Аудит системы управления на примере ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

Введение

«Система управления организации» - одно из ключевых  понятий  Теории организации, тесно связанное  с  целями,  функциями,  процессом  управления, работой менеджеров и  распределением между  ними  полномочий  во  исполнение определённых целей. В рамках этой  системы  протекает  весь  управленческий процесс,  в  котором  участвуют  менеджеры  всех   уровней,   категорий   и профессиональной специализации. Система  управления  организации  построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись  своевременно и  качественно.  Отсюда  то  внимание,  которое  уделяют  ей   руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в  целом,  так  и  её  отдельных  составляющих.  Очевидно,  что изучение и совершенствование системы управления,  как  в  рамках  отдельной организации, так и государства, общества в  целом  способствует  скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Аудит функции (системы) управления персоналом - это  процесс всестороннего анализа всех элементов управления персоналом компании, способов взаимодействия всех участников данного процесса, порядка постановки задач, порядка выполнения работ и отчетности, а также оценка легитимности тех критериев, по которым принимается то или иное решение об эффективности системы управления персоналом.

Практика проведения аудита в различных компаниях  также различна. Его могут проводить  сами сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании - не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически - раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания, что и обуславливает актуальность проводимого исследования.

Предметом исследования является методика проведения аудита системы управления организацией. Объектом исследования является ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

Целью исследования является рассмотрение порядка организации  и проведения аудита системы управления организацией.

Исходя из цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть  основные понятия системы управления  организацией;

- рассмотреть  нормативное регулирование аудита  системы управления организации;

- изучить методику  проведения аудита системы управления  организацией.

В исследовании были использованы следующие источники информации: методическая  литература, труды известных деятелей в области учета и аудита, нормативно-справочная информация, данные периодической печати, материалы информационных систем Гарант, Консультант.

Система  –   это   целое,   созданное   из   частей   и   элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди  её основных признаков следует назвать: множественность элементов,  целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе  с  тем система имеет  свойства,  отличные  от  свойств  своих  элементов.   Всякая система, в  общем  виде,  имеет  входное  воздействие,  систему  обработки, конечные результаты и обратную связь.

 Система управления организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых может быть описана как некоторая система, однако в ней, возможно, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Компоненты системы обладают определёнными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

Структура  и  техника  управления  являются   элементами   механизм управления и включают себя соответственно:

  - функциональную  и организационную структуру,  схему  организационных отношений, профессионализм персонала;

-  компьютерную  и оргтехнику,  мебель,  каналы  передачи  информации (сети  связи),  систему   документооборота.  

Структура   управления   будет рассмотрена  отдельно, а в отношении  техники  управления  следует  отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени  зависит от системы документооборота предприятия. От неё  напрямую  зависит  и  число ошибок учёта и планирования, и оперативность  реагирования  на  определённое воздействие.    «Бумажная»    бухгалтерия    неизбежно    отступает    перед "компьютерной".  Неизбежно  уходит  в  прошлое  «наказуемость»   инициативы.

Доказано на практике и находит всё  более  широкое  практическое  применение понимание того, что функциональность  организации рабочего  места повышает производительность труда работника и управленца не только технически,  но  и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс  управления,  как   элемент   управленческой   деятельности, включает   в   себя:   систему   коммуникаций,   разработку   и   реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя  цели,  законы,  принципы,  методы  и функции,  технологии  управления  и  практику  управленческой  деятельности.

Основной  задачей  системы  управления  организации  ставится   формирование профессиональной управленческой  деятельности.  Как  процесс  управленческая деятельность  –  это  совокупность  действий,  ведущая   к   образованию   и совершенствованию  связей  между  частями  системы.  Как   явление   –   это объединение элементов (цели,  программы,  средства)  для  реализации  миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как  синтез  науки и  искусства.  Научная  часть   управленческой   деятельности   состоит   из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей,  т.е.  мало зависит  от  личности  управленца.  Искусство  же,   в   данном   контексте, представляет  собой  использование  менеджером  своего  творческого  начала, интуиции, субъективного опыта, здравого  смысла  и  т.д.  Здесь  наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества,  как здравый смысл и интуиция,  точнее  их  присутствие  в  большей  или  меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший  интерес представляет  структура  управления  организации, как, во многом, определяющая по  отношению  к  другим  элементам.  Структура органов управления и  должностей,  распределение  между  ними  полномочий  и ответственности часто предопределяет и  технику  управления,  и  процесс,  и методы, и функции.

Среди   этапов   понимания   сущности   управления   и    построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1. Организация  представляется,  как  сумма  трудовых  операций.  Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и   повышать  производительность   труда.   Организация   конструируется   и   контролируется менеджерами.

2. Организация – это административная  пирамида,  как  наиболее  устойчивое строение  (административный  механизм).  Ей  присуща  чёткая  структура,  единоначалие, разделение труда,  баланс  полномочий  и  ответственности,  корпоративная мораль.

3. Организация – бюрократия, где человек  –  это  винтик  огромной  машины, материал для построения  целого,  не  имеющий  право  на  индивидуальные особенности.  Индивидуальность  личности   подавляется   разработкой   и предписанием точного соблюдения инструкций практически  «на  все  случаи жизни».

4. Элтон Мэйо  в 30-х 40-х годах двадцатого  столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять.  В  его  понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он  подчёркивал  право  на  индивидуальность  каждого,   возможность   иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне  организации.

При такой концепции  на первый план выходят межличностные  и  межгрупповые отношения. Управление должно  вписываться  в  психологическую  структуру  группы,   осознавать   возможность    спонтанного,    неконтролируемого,   самоорганизации.

Эффективная система  управления компанией – главный  залог ее успеха. Эта аксиома не требует доказательств, и с ней  знакомы все, без исключения, руководители и ТОП-менеджеры. Когда организация только создается, при умелом подходе ее структура фактически совершенна. Все находятся на своих местах, каждая подсистема, выполняющая ключевые функции управления, работает с максимальной эффективностью; оперативное планирование, распределение финансов, учет и кадровая политика налажены. Проходит время, и система начинает становиться громоздкой и неповоротливой. Она «обрастает» лишними сотрудниками, не справляющимися с работой, страдает от дефицита новаторских идей и сталкивается с чередой проблем, несвоевременное решение которых угрожает ее стабильности. Такая компания нуждается в профессиональной диагностике и разработке действенной схемы, которая бы помогла ей вернуться на былые позиции и продолжать движение вверх. Аудит системы управления организации – самая первая мера, которая должна предприниматься, когда у организации начинаются проблемы, если она хочет выйти на мировые рынки или же просто расширить свое влияние в уже занимаемом сегменте.

В России аудит системы  управления организации проводится, как правило, именно тогда, когда у компании возникают неприятности. Падение продаж, ухудшение общих финансовых показателей, проблемы с учетом и налоговой отчетностью, выявленные контролирующими органами, «вопросы» акционеров к менеджерам организации – вот главные поводы начинать аудит. За границей подход совершенно иной. Там аудит управленческой системы в крупных компаниях является фактически непрерывным процессом, а не единоразовым. Причиной его проведения может стать желание компании выявить свои слабые места, чтобы оперативно их устранить, поиск новых решений в бизнесе, желание минимизировать затраты или оптимизировать свою структуру. Одним словом, отечественные руководители и владельцы предприятий при помощи данного вида аудита решают проблемы, а зарубежные – предотвращают их появление, добиваясь большей прибыльности и эффективности. 

Еще один вариант, когда  компании может понадобиться помощь аудитора по вопросам системы управления – при необходимости внедрения стратегически важных управленческих решений или же смене самой системы.

1.2.Нормативное  регулирование аудита системы  управления

Регулирование аудиторской деятельности в Российской Федерации осуществляется на разных уровнях. Первый уровень — это уровень федерального законодательства, представленный Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами «Об аудиторской деятельности», «Об акционерных обществах» и др. Приоритетное значение здесь имеет Федеральный Закон «Об аудиторской деятельности», которому должны соответствовать все нормы других законодательных актов в области аудита. На втором уровне аудиторскую деятельность регламентируют нормативные акты Президента РФ и Правительства РФ, которые определяют общие организационные вопросы регулирования аудита. И, наконец, третий уровень регулирования аудиторской деятельности представлен аудиторскими стандартами — федеральными, внутренними стандартами профессиональных аудиторских объединений и внутренними стандартами аудиторских фирм.

Обеспечение нормального функционирования системы управления организации осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение техническими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение  управления.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

• правовое регулирование отношений в процессе управления организации;
• защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

• применение норм действующего законодательства;
• разработка и утверждение локальных нормативных актов;
• подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;
• применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение закона.

К нормативным актам организации относятся:

• распорядительные акты - приказы;
• положения, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей;
• должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;
• стандарты предприятия (СТП), устанавливающие нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении организацией;
• другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделениями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и  представляются на утверждение соответствующим  руководителям подразделений и  служб, к сфере деятельности которых  относятся вопросы, решаемые этими  правовыми актами.

В организации  устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Для разрешения споров между подразделениями и  службами в организации может быть создана арбитражная комиссия.

Головным подразделением - носителем функций подсистемы "Правовое обеспечение управления" является юридическая служба организации (юридический отдел, юридическое бюро, юрисконсульт). Юридическая служба осуществляет общее методическое руководство деятельностью в области правового обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

Руководство организации  и юридическая служба несут ответственность  за законность нормативных актов  организации и правовых актов  ненормативного характера.

Методическое  и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйства организации.

Нормативное хозяйство  организации - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического и экономического характера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации производства и управления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение  управления" являются:

• создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;
• организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм;
• обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и  организационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации в целом, его подразделений и отдельных работников, в том числе технологию выполнения управленческих функций. Головным подразделением в данном случае является служба стандартизации; подразделение, ответственное за организацию управления, а в случае его отсутствия - ОТиЗ.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой продукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.

Документы технико-экономического и экономического характера регламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. Головными подразделением являются планово-экономический отдел; подразделение, ответственное за организацию управления.

В процессе организации  разработки документов и ведения  нормативного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методическое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Головные подразделения  обеспечивают:

• изменение регламентирующих документов, норм и нормативов по мере развития производства и управления;
• своевременное снабжение документами, нормами и информирование о них заинтересованных подразделений и вышестоящих организаций;
• систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

1.3.Источники информации аудита системы управления

Аудит системы  управления организацией начинается с  изучения структуры управления предприятием, организации, изучения организационной структуры самой организации. Анализу подвергаются система сбыта, методы оценки товароматериальных запасов, учетная политика предприятия. Проводится опрос менеджеров и персонала, не связанных с ведением бухгалтерского (финансового) учета, о политике предприятия, его тактике и стратегии. После неформального опроса менеджеров и персонала и сбора нужной информации определяются степень ответственности и права руководителей, ознакомление со всеми юридическими документами предприятия, организации. Система управления организацией должна обеспечивать рациональное соединение предметов, средств труда, трудовых функций людей в единый производственный процесс, технологический процесс, изучать совместную деятельность работников, их рациональность и эффективность с целью достижения наивысших результатов деятельности предприятия/организации, поставленных целей, задач, решать и предотвращать неоднородные сложные конфликтные ситуации.

В ходе аудиторской проверки аудитор (аудиторская фирма) должен установить соответствие организационной структуры управления рыночным отношениям, в условиях современного законодательства.

Структура управления организацией - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в  процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений».

Основными элементами организационной  структуры являются:

1. уровни управления;
2. подразделения и звенья управления;
3. управленческие связи.

Система управления предприятием должна обеспечивать принятие управленческих решений в области  инвестиционной политики. В ней должны найти отражение вопросы учетной политики, контроля, внутреннего аудита.

На предприятии  должны быть задействованы структуры, обеспечивающие эффективную хозяйственную деятельность умелым использованием налогового планирования, расчетом рисков, активным участием на рынке ценных бумаг, валютном рынке.

Определяющее  значение имеют объем и характер учетной работы, структуры бухгалтерии и формы ее связи с отдельными частями предприятия.

Все эти сведения являются необходимым инструментом для решения вопроса о необходимости проведения консультаций по отдельным вопросам и привлечению специалистов, юристов и других экспертов в области совершенствования системы управления и деятельности организации.

Система управления и ее работа накладывают отпечаток на всю деятельность организации, и задача аудитора здесь заключается в ее изучении и при необходимости корректировке.

Глава 2. Порядок организации и проведения аудита системы управления на предприятии  ООО ЖЭУК «Жилье 2003»

Общество с  ограниченной ответственностью Жилищно-эксплуатационная управляющая компания «Жилье 2003»  обратилось к нам с просьбой проведения аудита системы управления организации. Ниже приведены сведения об аудируемом лице.

Сокращенное фирменное  наименование Общества: ООО ЖЭУК «Жилье 2003».

Форма собственности ООО ЖЭУК "Жилье 2003" - частная собственность.

ООО Управляющая  жилищная компания "Жилье 2003" зарегистрировано 16 августа 2010 года выдано регистрирующим органом Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы №1 по Республике Хакасия.

Место нахождения Общества: 655010, Россия, Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Торговая, 2-2.

ИНН 1901095970, ОГРН 1101901002862, ОКПО 63339308.

Перечень видов  деятельности:

- ОКВЭД 70.32.1 «Управление эксплуатацией жилого фонда».

Деятельность  «Жилье 2003»:

• Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений;
• Производство электромонтажных работ;
• Производство изоляционных работ;
• Производство санитарно-технических работ;
• Монтаж прочего инженерного оборудования;

Банковские  реквизиты: р/с 40702810900010103482 в ООО «Хакасский муниципальный банк» г. Абакан, к/с 30101810900000000745, БИК 049514745

Директор - Благодатных Александр Яковлевич.

После изучения организации наша аудиторская фирма  составила письмо- обязательство для последующего ознакомления аудируемого лица с условиями проверки и письменного его подтверждения. (Приложение 1). На основании данного обязательства был заключен договор на проведение аудиторских услуг, с целью проверки системы управления организации. (Приложение 2).

В процессе аудита финансовой отчетности в ООО ЖЭУК «Жилье 2003» уделяется внимание только тем основным целям и конкретным процедурам в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, которые имеют отношение к процессу подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В процессе получения  представления о системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, необходимого для планирования аудиторской  проверки, вначале приобретаются  знания о структуре этих систем и  их функционировании.

Необходимо получить аудиторское доказательство посредством  проведения тестов средств контроля для подтверждения любой оценки риска средств контроля, которая является ниже высокой. Чем ниже оценка риска средств контроля, тем больше подтверждений необходимо получить относительно надлежащей структуры и эффективного функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Тесты позволяют, установить насколько контроль расчетных операций отвечает современным требованиям, а их учет - выполняет поставленные перед ним задачи.

В результате полученного  понимания систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля, а также  тестов средств контроля аудитор  может понять, какие недостатки существуют в этих системах.

Проанализируем  состояние системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля и данные отразим в таблице 1.

Таблица 1. Результаты теста оценки системы учета