Автоматизация делопроизводства. 5

Оглавление

Введение  ……………………………………………………………………….….3

1. Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия ……………………………………………….4

2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота…………………………………………………...……11

3.Обзор основных систем документооборота, представленных

в России .................................................................................................17

Заключение  ……………………………………………………………..………..19

Список используемой литературы ……………………………………………21

Введение

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются  посредством информации, которая  представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё  это может передаваться разными  способами, в том числе машинными. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ  доказательства»).

В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Сегодня организация, которая хочет  получить современное решение для  создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных  частных технологий до готовых комплексных  систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления  в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую  дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации  документов с помощью ПЭВМ. Тем  более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы  автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно  использовать новые технологии для  автоматизации регистрации документов.

1. Виды информационных  систем управления документационным  обеспечением предприятия

Все информационные процессы, протекающие  в подразделениях аппарата управления (так же как и документы), можно  разделить на два вида: формализуемые  процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и не формализуемые. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используют специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Внедрение информационных систем управления документами (ИСУД) предполагает осуществление  автоматизации управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, что определяет успешность его деятельности. Информационные системы управления интеллектуальными активами представляют совершенно новые возможности для менеджмента предприятия и его сотрудников и связанны с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, которые создаются в различных функциональных подразделениях предприятия на различных этапах жизненного цикла продукции и услуг.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

– программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

– поддержка распределенной обработки информации;

– возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

– открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

– широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

– возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

– возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

– возможности контроля за прохождением документов;

– наличие системы оповещения должностных лиц;

– возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

– наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

– наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

– ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

Управление интеллектуальными  активами предприятия может осуществляться с помощью систем различной сложности. Разновидности ИСУД и их характеристики приведены на рис.1.1. и в табл.1.2.

Таблица 1.2.

Характеристики различных систем управления электронными документами

Информационные системы управления документами (Electronic Document Management - EDM) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в  специальных хранилищах или иерархической  файловой системе. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают ИСУД, включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы.

Общими возможностями ИСУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие  высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций  формализованные документы, доступные  только специалистам, не могут более  служить хранилищем корпоративных  знаний.

Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных  форм в соответствии с принятыми  в стране правилами и стандартами  делопроизводства.

Основным назначением этих систем является документальная регистрация  тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан  на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий  ответ» и т.д.) в соответствии с  принятыми правилами. Функции ИСУД, ориентированной на бизнес-процессы.

Системы управления документооборотом  обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации  на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие  и преимущество корпоративной информационной системы управления документами  по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в  том, что это решение, которое  обеспечивает универсальную, повсеместно  доступную среду для работы и  хранения всех типов документов в  масштабе всей организации в целом.

2. Функции систем автоматизации  делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно  выделить некий минимальный набор  характеристик, которым должна соответствовать  полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность  создания документа. Документ может  создаваться либо самостоятельно в  соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого  учетного документа формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно  в ней документы, так и импортированные  извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие  папки пользователя. Понятие папки  используется в системе для объединения  документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные  пункты.

Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может  быть «прикреплено» любое число  файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал  и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей  сводить воедино отдельные файлы  текстов и графики, формируя законченный  документ. Современные системы, в  том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая  с документом, всегда можно просмотреть  всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций  и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В  систему делопроизводства организации  входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей  над одним документом, много времени  и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки  документов должен быть единым для  всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих  станций, серверов, степени их удаленности  и используемых видов связи. Для  обмена информацией между пользователями в системе предусматривается  электронная почта, в функции  которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений  и уведомлений. Система позволяет  формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В  системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Возможность поиска документа по различным  критериям. Поиск документа может  осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным  словам или их частям. Причем поиск  производится не только в регистрационной  карточке, но и непосредственно в  документе.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы  помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно  читать или удалять. АРМ администрирования  архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права  доступа к архивам.

Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с  правилами архивного хранения, принятыми  на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в  дело осуществляется путем занесения  в регистрационную карточку соответствующей  записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической  работы. В системе формируются  типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так  же имеется возможность загружать  генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права  пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с  их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам  подразделений можно дать возможность  работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений  будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В  системе предусмотрена электронная  подпись документов и резолюций  на документы. При необходимости  возможно делегирование права подписания одного документа или настройка  автоматического делегирования  для всех документов, поступающих  на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее  место может быть защищено паролем  от попытки несанкционированного доступа  к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система  должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа  в организации: от его первичной  регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную  сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности

3. Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Основной причиной распространения  систем электронного документооборота стало осознание потребности  в использовании подобных систем. Передовиками в этом процессе, естественно, выступили организации госсектора и крупные промышленные компании. Также ускорили развитие приток иностранного капитала и распространение иностранного менеджмента. Объясняется это тем, что на Западе культура использования  систем управления информацией (документами) в электронном виде уже сложилась, и их применение стало для компаний обычной практикой. Сегодня и  в России руководители предприятий  понимают, что без использования  специальных ИТ ведение бизнеса уже невозможно. Развитие экономики приводит к усилению конкуренции, в условиях которой менеджмент использует все доступные средства повышения качества работы компании. К ним, безусловно, относятся ИТ и системы класса СЭД в частности.

Первые российские разработки в  этой области появились еще в  середине 90-х. У истоков рынка  стояли компании Интертраст, ЭОС, Весть-Метатехнология, НТЦ ИРМ, Cognitive Technologies, Оптима, АйТи. Их развитие шло на фоне бесчисленных попыток самостоятельной автоматизации работы с документами, предпринятых штатными IT-специалистами этих организаций. Большинство таких попыток были не очень удачными. В итоге компании начали доверять работу по автоматизации документооборота профессионалам, что и дало старт рынку СЭД. К 2000 году на рынке уже были представлены IBM, Documentum и Hummingbird. В 2002-2003 годах произошло качественное изменение состава игроков и предлагаемых ими решений. Появилось несколько новых сильных игроков, а ряд российских систем перешли на новый технологический уровень, от систем автоматизации делопроизводства до полноценных систем электронного документооборота за счет поддержки современной технологии Workflow (управления потоками работ). Компании, проигнорировавшие это веяние, были вынуждены уйти с рынка. По оценкам аналитиков РБК, в то время рост рынка составил 60-70% в год, и о нем начали говорить как о наиболее перспективном сегменте ИТ. Высокие показатели роста (на уровне 40%) сохраняются последние 3 года, что говорит о высокой востребованности систем класса СЭД в России.

Рассмотрим некоторые из систем электронного документооборота, имеющих  в последние годы наибольшее распространение  в России.

Заключение

Автоматизация процесса регистрации  документов идет по пути включения  данной функции в единые интегрированные  программные комплексы автоматизации  делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных  функций, они обслуживают весь процесс  прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку  содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение  деятельности организации, предоставляют  возможность поиска любого документа  элемента содержания или по любым  реквизитам в максимально короткие сроки.

И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного  повышения ответственности и  уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато, использование средств автоматизации  делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости  от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных  циклов работы с документами и  создание единого документального  пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или  инженерная задача, он связан с общей  стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор  определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется  на данный момент, а также той  структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим  эффектом внедрения. Если это государственное  учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно  принимать на основе комплексного анализа  возможностей СЭД в зависимости  от требований и специфики организации-заказчика.

Список  используемой литературы

1.    Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов по спец. "Финансы и кредит", "Бух. учет, анализ и аудит", "Мировая экономика", "Маркетинг", "Менеджмент орг.", "Гос. муницип. упр." / А. Н. Романов [и др.] ; [под ред. А. Н. Романова, Б. Е. Одинцова]. - Изд. 2-е, доп. и перераб. - М. : Вузов. учеб., 2008. - 410 с.

2. Информационные системы и технологии  в экономике и управлении: учебник  / под ред. Проф. В.В. Трофимова.  – М.: Высшее образование, 2006. –  480 с.

3. Информационные системы в экономике:  учеб. пособие / Г.Н. Исаев. – М.: Омега-Л, 2006. – 462 с.

4. Документирование управленческой  деятельности: учеб. пособие для вузов по спец. "Экономика и упр. на предприятии (по отраслям)" / Н. П. Крюкова. - М. : ИНФРА-М, 2008. - 267 с.

5.  Информационные системы в экономике: учеб. пособие по спец. "Менеджмент орг." : в 2 ч. Ч. 1 : Методология сознания / А. М. Карминский, Б. В. Черников. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 335 с.

6. Интернет-ресурсы http://www.doc-online.ru/sed/index.php