Автоматизация делопроизводства. 3

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Особенности автоматизации делопроизводства…………………………4

1.1.    Принципы автоматизации  делопроизводства…………………………….4

1.2.    Принципы технологии  электронного документооборота……………….5

2. Информационные технологии в делопроизводстве…………………….10
1. Формы автоматизации регистрации документов……………………….10

Заключение………………………………………………………………………19

Список литературы………………………………………………………………20

Введение

В современном учреждении основными  технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все  рабочие места делопроизводственного  персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность  использовать сеть для перемещения  документов.

Полное упразднение бумажного  документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает  после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора  «советского типа» - нежелание непосредственно  работать с компьютером, просматривать  и редактировать документы. С  другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного  подлинника любого значимого документа  даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты  делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации  делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых  процессоров до систем управления потоком  работ и управления базами данных. В результате в эту категорию  попадает очень широкий спектр программных  продуктов:

Системы управления документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих  готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую  дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации  документов с помощью ПЭВМ. Тем  более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы  автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно  использовать новые технологии для  автоматизации регистрации документов.

1. Особенности автоматизации делопроизводства

1. Принципы автоматизации делопроизводства

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому  относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация  новых документов, хранение, поиск  и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения  от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией  всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция  автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются  и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь  функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ  с документами, как по заранее  предопределенным маршрутным технологическим  схемам, так и с предоставлением  исполнителям определенной свободы  в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками специалисты  обычно выделяют следующие:

- программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями. В настоящее время  используется архитектура «клиент  /сервер»);

- поддержка распределенной обработки  информации;

- возможности масштабирования  (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

- типы документов, с которыми  работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными  документами и несколькими версиями  документа; связи документов (один  документ может быть ответом  на другой или может быть  порожден при исполнении предыдущего  документа); совместное использование  электронных и обычных (бумажных) документов);

- коллективная работа группы  исполнителей над одним (или  несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации  маршрутов);

- средства для определения маршрутных  схем прохождения документов;

- возможности контроля за прохождением  документов;

- способ оповещения должностных  лиц;

- особенности настройки продукта  для нужд конкретного заказчика  (например, регистрационная карточка  должна содержать все необходимые  реквизиты); наличие локализованного  (русифицированного) интерфейса;

- средства регламентации доступа  и криптозащиты;

- средства оповещения о нарушениях  в регламенте прохождения документов;

- ориентация на традиционную  российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

- возможность оперативного получения  целостной и непротиворечивой  информации;

- организация сбора, хранения  и актуализации разрозненной  информации;

- высокая надежность и управляемость  системы, быстрый и подконтрольный  доступ пользователей к информации;

- экономию средств за счет  сосредоточения обслуживающего  персонала в одном месте;

- возможность централизованного  развития вычислительных средств.

2. Принципы технологии электронного документооборота

Организация работы с документами - ключевая технология управления в  любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства  или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует  некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и  самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как  правило, в произвольный момент времени  невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние  того или иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных  документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе  подготовки документов могут быть применены  произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим  о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных  особенностей. Это очень четко  очерченная и весьма специфическая  предметная область.

К объектам системы управления документооборотом  относятся структуры данных, над  которыми производятся операции. К  ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные  карточки, файлы документов, сообщения  и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В  процессе регистрации в регистрационную  карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается  возможность иерархических двунаправленных  гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения  организации. Собственно документ может  существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии  одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие  файлы документа и программы  их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность  работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного  сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные  карточки, которые могут создаваться  для всего контролируемого документа  или для его разделов.

Папки документов предназначены для  группирования регистрационных  карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому  и т. д.

Информационная модель предусматривает  также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации  документооборота. В этом случае обмен  документами между системами  осуществляется посредством любой  системы электронной почты.

Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат  совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят  возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную  торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети  на базе протокола IP, имеют возможность  использовать их для дальнейшего  развития систем управления и обработки  электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы  в электронные и сосредоточить  их в базе данных главного офиса, обеспечив  к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты  на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами  служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых  средств показали, что современные  предприятия не могут обойтись без  систем на базе web-технологий, так как  именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к  документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время  в корпоративных сетях, выполняют  загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами  с потребителями, поставщиками, клиентами  и дистрибуторами Основные функции  системы управления документами - классификация  информации, размещение ее в библиотеках  баз данных и предоставление пользователям  интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами  определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а  возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать  документы, коллективно работать с  ними, а также обмениваться ими  по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям  таких широких возможностей, которые  заставили бы их изменить привычные  методы ведения бизнеса. Новые системы  управления документами на базе Web имеют  все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно  получить любые изменения, внесенные  руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или  сетевой карты и браузера и  найдя необходимый отчет в  библиотеке базы данных. Заказчики  получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью  по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное, позволяя экономить значительные средства.

Наиболее привлекательная сторона  систем управления документами на базе Web - экономия средств. В конечном счете Web-системы управления документами  могут также выполнять функции  автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с  библиотеками баз данных, но и маршрутизацию  документов. Еще одна функция будущих  систем управления документами заключается  в предоставлении доступа к корпоративным  информационным библиотекам как  сотрудникам предприятий, так и  компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики  поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут  замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой  информации в системе Web, и сложность  разработки развитых приложений на основе модели «слабый клиент/мощный сервер».

Поскольку документы становятся все  более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются  средства, которые способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой  для обмена информацией между  организациями, работающими в  области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для  быстрой разработки приложений. Интрасеть доступна лишь структурным  подразделениям организации, внешние  пользователи имеют доступ только  на Web-узел.

Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем  доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним  лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в  корпоративной сети и без получения  каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность  внесения несанкционированных изменений  в ответственную информацию. В  этом случае пользователь с помощью Web-браузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

Когда система управления документами  применяется для двустороннего  доступа к информации, а именно этот способ совместного использования  документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для  обеспечения безопасности корпоративной  базы данных требуются специальные  программы, регламентирующее права  доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено  специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия  и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время  большинство систем, предназначенных  для управления документами в  системе Web, включают развитое серверное  программное обеспечение и небольшую  клиентскую часть, рассчитанную на так  называемого «слабого» клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного  процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-браузера. Эти системы не позволяют  полностью контролировать доступ пользователей  к информации.

Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система  управления документами на базе Web - универсальный инструмент для большинства  предприятий, так как в ней  используется единый интерфейс (Web-браузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах  защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый  технический прогресс позволяет  надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами  на базе Web появятся довольно скоро. Традиционным средством защиты информации в интрасети  служит брандмауэр, расположенный между  интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные  карточки с кодированием, а также  идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному  кругу служащих корпорации. Все эти  меры плюс средства защиты серверов и  полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для  безопасной и удобной работы персонала.

Стратегически важные данные можно  хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение  следует с наиболее простого варианта системы - проверить ее в интрасети  компании, и только после этого  организовывать внешние связи через Web-сервер.

Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие  меры:

1. Встраивание в центральный  узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра.

2. Фильтрация пакетов и аутентификация  пользователей

3. Обеспечение внутренней связи  между узлами посредством корпоративной  интрасети, имеющей локальные  IP-адреса, не зарегистрированные  в Internet и, следовательно, недоступные  из внешнего мира.

4. Ограждение выхода во внешнюю  сеть proxy-сервером, который преобразует  внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий  трафик, выполняет регистрацию внешних  Web-узлов, посещаемых пользователями.

5. Применение разных протоколов  на локальных серверах, содержащих  особо важные базы данных, и  на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный  доступ к базам данных. Это  может несколько уменьшить преимущества web-технологии.

6. Внедрение механизмов управления  доступом в саму систему управления  документооборотом (список управления  доступом, уровни доступа, роли, группы  пользователей, шифрование и т.  д.).

2. Информационные технологии в делопроизводстве

1. Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются  и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки  различными пользователями других ранее  существовавших документов. Но для  функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации  должны быть строго структурированы  и формализированы, что встречается  далеко не всегда. Поэтому большинство  универсальных систем управления имеют  функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ  с документами, как по заранее  предопределенным маршрутным технологическим  схемам, так и с предоставлением  исполнителям определенной свободы  в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации  документов делятся на два класса. К первому относятся системы  управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых  документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в  приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся  системы управления электронным  документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции  управления документами на пути прохождения  от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией  всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции  другого класса.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями. В настоящее время  используется архитектура «клиент  /сервер»);

- поддержка распределенной обработки  информации;

- возможности масштабирования  (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система  (форматы документов; поддержка работы  с составными документами и  несколькими версиями документа;  связи документов (один документ  может быть ответом на другой  или может быть порожден при  исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных  и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной работы  группы исполнителей над одним  (или несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации  маршрутов);

- возможности контроля за прохождением  документов;

- наличие системы оповещения  должностных лиц;

- возможность настройки системы  под нужды конкретного заказчика  (например, набор реквизитов регистрационной  карточки, объем вносимой в базу  информации); наличие русифицированного  интерфейса;

- наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения  о нарушениях в регламенте  прохождения документов;

- ориентированность на отечественную  концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации  регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется  вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой  собственно и идет работа. Файлов может  и не существовать, документ может  оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации  документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше  сведений о документах, учитывающих  специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию  документов непосредственно в  структурных подразделениях с  объединением сведений в документах  в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы  данных информационно-справочную  работу;

- организовать эффективный контроль  за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую  резолюцию. Автор резолюции и  ее текст также заносятся в  электронную карточку. Остальная  корреспонденция передается в подразделение  или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе  или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно  расширились возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки  по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Процесс регистрации позволяет  создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой  системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным  и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается  соответствующая регистрационная  форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран  в табличной форме, а также  при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу  или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя  находится документ или в какое  дело данный документ подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует  автоматизированный контроль за исполнением  документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически  при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем  вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых  истекает сегодня. Специальные программы  в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран  списки документов, исполнение которых  истекает в любой срок, фамилии  исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной  форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности  работу отдельных сотрудников и  организации в целом.