Автоматизация операционного учета в банке

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИОННОГО УЧЕТА В БАНКЕ

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

Сложность и  динамичность современных экономических  взаимоотношений требуют от банков внедрения эффективных и гибких к рыночным условиям систем управления банком, которые обеспечивали бы возможность оперативного реагирования на изменения в экономической среде и учитывали существующие структурные особенности.

В последние  годы в банках РФ значительное внимание уделяют усовершенствованию именно системы бухгалтерского учета, одним из направлений которого является разработка теоретических основ и механизмов практического внедрения учетной политики и эффективной операционной работы в банке. Стратегия реформирования системы бухгалтерского учета предусматривает применение международных стандартов финансовой отчетности, поэтому максимальная интеграция и приведение учета общепринятым в международной практике принципов является необходимым условием активного сотрудничества с зарубежными странами и расширения внешнеэкономических связей.

Актуальность  темы связана в первую очередь с тем, что сегодня в условиях рыночных отношений и нестабильной внешней среды, наряду с активными процессами гармонизации и стандартизации учета в мире, отечественные банки все больше ощущают потребность в совершенствовании нормативного обеспечения данных вопросов как на уровне государства, так и на уровне отдельного банка.

Суть проблемы обусловлена, прежде всего, необходимостью адаптации учетных систем банка к изменениям информационных потребностей как внутренних, так и внешних пользователей информации. Потребность в выявлении, измерении, регистрации, накоплении, анализа и расширении объема и содержания такой информации постоянно возрастает.

Однако на практике этот процесс происходит достаточно медленно, учетная политика еще не стала средством оперативного реагирования на факторы внешней и внутренней среды, а операционная работа требует существенных изменений и усовершенствований, потому что не обеспечивает требований эффективной работы банка. На сегодняшний день указанная проблема разработана недостаточно.

Изучением проблемных вопросов по организации учетно-операционной работы в коммерческих банках занимались такие зарубежные ученые, как: Ж. Бурнисьен, Ж. Савари, И. Шер, А. Шмаленбах, X. Андерсон, Р. Энтони, Д. Колдуэлл, Б. Нидлз и  Дж. Рис, Е.С. Хендриксен и др.

Среди отечественных  ученых необходимо отметить работы А.С. Бакаева, П.С. Безруких, С.А. Николаева, В.Д. Новодворского, В.Ф. Палия, Я.В. Соколов, Л.З. Шнейдман.

Развитие и  надежность банковской системы РФ в сложившихся экономических условиях во многом зависит от эффективной сформированной учетно-операционной работы, что позволяет уменьшать операционные риски  банка и способствовать росту имиджа национальной банковской сферы и уровню доверия к ней.

Целью дипломной работы является исследование теоретико-методических основ и практических аспектов организации автоматизации операционного учета в банке.

Для достижения поставленной цели определены следующие  основные задачи:

– исследовать теоретические основы и принципы организации операционной работы в банках;

– рассмотреть основные аспекты построения учетно-операционного аппарата в банке;

– раскрыть основные требования к автоматизированным технологиям в банковской деятельности;

– рассмотреть вопрос нормативно-законодательного регулирования организации учетно-операционной работы в банке;

– охарактеризовать особенности организации учетно-операционной работы в банке «А»;

– рассмотреть основные аспекты построения учетно-операционного аппарата банка «А»;

– разработать и обосновать предложения по повышению эффективности операционной работы в банках на основе автоматизации.

Объектом данной работы являются процессы организации автоматизации операционной работы в банке «А».

Предметом дипломной работы является совокупность теоретических, методических и практических аспектов организации автоматизации операционной работы в банках.

Методическую  и теоретическую основу дипломной работы составляют действующая нормативная база по вопросам банковской деятельности, научные труды и специальная литература отечественных и зарубежных ученых-экономистов, материалы научно-практических конференций, материалы органов статистики и Банка России по деятельности банков.

При исследовании теоретических аспектов учетной  политики и операционной работы банка  использовались методы абстрагирования, индукции и дедукции, с помощью которых определены общие тенденции развития учетной политики.

Применяя системный  подход, методы анализа и синтеза, экспертных оценок, которые использовались при изучении целесообразности внедрения  отдельных методик учета, доказано, что учетная политика занимает значительное место в системе управления субъекта предпринимательской деятельности.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ОПЕРАЦИОННОГО УЧЕТА В БАНКЕ

1.1 Сущность  и структура операционной работы банка

Развитие рыночных отношений требует от банков оперативного реагирования на изменения, происходящие как снаружи так и внутри, поэтому  правильное построение и организация  операционной работы в банке является методом повышения эффективности  работы банка.

В международной  практике существуют некоторые разногласия  по организации операционной работы в банке. Все зависит от особенностей выбранной модели учета.

Например, в  таких странах как Великобритания, США, Канада учет ориентирован прежде всего на потребности инвесторов и кредиторов. В странах Европейского Союза учет ориентирован на государственные интересы налогообложения и макроэкономическое планирование общественных ресурсов. В странах Латинской Америки применяют модель учета, ориентированную на налоговые государственные интересы.

Обобщая различные  подходы, можно выделить основные факторы, влияющие на содержание учетно-операционной работы в банке в той или  иной стране: избранная государственная  политика по организации бухгалтерского учета; тип кредиторов и инвесторов, участие инвесторов в управлении бизнесом развитость финансового рынка и рынка ценных бумаг, участие в международном бизнесе, а также внутренние правила, методы, процедуры и стратегия банка.

Рассматривая операционную деятельность, исходя из отечественной практики, выделяют следующие ее особенности:

– отражение банковских операций в учете в день их совершения;

– ежедневный баланс;

– полная компьютеризация учета.

Бухгалтерская работа в банках в зависимости  от ее содержания делится на операционную и учетную. Учетно-операционная работа является синергией этих двух понятий. Учетно-операционная работа - это совокупность процессов, связанных с оформлением документации по банковским операциям, ведением бухгалтерского учета и контролем за его полнотой и достоверностью

Учетная работа в банке предусматривает ведение  бухгалтерского учета в автоматизированном режиме на основе мемориально-ордерной формы счетоводства с использованием информационных компьютерных технологий.

В составе учетной  работы можно выделить следующие основные виды: ведение учета по внутрибанковским операциям, контроль за регистрацией всех совершенных банковских операций; проверка правильности и достоверности регистров аналитического и синтетического учета, полученных в процессе компьютерной обработки данных, введенных по документам; сверка и подтверждение данных аналитического и синтетического учета путем составления ежедневного баланса, подготовка и составление форм финансовой и другой отчетности банков, формирование архивных папок документов .

Учетная работа банка осуществляется с использованием подсистемы «Операционный день банка» (ОДБ), что позволяет уменьшить  количество процедур ручной обработки  информации, снизить затраты времени  на обработку учетной информации, повысить оперативность получения отчетных данных.

В подсистеме «Операционный  день банка» обработка учетной информации осуществляется одним и тем же учетным циклом. Учетный цикл - это  совокупность последовательных этапов, выполняемых начиная с банковской операции, обработки информации в учетной системе к составлению финансовой отчетности (годовой или промежуточной) рис.1.1.

Рис.1.1 - Этапы  учетного цикла

Первый этап - проверка ответственным исполнителем правильности отражения операции в системе двойной записи.

Второй этап - введение бухгалтерской проводки с документа или отдельного мемориального  ордера в компьютерную систему.

Третий этап - в автоматическом режиме операции разносятся по бухгалтерским счетам.

Четвертый этап - подготовка предварительного проверочного баланса для проверки правильности отражения банковских операций по бухгалтерским  счетам.

Пятый этап - исправление  ошибочных записей, обнаруженных в  процессе составления проверочного баланса. Ошибки должны исправляться немедленно после их выявления. Исправление ошибок должно сопровождаться надписью «Исправлено» и заверяться подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления.

Шестой этап - подготовка к сдаче финансовой отчетности, выполнение регулирующих проводок, сверка данных аналитического и синтетического учета, исправление допущенных ошибок.

Седьмой этап - составление отчета о прибылях и  убытках банка (ежеквартального  и годового).

Восьмой этап-выполнение заключительных проводок, закрытие временных счетов, открытие счета «Результат текущего года», суммирование остатков по каждому бухгалтерскому счету.

Девятый этап-составление  предварительного проверочного (пробного) баланса и составления на его основе отчетного баланса и балансового отчета.

Важным элементом  учетной работы банка является составление  учетной политики банка, как инструмента, что способствует созданию гармонизированной  финансовой информации относительно финансового  состояния, результатов деятельности и движения денежных средств банковского учреждения. Согласно Положению «Об организации бухгалтерского учета и отчетности в банковских учреждениях Украины», утвержденного Постановлением Правления НБУ от 30.12.98 № 566, учетная политика - совокупность определенных в рамках действующего законодательства принципов, методов и процедур, используемых банком для составления и представления финансовой отчетности .

Законодательно  закреплено: каждый банк самостоятельно должен разрабатывать учетную политику. Положение об учетной политике должно утверждаться приказом руководителя до начала нового календарного года. Учетная политика является внутренним документом и должна быть доведена до сведения всех филиалов и подразделений банка.

Операционная деятельность банка - это совокупность технологических процессов, связанных с документированием информации по операциям банка, проведением их регистрации в соответствующих регистрах, проверкой, выверкой и осуществлением контроля за операционными рисками.

Операционная работа заключается в обслуживании клиентов и проверке и обработке документов, являющихся основанием для проведения и отражения операции по бухгалтерским счетам. Она предусматривает следующие этапы:

– проверка законности сделки;

– проверка правильности оформления документа;

– проверка правильности отражения бухгалтерской проводки и подготовка документа для его проведения по бухгалтерскому учету;

– проверка возможности осуществления операции (проверяется наличие денег на счете и др..)

– передача документа для компьютерной обработки.

Процедура по каждой операции должна базироваться на таких  принципах, как наличие разрешения записи, контроля и обязательно включать следующие составляющие: описание операции, распределение полномочий между  исполнителями операции; установление ответственных лиц, ее осуществляющих; документирование информации по операции, меры внутреннего контроля за проведением операции и другие составляющие, определенные банком.

Операции, которые  осуществляют банки, должны быть надлежащим образом задокументированы. Основанием для отражения операций в бухгалтерском учете являются первичные документы. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания в бумажной или в электронной форме.

Информация, содержащаяся в первичных документах, должна быть систематизирована в регистрах синтетического и аналитического учета.

Банки обязательно  составляют следующие регистры:

– лицевые счета и выписки из них;

– аналитические счета по учету внутренних операций;

– оборотно-сальдовый баланс.

Операции в  банке осуществляются в течение  операционного дня, который состоит  из операционного времени и времени  завершения технологической обработки учетной информации с обязательным формированием оборотно-сальдового баланса, регистров аналитического учета и других регистров по операциям, совершаемым с использованием соответствующего программного обеспечения.

Операционная  деятельность банка должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить:

– распределение обязанностей и полномочий по осуществлению операций;

– надлежащее документирование всех операций;

– своевременное, полное и достоверное отражение операций в регистрах бухгалтерского учета;

– накопление и предоставление подробной информации по каждой операции с обязательным указанием данных о ее участниках;

– защита активов банка от потенциальных убытков и контроль за их качеством;

– установление лимитов на осуществление отдельных операций;

– определение имеющихся и возможных операционных рисков и управления ими;

– хранение информации обо всех операциях банка;

– конфиденциальность информации о каждой операции и ее контрагентов.

Операционный день в банке  заканчивается выдачей всех выходных форм и их проверкой ответственными исполнителями до начала нового операционного дня. С целью рациональной организации учетно-операционной работы в учреждениях банка составляется график документооборота по банковским операциям и график обслуживания клиентов.

В графике документооборота, отмечается время прохождения документов на всех этапах обработки информации структурными подразделениями банка.

Документооборот состоит  из следующих основных этапов:

1) проверка правильности  оформления и содержания документов  поступивших;

2) определение возможности  выполнения операции в зависимости от состояния счетов;

3) проверка или оформление  бухгалтерской проводки в документе,  подписание ответственным исполнителем, а в определенных случаях -контролирующим работником;

4) передача документов  для автоматизированной обработки;

5) использование  документов для проверки правильности  отражения операции в лицевом  счете;

6) группировка документов и их брошюровка в папки для сдачи в текущий архив.

Графики документооборота и обслуживания клиентов утверждаются руководителем банка.

Обязательным  элементом операционной деятельности банка является внутренний контроль банка, как метод противодействия  операционным рискам банка, а также  обеспечение сохранности активов банка и достоверность отчетности. Контроль осуществляется при открытии счетов, взятии документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, осуществлении операций и отражении их в бухгалтерском учете.

Требованием по операционной деятельности банка является обеспечение строгой сохранности бухгалтерских документов. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Таким образом, рациональная и четкая организация  учетно-операционной работы обеспечивает успешное выполнение возложенных на банки функций.

Операционную  деятельность банка непосредственно  осуществляют работники банка, которые  выполняют функции фронт-офиса и бэк-офиса. Обязанности должны быть четко определены и распределены между участниками операционного процесса в соответствии с внутренними процедурами банка.

Выполнять функции  фронт-офиса могут работники казначейства банка, кредитного подразделения, подразделения, осуществляющего операции с ценными бумагами и др..

Фронт-офис занимается проведением операций на открытых финансовых рынках и обеспечивает выполнение основных функций казначейства банка.

Работники, выполняющие  функции бэк-офиса, отвечают за:

– проверки полученных от фронт-офиса документов на бумажных или электронных носителях в достоверности предоставленной информации;

– регистрацию сделок и введение необходимых данных в автоматизированной системе;

– проверки подтверждений о совершении сделок;

– проведение проверки лимитов с контрагентами;

– проверки лимитов дилеров;

– выверка остатков по счетам клиентов;

– подготовку соответствующих распоряжений для осуществления расчетов;

– хранение информации об операциях;

– начисление процентов по кредитам.

Бэк-офис - бухгалтерская  служба в банке, самостоятельное  подразделение. В составе бухгалтерии  банка, как правило, выделяют следующие  отделы: учетно-операционная, отдел  учета валютных операций, отдел учета  внутрибанковских операций, отдел финансовой отчетности, отдел учета деятельности филиалов.

1.2 Сущность и требования к автоматизированным технологиям в банковской деятельности

В настоящее  время банковская деятельность просто немыслима без использования  компьютерной техники и различных  систем автоматизации деятельности. Благо, современный IT-рынок достаточно насыщен различным программным обеспечением отечественного и зарубежного производства. Однако чтобы выбрать правильную "автоматизированную банковскую систему" (АБС), которая в дальнейшем оправдает все ожидания, следует учитывать ряд факторов, касающихся, в первую очередь, банка: размеры банка, количество филиалов, вид деятельности банка, возможности имеющейся компьютерной техники и т.п. Собственно, сама АБС состоит из ядра (центральная часть системы) и дополнительных модулей, количество которых зависит от потребностей в автоматизации того или иного процесса. Основными требованиями, предъявляемыми к современной АБС, является надежность информационной системы, оперативность информации, система защиты, возможность быстро принимать решения на основании АБС, скорость работы, возможность быстрой замены технологий.

Классификация АБС:

1-е поколение

Аппаратная  платформа - автономные персональные компьютеры под управлением MS-DOS; СУБД - Clиpper, FoxPro, Clarиon; базовый элемент технологии - бухгалтерская проводка; структура АБС - автономные Автоматизированные Рабочие Места (АРМ), не связаны или слабо связаны с данными через обмен файлами (в том числе путем физического переноса на гибких дисках с компьютера на компьютер). В данный момент уже не используется в практической деятельности

2-е поколение

Аппаратная  платформа - персональные компьютеры под  управлением MS-DOS, работающие в локальной  сети Novell NetWare; СУБД - Clipper, FoxPro, Clarion; базовый элемент технологии - бухгалтерская проводка; структура АБС - автономные АРМы, связанные через общие файлы, лежащие на сервере и не связанные по функциям. Широко распространено до сих пор, особенно в небольших банках и в провинции.

3-е поколение

Аппаратная  платформа - персональные компьютеры под управлением MS-DOS (MS Windows), работающие в локальной сети Novell NetWare; СУБД - собственная разработка на базе менеджера записей Brtieve; базовый элемент технологии - бухгалтерская проводка, реже - документ; структура АБС - автономные АРМы , сильно связаны по данным через общие структуры базы данных и слабо связаны по функциям. Технология, переходная от «файл-сервер» к «клиент-сервер». Широко распространено, в том числе в ряде крупных банков.

4-е поколение

Аппаратная  платформа - персональные компьютеры под управлением MS-DOS (MS Windows), работающие в локальной сети, или хост-компьютер с терминалами; СУБД - профессиональная реляционная. Базовый элемент технологии - бухгалтерская проводка (реже), документ, операция; структура АБС - автономные АРМы, сильно связаны по данным через общие структуры базы данных, в отдельных случаях связаны по функциям через общее ядро. Технология «хост-терминал или двухуровневая» клиент-сервер. Очень распространено, в основном в Западных странах.

5-е поколение

Аппаратная платформа - персональные компьютеры под управлением MS Windows, MS-DOS, реже Unix, в распределенной сети (WAN) с несколькими физическими  серверами приложений; СУБД - профессиональная реляционная плюс менеджер транзакций; базовый элемент технологии - документ или операция; структура АБС - логические АРМы, сильно связаны как по данным, так и по функциям в пределах локальной сети или хоста и слабо связаны по данным в пределах распределенной сети. Технология трехуровневая «клиент-сервер» с использованием менеджеров транзакций. Единичные разработки.

6-е поколение

Аппаратная платформа - гетерогенная сетевая среда; СУБД - профессиональные реляционные с открытым интерфейсом (возможно использование одновременно несколько разных СУБД) базовый элемент технологии - операция или документ; структура АБС - логические АРМы динамично формируемые по компонентной технологии, сильно связаны по данным и функциям в пределах сети Intranret. Перспективная технология, появившаяся чуть больше двух лет назад. Единичные разработки, но за ними будущее.

Наибольшая  часть российских банков (более 60%) при решении автоматизации отдают предпочтение отечественным разработчикам программных продуктов. Самыми известными решениями, представленными на отечественном рынке банковских АСУ, является

• R-Style Softlab;
• Диасофт;
• Банк"с Софт Системс;
• ПрограмБанк;
• Инверсия;
• Центр финансовых технологий (ЦФТ);
• Банковские информационные системы (БИС);
• Компьютерные системы для бизнеса (CSBI) 

Количество игроков на российском рынке систем банковской автоматизации (АБС) в последние годы остается примерно одинаковым, учитывая специфическую узость этой ниши. Однако определенные пертурбации здесь все же имеют место. Банки периодически производят замену ранее установленных систем — либо переходя на более современные версии ПО, либо отдавая предпочтение решениям другого поставщика. Некоторые крупные финансовые структуры начинают внедрять западные программные продукты, в том числе и класса ERP¹.

Рис. 1.2 Распределение  разработчиков по общему числу внедрений  АБС²

Банкоматы были первой попыткой банков обойти ограничения  на осуществление расчетов из-за того, что отделения открыты только в рабочие часы, и снизить затраты на их содержание. Затем появились услуги по телефону. Примерно полтора года назад возник новый подход к взаимодействию банка с клиентом - многие банки начали предоставлять банковские услуги на дому с помощью специализированных систем "банк-клиент". Сначала такие услуги предоставлялись только по закрытым частным каналам. В настоящее время ситуация меняется в сторону использования Internet. Сейчас наиболее популярны смешанные решения.

Есть три  модели оказания банковских услуг на дому, каждая из которых возлагает различную ответственность на финансовое учреждение, предлагающее данную услугу:

1. Банк предоставляет  пользовательский интерфейс, сеть  и наполнение решения. При этом  может использоваться система  "банк-клиент", разработанная самим  банком или специализированной фирмой производящей ПО.

2. Посредник  или провайдер услуг,  берет  на себя ответственность за  пользовательский интерфейс и  за сеть, в то время, как банк  отвечает за наполнение.

3. Предоставление  услуг на дому с помощью  Internet. В данном случае интерфейс представляет собой программу просмотра Web, как сеть выступает Internet, а наполнение зависит от банка. Вообще говоря, через узел Web финансовые институты могут предложить широкий спектр услуг.

Таких, например, как представление оперативной  информации о финансовых новостях, возможность управления счетами, электронная почта и удаленный доступ к персональной финансовой информации.

Схема использования  системы "банк-клиент" такова: банк покупает (или разрабатывает) систему  и затем продает или бесплатно предоставляет доступ к ней своим клиентам.

С точки зрения реализации финансовых услуг для  банков система "банк-клиент" не представляет собой ничего принципиально нового, основные изменения касаются организационной сферы деятельности.