Иран);

                  Металлургический завод в городе Карачи (Пакистан);

                  Искандерумский металлургический завод (Турция);

                  Металлургический завод в городе Эль Хаджаре (Алжир);