Автоматизация отдела размещения гостиницы Одон

  Байкальский филиал

  Гуманитарного института (г. Москва)

 

Факультет информационных технологий

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: « Проектирование информационных систем»

   на  тему: «Автоматизация отдела размещения гостиницы Одон»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                              Выполнил: студентка 6 курса ИТ603-01

                                                                                         Ванданова.О.Э

                                                              Руководитель: Полухина.О.А

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Улан-Удэ

2013 г

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Теоретический  раздел…………………………………………………..5

1.  Организация управления гостиничным бизнесом…….…...………..5

2.  Значение и использование информационных систем в гостиничном бизнесе…………………………………………………………………..9

3.  Методология расчета оценки экономического эффекта … ……….16

Глава 2. Характеристика предметной области ………………………………..21

2.1. Анализ деятельности гостиницы «ОДОН»…………………………21

2.2. Обоснование проектных решений по автоматизации

       деятельности………………………………………………………….28

Глава 3. Оценка экономического эффекта………………………………….…31

3.1 Расчет  затрат на разработку и внедрение системы…………………31

3.2 Расчет  экономической эффективности……………………………...37

Заключение………………………………………………………………………39

Список использованной литературы…………………………………………..40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Цель  любой информационной системы —  обработка данных об объектах реального  мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального  мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято  понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например предприятие, вуз и т д.

Для эффективной  работы любой организации необходимо иметь базу данных, так как существует огромное количество информации, которая  постоянно изменяется. Для обработки  такого количества данных без использования  специальных программных средств не обойтись.

В настоящее  время современный мир невозможно представить без  использования  программных средств. От них во многом зависит эффективность работы любого предприятия или организации. Использование программных средств значительно упростит работу и сократит время.

С помощью  программных средств возможно хранение, обработка, ввод, поиск информации, получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы, выполнение запросов. Кроме того, получение  необходимой информации выполняется  без существенных задержек и без  ошибок.

Целью данной курсовой работы является автоматизация отдела размещения гостиницы «Одон» за счет создания автоматизированной информационной системы.

В задачу данной курсовой работы входит:

-раскрыть теоретические основы ИС в  гостиничном  бизнесе

-проанализировать деятельность гостиницы «Одон»

-рассчитать  экономическую эффективность использования ИС.

            Актуальность настоящей работы обуславливается тем, что информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и

финансовые  ресурсы.

          Трудно представить современный  мир гостеприимной индустрии  без применения компьютерных  систем. В нашем же случае, ведется «бумажная» технология сбора и хранения информации. Автоматизация гостиничного бизнеса является не только хорошим тоном, но и условием выживания на динамичном рынке.

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретический раздел

 

1. Организация управления гостиничным бизнесом.

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может  привести к малейшему сдвигу в  сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей  в худшем. Руководителям, а в особенности  руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные  решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных  задач еще более усложняет  процесс управления.

В гостиничную индустрию должны быть направлены значительные инвестиции на обновление гостиничной базы, новое строительство, внедрение современных технологий, форм обслуживания.

С 1950-х гг. в организационной структуре управления гостиницами в мировой гостиничной индустрии утвердились различные модели организации гостиничного дела.

Первая модель-модель Ритца, связана  с именем швейцарского предпринимателя Цезаря Ритца. Основная ставка в этих гостиницах делалась на европейские традиции изысканности и аристократизма. В настоящее время эта модель переживает кризис.

Вторая модель связана с именем американского предпринимателя  Кеманси Уильсона. Модель отличается большой гибкостью в удовлетворении потребностей клиента в сочетании  с поддержанием достаточно высоких  стандартов обслуживания. По образцу  этой модели функционируют многие гостиницы мира.

 

Особенно важно, также является человеческий фактор в сфере обслуживания, следовательно необходимо уделять  внимание управлению структурой и подбором персонала гостиницы. Сотрудники гостиницы  должны быть хорошо подготовлены и  иметь профессиональные и деловые  навыки.

Качество гостиничного обслуживания во многом зависит от системы руководства  предприятием. Период социалистического  хозяйствования на долгие годы оставил  след в секторе гостиничного дела. В этом можно убедиться и сейчас, поселившись в гостинице в  регионах нашей страны.

Гостиничное предприятие относится  к сфере услуг. По своей природе  управление в сфере услуг неоднородно: оно выступает как единство взаимосвязанных  и взаимозависимых функций, индивидуального  и коллективного труда, отношений  различных форм собственности и  прочее.  Но при всех условиях оно является важнейшим звеном реализации социально-экономических задач государства в сфере услуг. Функции управления - это конкретные виды целенаправленной деятельности, ориентированные на достижение заданных результатов. В функциях управления раскрываются сущность и характер управленческой деятельности в сфере услуг, отображается место управления в системе их производства и обращения.

Критерием совершенствования управления предприятием гостиничного хозяйства  является уровень удовлетворения многообразных  потребностей людей в нужных им услугах. Наиболее эффективная деятельность, согласующаяся с этим критерием, достигается, когда учитываются особенности управления в данной сфере. Управление всеми областями хозяйственной деятельности обязательно должно осуществляться посредством разумного сочетания централизации с децентрализацией.

В сфере гостиничного бизнеса в  отличие от других сфер деятельности тесно переплетаются функции создания и реализации услуг, смыкаясь в единый производственный процесс. По сравнению, например, с промышленными предприятиями, в сфере услуг, как правило, отсутствуют внешние посредники по реализации ее товара. Услуги доводятся до потребителей преимущественно в индивидуальном порядке. Процесс, связанный с услугами в гостиничном хозяйстве, имеющими вещную форму, можно условно разделить на две взаимозависимые части: организацию обслуживания человека и организацию материального - производства услуг. Поскольку сфера услуг призвана обслуживать конкретного человека с его индивидуальными запросами, то изначальным и обязательным условием материального производства является непосредственный контакт с заказчиком. В связи с этим возникает потребность в изучении спроса на услуги, их рекламе, сборе заказов, учете пожелании заказчика. Необходимо также согласовать с ним сроки их исполнения, формы обслуживания. Важно создать при этом максимум удобств, комфортных условий, должную этику и культуру, учесть многие другие моменты организации обслуживания заказчиков. 
 
Успех управления гостиничным предприятием зависит от многих факторов, связанных с психологией заказчиков, природно-климатическими условиями региона, уровнем жизни людей, национальными особенностями и традициями населения, изменениями в структуре потребностей, сети предприятий сферы услуг, транспортных коммуникаций. Обслуживание - наиболее видимая сторона деятельности сферы услуг, по которой нередко судят о состоянии сервиса  вообще .

Совершенствование управления процессами обслуживания, проявляющееся в первую очередь в выявлении запросов людей, рациональной организации потока заказов, в развитии прогрессивных  форм предоставления услуг, подготовке организаторов сервиса, является одной из актуальнейших задач.

Конечной целью управления гостиничным  предприятием является наращивание  суммарного результата деятельности работников контактной зоны и производств в  виде предоставленной услуги, удовлетворяющей  потребности заказчика. Качество управления в сфере гостиничного бизнеса  во многом зависит от эффективности  взаимодействия процессов собственно обслуживания и материального производства услуг, обеспечивающих четкое функционирование всей системы в целом. Все это должен знать хороший управленец.

   Для упрощения управления необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Внедрение информационной системы может обеспечить:

• снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),
• повышение скорости товарооборота,
• сокращение излишков товарных запасов до минимума,
• увеличение и усложнение ассортимента продукции,
• улучшение качества продукции,
• выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

 

 

 

1.2 Значение   и использования ИС в гостиничном бизнесе

Современный мир насыщен  различной информацией. В таких условиях эффективность информатизации определяется качеством информационных связей,  уровнем общения различных участников процесса коммуникаций,  обусловленным  проникновением  информатизации  во все сферы общественной жизни.

Главной задачей современных  информационных технологий является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Применение информационных технологий поднимает финансовый анализ на качественно новую ступень. Новые  возможности, открывшиеся для анализа, обусловлены исключительными особенностями  ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и  эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого  программного обеспечения, диалоговый режим работы и др. Применение информационных технологий позволяет реально повысить производительность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счет децентрализации процесса автоматизированной обработки экономической информации, совмещения непосредственно на рабочем  месте их профессиональных знаний с  преимуществами электронной обработки  информации.

Информационная система представляет собой коммуникационную систему  по сбору, передаче, переработки информации об объекте, снабжающей работников различного ранга информацией для функционирования управления.

В условиях наметившейся информатизации общества большое значение  придается  разработке и проектированию экономических  информационных систем, обслуживающих  сферы с высоким уровнем потребления  вычислительной техники. 

С  каждым  днем все  большая часть экономических  и финансовых данных,  относящихся  к производственной сфере,  банковским и коммерческим расчетам, социально-бытовому и транспортному обслуживанию, здравоохранению,  национальной безопасности и личной жизни, доверяются информационным системам,  базирующимся на надежной и удобной  как аппаратной, так и программной  основе.

Для автоматизации гостиничного бизнеса, в современном мире существует большое разнообразие информационных систем. Опишем некоторые из них:

-система « 1С предприятие». Предназначена  для комплексной автоматизации,  система позволяет организовать  в единой системе эффективный  бухгалтерский, кадровый, оперативный,  торговый учет, а также расчет  заработной платы.

-система «Галактика» предназначена  для автоматизации управления  в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах,  а также для отдельных промышленных  и торговых предприятий. Система  осуществляет информационное обеспечение  руководителей различных уровней  и категорий – от высшего  менеджмента до руководителей  подразделений, служб и участков

- системы R-Keeper - это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули  «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер» рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др.

-  система Лоджинг Тач используется в сотнях отелей по всему миру, включая такие известные сети, как «Choice-Hotel», «Holiday Inn», «Oriental Express», «Gruppo Sol» и др. Успешно применяется для комплексной автоматизации гостиничной и ресторанной деятельности в российских гостиницах разного класса и размера.

- система «Micros-Fidelio», как комплекс управления гостиницей FideUo Front Office, программный комплекс бухгалтерского учета HRS Back Office и расчетно-кассовый комплекс управления рестораном Micros. Они переведены на русский язык, адаптированы к местным условиям, соответствуют законодательству (проведена фискализация, рублефикация программных продуктов), просты в эксплуатации.

- система AVACCO предназначена для решения основных задач большинства предприятий – планирования, учета и управления – в различных областях деловой деятельности, в том числе торговле, производстве и бюджетной сфере. В основу разработки системы положены результаты анализа возможностей существующих систем и реальных потребностей потенциальных потребителей. Целью создания комплексной системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности AVACCO явилось существенное упрощение работы всех сотрудников – от складских рабочих до директора – снижение издержек, улучшение контроля и финансовых показателей предприятия за счет реализации гибких средств настройки системы на особенности конкретного предприятия.

-гостиничная система «Эдельвейс»  предназначена для комплексной  автоматизации гостиницы, позволяет  каждому пользователю в единой  базе выполнять разные задачи.

       Многие хозяйственные структуры, связанные стабильными договорными отношениями, создают информационные системы, позволяющие заказчику контролировать ход выполнения заказа у подрядчика.  Создаются высокоавтоматизированные системы рыночных взаимодействий, которые предъявляют повышенные требования к информационному обеспечению экономических структур.

Назначение информационной системы (ИС) - поиск и анализ  информации,  потребителем которой является человек. Основу алгоритмов такой системы  составляют программы логической обработки  данных.  Воздействие  ИС  на  все  области человеческой деятельности предъявляет ряд требований, которые  должны быть учтены при проектировании  и сопровождении АЭИС,  и гарантирующих,  что последние являются:  исключительно  надежными; естественными; удобными в  использовании;  оставляющими главную  роль за человеком, а не за машиной; проверяемыми.

Чтобы иметь возможность  воспринимать информацию извне  и  передавать ее во внешнее окружение,  система должна иметь  входы и выходы.

Родоначальниками автоматизации  гостиниц в мире являются американцы. В 60-е годы прошлого столетия три крупнейших гостиничных цепочки Hilton, InterContinental и Sheraton совместно с корпорацией IBM профинансировали создание первой системы управления гостиницей, назвав ее HIS (это и название Hotel Information System, и первые буквы названий вышеупомянутых гостиниц). До настоящего времени во многих гостиницах США и мира функционирует данный программный продукт, который теперь носит название «epitome PMS для платформы IBM iSeries» (он представлен и в России, в столичном «Метрополе»), а зарегистрированный знак Hotel Information Systems (HIS) является названием калифорнийской корпорации по созданию программных продуктов для гостиничной индустрии. 
 
         В настоящее время в большинстве развитых стран большая часть занятого населения в своей деятельности в той или иной мере связана с процессами подготовки, хранения, обработки и передачи информации и поэтому вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационных технологии.

Гостиница - сложное многофункциональное  предприятие, которое оказывает  целый комплекс услуг: это  размещение, питание, организация досуга и бытовое обслуживание. Основными источниками получения прибыли в гостиничном бизнесе являются: номерной фонд; бизнес-центр; бытовой комплекс; общественное питание (обслуживание в зале ресторана, в номерах). Примерно 70 % дохода любой гостиницы составляет плата за номера, около 20 % - доход от продажи продуктов питания и напитков. 
 
Первые автоматизированные системы управления гостиниц появились в 1975 г. на Западе. Согласно исследованию компании «Microsoft»,  60-70 % всех гостиниц на Западе используют передовые высокоэффективные технологии управления. Это вызвано нарастающими темпами технологического прогресса: если раньше гостиницы меняли технологическое оснащение в среднем каждые 7-9 лет, то сегодня - каждые 3-5, и тенденция сокращения этого срока продолжается. На российском рынке представлено несколько западных систем, которые эксплуатируются в гостиницах, находящихся в совместном управлении с западными партнерами или входящими в гостиничные цепочки.

В России доля автоматизированных гостиниц составляет ~ 30 % от общего количества. Заказные системы, разработанные в  России, обходятся дороже, чем типовые  проекты. Поддерживать заказную систему  в условиях  постоянных нововведений в гостиничном бизнесе трудно. Именно поэтому от заказных систем отказываются, разрабатывая и применяя в основном типовые системы.

В настоящее время мы наблюдаем бурное развитие информационных технологий и программных средств  в сфере гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается тем  эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Современные  информационные технологии позволяют  организовать работу предприятия с  максимальной эффективностью.

Вопрос комплексной автоматизации  процессов бронирования, расчетов с  гостями, агентами, туроператорами и  хозяйственной деятельности становится все более актуальным для российских гостиниц.  
 
Зачастую гостиницы идут по пути разработки собственных заказных АСУ. Однако этот путь, сыгравший свою определенную роль в решении проблем многих гостиниц, в долгосрочном плане оказался малоэффективным - развивать и даже нормально поддерживать заказные системы на фоне возросших цен становится экономически невыгодно. Кроме того, есть еще несколько серьезных причин подойти к вопросу автоматизации серьезно, то есть со стороны использования стандартных продуктов: 

1. Стандартная система накапливает в себе положительный опыт эксплуатации в десятках и сотнях гостиниц. Ее внедрение может потребовать некоторых изменений в технологии работы вашей гостиницы, но это обязательно даст положительный эффект в дальнейшем;
2. Стандартная система обязательно поддерживается фирмой-производителем - вы не попадете в ситуацию, когда увольняется главный программист и вы остаетесь наедине со своими проблемами; вы работаете не с конкретными лицами, а с фирмой;
3. Стандартная система развивается вместе с развитием рынка и информационных технологий - у вас есть возможность усовершенствовать вашу АСУ по мере необходимости, перейдя на использование более новой версии программного обеспечения (стоимость которой значительно ниже, чем при первой покупке);
4. Некоторые задачи по автоматизации настолько сложны, что просто не могут быть решены одиночными гостиницами. Это касается, например, удаленного бронирования мест туроператорами, с которыми нет прямых договоров о сотрудничестве.

Современное гостиничное  хозяйство - динамично развивающаяся  отрасль. Тенденции ее развития связаны  с ростом спроса и расширением  спектра оказываемых услуг. Использование  новейших информационных технологий, их интеграция с системами жизнеобеспечения, позволяют оптимизировать функционирование всех служб и сервисов гостиничного комплекса. 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Методология расчета оценки экономического эффекта

Разработка информационной системы  должна быть экономически эффективна, т.е. прибыль (непосредственная или косвенная), получаемая за счет использования ИС, должна превышать затраты на создание и развитие ИС.

Затраты на создание программного продукта

При определении экономического эффекта, в расчете  капитальных  и  текущих  затрат,  учитываются  только те статьи затрат,  которые  имеют различие в базовом и  внедряемом вариантах.

Капитальные затраты представляются как разовые затраты, необходимые для приобретения программного продукта,  оборудования, производственных помещений, требуемого инвентаря и т.д.

Текущие расходы  складываются  из  заработной  платы работников и других расходов,  связанных с обслуживанием выполнением проводимых работ.

Заработная плата определяется как сумма основной заработной платы  и отчислений на социальное страхование.

Текущие расходы,  связанные  с затратами на обслуживание выполняемых  работ (организация работ,  амортизация  и ремонт оборудования, использование  производственных площадей,  обеспечение  энергией и другие статьи затрат) могут  рассматриваться как конкретные статьи затрат или как накладные  расходы,  составляющие определенный процент от заработной платы.

Стоимость выполнения каждой работы создания  ПП  определяется как  сумма  заработной  платы  работников и накладных (косвенных) расходов по формуле:

Ср = sum ( Зr + Нr )

r - R

где  Зr - заработная плата  и отчисления на социальное страхование  при        выполнении r-той работы;

Нr - величина накладных расходов, связанных с выполнением r-той  работы;

R  - множество выполняемых  работ.

Величина заработной платы на выполнение r-той работы равна:

Зr  = Зоr + Здr + Зсr 

Зоr = Тr Счr ( 1 + Кпr )

Здr = Кд Зоr

Зсr = Кс ( Зоr + Здr )   

 

где    Зоr -  основная заработная плата на выполнение r-той  работы;

Тr  -  трудоемкость работы в нормочасах;

Счr -  средняя часовая  тарифная ставка выполнения работы;

Кпr -  коэффициент премий и доплат;

Здr -  дополнительная заработная плата;

Кд  -  коэффициент дополнительной заработной платы;

Зсr -  отчисления на соц. страхование;

Кс  -  коэффициент отчислений на соц. страхование.

Величина накладных расходов связанных с выполнением r-той  работы, определяется по формуле:

Нr = ( ЗrКнr )/100                        

где  Кнr - процент накладных  расходов.

 

Оценка ожидаемого экономического эффекта

Срок окупаемости относится к числу наиболее часто используемых показателей эффективности инвестиций. Достаточно сказать, что именно этот показатель, наряду с внутренней ставкой доходности, выбран в качестве основного в методике оценки инвестиционных проектов, участвующих в конкурсном распределении централизованных инвестиционных ресурсов.

Цель данного метода состоит в определении продолжительности  периода, в течение которого проект будет работать, что называется, "на себя". При этом весь объем  генерируемых проектом денежных средств, главными составляющими которого являются чистая прибыль и сумма амортизационных  отчислений (то есть чистый эффективный  денежный поток), засчитывается как  возврат на первоначально инвестированный  капитал.

В общем случае расчет простого срока окупаемости производится путем постепенного, шаг за шагом, вычитания из общей суммы инвестиционных затрат величин чистого эффективного денежного потока за один интервал планирования. Номер интервала, в котором остаток становится отрицательным, соответствует искомому значению срока окупаемости инвестиций.

В случае предположения  о неизменных суммах денежных потоков  простой срок окупаемости рассчитывается по упрощенной методике, исходя из следующего уравнения:

 

где - срок окупаемости, выраженный в интервалах планирования,

- полные инвестиционные затраты  проекта, 

- чистый эффективный денежный  поток за один интервал планирования.

Расчет простого срока  окупаемости, в силу своей специфической  наглядности, часто используется как  метод оценки риска, связанного с  инвестированием. Более того, в условиях дефицита инвестиционных ресурсов (например, на начальной стадии развития бизнеса  или в критических ситуациях) именно этот показатель может оказаться  наиболее значимым для принятия решения  об осуществлении капиталовложений.

Простая норма прибыли на инвестиции.

Данный показатель, благодаря  легкости его расчета, является одним  из наиболее часто используемых так  называемых "простых" показателей  эффективности инвестиционного  проекта.

В общем случае простая  норма прибыли рассчитывается как  отношение чистой прибыли к объему инвестиций и чаще всего приводится в процентах и в годовом  исчислении, по следующей формуле:

 

где - простая норма прибыли, выраженная в процентах за один интервал планирования,

- чистая прибыль за один интервал  планирования,

- полные инвестиционные затраты.

Интерпретационный смысл  показателя простой нормы прибыли  заключается в приблизительной  оценке того, какая часть инвестированного капитала возвращается в виде прибыли  в течение одного интервала планирования. Сравнивая расчетную величину этого  показателя с минимальным или  ожидаемым уровнем доходности (стоимостью капитала), инвестор может придти к  предварительному заключению о целесообразности продолжения и углубления анализа  данного инвестиционного проекта.

Абсолютная прибыль.

Данный метод основан на расчете разности между суммой доходов и инвестиционными издержками (единовременными затратами) за определенный срок использования инвестиционного проекта.

Абсолютная прибыль рассчитывается по следующей формуле:

 

где П – абсолютная прибыль,

Д – сумма доходов,

- полные инвестиционные затраты.

 

 

 

Глава 2. Характеристика предметной области

2.1 Анализ деятельности гостиницы «Одон»

Организационная  структура предприятия  индустрии гостиничного сервиса  характеризуется совокупностью  рабочих мест, должностей, органов  управления и производственных подразделений, форм их взаимосвязей, обеспечивающих достижение стратегических целей гостиницы.

Структура гостиничного предприятия  формируется исходя из требований долговременного  обеспечения конкурентоспособности, экономической эффективности, целесообразности и рациональной кооперации. 

Гостиница – это имущественный  комплекс (здание, оборудование и иное имущество), предназначенное для  предоставления услуг размещения. Гостиница  объединяет в себе большое количество номеров (гостевых комнат). Все номера подчиняются единому руководству  и группированы в классы и категории  в соответствии с предоставляемыми услугами и имеющимся оборудованием.

Гостиница «Одон» - это мини-отель, содержащий 40 гостевых комнат. Предприятие было создано в 1970 году. Руководитель – Боглаева Полина Егоровна.

Юридический адрес: Республика Бурятия, г. Улан-Удэ, ул. Гагарина, 43, что соответствует  его фактическому месторасположению.

Гостиница «Одон» является коммерческой организацией, имеет статус юридического лица, самостоятельный баланс, печать, штампы, фирменные бланки со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков РБ.