Автоматизация работы мебельного магазина

 

Оглавление

 

Введение 3

1. Аналитическая  часть 4

1.1 Характеристика  предметной области 4

1.2 Моделирование предметной области 7

1.2.1 IDEF0 11

1.2.2 IDEF3 12

2.Техническое  задание 14

Введение 14

2.1 Основание  и назначение разработки 14

2.2 Требования к базе данных 14

3.Конструкторская  часть 17

3.1 Моделирование  потоков данных 17

3.2.Логическая  модель базы данных 18

3.3.Реализация  базы данных 21

3.3.1 Обоснование выбора системы управления  базами данных 21

3.3.2 Описание процесса создания БД  «Мебельный магазин» 23

Заключение 29

Список литературы 32

 

Введение

Нынешние  информационные системы являются автоматизированными, которые реализуются с помощью компьютерной техники. Информационные системы используются в различных сферах производстве, образовании, здравоохранении, в сфере обслуживания.

Среди разработчиков баз данных всё большей популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office. Простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, средства организации работы с базами данных и защита информации – основные достоинства данного приложения.

Основные  функции СУБД – это описание структуры  базы данных, обработка данных и  управление данными.

База  данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким  образом, чтобы обеспечить удобное  представление этой совокупности, как  в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных  таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого  типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы  таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты. Строки таблицы  называются записями, все записи имеют  одинаковую структуру – они состоят  из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет  строго определённый тип данных.

СУБД  позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавить в таблицу одну или несколько записей;
• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

 

1. Аналитическая часть

В аналитической  части проводится системный анализ предметной области в соответствии с поставленной задачей. Данный этап является самым важным в жизненном  цикле информационной системы и  трудно поддается формализации, так  как связан с конкретной предметной областью.

1. Характеристика предметной области

Мебельный магазин – это предприятие, с  помощью которого можно приобрести мебель, готовые комплекты мебели (кухонные гарнитуры, рабочий уголок, комплекты садовой мебели и т.д.), заказать экзотическую мебель.

Мебельный магазин  имеет несколько отделов:

1. Торговый зал:

Оформление торгового зала должно вызывать у покупателя приятные эмоции. Это один из важных факторов, который  способен довольно значительно влиять на объем продаж торговой точки.  Дизайн магазина мебели - это отдельное направление, которое учитывает специфику продаваемого товара - диванов, столов, стульев, шкафов и т.д. Различные предметы обстановки лучше всего размещать группами, имитируя отдельные комнаты дома: гостиную, спальню, детскую. Интересный оригинальный дизайн мебельного магазина не только побуждает покупателя приобрести стол, диван или шкаф, но и упрощает процесс выбора. Если же предметы обстановки расставлены в торговом зале хаотично, то сделать выбор бывает очень сложно, ведь далеко не каждый покупатель, приходя в магазин даже для того, чтобы приобрести не самый дешевый товар - шкаф или кресло, точно знает чего  он  хочет. 
Разумеется, расположение предметов мебели во многом зависит от габаритов магазина. выставочными образцами.( http://www.dmstudio.ru/works/mebelnie-magazini/)

В торговом зале работают: менеджер торгового зала, продавец-консультант, дизайнер.

В обязанности  менеджера торгового зала входит:

• оказание информационной помощи клиенту;
• оформление заказов на мебель;
• поиск мебели по критериям заданным клиентом;
• учет продаж и предоставление  ежедневного отчета по   продажам;

Менеджер  торгового зала оставляет за собой  право отказать в обслуживании клиента в исключительных ситуациях

Продавец-консультант должен знать:

• качества и свойства продаваемого товара, дополнительных услуг, предоставляемых магазином;
• условия продажи, обмена товара клиентам;
• принципы и подходы работы с клиентами;
• правила работы с кассовым аппаратом;
• порядок приема и сдачи денежных средств;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• нормативные акты, действующие в компании, правила торговли;
• законодательство о труде, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, закон о «Защите прав потребителей»;

На продавца-консультанта возлагаются следующие функции:

• осуществлять продажу товара, аксессуаров к нему и услуг;
• осуществлять сбор, сдачу и хранение денежных средств, вести учетную документацию;
• организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями компании;

2. Офис: 

Работниками офиса являются директор и бухгалтер.

В обязанности  директора входит:

• работа с поставщиками и производителями мебели;
• заключение новых контрактов и их расторжение;
• заверение своей подписью приказы о начислении премии лучшим работникам либо об объявлении выговора и принятии соответствующих санкций к недобросовестным работникам;

Бухгалтер:

• проводит анализ объемов продаж магазина по отчетам менеджеров торгового зала;
• анализ результативности работы менеджеров торгового за, подведение финансового итога дня;

3. Склад:

Заведующий  складом ведет:

• учет поставок;
• сверяет предоставлений товар с накладной;
• заказ мебели, сверяя планы с офисом;
• выявляет бракованную мебель и оформляет форму для замены её более качественной;
• ведет учет об имеющейся на складе мебели;
• предоставляет информацию об имеющейся  мебели  на складе менеджерам торгового отдела;
• предоставляет определенную мебель клиенту при наличии документа о покупке;
• предоставляет копии документов в офис;

4. Информационный отдел: 

Работники информационного отдела ведут:

• работу с клиентами на расстоянии (по телефону либо через интернет)

 Магазин  заранее заключает контракты  с поставщиками и последние  обязуются поставлять недостающие  товары по первому запросу  магазина.

  Клиент  может осмотреть мебель в торговом  зале и выбрать расцветку и  материал понравившейся модели  из имеющихся на складе либо сделать заказ той модели, которая числится в прайс-листе, но которой нет на складе. Также клиент имеет право требовать транспортировку и сборку мебели на дому за дополнительную, указанную в прайс-листе, плату.

2. Моделирование предметной области

Для удобства моделирования существуют два подхода  к моделированию предметной области:

1. Моделирование потоков данных
2. Функциональное моделирование

Для функционального моделирования  разработаны специальные языки, наибольшее распространение получили языки серии IDEF. В данной курсовой работе рассматриваются IDEF0 и IDEF3.

Рассмотрим  диаграммы IDEF0 и  IDEF3, построенные  в данной курсовой работе.

Контекстная диаграмма IDEF0 (рис.2.1) описывает процесс «Осуществить процесс работы мебельного магазина ». На входе этого процесса –товар от поставщиков, ситуация на рынке; преобразуются в выходы –проданный товар, отчеты, прибыль; управляющим воздействием являются –Должностная инструкция, управление магазином и ГОСТЫ; ресурсами являются- офисные и складские помещения, сотрудники и уставной капитал .

Далее производится декомпозирование диаграммы в нотации IDEF0 Диаграмма 1-го уровня декомпозиции (рис.2.2) содержит следующие: разрабатывать стратегию развития бизнеса, закупать товар, хранить и учитывать товар в магазине, продавать товар, анализировать прибыль. Данные блоки описывают процесс «Осуществить процесс работы мебельного магазина».

Диаграмма IDEF0 2-го уровня декомпозиции представлена на (рис.2.3) содержит блоки: закупать товар, получить и оплатить счет за товар, получить товар, контролировать поступление товара. Они описывают процесс «Закупать товар».

Диаграмма IDEF0 2-го уровня декомпозиции  представлена на

(рис.2.4)  описывает процесс «Хранить и учитывать мебель в магазине»

 В котором все подпроцессы: принять товар в магазин и проверить качество, отсортировать товар, обеспечить надлежащие условия хранения – выполняются в определённой последовательности.

 Диаграмма IDEF0 2-го уровня декомпозиции  представлена на  (рис.2.5) содержит блоки: найти клиентов, составить договор купли-продажи, продать товар, погрузить товар. Они описывают процесс «Продать товар».

Диаграмма IDEF3 2-го уровня декомпозиции   представлена на (рис.2.6) содержит блоки: анализ выручки продукции, анализ прибыли, анализ затрат, установление причин несоответствия, составление нового годового плана. Они описывают процесс «Анализировать прибыль».

 

 

Рис 2.1. Контекстная диаграмма IDEF0 «Осуществить процесс работы мебельного магазина»

 

 

Рис. 2.2. Диаграмма IDEF0 декомпозиции 1-го уровня «Осуществить процесс работы мебельного магазина».

 

 

Рис. 2.3. Диаграмма IDEF0 декомпозиции 2-го уровня «Закупать товар».

 

 

 

Рис. 2.4. Диаграмма IDEF0 декомпозиции 2-го уровня «Хранить и учитывать мебель в магазине».

 

Рис. 2.5. Диаграмма IDEF0 декомпозиции 2-го уровня «Продать товар»

 

 

 

 

Рис. 2.6. Диаграмма IDEF3 декомпозиции 2-го уровня «Анализировать прибыль»

 

1. IDEF0

Это язык, применяемый для построения функциональной модели и представляющий систему  в виде взаимосвязанных функций (процессов). Язык разработан на основе методологии структурного анализа.

Язык IDEF0 состоит из следующих основных элементов:

• блоки, описывающие функцию, под которой подразумевается деятельность, процесс или преобразование;
• стрелки (дуги), которые показывают какие данные или материальные объекты поступают на вход блоков;
• диаграммы, которые включают блоки и дуги, комментирующий текст и глоссарий.

В IDEF0 существует 4 вида дуг:

1. вход (Input). То, что потребляется в результате выполнения процесса.
2. выход (Output). То, что является результатом выполнения процесса.
3. управление (Control). Ограничения и инструкции, влияющие на ход выполнения процесса.
4. механизм (Mechanism). То, что обеспечивает выполнение процесса.

2. IDEF3

Для описания логики взаимодействия информационных потоков используется IDEF3 – методология  моделирования, использующая графическое  описание информационных потоков, взаимоотношений  между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов.

IDEF3 –  метод, имеющий основной целью  дать возможность аналитикам  описать ситуацию, когда процессы  выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие  совместно в одном процессе. Техника  описания набора данных IDEF3 является  частью структурного анализа.

IDEF3 дополняет  IDEF0 и содержит все необходимое  для построения моделей, которые  в дальнейшем могут быть использованы  для имитационного анализа.

1.4. Функциональные требования

Разрабатываемая в курсовом проекте база данных предназначена  для автоматизации рабочего места  продавца в мебельном магазине, учитывающего наличие товара. Программа должна выполнять такие функции, как: вывод окна с необходимой информацией;

• управление программой с помощью меню главной кнопочной формы;
• позволять записывать, хранить, находить, редактировать и считывать данные;
• обеспечивать нахождение слов, выделение, просмотр и редактирование таблиц БД с удобным графическим интерфейсом.
• формирование выходных документов, таких, как отчеты.
• обеспечить контроль достоверности вводимых данных в каждом поле таблиц БД.

База данных должна работать в диалоговом режиме, который предоставляет  пользователю возможность взаимодействовать  с хранящейся в системе информацией  в режиме реального времени, получая  при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач. 

2. Техническое задание

Введение

База  данных мебельного магазина позволяет получать информацию о товарах, их наличии, производителях, продажах, а также другие данные. Также база данных позволяет следить за манипуляциями товара в виде учета поставок и покупок.

Данная  база может быть использована в качестве инструмента для учета мебели в магазине - складе, анализа информации о торговых операциях.

Освоение  информационной модели  позволяет  на порядок поднять качество обслуживания и условий труда.

2.1. Основание и назначение разработки

Основанием  разработки базы данных является задание  на курсовую работу, выданное преподавателем.

Целью курсовой работы является разработка базы данных мебельного магазина. Для выполнения поставленной цели требуется решение задач таких как:

• поиск и сбор необходимой информации для базы данных. Ее анализ.
• проектирование функциональной модели.
• обеспечение возможности быстрого поиска необходимой пользователю информации.
• создание удобного графического интерфейса.
• проектирование базы данных с определенной структурой и взаимосвязями.
• обеспечение возможности быстрого поиска необходимой пользователю информации.

2. Требования к базе данных

Основной  выполняемой функцией является - автоматизированный учет и контроль изменений, происходящих в базе данных, обеспечение возможности  быстрого поиска необходимой информации.

Учитываются данные о товарах, производителях, покупателях, отслеживается информация о покупках автозапчастей.

Программа должна иметь доступный и удобный  интерфейс.

Важным  аспектом является то, чтобы база данных была правильно организована для обеспечения надёжного учета всех данных и отсутствия непредвиденных ситуаций в её работе.

База  данных должна содержать все необходимые сведения для работы в ней и возможность для редактирования данных, добавления и удаления без нарушения целостности ее структуры.

База данных «Мебельный магазин» должна включать в себя следующие таблицы:

• должность;
• отделы;
• поставка;
• поставщики;
• производители;
• продажа;
• сотрудники;
• типы мебели;
• товары;

Все таблицы  должны быть грамотно связаны для удобства работы с ней.

           Кроме таблиц, составляющих основу базы данных, необходимы отчеты – необходимая информация, извлеченная из базы данных и представленная в удобном виде. Для работы необходимыми могут быть такие отчеты:

• кол-во продаж по типам мебели;
• поставщики;
• кол-во проданного каждым сотрудником;

Так же необходимыми являются формы, которые значительно облегчат использование базы и ускорят процесс ввода и редактирования данных. Формы проверяют вводимые данные непосредственно во время ввода, что позволяет значительно уменьшить число возможных ошибок.

Форма должна содержать все необходимые поля для из соответствующей таблицы. Необходимо создать следующие формы:

• поставщики;
• типы мебели;
• товары;
• сотрудники;
• производители; 
  

3. Конструкторская часть

3.1. Моделирование потоков данных

Диаграммы потоков данных (DFD – Data Flow Diagram) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные, а также выявить отношения между этими процессами.

На диаграммах функциональные требования представляются с помощью процессов и хранилищ, связанных с потоками данных.

Потоки  данных являются механизмами, использующимися  для моделирования передачи информации из одной части системы в другую. Важность этого объекта очевидна: он дает название целому инструменту. Потоки на диаграммах обычно изображаются именованными стрелками, ориентация которых  указывает направление движения информации. Иногда информация может  двигаться в одном направлении, обрабатываться и возвращаться назад  в ее источник.

Назначение  процесса состоит в продуцировании выходных потоков из входных в соответствии с действием, задаваемым именем процесса.

Хранилище (накопитель) данных позволяет на определенных участках определять данные, которые  будут сохраняться в памяти между  процессами. Фактически хранилище представляет срезы потоков данных во времени. Имя хранилища должно инициировать его содержание.

Внешняя сущность (терминатор) представляет сущность вне контекста системы, являющуюся источником или приемником системных  данных. Предполагается, что объекты, представленные такими узлами, не должны участвовать ни в какой обработке.

Декомпозиция  DFD осуществляется на основе процессов: каждый процесс может раскрываться с помощью DFD нижнего уровня. Важную роль играет контекстная диаграмма. Она отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно информационные потоки между системой и внешними сущностями. Она идентифицирует эти внешние сущности, а также единственный процесс, отражающий главную цель или природу системы насколько это возможно.

Главная цель построения иерархического множества  DFD заключается в том, чтобы сделать требования ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними. (Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с BRwin 4.0. ДИАЛОГМИФИ. Москва, 2002).

Пример  методологии DFD приведен на рис. 3.1. и рис. 3.2.

Контекстная диаграмма на рис. 3.1. представляет собой связь функционального блока «Осуществить обработку заказов» с внешними объектами Клиент, Магазин. Для работы системы от клиента поступает «заказ», а к нему «счета, платежи, запросы». От магазина поступает «информация о товаре», которая поступает к клиенту. Информация о продажах поступает к руководству базы.

Диаграмма первого уровня на рис. 3.2. содержит функциональные блоки Продавец, Покупатель, Принять заявку, Обработать заявку, Подготовленная заявка: База данных. Все элементы соединены между собой стрелками.

3.2. Логическая модель базы данных

Прежде, чем приступать к созданию системы  автоматизированной обработки информации, разработчик должен сформировать понятия  о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Для того чтобы привести эти понятия  к той или иной модели данных, необходимо заменить их информационными  представлениями.

Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель "сущность-связь" (entity - relationship model, ER - model).

 

Рис. 3.1. Контекстная диаграмма «Осуществить обработку заказов»

 

Рис.3.2. Диаграмма DFD 1-го уровня декомпозиции «Осуществить обработку заказов» 

Любой фрагмент предметной области  может быть представлен как множество сущностей, между которыми существует некоторое множество связей. Дадим определения этим понятиям:

Сущность (entity) - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д.

Набор сущностей (entity set) - множество сущностей одного типа (обладающих одинаковыми свойствами). Наборы сущностей не обязательно должны быть непересекающимися.

Сущность фактически представляет из себя множество атрибутов, которые описывают свойства всех членов данного набора сущностей.

Связь – это логические ассоциации, которые возникают между двумя  сущностями.

В курсовой работе представлена ER-модель «сущность-связь» рассматриваемой предметной области, которая состоит из 8 таблиц, ее графическое представление показано на рис.3.3.

В ER-модель «сущность-связь» могут быть созданы следующие связи между таблицами: Один – к – одному (1:1)

При таком  виде связи одному экземпляру первой сущности соответствует всего один экземпляр второй сущности.

• Один – ко – многим (1:N)

При таком  виде связи одному экземпляру первой сущности соответствует 1, 2, … , N экземпляров второй сущности.

• Многих – ко – многим (N:M)

При таком  виде связи одному экземпляру первой сущности соответствует 1, 2, …, N экземпляров второй сущности, и в тоже время одному экземпляру второй сущности соответствует 1, 2, …, N экземпляров первой сущности.  (Сенов, А.П. Access 2003 Практическая разработка баз данных. Учебный курс.-СПб. Питер, 2006 – 256с.)

В моей курсовой работе была использована связь Один – ко – многим (1:N). Данный вид связи получился между следующими таблицами.

1. Отделы - Сотрудники
2. Сотрудники - Продажи
3. Продажи - Товары
4. Поставщики– Поставка
5. Поставка– Товары
6. Типы мебели– Товары
7. Товар-Производитель
8. Должность -Сотрудники

В ER-модель «сущность-связь» рассматриваемой предметной области представлены следующие сущности.

1. Отделы
2. Сотрудники
3. Продажи
4. Товары
5. Поставщики
6. Производители
7. Типы мебели
8. Поставка

3.3. Реализация базы данных

3.3.1. Обоснование выбора системы управления базами данных

Для того чтобы не только хранить  большие массивы данных, но и обрабатывать их, представляя их в удобном для  пользователя виде, созданы специальные  комплексы программ, которые называют системами управления базами данных (СУБД). СУБД - программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ:

• системы поддержки целостности данных, обеспечивающей непротиворечивое состояние хранимых данных;
• системы управления параллельной работой приложений, контролирующей процессы их совместного доступа к базе данных;

 

 

• системы восстановления, позволяющей восстановить базу данных до предыдущего непротиворечивого состояния, нарушенного в результате сбоя аппаратного или программного обеспечения;
• доступного пользователям каталога, содержащего описание хранимой в базе данных информации.

Помимо  упрощения работы за счет предоставления пользователям только действительно  нужных им данных, представления обладают несколькими другими достоинствами.