Автоматизация деятельности отдела сбыта предприятия

Министерство Образования Российской Федерации

 

 

филиал в 

 

Кафедра компьютерных технологий и прикладной математики

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по специальности "Прикладная информатика  в экономике"

 

на тему:

 

" Автоматизация  деятельности отдела сбыта предприятия"

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка Н.А.

 

  Руководитель: Н.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ейск, 2010

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Анализ предметной области………………………………………………5
1. Описание предметной области и функции решаемых задач……..5
2. Перечень входных (первичных) документов……………………..6
3. Ограничение предметной области………………………………...6
2. Постановка задачи…………………………………………………………8
1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач…….8
2. Описание выходной информации……………………………….....8
3. Описание входной информации………………………………...…9
3. Разработка информационного обеспечения…………………………….11
1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов………………………………………..11
2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели………………………….…..13
4. Нормализация отношений……………………………..…...…………….15
5.  Создание базы данных……………………………….…………….18
1. Структура таблиц…………………………………………………..19
2. Схема данных………………………………………...…………….24
3. Пользовательские формы………………………………………….24
4. Создание запросов…………………………………………………26
5. Создание отчетов……………………………………………….….28

Заключение……...……………………………………………………………….31

 

 

 

Введение

 

Эффективное развитие государства немыслимо  без систем управления. Современные  системы управления  базируются на комплексных системах обработки  информации, на современных информационных технологиях.

Современные системы компьютерного управления обеспечивают:

1. Выполнение точного и полного анализа данных.
2. Получение информации во времени без задержек
3. Определение тенденций изменения важных показателей.

Приложение  Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных  таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

• СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
• СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
• СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально  спроектирован для создания   многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются  разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

В рамках этой курсовой работы необходимо спроектировать и реализовать средствами MS ACCESS информационную систему, поддерживающую работу сбыта предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Анализ предметной области.

 

1.  Описание предметной области и функции решаемых задач

В курсовой работе автоматизируется деятельность отдела сбыта предприятия .

Предметом области автоматизации являются некоторые должностные функции  отдела сбыта. В отделе сбыта имеется  план выпуска готовой продукции  составленный на три месяца. В соответствии с этим планом цеха выпускают продукцию, но фактический выпуск продукции  зависит от многих факторов и может  отличаться от планового. В отдел  сбыта поступают также цеховые  накладные, которые отражают фактический  выпуск продукции и сдачу ее на определенные склады. Задача отдела сбыта  – сделать анализ выполнения плана  сдачи изделий на склады. Для этого  необходимо выбрать плановые и фактические  данные за определенный период по определенному  складу и проанализировать отклонение факта от плана.

На предприятии  работают 3 цеха, в которых производится продукция.  Ассортимент выпускаемой  продукции приведен в таблице.

                                                                                                  Таблица 1.

№ цеха	Наименование цеха	Наименование выпускаемой продукции	Минимальная единица выпуска	Цена за единицу
		молоко 3.5%	коробка 50 штук	650,00р.
1	молочный	молоко 4.0%	коробка 50 штук	700,00р.
		сливки	коробка 50 штук	1 200,00р.
		колбаса варёная	упаковка 50 штук	2 500,00р.
2	колбасный	колбаса копчёная	упаковка 50 штук	3 400,00р.
		сосиски	упаковка 50 штук	1 200,00р.
		судак консервированный	коробка 50 банок	670,00р.
3	рыбный	икра чёрная	коробка 50 банок	5 400,00р.
		икра красная	коробка 50 банок	5 370,00р.

                                             

 

Выпущенная  цехами продукция сдается на склады

          Таблица 2.

№ склада	Наименование склада
1	Склад № 1
2	Склад № 2
3	Склад № 3

 

2. Перечень входных (первичных) документов.

В качестве первичных документов для решения  данной задачи используются :

- план  выпуска изделий цехами

Номер цеха	Месяц выпуска	Код изделия	Количество

 

- список  цеховых накладных

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Дата сдачи

 

- спецификация  цеховой накладной

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Код изделия	Количество

 

3. Ограничение предметной области.

При разработке курсового проекта допускаются  следующие ограничения :

- готовое  изделие закреплено за одним  складом готовой продукции и  может выпускаться несколькими  цехами.

- у готового  изделия только одна единица  измерения.

- один  цех может выпускать несколько  наименований изделий.

- на одном  складе может храниться несколько  наименований готовых изделий.

- выпуск  цехом готовой продукции планируется  помесячно.

- одно  и то же изделие может быть  запланировано к выпуску в  разные месяцы.

- накладная  цеха на сдачу готовой продукции  на склад может содержать несколько  наименований изделий, ее номер  уникален только для одного  цеха.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Постановка задачи.
1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач.

 

Одной из основных проблем на предприятии  является несоответствие планового  количества выпуска продукции, который  формируется в соответствии с  заявками покупателей и фактического количества продукции, отгружаемой  цехами на склады.

Для решения этой проблемы необходимо своевременно (оперативно) получать информацию о наличии, нехватке или излишках продукции на складах по отношению  к плану. Излишки залеживаются на складе, у них может быть превышен срок хранения, создаются неликвиды.

 

2. Описание выходной информации.

Выходную  информацию представим в виде отчетной формы.

 

Анализ  выполнения плана сдачи изделий  на склад _________________

Месяц	Наименование изделия	Единица измерения	Количество		Излишки
			План	Факт

 

Для получения  этой формы используются данные первичных  документов:

- список  изделий;

- список  складов;

- список  цехов;

- план  выпуска изделий цехами;

- список  цеховых накладных;

• спецификация цеховой накладной.

 

 

 

3. Описание входной информации.

Входную информацию делят на условно-постоянную (справочники), сохраняющую свои значения на длительный период времени, и постоянно  меняющуюся оперативно-учетную информацию.

К условно-постоянной информации относятся:

- список  выпускаемых изделий;

- список  выпускающих цехов;

- список  складов;

- справочник  единиц измерения.

К оперативно-учетной информации относятся:

- план  выпуска изделий цехами;

- список  цеховых накладных;

- спецификация  цеховой накладной.

Перечень первичных документов, а также источник и срок поступления  представлено в виде Таблицы 2.

 

                                                                                                              Таблица 2

№ п/п	Наименование документа	Реквизиты	От кого поступает	Срок поступления
1.	Список выпускаемых изделий.	1.Код изделия 2.Наименование изделия. 3.Код единицы измерения. 4.Цена. 5.Номер склада	Плановый отдел	До начала планируемого периода
2.	Список выпускающих цехов	1.Код цеха. 2.Наименование цеха.	Структура предприятия	До начала планируемого периода
3.	Список складов	1.Код склада. 2.Наименование склада.	Структура предприятия	До начала планируемого периода
4.	Справочник единиц измерения.	1.Код единицы измерения. 2.Наименование единицы  измерения.	Плановый отдел	До начала планируемого периода
5.	План выпуска изделий цехами.	1.Номер цеха. 2.Месяц выпуска. 3.Код изделия. 4.Количество	Плановый отдел	Ежемесячно.
6.	Список цеховых накладных.	1.Номер цеха. 2.Номер цеховой накладной. 3.Дата сдачи.	Цеха	По мере поступления.
7.	Спецификация цеховой накладной.	1.Номер цеха. 2.Номер цеховой накладной. 3.Код изделия. 4.Количество.	Цеха	По мере поступления.

 

 

3. Разработка информационного обеспечения.
1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов.

Реквизитный состав первичных документов:

код изделия, наименование изделия, код единицы измерения, наименование  единицы измерения, цена, номер склада, наименование вклада, номер цеха, наименование цеха, месяц  выпуска, количество, дата сдачи, номер  цеховой накладной.

Необходимо  проанализировать каждый реквизит на наличие взаимосвязей с другими  реквизитами. Реквизит приобретает  смысл только тогда, когда он связан с другими реквизитами, обладающими  смысловым единством. Так, код изделия, наименование изделия, цена отражают сведения об изделии; номер склада, наименование склада отражают сведения о складах.

Среди реквизитов, описывающих сущность, можно выделить один или несколько  реквизитов, которые однозначно определяют экземпляр сущности. Такой реквизит является ключом. Между ключом и  другими реквизитами существует функциональная зависимость. В группе реквизитов, которые характеризуют  план выпуска изделий цехами одного реквизита для ключа мало, так  как один цех может выпускать  несколько изделий в данном месяце, а также одно и то же изделие  может выпускаться несколькими  цехами, и в качестве ключа здесь  будут выступать номер цеха, месяц  выпуска и код изделия.

Таблица 3

Информационные объекты и их реквизиты.
Информационные объекты	Кл.	Реквизиты	Документы
	*	Код изделия
Изделия		Наименование изделия	Список
		Код единицы измерения	выпускаемых
		Цена	изделий
		Номер склада
	*	Код един.измерения	Справочник единиц
Единицы измерения		Наименование един.измерения	измерения
	*	Номер цеха	Список выпус-
Цеха		Наименование цеха	кающих цехов
	*	Номер склада	Список
Склады		Наименование склада	складов
	*	Номер цеха	Список
Цеховые накладные	*	Номер цеховой накладной	цеховых
		Дата сдачи	накладных
	*	Номер цеха
Спецификации	*	Номер цеховой накладной	Спецификация
к цеховым накладным	*	Код изделия	цеховой
		Количество	накладной
	*	Номер цеха	План
План выпуска	*	Месяц выпуска	выпуска
	*	Код изделия	изделий
		Количество	цехами

 

 

7 групп информационных объектов  с ключевыми реквизитами:

ИЗДЕЛИЯ – код изделия, наименование изделия, цена, номер склада, код единицы измерения

ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ  – код единицы измерения, наименование единицы измерения

ЦЕХА – номер цеха, наименование цеха

СКЛАДЫ – номер склада, наименование склада

ПЛАН  – номер цеха, месяц выпуска, код изделия, количество

ЦЕХОВЫЕ НАКЛАДНЫЕ– номер цеха, номер цеховой накладной, дата сдачи

СПЕЦИФИКАЦИИ  ЦЕХОВЫХ НАКЛАДНЫХ– номер цеха, номер цеховой накладной, код изделия, количество

 

2. Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.

В результате анализа получили 7 информационных объектов. Проведем попарный анализ связей между ними:

Изделие                   План    Тип связи 1:М, т.к.  одно изделие может быть запланировано  для выпуска в разные месяцы, но каждое запланированное количество относится только к одному изделию в данном месяце. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

Единицы измерения                    Изделие    Тип связи 1:М, т.к. несколько изделий могут измеряться одной единицей измерения, но каждое изделие в данный момент измеряется одной единицей измерения. Связь  между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код единицы  измерения.

Цеха                   План    Тип связи 1:М, т.к. одному цеху запланирован  выпуск в разные месяцы. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цеха                   Цеховые накладные   Тип связи 1:М, т.к. один цех выписывает много  накладных. Связь между этими  объектами обеспечивается с помощью  реквизита Код цеха.

Цеха                  Спецификации цеховых накладных   Тип связи 1:М, т.к. один цех выписывает много накладных. Связь между  этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цеховые накладные                   Спецификации цеховых накладных    Тип связи 1:М, т.к. одна цеховая накладная  может содержать несколько спецификаций на изделие. Связь между этими  объектами обеспечивается с помощью  реквизита Номер цеховой накладной  и номер цеха.

Изделие                   Спецификации цеховых накладных      Тип связи 1:М, т.к. одно изделие выпускается  не один раз, но данное выпущенное количество относится только к одному изделию. Связь между этими объектами  обеспечивается с помощью реквизита  Код изделия.

Информационно-логическая модель –  это модель данных, отображающая предметную область виде совокупности информационных объектов и структурных связей между  ними.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Нормализация отношений

Понятие нормализации отношений

Одни  и те же данные могут группироваться в таблицы (отношения) различными способами, т.е. возможна организация различных  наборов отношений взаимосвязанных  информационных объектов. Группировка атрибутов в отношениях должна быть рациональной, т.е. минимизирующей дублирование данных и упрощающей процедуры их обработки и обновления.

Определенный  набор отношений обладает лучшими  свойствами при включении, модификации, удалении данных, чем все остальные возможные наборы отношений, если он отвечает требованиям нормализации отношений.

Нормализация отношений — формальный аппарат ограничений на формирование отношений (таблиц), который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных.

Выделены три нормальные формы  отношений и предложен механизм, позволяющий любое отношение  преобразовать к третьей (самой  совершенной) нормальной форме.

 

• Первая нормальная форма

 

Отношение называется нормализованным  или приведенным к первой нормальной форме, если все его атрибуты простые (далее неделимы). Преобразование отношения к первой нормальной форме может привести к увеличению количества реквизитов (полей) отношения и изменению ключа.

Например, отношение Студент = (Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата, Группа) наводится в первой нормальной форме.

 

• Вторая нормальная форма

 

Чтобы рассмотреть  вопрос приведения отношений ко второй нормальной форме, необходимо дать пояснения  к таким понятиям, как функциональная зависимость и полная функциональная зависимость.

Описательные  реквизиты информационного объекта  логически связаны с общим  для них ключом, эта связь носит  характер функциональной зависимости  реквизитов.

Функциональная зависимость реквизитов — зависимость, при которой экземпляре информационного объекта определенному  значению ключевого реквизита соответствует  только одно значение описательного  реквизита.

Такое определение функциональной зависимости позволяет при анализе  всех взаимосвязей реквизитов предметной области выделить самостоятельные  информационные объекты.

В случае составного ключа вводится понятие  функционально полной зависимости.

Функционально полная зависимость не ключевых атрибутов  заключается в том, что каждый не ключевой атрибут функционально  зависит от ключа, но не находится  в функциональной зависимости ни от какой части составного ключа.

Отношение будет находиться во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут функционально полно зависит от составного ключа.

• Третья нормальная форма

 

Понятие третьей нормальной формы основывается на понятии нетранзитивной зависимости.

Транзитивная  зависимость наблюдается в том  случае, если один из двух описательных реквизитов зависит от ключа, а другой описательный реквизит зависит от первого описательного реквизита.

Отношение будет находиться в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.

Для устранения транзитивной зависимости описательных реквизитов необходимо провести «расщепление» исходного информационного объекта. В результате расщепления часть реквизитов удаляется из исходного информационного объекта и включается в состав других (возможно, вновь созданных) информационных объектов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Создание базы данных.

База  данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

 Удачная  разработка базы данных обеспечивает  простоту ее поддержания. Данные  следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна  содержать информацию одного  типа, тогда достаточно будет  обновить конкретные данные  только  в одном месте, чтобы обновленная  информация отображалась во всей  базе данных.