Автоматизация документооборота. 2

                                 5 

ВВЕДЕНИЕ

Применение системы автоматизации  документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда  лиц, которые принимают решения  и контролируют их исполнение, т.е. руководителей  организации. В документах сосредоточено  более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся  до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность  в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документацией. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Большое внимание в современных  условиях управления уделяется механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления необходимо уделить большое  внимание, так как недостатки в  постановке этой работы приводят к  серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с

документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Исходя из актуальности внедрения  в управленческую деятельность современных  технологий делопроизводства и документооборота, мы поставили перед собой следующую  цель исследования: Разработка системы  электронного документооборота «Распределение студентов на практику» для ТФ ЧелГУ на базе 1С:Предприятие.

Объектом исследования являются современные  системы документационного обеспечения  организаций.

В качестве предмета исследования выступает  документационное обеспечение системы  распределения студентов на практику.

Исходя из цели, выстраивается ряд  задач, а именно:

• изучение литературы и электронных ресурсов по проблематике исследования;
• анализ функций, задач, основных видов деятельности ТФ ЧелГУ;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ТФ ЧелГУ;
• анализ организации службы документационного обеспечения управления, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• разработка конфигурации на 1С:Предприятие, автоматизирующей процесс направления студентов на практику. 
  

1. ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Основные понятия документооборота

Документооборотом называется «движение  документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [20].

Организация документооборота - это  правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [19,21].

Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как функция  коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации [22].

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие: информационную поддержку решения

(обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения

задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-годы [28]. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями [29]. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь») [18].

Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота сделана  в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления [33]. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Последующие нормативные акты по регламентации  работы с документами — Примерная  инструкция о делопроизводстве в  учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем  составе разделов по организации  документооборота. В эти годы в  литературе термин «документооборот»  практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли  с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки» [5]. Термин «документооборот»  в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется  не движению документов, а отдельным  технологическим операциям, выполняемым  в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

С середины 1970-х годов понятие  «документооборот» становится однозначным, чему способствовало закрепление определения  термина в государственном стандарте  на терминологию [35,36].

В этот период во всех прикладных разработках  и исследованиях документационных процессов проводится углубленное  изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана  связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ). При разработке информационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов [15]. Комплексное исследование делопроизводства в аппаратах управления различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;
• наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
• неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);
• несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
• отсутствие правил передачи документов, их доставки; курьерской связи [14].

Материалы исследования позволили  включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

• оперативность движения;
• единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
• однократность операций одинакового целевого назначения;
• исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью) [9,10].

Кроме того, в Основные положения  ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким  образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать  это правило в конкретных учреждениях  можно путем четкой регламентации  путей прохождения документов, в  ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР [7].

Разработка Основных положений  ГСДОУ не принесла значительных изменений  в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;
• организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;
• устранение дублирования информационных и документационных потоков;
• унификацию приемов работы с документами [6].

В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или  отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки  документов. Схемы разрабатываются  службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы  могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами  или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положение, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

В эпоху исключительно бумажного  документооборота не технологичность  и трудоемкость операций с бумажными  документами привели к отделению  технологических функций по обработке  и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.

Однако с появлением электронных  документов и увеличением их доли в документообороте ситуация кардинально  изменилась. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче  поддаются автоматизации, и большинство  операций с электронными документами  могут выполнять сами участники  управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем  повышения эффективности работы управленческого аппарата считается  увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Рассмотрим процесс перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту.

Сложившаяся в нашей стране делопроизводственная практика определяет и регламентирует основные процедуры бумажного документооборота: картотечно-журнальный учет готовых документов в делопроизводственных службах подразделений предприятия; размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям; контроль за прохождением и исполнением документов путем отслеживания сведений в совокупности журналов и картотек в подразделениях.

Причиной большинства проблем  бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборота и децентрализованной технологией их учета. Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются

большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и

трудоемкие процедуры сбора  и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие  или банк не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие  технологии.

Альтернативный путь состоит в  упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования  всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно  развитых стран в эпоху бумажного  документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий  менеджер, при этом отпадала необходимость  в его регистрации и отслеживании. Такой подход позволяет значительно  упростить процесс делопроизводства, однако является вынужденным. Он не только не соответствует отечественным  нормам, но и противоречит мировым  тенденциям, поскольку ведет к  снижению качества организации документооборота в условиях роста масштабов и  взаимосвязанности задач управления.

На начальном этапе автоматизация  делопроизводства ограничивалась автоматизацией деятельности традиционных делопроизводственных служб - установка одного или нескольких компьютеров в канцелярии и замена бумажных журналов/картотек на электронные, в которые заносились сведения о  документах, их перемещении и исполнении. Эффект от такой «электронной канцелярии»  заключался в ускорении и облегчении поиска сведений о документах, отслеживаемых  канцелярией предприятия.

Следующим этапом стало включение  в единый сетевой контур документооборота всех делопроизводственных служб подразделений  предприятия. При этом взаимосвязанные  электронные картотеки и журналы  подразделений хранятся на сервере  делопроизводства. При такой системе  сведения о прохождении бумажных документов, формируемые непосредственно  в подразделениях, автоматически  становятся доступными для всего  делопроизводственного персонала  предприятия. Однако прежнее разделение функции на делопроизводственный учет и содержательную работу с документами  сохраняется, поэтому данная система  обслуживает в основном делопроизводственную службу предприятия и этим во многом ограничивается ее влияние на эффективность  его работы в целом.

Чтобы система документооборота обслуживала  весь управленческий персонал предприятия, в ней, наряду с карточкой документа, должен появиться файл с его электронной  версией [8]. Только в этом случае в  технологический контур системы  документооборота включаются специалисты  и руководители, работающие с документами. Система электронного документооборота знаменует конец эпохи разделения делопроизводственных функций и  функций по содержательной работе с  документами и интеграцию их в  рамках одной системы, охватывающей весь управленческий персонал предприятия [30].

Решение предметных задач невозможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых  для их достижения. Одним из таких  видов деятельности является информационное обеспечение [31]. Этим термином будем  обозначать регулярную деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг. Рассмотрим содержание и дадим определения  основным компонентам понятия «информационное  обеспечение».

Информационная потребность - необходимость  информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющие число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности [2]. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации

определенного качества, т. е. информации, отвечающей потребностям предметной области. Из приведенных рассуждений следует, что информационная потребность - это  определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающие в связи  с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в  предметной деятельности. Или иначе: информационная потребность - осознанное

понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Другими словами, под информационной потребностью будем понимать совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта, как уже  указывалось, определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичным определяющим информационные потребности, являются цели функционирования организации [3].

Проблема определения, описания, измерения  информационных потребностей сотрудников  является одной из основных в комплексе  проблем информационного обеспечения. Только определив характеристики информационной потребности пользователей, можно  формулировать требования к информационному  обеспечению, состав и функции информационной системы.

Цель информационного обеспечения. Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования.

Существующая в организации  система делопроизводства является основой информационного обеспечения  этой организации. Делопроизводство или  документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются  документы, отражающие результаты и  ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение  и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  учетные и отчетные показатели и  другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как  налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность  их выполнения и деятельность организации  в целом. Текущая социально-экономическая  обстановка требует резкого увеличения эффективности в деятельности государственных  организаций [1]. Одним из механизмов, позволяющим существенно повысить эффективность любой деятельности, является внедрение электронных  систем делопроизводства.

1.2 Технология реализации документооборота

Документооборот - сложный технологический  процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью  организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов [2].

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который  включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или  от получения) до подшивки в дело, и  время, затрачиваемое на прохождение  документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации  документооборота - оперативное прохождение  документа по наиболее короткому  и прямому маршруту с наименьшими  затратами времени. Кроме того, при  организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным [12,13].

Одним из способов реализации вышеуказанных  требований и правил является система 1С: Предприятие.

Самое главное понятие 1С - это "объект" [23]. Объект - это элемент реального  мира. Объектом может быть все что  угодно: компьютер, облако, кошка... Но нас интересуют только те объекты, которые имеются в офисной деятельности ТФ ГОУ ВПО «ЧелГУ»: документы, отчеты, справочники... Программа для 1С представляется как совокупность объектов, взаимосвязанных между собой, т.е. конфигурация объектов. Например, документ "Распределение на практику", справочник "Студенты", отчет "Документы на практику".

У объектов имеются некоторые атрибуты (свойства, реквизиты). Например, студент  имеет фамилию, имя, отчество, дату рождения, группу, специальность. Набор свойств  объекта задается разработчиком [24].

Также объекты имеют определенные методы (процедуры и функции).

Поведение объектов конфигурации задается на встроенном языке.

Справочник - это просто таблица. В  таблицах хранится какая-то списковая  информация. Например, вы можете создать  справочник Студенты, в котором будете хранить список всех студентов ТФ ГОУ ВПО «ЧелГУ».

Для каждого справочника требуется  определить, какие он будет иметь  атрибуты (столбцы). Фирма 1С предвосхитила  программистов и ввела во все  справочники два уже заданных атрибута: Код и Наименование.

Действительно, практически любой  объект из реальной жизни содержит эти атрибуты. Например, для студентов  кодом выступает порядковый номер, а наименованием - фамилия, имя, отчество (ФИО).

Для каждого атрибута справочника  нужно указать его тип данных, например, "число", "строка", "дата". Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных, когда значения атрибутов  одного справочника выбираются из другого  справочника [27].