Аудит системы управления организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине Аудит

Тема Аудит системы  управления организации

г. Вологда 2010 год

Содержание

Введение

1. Теоретические основы аудита  системы управления 

1.1 Понятие системы управления  на предприятии

1.2 Аудит системы управления

2. Характеристика  экономического и финансового состояния МП «Тотемский хлебокомбинат»

2.1 Экономическая характеристика  МП «Тотемский хлебокомбинат»

2.2 Оценка финансового  состояния МП «Тотемский хлебокомбинат»

3. Аудит системы управления  в МП «Тотемский хлебокомбинат»

Заключение

Список литературы

Введение

В аудит системы управления компанией  входит всестороннее исследование, т.е. анализ и оценка эффективности функционирования системы целиком и полноценного взаимодействия ее составных частей. По ее результатам происходит понимание  того, насколько качественно функционирует  весь механизм действия компании.

Любая компания - это многоуровневая система, состоящая из множества  деталей (так или иначе, но всегда присутствует планирование, контроль, распределена ответственность, в наличии  мотивация сотрудников). Вопрос в  том, насколько все эти и другие детали правильно взаимосвязаны  между собой, и как они влияют друг на друга, на сколько согласованы и уравновешены. Ответить на эти вопросы и позволяет проводимый аудит.

Проведение аудита системы управления предприятия позволит:

· выявить сферы управленческой деятельности, требующей развития и  слабые стороны управления организацией, препятствующие полноценному развитию предприятия;

· разработать программу оптимизации  системы управления компанией;

· снизить риски при проведении организационных изменений;

· сформировать позицию руководства  компании по направлениям и методам  оптимизации системы управления компанией;

· предупредить кризисные ситуации, обусловленные внутренней средой предприятия.

· внедрить усовершенствованную систему  мотивации для рядовых сотрудников  и руководящего состава, позволяющую  выстроить наиболее результативную управленческую деятельность.

1. Теоретические основы аудита  системы управления

1.1 Понятие системы управления  на предприятии

система управление аудит компания

В науке управления к началу 90-х  г.г. сложился определенный понятийный аппарат, позволяющий описать систему  управления предприятием. Тем не менее, в отношении понятий «система управления», «организационная система  управления» нет единого мнения.

Определения этих понятий можно  классифицировать следующим образом.[13]

· Система управления - это состав и номенклатура управленческих органов  и должностей. Некоторые авторы под  организационной структурой понимают лишь аппарат управления предприятием

· Большинство же авторов учитывает  взаимосвязи между элементами, и  система управления определяется как:

· «конструкция» организационной  системы, характеризующая состав, взаимосвязь  звеньев управления и исполнения (объекта и субъекта управления) ;

· строение управляющей системы, способ ее внутренней организации, связи элементов  субъекта управления между собой (порядок  расположения, соподчиненность отдельных  звеньев управленческого аппарата - отделов, групп, бюро), позволяющие  выполнять необходимые функции  управления ;

· элементы системы, их связи, ее целостные  свойства если они так или иначе  обеспечивают устойчивое существование  системы ;

· состав элементов, их права, ответственность  и взаимосвязи по реализации задач  управления объектом ;

· взаимоотношения подразделений  и должностей в организации, распределение  ролей, полномочий, ответственности, а  также функциональной и технологической  связей, возникающих в процессах  управления

· В ряде работ рассматривается  понятие организационной структуры  и взаимосвязь организационно-производственной и организационной структур.

· Другие авторы наряду с этим считают  решающим в организационной структуре  информационные связи и взаимоотношения.

1.2 Аудит системы  управления

Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функцией для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида - организационного аудита.

В наиболее общем  виде аудит - это процесс получения и оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормативы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соответствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Применительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармонизация, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопоставимость, стабильность, своевременность.[1] Следует напомнить, что контроль может осуществляться тремя путями:

1. по авторской методике, исходя из профессиональной подготовки  руководителя или консультанта. При этом они сами формируют  механизм проведения соответствующей  функции. Этот путь может быть  очень хорошим, но он трудно  воспроизводится другими людьми, например, при возможном замещении  конкретного руководителя или  заключении договора на консультационное  обслуживание с другой фирмой;

2. по результатам сравнения  с деятельностью других аналогичных  подразделений или организаций  в целом. Руководитель заранее  выбирает для себя пример организации  или деятельности, показатели которой являются для него ориентирами в работе. Этот путь позволяет без большого риска поддерживать приемлемый уровень выполнения функции. Однако аналог никогда не может быть точным идеалом какой-то организационной системы, поэтому, руководитель должен постоянно сопоставлять анализируемые объекты своей организации и аналога;

3. по утвержденным нормам  или стандартам на ключевые  элементы организационной системы.  При этом формируется преемственность  при анализе и совершенствовании  элементов организационной системы  в течение значительного времени.  Данный путь представляет суть  аудита организации. 

Общая схема осуществления  аудита организации приведена на рис. 1.3.1.

Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему  контрольной деятельности. Он разделяется  по отраслям, подотраслям, направлениям и в зависимости от полноты его проведения (рис. 1.3.2).

Отрасли аудита: аудит имущества (АИ), аудит профессионализма персонала (АПП), аудит интеллектуальной собственности (АИС) аудит методологии и процесса управления (АМПУ), аудит механизма  управления (АМУ), аудит технологии и процесса производства (АТПП), аудит  организации производства (АОП), операционный аудит (ОА), управленческий аудит (УА), аудит  бухгалтерского учета (АБУ). Среди них:

· полностью разработанные  отрасли: ОА, АБУ;

· отрасли разрабатываются: АПП, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП, УА;

· отрасли еще не разрабатываются: АИС.

Подотрасли аудита имущества:

· аудит основных и оборотных  управленческих средств;

· аудит основных и оборотных  производственных средств;

· аудит основных и оборотных  технологических средств.

Рисунок 1.3.1. Общая схема  реализации аудита

Подотрасли аудита профессионализма персонала:

· аудит профессионализма руководителей;

· аудит профессионализма специалистов;

· аудит профессионализма рабочих и служащих;

· аудит повышения квалификации персоналом.

Подотрасли аудита интеллектуальной собственности:

· аудит интеллектуальной собственности руководителей;

· аудит интеллектуальной собственности специалистов;

· аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих.

Подотрасли аудита методологии и процесса управления:

· аудит целей и задач;

· аудит принципов функционирования организации;

· аудит функций;

· аудит стратегий;

· аудит технологий управления;

· аудит коммуникаций;

· аудит свойств и  схем процесса управления;

· аудит управленческих решений;

· аудит информационных технологий.

Рисунок 1.3.2. Структура аудита организаций 

Подотрасли аудита механизма управления:

· аудит функциональных структур;

· аудит организационных  структур;

· аудит оргтехники;

· аудит офисной мебели;

· аудит сетей связи;

· аудит схем и свойств  документооборота.

Подотрасли аудита технологии и процесса производства:

· аудит техники и  технологии производства;

· аудит процесса производства;

· экологический аудит.

Подотрасли аудита организации производства:

· аудит схем и свойств  документооборота;

· аудит укомплектованности производства;

· аудит эргономики и  техники безопасности;

· аудит должностных  инструкций и положений.

Подотрасли операционного аудита:

· технологический контроль изделий;

· ведомственная приемка  изделий;

· аудит самоконтроля изделий.

Подотрасли управленческого аудита:

· аудит деловых операций;

· аудит затрат ресурсов;

· аудит экономичности  и эффективности производства.

Уровни полноты аудита: функциональный, комплексный и системный. Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов  по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский  учет, финансы, персонал, делопроизводство, экология и др. Комплексный аудит  характеризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов  в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей  и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов либо самостоятельно по принятому перечню  проверок. Выделяют комплексный аудит  производства и управления. Системный  аудит - это более глубокий по сравнению  с комплексным аудитом контроль организации за счет учета влияния  каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов  и процессов, связывающих организацию  с внешней средой. Системный аудит  может использоваться в организации  для подтверждения правильности расчетов по:

· экономической, организационной  и социальной эффективности работы организации;

· прогнозированию рисков;

· определению стоимости  организации для продажи или  страхования;

· определению стоимости  системы управления для продажи  или страхования;

· аттестации руководителей  и специалистов;

· затратам на лоббирование интересов организации;

· затратам на услуги консультационных фирм.

Каждое направление аудита организации состоит из пяти видов  аудита: технологического, организационного, экономического, правового и социального (рис. .1.3.2).

Рисунок 1.3.2. Виды аудита

Технологический аудит - это  контроль на базе норм и стандартов профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используемой аппаратом управления организации. С его помощью выявляется соответствие или несоответствие уровня техники и технологии, а также  их количества в зависимости от трудоемкости, сложности и совместимости выполняемых  функций работниками аппарата управления организации. Особенно эффективно технологический  аудит используется при аудите управленческих информационных технологий.

Организационный аудит - это  контроль на базе норм и стандартов процессов создания, функционирования, реорганизации и ликвидации организации. Он включает сбор и оценку информации об организационной сфере деятельности системы управления. Например, аудит  соответствия управленческой технологии организационной структуре управления организации; аудит распределения  и выполнения сотрудниками функций  управления. Важной стороной организационного аудита является контроль соответствия норм и стандартов современному развитию управленческой науки и практики.

Экономический аудит - это  контроль соблюдения экономических  норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтерского учета является составной и наиболее разработанной  его частью. Его объектами являются: экономическая стратегия фирмы, бизнес-план, учетная политика, экономическая  эффективность системы управления, элементы материального стимулирования персонала. В качестве стандартов для  проведения экономического аудита используются типовые утвержденные методики расчетов и оценок.

Социальный аудит - это  контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с  деятельностью коллективов в  организации. Его объектами являются: коллективные договора между администрацией и коллективом организации, психофизиологические условия работы персонала, эргономика, экология, методы формирования социальных групп, методы оценки персонала, коммуникации в коллективе и организации в  целом, методы обучения персонала. В  качестве стандартов для проведения социального аудита используются утвержденные в организации методики и договора, а также законодательные акты РФ по социальным вопросам.

Правовой аудит - это  контроль соблюдения выполнения международных, государственных и местных законодательных  актов и положений, а также  внутренних для организации уставных документов и распоряжений руководителя. Объектами правового аудита являются договора, контракты, акты, положения, соглашения о намерениях, сведения о персонале и контрагентах, условия  сделок, уставные и регистрационные  документы фирмы, учетная политика фирмы, архивы фирмы. В качестве стандартов используются утвержденные в организации документы, а также законодательные акты РФ. [5]

Так, аудит информационного  обеспечения процесса управления складывается из следующих конкретных видов контроля:

· технологический аудит. Контроль наличия информационной техники  и технологии, числящейся на балансе  организации, и проверка ее состояния, заявленной в управленческом учете, совместимость между собой;

· экономический аудит. Контроль эффективности использования  информационной техники и технологии, эффективности полученной и произведенной  информации;

· организационный аудит. Контроль схемы документооборота, параметров информации для заявленных подразделений  или специалистов, условий хранения информации и обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, распределения  прав и ответственности работников информационных подразделений;

· правовой аудит. Контроль за соблюдением законодательства РФ, условий договоров и уставных документов в части приема и выдачи информации, контроль за ведением представителями организации дел в суде или арбитраже;

· социальный аудит: контроль за выполнением условий коллективного договора в части информирования работников по заявленным сторонам деятельности организации и социально-бытовым вопросам.

Организационный аудит  является связующим элементом системы  общих видов аудита.

2. Характеристика экономического  и финансового состояния МП  «Тотемский хлебокомбинат»

2.1 Экономическая характеристика  МП «Тотемский хлебокомбинат»

Муниципальное предприятие  «Хлебокомбинат Тотемского района» расположено на территории Тотемского района Вологодской области. Юридический адрес: 161300 Вологодская область, Тотемский район, город Тотьма, ул. Белоусовская, д. 74а. Зарегистрировано Межрайонной инспекцией налоговой службы №3 по Вологодской области 20 октября 2003 года, регистрационный номер 1033500705017. МП «Тотемский хлебокомбинат» является юридическим лицом с даты регистрации. Данное предприятие считается созданным на неопределенный срок действия, имеет печать, расчетный и иные счета. Действует на основании Устава, а также действующих нормативных документов.

Удаленность Тотемского района от областной столицы составляет 214 километров. Расположение района выгодно, так как имеются границы со многими районами Вологодской области, поэтому есть возможность реализации производимой продукции не только в пределах одного муниципального объекта, но и за его пределами. При умелом руководстве и хорошей работе службы реализации возможно установление сотрудничества со многими торговыми структурами различных муниципальных единиц. Нужно отметить, что через Тотемский район проходит федеральная трасса Москва-Вологда - Великий Устюг, которая стала популярной благодаря осуществлению проекта «Великий Устюг - Родина Деда Мороза». Так же немаловажен тот факт, что на территории района продолжают свою работу множество предприятий агропромышленного комплекса. Данный факт положительно сказывается на деятельности МП «Тотемский хлебокомбинат», потому что не возникает проблем с поставкой молочной продукции, которая используется для производства хлебобулочных изделий.

Цель и предмет деятельности:

Цель - извлечение прибыли.

Предприятие осуществляет следующие  виды деятельности:

закупка сырья и производство хлеба  и хлебобулочных изделий;

производство кондитерских изделий;

оптовая и розничная торговля;

транспортная экспедиция;

услуги общественного питания;

организация культурного досуга.

В состав предприятия входит завод  по производству хлеба и хлебобулочных  изделий, пекарня по производству мелкоштучных хлебобулочных изделий и кондитерский цех по выпуску пряников и сахаристых. Кроме того, предприятие имеет  ряд предприятий торговли, включающих 8 магазинов по продаже продовольственных  товаров, 1 магазин промышленных товаров, буфет в педучилище и газовую  котельную.

Хлебозавод образовался на базе пищекомбината города Тотьма в 1938 году. Здание хлебозавода построено в 1967 году. В состав хозяйства хлебозавода  входят: основной цех по производству хлеба, котельная, мукосевка, экспедиция по отпуску хлебобулочных изделий, склады для хранения сырья, охрана, ремонтные мастерские, гараж для автомашин.

Цех производит большую часть вырабатываемой продукции предприятия. В 2008 году произведено  продукции 2159,2 тонн хлебобулочных изделий.

Хлебозавод производит самый потребляемый традиционный хлеб из смеси ржаной и пшеничной муки (черный), а также  батоны «Нарезные» высшего сорта. Кроме  того, ассортимент продукции, производимой на хлебозаводе МП «Тотемский хлебокомбинат», включает большое количество хлебобулочный изделий и сухарей.

На хлебозаводе трудятся 46 человек  под руководством начальника производства Романовской Т.А. Почти половина из них люди молодые в возрасте до 35 лет. Все они работают в основном производстве: пекут хлеб, сеют муку, ремонтируют оборудование, топят котлы и печь.

В ноябре 1997 года в МП «Тотемский хлебокомбинат» появилось новое структурное подразделение: была приобретена мини-пекарня, оснащенная югославским оборудованием.

Теперь на мини-пекарне выпекается более 38 видов булочек, слоек, плюшек, ватрушек, рожков, сдоб и батонов  с начинками и без.

В 2001 году в здание мини-пекарни  переехал кондитерский цех. Ассортимент выпускаемой продукции значительно расширился: здесь и пирожное-слойка, песочные и бисквитные пирожные, кексы, рулеты, сочни, коржи, безе, трехслойный мармелад, а также и ранее выпускаемая продукция: щербет, сахар фруктовый, бабушкины сладости. Всего 62 вида кондитерских изделий.

Коллектив мини-пекарни молодой. Руководит  им опытный начальник производства Беляевская Л.Н.

Предприятие выпускает ежегодно более 150 видов собственной продукции.

В 2008 году предприятие выпустило  продукции на 73480,4 тыс. руб., что больше прошлогоднего на 35,8%.

Годовой товарооборот по магазинам  составил 49621,1 тыс. руб., что составляет 124,9 % к уровню прошлого года. Увеличение товарооборота произошло из-за расширения торговли и повышения цен на товары. Получено за 2008 год прибыли по производству- 6068,7 тыс. руб., по торговле- 473,5 тыс. руб.

Всего на предприятии трудится 164 человека, из них временные работники - 8 человек.

Продукция МП «Тотемский хлебокомбинат» успешно конкурирует на рынке Тотемского района, а также на рынках соседних районов: Бабушкинского, Тарногского, Нюксенского, Междуреченского. Кроме того, в августе 2008 года МП «Тотемский хлебокомбинат» начало осваивать новый маршрут Тотьма - Вологда. К 2009 году предприятие реализует свою продукцию в 14 магазинах г. Вологды, 3 магазинах с. Молочное и 6 магазинах г. Сокол.

Продукция предприятия неоднократно награждалась медалями и дипломами  различных выставок и ярмарок.

Структура управления, размеры предприятия  и его специализация.

Руководство предприятием осуществляет директор МП «Тотемский хлебокомбинат» - Волков Юрий Павлович. У директора предприятия находятся в подчинении специалисты (руководители) различных подразделений.

Уставный капитал предприятия  составляет 615 000 рублей. На текущую  дату оплачен полностью. На протяжении трех последних лет изменений уставный капитал не претерпевал.

Учредителем предприятия является Муниципальное образование «Тотемский район». Функции учредителя предприятия и права собственника имущества от имени Тотемского муниципального района осуществляет комитет по экономике и управлению имуществом исполкома муниципального Собрания Тотемского района в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации, Вологодской области и Тотемского муниципального района.

Предприятие МП «Тотемский хлебокомбинат» является узкоспециализированным, о чем свидетельствует показатель уровня специализации (89,03% в 2008 году), с очень высокой степенью специализации, которую мы определили исходя из коэффициента специализации, который составил за 2008 год 0,74. Он рассчитывается по формуле:

Кс = 100/Im(2i-1), (1.1.)

где Im - удельный вес продукции в структуре товарной продукции

i - порядковый номер продукции (в структуре товарной продукции) в ранжированном ряду.

Кс =100\ 89,03(2-1)+27,99(4-1)+0,88(8-1)+0,77(16-1)= 0,74

Производственно-экономические показатели работы МП «Тотемский хлебокомбинат».

Концентрация - это процесс, направленный на увеличение выпуска продукции  или оказания услуг на предприятии. Концентрация на предприятии может  развиваться на основе различных  форм:

-увеличения выпуска однородной  продукции (специализированные предприятии);

-увеличение выпуска разнородной  продукции (универсальные предприятия);

-развития концентрации на основе  комбинирования производства (предприятия-комбинаты);

-развития концентрации на основе  диверсификации производства.

Концентрация производства на предприятии  может быть достигнута путем:

· увеличения количества машин, оборудования, технологических линий на прежнем  техническом уровне;

· применения машин и оборудования с большей единичной мощностью;

· одновременного увеличения машин, оборудования, как прежнего технологического уровня, так и более современного;

· развития комбинирования взаимосвязанных  производств;

С экономической точки зрения наиболее целесообразный путь развития концентрации - интенсивный, т. е. за счет внедрения  новой техники и технологии и  увеличения единичной мощности машин  и оборудования. Для анализа уровня концентрации применяются абсолютные и относительные показатели.

Абсолютная концентрация характеризует  размеры производства отдельных  предприятий, а ее уровень определяют следующие показатели: объем выпуска  продукции; среднегодовая стоимость  ОПФ; среднесписочная численность  работающих. Относительная концентрация характеризуется распределением общего объема производства в отрасли между  предприятиями различного размера. Уровень относительной концентрации определяют следующие показатели: доля одного, двух, трех, четырех и т. д. предприятий в выпуске какой-либо продукции в объеме ее выпуска  в целом по отрасли; доля одного, двух и т. д. предприятий на рынке  продаж. Показатели уровня относительной  концентрации характеризуют степень  монополизации предприятия.

Таблица 2.1.1. - Размеры производства МП «Тотемский хлебокомбинат» за 2005-2008 гг.

Показатели	Предприятие	Средние данные по Тотемскому району за 2008 г.	2008 г.
	2005 г.	2006 г.	2007 г.	2008 г.
						В % к 2007 г.	К средним данным за 2008 г.
Валовая продукция, тыс. руб.	36852,2	45058,8	54088,6	73480,5	24674,4	135,85	297,8
Товарная продукция в  ценах реализации, всего, тыс. руб.	37623,5	47361,7	56613	74401,8	25009,0	131,42	297,5
Основные производственные фонды, тыс. руб.	3580,5	4886,5	5971	5736	1876,2	96,06	305,7
Среднесписочная численность  работников	146	159	161	164	55	101,86	298,1
Энергетические ресурсы, тыс. кВт. ч.	1016,9	1260	1320	1463	478,6	110,83	305,7

Анализируя данные Таблицы 2.1.1., видим, что происходит устойчивый рост валовой  продукции предприятия. По сравнению  с 2007 годом в 2008 году темп роста валовой  продукции составил 35,85%. Данный фактор положителен, так как свидетельствует  о расширении деятельности предприятия. Наряду с ростом валовой продукции  происходит и увеличение объемов  товарной продукции. Если сравнивать вышеуказанные  показатели с аналогичными в целом  по Тотемскому району за 2008 год, то можно сделать вывод, что валовая и товарная продукция МП «Тотемский хлебокомбинат» значительно выше, чем в среднем по району. С 2005 по 2007 гг. на предприятии наблюдается рост основных производственных фондов. Не смотря на рост стоимости ОПФ в предыдущих анализируемых периодах, в 2008 году происходит снижение их стоимости на 235 тыс. руб., что в относительном выражении составляет 3,94%. В среднем по району размер ОПФ на предприятиях с аналогичным производством составил 1876,2 тыс. руб., что практически в 3 раза меньше, чем на Муниципальном предприятии «Хлебокомбинат Тотемского района». В связи с расширением производства появляются новые рабочие места, соответственно увеличивается трудовой коллектив предприятия. Причем в основном на работу устраиваются молодые специалисты, которые имеют множество идей, проявляют инициативу, стремятся «идти в ногу со временем», что положительно для предприятия и позволяет ему динамично развиваться. Учитывая все вышеперечисленное, не возникает вопросов о причинах роста энергоресурсов. За 2008 год рост составил 10,83% по сравнению с аналогичным показателем за 2007 год.

Специализация - процесс сосредоточения выпуска определенных видов продукции  в отдельных отраслях промышленности, на отдельных предприятиях и их подразделениях, т.е. это процесс производства однородной продукции или выполнения отдельных  технологических операций. Специализация  производства представляет собой одну из форм разделения общественного труда  и организации производства. Единичное  разделение труда представляет собой  специализацию внутри предприятия.

В промышленности различают следующие  формы специализации: предметная - предприятие  специализируется на выпуске готовой  продукции (самолеты); подетальная - предприятие специализируется на производстве отдельных деталей, агрегатов (подшипниковый завод); стадийная или технологическая - предприятия специализируются на выполнении лишь отдельных стадий технологического процесса (прядильные фабрики); специализация вспомогательных производств - предприятия, которые заняты выпуском тары, упаковки, а также выполняющие ремонтные работы.

В зависимости от масштаба различают  внутриотраслевую, межотраслевую, межгосударственную специализацию. Для характеристики уровня специализации используется ряд показателей: коэффициент охвата производства - характеризует долю продукции специализированной отрасли  в общем объеме выпускаемой продукции  данного вида; коэффициент специализации - характеризует долю основной или  профильной продукции в общем  объеме выпускаемой продукции.(Таблица 2.1.2. - см. приложение)