Оглавление

Введение - 4 -

1. Автоматизация  документооборота - 7 -

1.1. Автоматизация  задач делопроизводства - 7 -

1.3. Документооборот  на предприятии - 9 -

2. Практическая  часть - 11 -

2.1 Постановка  цели - 11 -

2.2 Моделирование  организации - 11 -

2.3 Внедрение  СЭД PayDox - 12 -

2.4 Расчет  эффективности внедрения СЭД 23

2.5 Анализ  результатов 28

Заключение 32

Список использованной литературы 35

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

В последнее  время все больше предприятий  сталкиваются с проблемой улучшения  управляемости компании: улучшение  контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач  является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время  попытка решения задачи внедрения  такой системы наталкивается  на существенные сложности.

В современной  организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество  задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера  можно выделить следующие:

Большое количество процессов, в которых  задействован руководитель, исполняющий  при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

Огромное  количество документов, которые требуют  согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает  оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема  автоматизации процессов документооборота становится в последнее время  все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости  формализации бизнес-процессов и  внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

На  рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится  в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют  однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался  достаточно четко, у потенциальных  покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они  хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление  на рынке новых игроков и поиск  новых способов позиционирования.

Целью данной курсовой  работы является определение  эффективности внедрения системы  электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость  решения следующих задач:

- исследование  понятия информационных технологий, видов, специфики и способов  их внедрения с целью совершенствования  ДОУ;

- рассмотрение  структуры рынка программных  продуктов в области электронного  управления документацией;

- классификация,  сравнение и характеристика данных  продуктов;

- разработка  основных критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления  документацией;

- внедрение  корпоративной системы электронного  управления документацией (корпоративного  электронного документооборота) в  рамках смоделированного предприятия;

- анализ  полученных результатов.

1. Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами  и участие электронных документов в системе информационного обмена. При этом документы, создаваемые  в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с  документами, то есть над каждым из них последовательно работает несколько  сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются  рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки  документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок  систем электронного документооборота активно развивается, объективной  основой этого процесса является широкое повсеместное использование  персональных компьютеров и постоянно  растущие требования к организации  бизнеса.

1.1. Автоматизация задач  делопроизводства

Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и  переход к безбумажным технологиям  является основой автоматизации  документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

• Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
• Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
• Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами  в области делопроизводства и  документационного обеспечения  управления предусмотрены унифицированные  формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные  для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным  стандартам. Все документы принято  классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации  документов существенно упрощается:

• Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
• При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.
• Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.
• Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Автоматизация  делопроизводства переводит на  новый качественный уровень решение  задачи организации работы с  документами: 

• Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
• Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
• Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
• Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
• Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

1.3. Документооборот на предприятии

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с  отправкой и получением, ошибки персонала  составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации  документооборота. Все это может  сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует  выделить проблемы предприятий, имеющих  в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное  управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления  полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого  типа документа определяется схема  движения по этапам развития от момента  его возникновения (создания или  получения) до списания и отправки в  архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются  связи с документом-основанием и  дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга  документы и операции, ускорить работу над документами.

2. Практическая часть

2.1 Постановка цели

Целью практической части  является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие  задачи.

Во-первых, требуется  модель организации. Структура фирмы  и все необходимые для аналитической  части данные будут максимально  приближены к реальным показателям  крупного предприятия Волгограда. Это  необходимо для наглядности результатов  автоматизации документооборота, так  как малый и средний бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.

Во-вторых, следует подробнее  рассмотреть одну из систем, указанных  в теоретической части работы. В качестве примера будет взята  СЭД PayDox. При низкой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

В-третьих, рассчитать эффективность  от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

2.2 Моделирование организации

Базой для внедрения  СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ОАО «Модель-Волгоград», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор.

Рисунок 8 - Структура организации

Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие  документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

2.3 Внедрение СЭД PayDox

2.3.1 Архитектура системы

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Рис 1 – Архитектура системы

Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. [19]

2.3.2 Структура электронного  документа

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет-фактура.

Если документ имеет  подчиненные документы, то для каждого  подчиненного документа заводится  отдельная карточка, соответствующая  его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского  документа. При просмотре карточки родительского документа система  выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рис 2 – Модель электронного документа

2.3.3 Настройка установки  системы

Для инсталляции выделим  для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена) (рис. 12).

Рисунок 3 – Активация ASP

Можно отдельный IP-адрес  для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере.

Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.

Запускаем IIS следующим  образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)», далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рис. 4)

Рисунок 4 – Настройка IIS

Позже, при возникновении  необходимости подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии PayDox Personal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как мы решим  использовать систему для работы с реальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.

Для этого заменим  файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin.

2.3.4 Создание сложных  форм документов

Необходимо настроить  системы на достаточно сложные формы  документов. Будем называть сложными документами те, для которых необходимо: вести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты  документ.

Вот перечень настроек, которые  необходимо сделать, чтобы вести  в системе всю информацию о  таком сложном документе:

Определить и создать  структуру данных, соответствующую  уникальным реквизитам документа.

Для счета-фактуры это  может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.

Информация о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.

Определить формулы  для расчетных реквизитов документа.

Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая  ставка = 18;

Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая ставка; Стоимость  товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб.

Создать печатную форму  документа и определить данные для  вывода.

Для счета-фактуры пример файла в формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc

Создание структуры  данных

Для счета-фактуры пример структуры данных расположен в самой  БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb

Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура –  товары. В карточке каждого документа  необходимо хранить две группы информации – информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры  будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.

В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных.

Таблица 1 – Счет-фактура – товары

Определение формул для расчетных реквизитов документа

Формулы для расчетных  реквизитов документа могут быть определены в файле программной  настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.

Код примера, который  расположен в этом файле для расчетных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1. Также в нем указаны комментарии к тексту программному кода.