Автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда

Содержание

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление и работа с  документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

1 Цели и задачи курсового проекта

Цель данного курсового проекта  заключается в создании модели эффективного электронного документооборота и его внедрение  на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- разработка основных критериев  выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- решение проблемы предприятия,  нуждающейся в централизованной  работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота.

2 Характеристика предприятия ООО «ОренМит»

ООО «ОренМит», находящаяся по адресу г.Оренбург, ул.Потехина 27а, уже более 5 лет на рынке Оренбургской области представляет интересы компании "Керри Ингредиенте", которая является мировым лидером по производству пищевых ингредиентов для пищевой промышленности. 
На данный момент в России представлены: протеины, вкусовые и функциональные добавки для мясной промышленности (ароматы, специи, функциональные смеси, маринады), панировочные системы для полуфабрикатов, вкусоароматообразующие добавки для енэков, фруктовые джемы для молочной и кондитерской промышленности.

Изначально компания представляла себя как официального дилера и занималась продажей и внедрением на мясоперерабатывающие предприятия пищевых ингредиентов «Kerry». Уже через пол года появляется отдел технологов, после чего ООО «ОренМит» начинает вести технологическую поддержку своих клиентов. В течении последующих 2-х лет компания занимается поиском новых клиентов и наращивает обороты продаж, выходя в лидеры рынка и открывает направление по продаже искусственной маркированной оболочки для упаковки продукции. Ещё через год список услуг и товаров увеличивается: начинаются поставки оборудования и моющих средств для нужд колбасных цехов.

На данном этапе развития ООО  «ОренМит» одна из лидирующий компаний на рынке Оренбургской области и предоставляет комплексное снабжение мясоперерабатывающей промышленной от поставок функциональных добавок до колбасных цехов под ключ.

2.1 Структурная схема предприятия ООО «ОренМит»

Деятельностью компании «ОренМит» является предоставление комплексное снабжение мясоперерабатывающей промышленности, включая:

- консультационные услуги;

- помощь в выборе  и продажу оборудования;

- технологическую поддержку;

- продажа и доставка  функциональных добавок и прочих ингредиентов для производства мясных изделий;

- дизайн и изготовление  искусственных оболочек для колбас;

- продажу моющих и  дезинфицирующих средств;

- ремонт и гарантийное  обслуживание оборудования;

- разработку новых видов колбас;

- с 2011 года открыто собственное производство колбасных изделий.

Структурная схема компании ООО «ОренМит» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Структурная схема компании ООО «ОренМит»

Оренбургский филиал компании «ОренМит» состоит из следующих  подразделений:

- бухгалтерия;

- отдел обслуживания;

- технологический отдел;

- отдел продаж;

- склад готовой продукции.

Отдел бухгалтерии занимается ведением бухгалтерского и налогового учета, обеспечением контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, осуществлением приема и контроля первичной документации по соответствующему участку учета, составлением соответствующих форм отчетности для вышестоящей организации, расчетом заработной платы сотрудникам, формированием и сдачей отчетов в налоговую инспекцию, составлением платежного баланса.

Отдел обслуживания занимается ремонтом, гарантийным и пост гарантийным ремонтом оборудования, а так же настройкой, смазкой и  проведением технического обслуживания последнего, а так же осуществляет сервисное обслуживание компьютеров и сети компании ООО «ОренМит».

Технологический отдел  отвечает за поддержку и консультацию клиентов по технологиям производства колбасных изделий, отслеживает процесс собственного производства изготовления колбасных изделий, ведет непрерывную раз-

работку новых видов, улучшения рецептур и снижения себестоимости  готовой продукции.

Отдел продаж продвигает на мясоперерабатывающие предприятия новые позиции товара, занимается реализацией колбасных изделий собственного производства и организовывает отгрузку и доставку товара со склада.

Склад занимается хранением  продаваемой продукции, отслеживает  сроки годности, чтобы не допустить в продажу просроченной или более того испорченной продукции, производит погрузочно-разгрузочные работы.

2.2 Структура информационных потоков предприятия ООО «ОренМит»

Анализ информационных потоков  и документов предприятия представлен на рисунке 2:

Рисунок 2 - Информационные потоки предприятия ООО  “ОренМит”.

По рисунку 2  можно  рассмотреть анализ информационных потоков на предприятии. В отделе заявок расчетно – коммерческого центра поступают заявки от заказчиков (торговых точек, оптовых складов, магазинов, сельхозпредприятий и пр.), где они подробно указывают, какой вид продукции, в каком количестве, к какому времени и каким видам доставки, заказчики должны получить товар. Под видом доставки подразумевается: доставляет продукцию предприятие или заказчик вывозит сам. В расчетно-коммерческом центре, в отделе приема заявок вся поступившая информация от заказчика обрабатывается, т.е. производится расчет производственных затрат: рассчитывают какоё количество мяса, специй, нитритов, оболочки для колбасы (кишечной или полиэтиленовой) может израсходоваться на производство заказанной продукции. И затем вся информация, о полученных заказах, разработанная расчетно-коммерческим центром поступает по назначению: заведующему холодильной камерой – о количестве нужного охлажденного мяса, которое должно поступить в обвалочный цех (отделение мяса от костей), а на склад сырья – о количестве необходимого сырья, информация о

количестве готовой  продукции, сроки выполнения заказа, адреса заказчиков, виды доставки  - на склад готовой продукции. Между убойным цехом и складом сырья ведется обмен информацией о поступившем скота на убой: вид животных, количество, вес и ветераносанитарная  экспертиза. Склад сырья доводит информацию о количестве нужного сырья для производства заказа.

Сотрудники мясокомбината  ООО «ОренМит» более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоёмких учётно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учётом поступления, продажи и запасов товаров. Основной информационной единицей или основой учета мясной продукции, поступившей в цеха, является excel таблицы. После убоя животных мясо учитывается только в весовом выражение, вес мяса измеряется на электронных весах, после чего оператор вводит данные в таблицу и так на каждой стадии производства.

В расчётно-коммерческом центре для автоматизированного  ведения бухгалтерского учёта используется 1С «Бухгалтерия» версии 7.7

3 Проблемы традиционных  и электронных технологий документооборота

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое  количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит  работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые  существуют в данное время.  В  документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов  и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление множества  документов, назначение и источник  появления которых неясны;

- большие затраты времени  на подготовку и согласование  документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

- избыточность документооборота, большая потеря времени на  обработку входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов  и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых  решений, невозможность обеспечить  быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко  дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.  Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем  решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и  документооборота компании путем внедрения  полноценной информационной системы  документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность утраты  больших массивов ценной информации  из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна из технических  проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок  признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

- отсутствует официально  признаваемая методика (стандарт) работы  с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

- отсутствуют методики  экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как  бумажные, так и электронные документы  имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Таблица 1 - Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов

4 Основные преимущества и недостатки внедрения системы документооборота

Поскольку ООО «ОренМит» имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документа возможно на базе уже существующих систем. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор  функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].

В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:

• на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
• над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
• интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Выбираем именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, очевидны:

1. при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
2. поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
3. в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3. Руководство по установления сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны  номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией  был создан перечень сведений, относящихся  к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.    

Отдельно были внесены  добавления и корректировки в  должностные инструкции сотрудников.

5 Описание новой системы электронного документооборота

В организации ООО «ОренМит» офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов.  А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля,  организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

  Схема 1 – Модель предлагаемого внешнего документооборота предприятия ООО «ОренМит»

   Обмен документацией 

В настоящий момент считается практически  невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. 

Для работы с полученной или исходящей документацией  в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов.  Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее)  одним из  таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и  использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

  После ввода электронного  образа документа в корпоративную  систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.  

При поступлении корреспонденции  в виде факсимильных сообщений и  электронных почтовых сообщений  ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в нашей  модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

После получения документа  офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки.  При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.  Поскольку в нашей организации  находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.