Автоматизация рабочего места менеджера службы доставки

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

 

Отделение коммунального  хозяйства и благоустройства

 

 

 

 

 

Курсовой проект

по дисциплине: «Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем»

на тему: «Автоматизация рабочего места

менеджера службы доставки».

 

 

 

Выполнила: студентка

группы 09 ОКХ 14

Елизеева П.М

Проверил: преподаватель

специальных дисциплин

Земнова О.В.

Пенза 2013 г

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение …………………………………………………………………………………..3

1. Назначение и виды АРМ……………………………………………………………...5
2. Принципы, используемые при создании АРМ……………………………………..8

3. Обеспечение характеристик функционирования АРМ……………………………...9

4. Основные понятия деятельности службы доставки………………………………..12

5. Программное обеспечение автоматизированного рабочего места………………..14

6. Анализ механизма управленческой деятельности « цветочного магазина» ……..20

Заключение……………………………………………………………………………….23

Список использованной литературы…………………………………………………...25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы, на мой  взгляд, не может вызывать никаких  сомнений. Действительно, ведь в современных  условиях, когда информация становится важнейшим ресурсом, для реализации функциональных задач в любой  предметной области необходимо применять  современные средства автоматизации  деловых и производственных процессов, что достигается за счет использование  автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных компьютеров с соединением их в информационные сети. Для каждой предметной области необходимо предусматривать  АРМ, соответствующие их назначению. Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Основные преимущества автоматизации  и новой технологии переработки  информации сказываются там, где  приходится выполнять повторяющиеся  задачи, предусматривающие запрограммированные  решения, либо задачи с большим объемом  вычислений или чисто механического  труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую  многие люди считают творческой или  оригинальной. Компьютерная техника  позволяет ускорить почти любой  творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых  информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно  облегчается перебор различных  вариантов. К учреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные конторы и т.п. Разработка систем автоматизации для данных типов предприятий и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии.

Одним из самых мощных факторов, стимулирующих создание все более  мощных и эффективных АРМ, является конкуренция в основной деятельности компаний, поскольку именно оперативная  и полная информация дает им преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем обязательно ведет к потере позиций фирмой и, в конце концов, к ее поражению. Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Внедрение подобных систем повышает оперативность и достоверность получаемой информации, сокращается время на текущий сбор и обработку информации, а это приводит к высвобождению рабочего времени, как руководителей и специалистов для решения перспективных проблем, так и рядовых сотрудников для более качественного и продуктивного выполнения своих функций. Появляется возможность периодического анализа информации и выявления проблемных ситуаций.

Цель данного проекта - изучение теоретических и прикладных объектов автоматизации управленческой деятельности предприятия на базе автоматизированных рабочих мест менеджера службы доставки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Назначение и виды АРМ

Под автоматизированным рабочим  местом (АРМ) понимают совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию  функций пользователя в некоторой  предметной области и позволяющих  оперативно управлять его информационно-вычислительными  потребностями. АРМ реализует обеспечивающую информационную технологию на рабочем  месте профессионала в различных  областях экономики. Использование  АРМ в современном офисе максимально  облегчает работу специалиста, высвобождая  время и усилия, которые ранее  расходовались на выполнение рутинных операций сбора данных и сложных  расчетов, для творческой научно-обоснованной деятельности в решении профессиональных задач.

Для характеристики АРМ можно  выделить основные составные части  информационной технологии, его реализующей. К ним относятся:

- технические и аппаратные  средства обеспечения (компьютеры, принтеры, сканеры, кассовые аппараты  и другое дополнительное оборудование);

- прикладные программные  средства и операционные системы  (ОС);

- информационное обеспечение  (стандарты документов и унифицированных  форм, стандарты представления показателей,  классификаторы и справочная  информация);

- сетевые и коммуникационные  устройства (локальные и корпоративные  сети, электронная почта).

Характеристики этих составляющих и определяют уровень АРМ, его  назначение и особенности.

Создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает возможность  расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств, удобства и  «дружественности» интерфейса по отношению  к пользователю, простоты адаптации  АРМ к конкретным функциям пользователя. Комплекс основывается на совокупности автоматизированных рабочих мест  менеджера службы доставки:

АРМ руководителя - должностного лица, определяющего тактику и  стратегию функционирования фирмы;

АРМ администратора - работника, ведающего организацией документооборота, формированием списка пользователей  и определением их полномочий, ведением классификаторов и т. д.;

АРМ пользователя - работника, непосредственно выполняющего процедуры  создания, редактирования и обработки  документов;

АРМ делопроизводителя - работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов;

АРМ архивариуса - работника, ведающего архивными документами;

АРМ оператора - работника, выполняющего оформление и корректировку документов.

АРМ предназначены для  обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы специалиста и должны удовлетворять  следующим требованиям:

- пользовательский интерфейс  должен быть прост, удобен и  доступен даже неподготовленному  пользователю. Он должен содержать  систему подсказок, желательно  в демонстрационной форме (видео,  звуковой, анимационной);

- необходимо обеспечивать  безопасность специалиста и выполнение  всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую  гамму, соответствующие наилучшему  восприятию, удобство расположения  информации и доступность всех  необходимых для работы средств,  единый стиль выполнения операций  и т.д.);

- пользователь АРМ должен  выполнять все действия, не выходя  из системы, поэтому требуется  оснащенность всеми необходимыми  операциями;

- обеспечение бесперебойности  работы АРМ должно гарантировать  пользователю своевременное выполнение  задач, в соответствии с графиком  работы. Сбои в производстве недопустимы;

- рациональная организация  труда специалиста создает комфортные  условия для работы и повышает  производительность труда специалиста;

- программное обеспечение  АРМ должно быть совместимо  с другими системами и информационными  технологиями, поэтому наиболее  ценными являются технологии, объединяющие  несколько АРМ.

Каждое АРМ организует свою информационную технологию или  их объединение. В зависимости от используемых технических и программных  средств АРМ можно разделить  на локальные и сетевые.

Локальное АРМ - дает возможность  специалисту производить обработку  данных на отдельно взятом рабочем  месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и  все базы данных хранятся в памяти компьютера.

Сетевые АРМ - позволяют совместно  использовать информацию различным  группам пользователей.

Наиболее эффективным  и рациональным режимом работы АРМ  является его функционирование в  рамках локальной вычислительной сети. При использовании ПЭВМ, подключенного  к глобальной сети, АРМ, установленное  на компьютере, использует технологию удаленного доступа к ресурсам центральной  ЭВМ или сервера. В более сложных  системах АРМ может подключаться к информационным службам и системам общего назначения и может служить  элементом распределенной системы  обработки данных.

В этом случае возникают  дополнительные требования, касающиеся информационного обеспечения работы с базами данных:

- структура баз данных  должна легко расчленяться на  отдельные базы данных, размещаемые  на отдельных компьютерах, при  этом должна обеспечиваться простота  доступа к информации, защита  ее от несанкционированного доступа;

- структура информационной  базы должна сохранять тип  документации, используемой в области  обработки;

- структура информационной  базы и схема ее распределения  по АРМ должны обеспечивать  возможность единого способа  корректировки и актуализации  всех локальных баз;

- структура информационной  базы должна быть максимально  компактной и легко архивируемой.

2. Принципы, используемые при создании АРМ

Создание и использование  АРМ основывается на ряде общих принципов  проектирования систем обработки данных.

Главным считается принцип  максимальной ориентации на конечного  пользователя. Этот принцип реализуется  путем создания специальных средств  адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и к возможности  его обучения и самообучения, поэтому  АРМ часто снабжается специальными демонстрационными роликами. Условия работы пользователя АРМ должны, прежде всего, соответствовать привычным, естественным условиям работника, использовать специальную терминологию. Электронные документы в АРМ должны представлять собой копию бумажной документации. Необходимо, чтобы ввод новых данных и корректировка информации сопровождались автоматизацией операций, встроенным контролем и системой подсказок, что позволяет быстро изучить работу в АРМ даже неквалифицированному в компьютерной области работнику.

В процессе разработки и  использования АРМ используется принцип проблемной ориентации. Каждое АРМ специализируется на решении  определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки  данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных.

Немаловажное значение имеет  принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств  должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного  анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к  определению состава и функций  АРМ.

В процессе создания АРМ  должен быть реализован принцип творческого  контакта разработчиков АРМ и  их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше  осознать проблемную ситуацию, стимулирует  интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ и, в конечном счете, способствует повышению качества АРМ.

Непременным условием использования  АРМ является полная документация, которая должна содержать пояснения  к задачам, выполняемым с помощью  АРМ, инструкцию по установке и эксплуатации АРМ, инструкцию по заполнению и ведению  входных и выходных документов. Обычно фирма-разработчик программного обеспечения  сопровождает его эксплуатацию. В  соответствии с договором о продаже  лицензионной версии программы, фирма  проводит обучение сотрудников-пользователей  АРМ, пополняет нормативно-справочную информацию, приводя ее в соответствие с последними постановлениями и  новыми методиками, модифицирует старые и добавляет новые формы и  режимы работы.

Современные АРМ легко  адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик  обработки информации, настраиваются  на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

3. Обеспечение характеристик функционирования АРМ

Обоснование конкретных характеристик  всех средств АРМ происходит на этапе  параметризации. Параметризация заключается  в выделении и исследовании параметров технических, программных, информационных средств, удовлетворяющих требованиям  и ограничениям на разных этапах структуризации АРМ. Для бесперебойной работы АРМ  используются специальное методическое, информационное, математическое, программное, лингвистическое, технологическое, организационное, эргономическое и правовое обеспечение. Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются  по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте  работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются  на:

- руководителей высшего  звена (директор, главный менеджер);

- руководителей среднего  звена (начальники отделов);

- исполнителей работ (менеджеры,  бухгалтеры);

- обслуживающий персонал (операторы, техники).

По степени  подготовленности к работе с АРМ  выделяются следующие категории  работников:

- системные, программисты, проектировщики;

- программисты, создающие  прикладные программы;

- пользователи высокого  класса, имеющие подготовку к  работе с АРМ;

- операторы - это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими  операциями: загрузка, ввод и т.д.

Математическое обеспечение  АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение  достоверности и защиты информации. Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.

Программное обеспечение  АРМ определяет интеллектуальные и  профессиональные возможности пользователя, широту и полноту выполняемых  функций, возможность использования  дополнительных устройств. Прикладное программное обеспечение обычно настроено на работу по заданному  алгоритму с информацией из определенной предметной области. Поэтому ввод и  обработка данных сопровождаются строгим  контролем, что снижает значительно  вероятность ошибок и ведет к  повышению эффективности работы пользователя. В организации АРМ  программное обеспечение должно использовать удобный пользовательский интерфейс и включать в себя алгоритмы  для решения задач, необходимых  пользователю. Выдача результатов осуществляется в удобном наглядном виде (таблицы, графики, диаграммы). Программное обеспечение  предоставляет возможность оперативной  работы пользователя с БД и возможность  совместного использования ресурсов в сетевых технологиях.

Лингвистическое обеспечение  АРМ включает в себя языки общения  технологии АРМ с пользователями (русский, английский), языки-запросы (SQL), информационно-правовые языки и  языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соотношения действий пользователя и ПЭВМ. Чем выше интеллектуальность АРМ, тем больше возможностей необходимо предусматривать в языковых средствах  АРМ. Языки АРМ должны быть ориентированы  на пользователя и профессиональные особенности АРМ.

Технологическое обеспечение  АРМ представляет собой установленную  совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач  с помощью АРМ. Можно выделить системное и прикладное технологическое  обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые  информационной технологией:

- ввод информации из  бумажных документов при помощи  клавиатуры;

- контроль вводимой информации  с помощью средств контроля  и визуально;

- ввод данных с магнитных  носителей, набранных на других  ПЭВМ и их контроль;

- прием данных в виде  сообщений по каталогам связи  с использованием электронной  почты, локальных или глобальных  сетей, контроль принимаемой информации;

- редактирование данных;

- накопление и хранение  информации;

- поиск и обработка  данных по запросам пользователей;

- вывод на экран или  на печать результатов поиска  и обработки;

- защита информации от  разных категорий угроз;

- формирование и передача  данных на другие компьютеры  на магнитных носителях и по  сети.

Операционное обеспечение  включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста  при использовании АРМ.

Документация  включает в себя:

- должностные инструкции  специалистов АРМ;

- перечень уровней доступа  и паролей к различным категориям  данных;

- инструкцию по эксплуатации  локальных и сетевых АРМ;

- инструкцию по набору  и вводу информации;

- перечень задач, решаемых  с помощью АРМ алгоритмов их  решения, функциональных возможностей  технологии;

- перечень выходных таблиц, графиков, диаграмм, предоставляемых  на выходе сеанса работы с  АРМ.

Эргономическое обеспечение  АРМ включает в себя нормативы, учитывающие  комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации  труда пользователя АРМ. К ним  можно отнести требования к расположению и цветовой гамме используемых экранных форм и расположению технических  средств, к освещенности и размерам помещения, к качеству и удобству интерьера. Все эти и многие другие факторы определяют условия охраны и удобства труда главного участника  АРМ - человека[6].

4.Основные понятия деятельности службы доставки

Современный рынок услуг, к которому относится и деятельность службы доставки характеризуется не только тенденцией его роста более высокими темпами по сравнению с товарами, но и нарастающей тенденцией диверсификации услуг. Многообразие услуг которые способны обеспечивать индивидуальные и коллективные потребности участников гражданского оборота, не вызывает сомнений и каждая из них имеет свои особенности.

Понятия «услуга»: это есть отношение общественного труда  в форме его нетоварного обмена и в качестве непосредственно  полезного процесса трудовой деятельности физического или юридического лица. Опираясь на такое определение, выделим  следующие основные черты содержания понятия «услуга»:

продажа услуг между их производителями и потребителями осуществляется как прямой обмен между ними на основе спроса и предложения; носителем отношений общественного труда в таких случаях выступает полезная деятельность, то есть труд как непосредственно полезный, целесообразный процесс, вызванный производственной необходимостью и потребностью; форма общественного труда и его эффективность определяются в основном не стоимостью, а качеством выполняемых работ по оказанию различных видов услуг; непосредственный объект отношений общественного труда есть особая полезная деятельность, а не обособившийся от него и вступающий в рыночный обмен материально-вещественный продукт, то есть товар. В отдельных случаях услугой может являться не только операция, но и деятельность. Подобная характеристика присуща долговременным и однообразным по содержанию услугам. Однако, по общему правилу, они выступают в имущественном обороте в качестве обособленных во временном отношении операций. Услуга характеризуется также рядом других свойств. Она, будучи объектом гражданских прав, гражданско-правовых сделок, должна отвечать требованиям фактической и юридической осуществимости.

По общему правилу услуга не имеет вещественного результата, как операция обладает свойством  неосязаемости и этим кардинально  отличается от наиболее распространенных объектов гражданских прав – вещей. Услуга проявляется в ее эффекте, который воспринимается зачастую на уровне чувств. Тут же проявляется  другое ее свойство – трудность  обособления и неотделимость  от источника. Товар же, вещь может  существовать отдельно от своего источника, т.е. производителя.

 Раз услуга всегда  выступает в «привязке» к конкретному  человеку, а совершенно похожих людей не бывает, то свойство неотделимости порождает специфическую черту услуг – их эксклюзивность. Услуга, оказываемая конкретным человеком или организацией, индивидуализируется, становится в известной мере уникальной, эксклюзивной, хотя и продолжает относиться к конкретному виду деятельности.

Еще одно свойство услуги –  синхронность оказания и получения. Получение (принятие) ее заказчиком и  процесс оказания услуги исполнителем идут одновременно. При этом только эффект услуги может сохраняться  какое-то, возможно непродолжительное, время. Трудно представить ситуацию, при которой услуга будет оказываться  в одно время, а приниматься –  в другое. Принять услугу до того момента, пока не начат процесс ее оказания, невозможно. Принять услугу после того, как она оказана, также  не представляется возможным. Допустимо  получение в отдельных случаях  эффекта от услуги по истечении некоторого периода времени с момента завершения процесса ее оказания. Из указанного вытекает свойство несохраняемости услуг.

5. Программное обеспечение автоматизированного рабочего места

Программное обеспечение  АРМ включает следующие компоненты:

- операционные системы;

- языки и системы программирования;

- прикладное программное  обеспечение (ППП): общесистемные  (базовые) ППП и проблемно-ориентированные  ППП профессионального назначения.

Операционная система  представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами  компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными  средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управляет  компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные  сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее  эти услуги. Таким образом, выбор  ОС для ЭВМ в составе АРМ  чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут  работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет  степень защиты данных, и насколько  комфортными и безопасными будут  условия работы для специалиста  АРМ. Наиболее широко в настоящее  время на компьютерах типа IBM PC применяются  ОС, разработанные фирмой Microsoft, это  существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ  предъявляет к ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации выполняемых операций и процедур. Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается  ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень  большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном  случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать  себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких  “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное  обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого  диалога показал, что их можно  разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

- системы с командным языком;

- «человек в мире объектов»;

- диалог в форме “меню”.

Применение командного языка  в прикладных системах это перенос  идей построения интерпретаторов команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный  подход “человек в мире объектов” - отсутствуют команды и человек  в процессе работы “движется” по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих  устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме  меню “меню” представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные. В  настоящее время наиболее широкое  распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее  пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные меню, составляющие “скелет” программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту СUA (Common User Access) фирмы IBM.