Федеральное агентство по образованию

     Шадринский  государственный педагогический институт

     Кафедра прикладной информатики 
 

    Курсовая  работа на тему:

    «Автоматизация  офисной деятельности (на примере конкретных разработок)» 
 

    Выполнила: Шабунина Дарья

    386 группа

    Проверила: Федорова Л.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Г.Шадринск. 2010г.

    Содержание:

  Введение. 
  Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.

    §1.1. Обеспечение совместной деятельности.

    §1.2.Документооборот.

    §1.3. Планирование работ и управление ими.

    §1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли). 

    § 1.5. Связь с внешним миром. 

    § 1.6. Защита данных. 

Глава 2. Программное  обеспечение для автоматизации  работы офиса или компании

    § 2.1. Интегрированные пакеты для офисов

    § 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии.

    § 2.3. Автоматизация любых торговых и складских операций.

Глава 3. Решения  офисной автоматизации.

      § 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM

      § 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.

Заключение.

Список используемых источников.

Приложение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                   Введение. 
        В данной работе рассматривается тема "автоматизация офисной деятельности (на примере конкретных разработок)". На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

    Спектр  решений, предлагаемых для автоматизации  офисной деятельности, включает офисные  пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения  для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

    Цель  работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

    Объект  исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

    Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.

    При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке. 
 
 

      Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности.

    Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера  ее бизнеса, инфраструктуры, административного  устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

    §1.1. Обеспечение совместной деятельности.

    Прежде  всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

    Таким образом, при организации внутрикорпоративных  деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает  потребность в автоматизации  различных видов деятельности ее сотрудников.

    §1.2.Документооборот.

    В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации  документа в канцелярии) и к  его исполнению, возможно, сопровождаемому  контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения  компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой.

    Если  регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются  трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

    Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

    §1.3. Планирование работ и управление ими.

    Планирование  работ включает в себя составление  регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано  с планированием мероприятий  как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

    §1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли). 

    В отличие от документооборота все  производственные процессы, связанные  с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

    В целом система автоматизации  коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции:

• Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.

 
 
 

    § 1.5. Связь с внешним миром. 

    Деятельность  любой компании немыслима без  средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи  с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• средства электронной почты;
• автоматизация службы факсимильных сообщений;
• средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.

    § 1.6. Защита данных. 

    Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия.

    Защита  корпоративных данных является комплексной  задачей, частями которой являются:

• Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании

    В настоящее время уже сложно представить  современный офис без компьютеров. Применение компьютерных технологий  позволяет значительно повысить производительность и качество работы как отдельного секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом.   

    Долгое  время автоматизация учреждений в осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем,  стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

    Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

  В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

    Приведем  краткий перечень программных средств, участвующих в автоматизации  работы офиса:

    Операционные системы

    " Microsoft Windows XP Professional;

    " MS Windows 2000 Professional;

    " Microsoft Windows NT Workstation 4.0;

    " Sun Solaris 9 и др.

    Серверное программное обеспечение

    " Microsoft Windows 2000 Server;

    " Microsoft Windows NT Server 4.0;

    " Windows Server 2003 Enterprise Edition;

    " NetWare 6;

    " Sun Solaris 9;

    " SCO OpenServer 5 и др.

    Прикладное  программное обеспечение по категориям

    " Антивирусы;

    " Безопасность;

    " Графические/Издательские пакеты;

    " Интернет;

    " Мультимедиа; 

    " Научное программное обеспечение; 

    " Обучающие программы; 

    " Отправка и прием факсов;

    " Офисное программное обеспечение; 

    " Резервное копирование;

    " САПР;

    " Сетевое программное обеспечение; 

    " Средства авторизации; 

    " Средства разработки;

    " СУБД;

    " Утилиты; 

    " Электронная почта.  
 

    § 2.1. Интегрированные пакеты для офисов

    Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition  включает программы: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

    Microsoft Word  - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

    Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную  записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

      Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

    Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной  оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

    Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

     Power Point позволяет создавать наглядные  презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

    Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

    Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых  может храниться числовая и текстовая  информация. Такая книга служит хорошим  организационным средством. Например, в ней можно собрать все  документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

    Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

    Microsoft Excel имеет массу встроенных функций  для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций  программы - возможность представления  данных в виде разнообразных  графиков, диаграмм и карт.

    § 2.2. Характеристика 1С:Бухгалтерии

    Программный продукт "1С:Бухгалтерия " включает технологическую платформу "1С:Предприятие " и конфигурацию (прикладное решение) "Бухгалтерия предприятия".

    Конфигурация "Бухгалтерия предприятия" предназначена  для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    "1С:Бухгалтерия " поддерживает решение всех задач бухгалтерской службы предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т. д. Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета.

    В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий  Приказу Минфина РФ "Об утверждении  плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его  применению" от 31 октября 2000 г. № 94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 07.05.2003 № 38н). Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

    §2.3.Автоматизация любых торговых и складских операций

    "1С:Торговля  и склад" автоматизирует работу  на всех этапах деятельности предприятия.

    Типовая конфигурация позволяет:

• вести раздельный управленческий и финансовый учет
• вести учет от имени нескольких юридических лиц
• вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)
• вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию
• оформлять закупку и продажу товаров
• производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных
• вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам
• формировать необходимые первичные документы
• оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД
• выполнять резервирование товаров и контроль оплаты
• вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе
• вести учет товарных кредитов и контроль их погашения
• вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату

    В "1С:Торговля и склад" вы можете:

• задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен
• работать со взаимосвязанными документами
• выполнять автоматический расчет цен списания товаров
• быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов
• вести учет товаров в различных единицах измерения,
• а денежных средств - в различных валютах
• получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег
• автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Решения офисной автоматизации.

§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM

    Рассмотрим  одно из решений для автоматизации  деятельности компании и ее офисов с учетом требований, изложенных выше. Предлагаемое решение базируется на многолетнем опыте внедрения подобных систем и, по мнению автора, является сбалансированным с точки зрения цены и потребительских характеристик.

    Ядром предлагаемого решения является сервер коллективной работы Lotus Domino/Notes компании IBM; рассмотрим его более подробно.

    Основой сервера Lotus Notes является встроенная база данных, имеющая нереляционную структуру, что, в отличие от систем управления реляционными базами данных (SQL-серверов), позволяет наиболее просто и эффективно строить системы хранения документов с целью их коллективного использования. Следует отметить, что, несмотря на нереляционную структуру баз данных сервера Lotus Notes, к ним можно обращаться и посредством ODBC-драйвера.

    Другими чертами системы Lotus Notes являются:

• технология «клиент-сервер» с поддержкой широкого спектра серверных и клиентских платформ, в частности: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, различные клоны UNIX. Все приложения, разработанные на основе системы Lotus Notes, в том числе те, о которых далее пойдет речь, выполняются на всех поддерживаемых ею платформах без каких-либо модификаций;
• поддержка удаленных баз данных, обеспечение синхронизации между ними. Это позволяет организовать глобальную корпоративную сеть, где каждый офис будет либо работать с центральным сервером Lotus удаленно, либо содержать на своем локальном сервере актуальную копию корпоративных баз данных;
• встроенные Интернет-сервер и система электронной почты;
• интерфейс с другими источниками данных через ODBC;
• развитые визуальные средства разработки приложений и интерфейс с популярными системами разработки приложений.

    Таким образом, Lotus является не только средством  хранения данных, но и Интернет-сервером, а также обеспечивает функционирование электронной почты. Как интегрированная система коллективной работы сервер Lotus Notes позволяет организовать:

• совместную систему обработки документов внутри компании, отдела, рабочей группы;
• взаимодействие между удаленными компаниями или офисами;
• обмен информацией внутри предприятия любого масштаба;
• коллективную обработку данных из различных источников: реляционных серверов, ресурсов Интернета, офисных приложений.

    Система Lotus Notes легко настраивается на все  популярные сетевые протоколы и содержит развитые средства организации удаленного доступа и взаимодействия по глобальным сетям.

    Пакет Lotus Notes содержит развитые средства защиты информации, о которых будет рассказано далее.

    Все эти и многие другие достоинства  делают систему Lotus Notes самым популярным средством построения корпоративных систем совместной работы. Так, в течение 1999 года во всем мире было продано почти 22 млн. лицензий на Notes, что превысило аналогичный показатель 1998 год на 62%. К концу 1999 года в мире насчитывалось около 56 млн. пользователей Lotus Notes.

    Собственно, только приобретение и развертывание  системы Lotus Notes позволяет решить следующие  задачи:

• реализацию электронной почты;
• создание Интернет-сервера;
• поддержку индивидуального и группового планирования мероприятий.

    Но  только этим использование сервера Lotus не ограничивается. Как уже говорилось выше, сервер Lotus Notes предназначен в  первую очередь для организации  коллективной работы над документами, что определяется архитектурой его  баз данных и развитыми встроенными средствами создания приложений для их обработки. Безусловно, компания, владеющая системой Lotus, может самостоятельно разработать приложения под свои нужды, но на рынке уже имеются готовые. Два из них, предназначенные для организации документооборота и автоматизации коммерческой деятельности (торговли), предлагаются вниманию читателей.

    § 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО.

    Пакет ЭСКАДО (Электронная Система Комплексной  Автоматизации ДокументоОборота) построен на основе сервера коллективной работы Lotus Notes компании IBM. Разработка системы ЭСКАДО в фирме «Интерпроком ЛАН» началась в 1996 году. Ее целью сразу же было поставлено создание коммерческого продукта. В настоящее время эта система успешно используется многими организациями для обеспечения документооборота, планирования работ и управления ими.