Аудиторская проверка кассовых операций

      Содержание 

Введение

      Основная  цель аудита — выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствия порядка бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

      Под достоверностью понимается степень  точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности на основании ее данных делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.

       В развивающейся рыночной экономике  действуют системы государственного, управленческого (внутреннего аудита) и независимого (внешнего аудита) контроля. Все они тесно взаимосвязаны, и их роль возрастает в связи со значительным объемом и разнообразием услуг, оказываемых внутренним аудитом. Кроме финансовых отчетов внутренние аудиторы проверяют систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля и их соответствие учетной политике, законодательству, дают оценку экономичности и эффективности финансово-хозяйственной деятельности, проверяют уровень достижения программных целей, предусмотренных развитием организации.

      Цель  данной курсовой работы рассмотреть  порядок проведения аудита кассовых операций организации. Для выполнения поставленной задачи предполагается рассмотреть  цели и задачи проверки, порядок проведения аудита учета денежных документов в кассе организации, рассмотреть особенности аудиторской проверки кассовых операций в иностранной валюте. В рамках заключительного этапа курсовой работы предполагается рассмотреть возможные ошибки ведения учета, а также дать нормативную оценку ответственности за несоблюдение порядка ведения операций с наличными денежными средствами.

1. Методологические  основы проверки кассовых операций

1.1. Цели и задачи аудиторской проверки кассовых операций, источники информации для проверки

      При аудите кассовых операций целью проверки является проверка соблюдения:¹

• условия хранения, сохранности количества денег и др. ценностей в кассе и при доставке их из банка;
• установление порядка хранения чековых книжек, выписок из чеков и получения по ним денег;
• правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;
• лимита хранения наличных денег в кассе и выдаче денег под отчет на командировочные, хозяйственные расходы и др. нужды;
• своевременности и полноты оприходования полученных из банков, от юридических и физических лиц наличных денег и выручки;
• кассовой документации, дисциплины при производстве кассовых операций;
• учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книги аналитического учета по другим ценностям, хранимым в кассе;
• порядок расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию и другие материальные ценности.
• использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег (целевое использование);
• полноты возврата в банк по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;
• наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформления доверенностей.

    Состав  первичных кассовых документов, с  одной стороны, очень узок – это  приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажи, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.²

    Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

    Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• Главная книга;
• Журнал-ордер №1 ведомость №1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);
• Регистры синтетического учета кассовых операций по счету 50 (при иных формах счетоводства);
• Бухгалтерский баланс (ф. №1, строка 261);
• Отчет о движении денежных средств (ф. №4).

      Источники информации при проведении кассовых операций:

1. первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые расходные ФКО1, приходные ордера ФКО2);
2. журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов;
3. первичные оправдательные документы кассовым документам (авансовый отчет, командировочное удостоверение, чеки и т.д.);
4. учетные регистры по счетам 50, 51, 52, другие счета; корреспонденции со счета 50; 006 “Бланки строгой отчетности”.

      Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 "Касса". К этому счету  могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.

      Кассовые  операции носят массовый характер, поэтому этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы их проверки достаточно просты. Вследствие этого при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать помощников.

1.2. Процедуры аудиторской  проверки кассовых  операций

      Перечислим  аудиторские процедуры, которые  используются при проверке кассовых операций: инвентаризация кассы, обследование помещения кассы, опрос, проверка соблюдения установленных на предприятии правил совершения некоторых операций, проверка, сравнение документов.

      При проведении сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному нормативными документами.

      Так, порядок хранения, расходования и  учета денежных средств в кассе  установлен письмом Центробанка  РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и указанием Центробанка РФ от 14 ноября 2001 г. N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке".

      Во  время проверки следует установить, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь незначительные денежные суммы для выдачи авансов на командировки, для оплаты мелких хозяйственных расходов и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы сотрудникам предприятия, премий и пособий по временной нетрудоспособности.

      Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и определяет остаток денег в кассе на следующий день.

      Записи  в кассовой книге ведут через  копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его  сдают вместе со всеми приходными и расходными документами в конце  рабочего дня в качестве отчета по кассовым операциям.

      По  желанию аудитора или директора  предприятия можно провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в  присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить  кассовый отчет.

      При инвентаризации кассы необходимо проверить:³

      - имеется ли приказ о назначении кассира,

      - заключен ли с кассиром договор  о полной индивидуальной материальной  ответственности установленной  формы,

      - соответствует ли помещение кассы  рекомендациям по обеспечению  сохранности денежных средств,  по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

      После инвентаризации кассы аудитору необходимо проверить:

      - созданы ли условия, необходимые  для обеспечения сохранности  денежных средств при доставке  их из банка и при сдаче  в банк;

      - полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам;

      - правильность оформления приходных  и расходных кассовых ордеров,  кассовой книги, журнала регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров;

      - имеются ли подписи в получении  денег (для этого надо выборочно проверить на соответствие подписи в расходных ордерах и ведомостях);

      - правильность ведения кассовой  книги и остатков денег по  ней;

      - наличие или отсутствие штампов  на кассовых документах ("Получено", "Оплачено");

      - соответствие фамилий в платежных  ведомостях фамилиям в других документах;

      - соблюдается ли лимит хранения  наличных денег в кассе;

      - правильность выдачи денег по  доверенностям;

      - соблюден ли порядок регистрации  контрольно-кассовых машин в налоговых  органах;

    - наличие в организации действующей системы проведения ревизии кассы. Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).

    Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в  кассе предприятия.

    Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

    Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денежных средств в кассе предприятия для аудитора служат:⁴

• Отсутствие на предприятии наложенной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• Отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• Наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;
• Предоставление права подписи приходных главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
• Формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнений) кассиров;
• Отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• Отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
• Отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

2. Аудиторская проверка  кассовых операций

2.1. Аудит учета денежных средств в кассах организации

      Аудиторская проверка кассовых операций организации  осуществляется в следующей последовательности:⁵

      1. Определение цели и основных  задач аудита, подборка нормативных  актов.

      2. Составление аудиторской программы  в виде программы тестов средств  контроля и программы процедур по существу.

      3. Установление соответствия данных  бухгалтерского баланса по статье "Денежные средства" и Отчета  о движении денежных средств  счетам учета денежных средств,  в том числе находящихся в  кассах организации.

      4. Проверка организации материальной ответственности.

      5. Определение возможности использования  результатов работы внутреннего  аудита.

      6. Документальное оформление движения  наличности.

      7. Выявление существенных нарушений  ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и выражение мнения.

      8. Требование устранить экономическим  субъектом нарушения в учете  и отчетности.

      По  результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту - аудиторское  заключение.

      В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

      1) состояние внутреннего контроля;

      2) состояние бухгалтерского учета  и отчетности;

      3) соблюдение законодательства при  совершении экономическим субъектом  хозяйственных операций.

      Основные  задачи аудитора при проверке, в том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

      Исполнитель из состава аудиторской группы при  проверке должен исходить из нормативных  актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

      Ведение кассовых операций в организациях Российской Федерации регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (далее - Порядок), и указаниями Банка России от 12.11.96 г. N 360 "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента Российской Федерации от 18 августа 1996 года N 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению налогового и безналичного денежного обращения". К Нормативным актам по данному разделу учета относятся также письмо Департамента регулирования денежного обращения Банка России от 17.02.94 г. N 14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", письмо Банка России от 28.01.97 г. N 14-4/50 [по вопросам упорядочения налично-денежного обращения, другие документы.

      Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", "аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу". Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

      Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей  документации аудита, способствуют документальному  оформлению процесса аудита и его результатов.

      При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге  с балансовыми данными, а затем  с регистрами бухгалтерского учета  в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

      Следует учесть, что данные бухгалтерской  отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. N 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

      В Отчете о движении денежных средств  справочно должны быть приведены  данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:⁶

      расчетов  с юридическими лицами;

      расчетов  с физическими лицами;

      поступления денежных средств с применением  контрольно-кассовых машин или бланков  строгой отчетности;

      сумм  денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

      сумм  денежных средств, полученных в кассу  организации из кредитной организации.

      В Отчете о движении денежных средств  используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути").

      Статья  бухгалтерского баланса "Денежные средства" должна отражать остатки денежных средств  по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

      К счету 50 могут быть открыты субсчета:

      50-1 "Касса организации";

      50-2 "Операционная касса";

      50-3 "Денежные документы" и др.

      На  субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

      Субсчет 50-2 "Операционная касса" открывается для учета наличия и движения денежных средств организациями при необходимости.

      На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

      В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил (стандартов) аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием машиноориентируемых или ручных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Если аудитор оказывает субъекту сопутствующую аудиту услугу, то он может рекомендовать применять ту или иную систему КОД. Аудитор должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

      В разделе 4 правила (стандарта) "Аудит  в условиях компьютерной обработки  данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор  о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

      Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры  внутреннего контроля, предусмотренные правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита". Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

      Одним из источников получения аудиторских  доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

      Наиболее  ценными считаются аудиторские  доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

      Указанный выше Порядок предусматривает обязанности  руководителей организаций:

      оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;

      обеспечить  ведение одной кассовой книги;

      производить прием наличных денег при осуществлении  расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

      Организация может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

      Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.⁷

      В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей" за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов предусмотрен штраф с организации в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, а с ее руководителя - в 50-кратном размере МРОТ.

      Приведем  пример. Организации установлен лимит остатка кассовых средств в размере 20 000 руб. Остаток на конец дня составил 23 486 руб.

      Будут применены штрафные санкции:

      к организации: 3486 х 3 = 10 458 руб.;

      к руководителю: 100 х 50 = 5000 руб.

      Следовательно, организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. Для каждого ККМ должна вестись отдельная книга кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. Заметим, что фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно обращать внимание на записи показателей счетчиков не только действующих машин, но и бездействующих, а также находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.