СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ….. 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ АУДИТА ПОДБОРА  И ОТБОРА ПЕРСОНАЛА………….. 3

1.1. Стандарт подбора  и отбора персонала 3

1.2. Аудит подбора  и отбора персонала 3

ГЛАВА 2. АУДИТ СИСТЕМЫ  ПОДБОРА И ОТБОРА ПЕРСОНАЛА НА ПРЕДПРИЯТИИ  ООО «КВАРЦ» 3

2.1. Социальный паспорт организации ООО «Кварц» 3

2.2. Сбор информации по подбору и отбору персонала на ООО «Кварц» 3

2.3. Анализ полученной информации по подбору и отбору персонала 3

2.4. Выводы и рекомендации по повышению эффективности функционирования системы подбора и отбора персонала 3

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 3

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

   Актуальность  правильного подбора персонала сегодня абсолютно очевидна большинству руководителей, HR-директоров и рекрутеров. Ошибка, совершенная при подборе, может дорого обойтись любой серьезной компании. Многие организации снижают погрешность с помощью хорошо построенных процедур оценки, таких, как структурированные интервью, батареи тестов, деловые игры, центры оценки и даже проверки на полиграфе. Однако за редким исключением эти оценочные способы достаточно затратны с точки зрения временных, финансовых и человеческих ресурсов. И даже применяя большинство из них, никто не застрахован от пресловутой ошибки при подборе персонала.

   О чем же необходимо помнить, выстраивая стратегии поиска и отбора персонала? Многочисленные исследования показывают, что около 80% сотрудников, уволившихся  по личной инициативе, приняли это  решение в первые несколько дней работы в организации. Безусловно, на подобные действия сильное влияние  оказывает эффективность адаптационных  программ, но главным фактором, предопределяющим успешность адаптации, является объективность  оценки кандидата при найме.

   Для того, чтобы процедура подбора  персонала была наиболее эффективной, необходимо четко и грамотно соблюдать  этапность ее проведения. Определить правильность проведения подбора персонала  помогают внешние специалисты, которые  за свою работу берут не малые деньги. Менеджеру по персоналу очень  важно знать правильность построения этапов и их основные особенности, т.к. это, во-первых, повышает его компетентность как специалиста, во-вторых, экономит средства предприятия, в-третьих, позволяет  избежать спорных вопросов и конфликтов на начальном этапе работы вновь  принятых сотрудников, а также при  работе с кандидатами на вакантную  должность.

    Объектом  исследования в данной работе является система подбора и отбора персонала на предприятии.

    Предметом исследования является эффективность системы подбора и отбора персонала  на предприятии.

    Целью данной работы является повышение эффективности функционирования  системы подбора и отбора  персонала на предприятии.

    В соответствии с поставленной целью  в работе сформулированы следующие  задачи:

1. изучение стандартов по подбору и отбору  персонала;
2. изучение процедуры проведения аудита системы подбора и отбора  персонала;
3. анализ основных элементов системы подбора и отбора персонала на предприятии ООО «Кварц»;
4. выявление проблем в системе подбора и отбора персонала на предприятии ООО «Кварц»;
5. разработка рекомендаций по совершенствованию системы подбора и отбора персонала на предприятии ООО «Кварц»

    Методы  научного исследования, используемые в данной работе: методы наблюдения, обобщения и сравнения, интервью, анализ официальных документов и т.д.

    Информационной  основой выполнения работы послужили законодательные и нормативные акты, учебники, интернет ресурсы, учебные пособия и статьи периодических изданий по системе подбора и аудита подбора персонала на предприятии, а также практические данные ООО «Кварц». 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ АУДИТА ПОДБОРА  И ОТБОРА ПЕРСОНАЛА

1.1. Стандарт подбора  и отбора персонала

   Существует  множество мнений и теорий по поводу построения системы подбора и  отбора персонала. Одни считают, что  отбор является составной частью подбора персонала, другие, что подбор и отбор – это составные  части бизнес-процесса введения и  выведения персонала из организацию. В данной работе будет рассмотрен второй подход построения системы подбора  и отбора персонала.

   Подбор  персонала – процесс создания базы данных требований к квалификации и личности персонала.

   Подбор персонала начинается с определения, какой специалист или рабочий необходим в данный момент организации.

   При объявлении об открытии вакансии готовится  «Спецификация работы», где подробно определяются параметры, которым должен соответствовать кандидат.

   На  каждую вакантную должность существует своя должностная инструкция. В должностной  инструкции указаны квалификационные требования, предъявляемые к должности.

   Отбор персонала - оценка кандидатов на вакантные должности или рабочие места. Отбор персонала включает: предварительное собеседование; анализ анкетных данных; наведение справок о кандидате; проверочные испытания, тестирование; медицинское освидетельствование; основное собеседование; подготовку экспертного заключения. 

   Для того чтобы построить эффективную  систему поиска и отбора кадров, важно понять ее место в общей системе управления человеческими ресурсами организации. Отбор кадров не является изолированной функцией, представляющей самостоятельную ценность; он должен быть увязан со всеми другими функциями управления персоналом, чтобы не превратиться в функцию, которая осуществляется ради себя самой в ущерб другим формам работы с персоналом и которая, как кукушонок, выталкивает из гнезда других птенцов, забирая все время и все силы специалистов, не давая при этом должной отдачи.

   Поиск и отбор кадров, являясь одним из ключевых элементов кадровой политики, тесно увязаны практически со всеми основными направлениями работы в сфере управления персоналом организации. Процесс управления персоналом традиционно включает девять основных направлений деятельности и независимо от тех принципов, которых организация придерживается при поиске и отборе кадров, эта работа будет успешной лишь при условии полной ее интеграции в общую систему управления персоналом. На рис. 1.1. схематически представлены связи между процессами поиска и отбора персонала и основными направлениями кадровой работы в организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1.1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Процесс отбора начинается с выборов источника привлечения кандидата: внутреннего или внешнего. Процесс отбора включает в себя ряд этапов, каждый из которых решает свои задачи и отличается специфическими процедурами, методами и приемами работы. Ниже приводятся основные этапы внешнего отбора. 

1. Поиск претендентов

• Реклама в средствах массовой информации

• Контакты со средними и высшими учебными заведениями
• Обращение в рекрутинговые агентства
• Обращение в службы (центры) занятости
• Интернет
• Личные контакты работников организации

2. Формирование базы данных

Создание  и регулярное обновление списка кандидатов на вакантные должности

3. Сбор предварительной информации от кандидатов

• Изучение сведений, приведенных в резюме кандидата

• Предварительное собеседование
• Заполнение стандартной формы «Сведения о кандидате»
• Прием резюме и рекомендаций от кандидатов

4. Проверка информации, полученной от кандидатов

• Информация с прежних мест работы и учебы
• Проверка рекомендаций и сведений, приведенных в резюме и в стандартной форме

5. Оценка кандидатов

• Личностные опросники
• Тесты интеллектуальных способностей
• Тесты на оценку специальных способностей и уровня профессиональных знаний и навыков
• Групповые методы отбора
• Решение проблемных ситуаций и др.

6. Оценка информации о состоянии здоровья

Кандидат  предоставляет справки по установленной  форме из в поликлиники по месту  жительства, из кожно-венерологического, психоневрологического диспансеров

В случае необходимости проведение полного  диспансерного обследования

7. Серия последовательных интервью

• Со специалистом отдела персонала

• С руководителем подразделения, в котором имеется вакансия
• Со специально созданной комиссией (если это предусмотрено процедурой отбора данной категории работников)

8. Окончательное решение о зачислении на работу

   На  практике содержание процесса отбора на каждом этапе, а также последовательность этапов могут меняться в зависимости  от характера деятельности организации, от специфики вакантной должности, от возможностей кадровой службы и  т.д. Например, тестированию обычно не подвергают работников, претендующих на относительно простые работы, для  которых не требуется специальное  обучение (например, грузчики, разнорабочие), либо, наоборот, на работу, которая требует  высокого уровня профессионализма (например, юристы, преподаватели). Справку о  состоянии здоровья отдел персонала (отдел кадров) запрашивает, как правило, для профессий, требующих определенного  уровня развития физических качеств (например, охранники, работники милиции), или  для профессий, имеющих дело с  продуктами питания (продавцы, работники  сферы общественного питания, работники  детских дошкольных учреждений).

   Сложившийся в условиях пост-социалистической экономики  рынок труда характеризует ряд  особенностей. На первом плане, конечно  же, стоит переизбыток рабочей  силы и достаточно высокий уровень  безработицы, особенно среди людей  старше 40 лет. По оценкам экспертов, на сегодняшний день с учетом скрытой  безработицы, число безработных  в России может достигать 30 миллионов.

   Независимо  от типа организации и имеющихся  вакансий, для успешного отбора новых  работников следует тщательно планировать  процесс отбора и готовиться к  его проведению. Если речь идет о  конкурсном отборе, когда количество претендентов превышает число имеющихся  вакансий, то процесс отбора строится таким образом, чтобы каждый из его  этапов выполнял функцию сита, последовательно  отсеивая кандидатов, которые либо не удовлетворяют установленным минимальным требованиям, либо по тем или иным критериям уступают другим участникам конкурса (рис. 1.2.). При этом, важно, чтобы до того, как кандидаты подойдут к наиболее сложным и требующим больших затрат времени процедурам отбора, в числе претендентов остались лишь те соискатели, которые по всем установленным характеристикам полностью устраивают работодателя.

   Рис. 1.2. Воронка отбора

   Этапы внешнего отбора, указанные на схеме, предполагают использование соответствующих методов -- это методы, которые позволяют на каждом этапе отсеивать неподходящих и выявлять наиболее перспективных кандидатов.

   При написании данной работы было изучено  много литературы по подбору и  отбору персонала, рассмотрены схемы  организации работы по подбору, поиску,  отбору персонала и на основании  «схемы организации работы по поиску, отбору и адаптации персонала» составлена схема работ по подбору и отбору персонала с небольшими изменениями  и дополнениями, которая будет  оптимальна для всех организаций  на зависимо от их сферы деятельности.

   Рис. 1.3. Схема работ по подбору и  отбору персонала

   Данная  схема будет использована в дальнейшем для проведения аудита системы подбора  и отбора персонала на предприятии  как идеальная модель.

1.2. Аудит подбора и отбора персонала

   Проведение  аудита подбора персонала в настоящее  время является актуальной проблемой  для большинства отечественных  организаций. Вопросами подбора  персонала занимается каждая организация  в силу объективных причин, связанных  с естественной текучестью персонала. А если организация находится  на стадии роста, то вопрос подбора  становится одним из самых значимых в управлении персоналом.

   Аудит системы подбора и отбора персонала  включает в себя следующие этапы:

1. Предварительный этап. На данном этапе проводится предварительная оценка условий аудита и происходит разработка плана самого аудита. Для ознакомления с организацией и проблемами, которые следует решать, проводится анкетирование сотрудников. На основе анкетирования составляется информационная карта организации, оценивается возможность проведения аудита.

   На  этом же этапе составляется и анализируется социальный паспорт организации, в который входит информация:

   -   о компании;

   - о численности персонала по  составу, полу, возрасту, специальности,  должностям, квалификации;

   - степень обеспечения кадрами;

   - причины движения рабочей силы;

   - коэффициенты стабильности и  текучести;

   - состояние дисциплины труда;

   - социальные аспекты деятельности  и т.д.

   Здесь же, после составления общей картины  организации, обсуждаются и отбираются с руководителем компании наиболее значимые вопросы в аудируемой области, на которых следует сосредоточить  дальнейшие действия.

   После обсуждения всех вопросов заключается  договор, в котором обязательно  должны быть разграничены обязанности  сторон: клиент отвечает за предоставление необходимой информации, помещений, за создание благонадежной обстановки для работы, за все PR мероприятия, за соблюдение графика встреч, за возможность проведения методов исследования и т.д.; консультант отвечает за методологии, формы, инструменты аудита, за конфиденциальность и др.

   При разработке плана аудита определяется: направление использования аудит, объект, цели, задачи, сроки аудита, трудоемкость, подсистема аудируемых показателей, последовательность и  периодичность проведения аудита, способы  исследования, разрабатывается бюджет, формируется аудиторская команда.

2. Основной этап – сбор и подготовка информации к анализу:

- определяется  информационная база и источники  ее получения;

- подготавливаются  и применяются инструменты сбора  информации:

• опросные листы;
• бланки интервью;
• листы наблюдений;
• спец. записи;
• отчеты;
• вопросники;
• прочее.

   При сборе информации проверяется ее точность, приводится в сопоставимый вид, детализируется, определяется временной  период и степень охвата информации.

   Сбор  информации обязательно проводится на основе сравнения фактической  системы подбора и отбора персонала  с идеальной моделью системы  подбора и отбора персонала.

   Для получения необходимой информации по процессу подбора и отбора в  организации делается соответствующий  запрос на предоставление документов.

3. Анализ информации и предварительная оценка результатов.

   Аудит процедур и методов, осуществляемых в рамках подбора персонала, заключается  в общей диагностике состояния  подбора персонала в организации, а также более детальной оценке информации об уровне организации и  контроле процессов привлечения, набора и отбора персонала и т.д.

   Детальный аудит процесса подбора и отбора персонала целесообразно строить  на основе вышепредложенной схемы подбора  и отбора персонала. В соответствии с этой схемой необходимо обращать внимание на наличие или отсутствие определенных документов и процедур на каждом из этапов подбора и отбора персонала.

   В соответствии с исследованиями Т.Д. Синявец, аудит процесса подбора и отбора включает следующие этапы:

1. Анализ работы – методический процесс определения навыков, обязанностей и знаний, необходимых для выполнения тех видов работ, которые осуществляет организация. Данный этап включает планирование подбора персонала  и формирование требований к кандидату.

   Целью аудита анализа работы в организации с точки зрения подбора и отбора персонала будет оценка определения состава работ в организации, требующих различного уровня знаний, навыков, способностей, которые являются основой для формирования должностных инструкций и квалификационных требований.

   Следовательно, организация должна иметь описание различных видов работ, необходимых  для достижения своих целей.

   Планирование  подбора персонала включает решение  вопросов, связанных с определением числа вакантных должностей в  организации, требующих заполнения в плановом периоде, поэтому аудит  должен преследовать цель оценки действий организации по установлению объективно необходимой потребности в персонале  на планируемый период.

   Изучение  данных анализа работы должно быть дополнено  анализом планов организационно-технического развития, отчетов по труду и других документов, содержащих  информацию о численности персонала для  осуществления требуемого объема работ, а также данных о возможном  сокращении численности при внедрении  различного рода организационно-технических  мероприятий. Аудитору следует проанализировать план подбора персонала, а при  его отсутствии – отчеты о численности  персонала в организации, а также  адекватность методов применяемых методов расчета численности в организации с учетом отраслевой специфики, стадии жизненного цикла и др. факторов.

   Аудит качества требований к набору персонала  предполагает следующие действия:

1. Следует установить наличие профессиограмм, описания позиций или иных документов, содержащих описание требований к должностям, по которым организован подбор персонала.
2. Провести оценку качества требований, предъявляемых к кандидатам для выполнения задач на конкретном рабочем месте, т.е. их соответствие фактической работе, которую будет выполнять сотрудник в сложившихся организационно-технических условиях.

   Требования  должны включать описание следующих  основных профессионально важных качеств (ПВК):

   - профессиональные;

   - психологические;

   - психофизиологические;

   - социологические;

   - мотивационные;

   - личностные;

   - общеорганизационные.

   Основными критериями оценки качества ПВК является их объективность и количество.

   Объективность можно оценить на основе наблюдения за фактической работой сотрудника в должности. Оптимальное количество профессионально важных качеств  должно быть невелико – 7-10. Это позволяет  сосредоточиться на самых важных характеристиках работника и  упростить процедуру отбора.