Автоматизация регистрации и обработки заказов

Введение.

 

В настоящее время процесс автоматизации затронули не только производственную, техническую и технологическую сферы деятельности человечества, но и информационное пространство; в частности издательства, библиотеки, музеи, информационные центры. Уже сложно представить жизнь общества без таких понятий как интернет, средства телекоммуникации и т.д. Автоматизация больше всего затронула информационную сферу, так как именно информация нуждалась и нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

С развитием компьютерных технологий появилась возможность автоматизировать процесс контроля за ремонтом и реализацией товара для автосалона «Элекс Авто». В связи с этим появилась идея создания программного продукта направленного на автоматизацию этого процесса, а именно настроить контроль работ проведенных в автомастерской и товара который будет продаваться клиентам. Данный программный продукт позволяет хранить информацию о всех автомобилях обслуживающихся в автосервисе и всех товаров проданных клиентом, а так же будет выдавать отчет о заказах – нарядах и остатков товара на складе.

Актуальность курсовой работы заключается в процессе автоматизации системы обработки и регистрации заказов продукции автосервиса "Элекс Авто», т.к. это позволит ускорить прием заявки на производство нужного товара, а так же облегчит работу работников, сталкивающих с постоянной бумажной документацией.

Объектом исследования является продажа продукции в автосервисе «Элекс Авто».

Предмет исследования – операции по учету заказов машин и покупателей в автосервисе «Элекс Авто» и их регистрации.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы по регистрации и обработке заказов автосервиса «Элекс Авто» для удобного и качественного обслуживания покупателей.

 

Глава 1. Обеспечивающие подсистемы

• 1.1 Предметная область по регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто».

 

Под заказом подразумевается предложение покупателя, потребителя изготовить, поставить, продать ему продукцию, товар определенного вида и качества или выполнить работу, оказать услуги. Заказ должен содержать сведения о запрашиваемых товарах и услугах (количество, свойства), сроках его выполнения, виде и величине оплаты. Заказ обычно оформляется документально и считается принятым, если он подтвержден лицом, которому направлен, адресован.

Вы можете оплатить за автомобиль в любой удобной для  Вас форме или приобрести автомобиль в кредит. При покупке автомобиля в кредит Вы можете воспользоваться  услугами любого из банков, с которыми мы сотрудничаем.  Так же возможно сделать заявку на кредит online на главном сайте.

АИС-заказ:

Это заказ выполненный в нашем салоне через автоматизированную информационную систему АИС «Элекс Авто» , в которой происходит прием заказа, добавление заказчика, добавление нового товара, а так же вся отчетность.

Спецпредложение автосалона:

В нашем автосалоне каждому  покупателю на любые дополнительные услуги предоставляется скидка 40%. Покупателям  автомобиля в Кредит МАГНИТОЛА MP3, ПАРКТРОНИК ИЛИ КОМПЛЕКТ ЗИМНЕЙ РЕЗИНЫ в подарок.

 

• 1.2 Обоснование необходимости разработки программного обеспечения.

 

Данная информационная система разрабатывается специально для автосалона по продаже автомобилей, которые занимаются продажей, производством (заказом у других производителей) различного вида транспорта для различных видов использования, с целью упрощения обработки и регистрации заказов. Она проста в использовании, за счет понятного интерфейса, что дает преимущество в подборке персонала, так как работать на ней может научиться человек, не имеющий опыт работы в данной сфере. Что говорит о наличии факторов, способствующих положительному влиянию при использовании ИС.

Необходимо  отметить, что наша сеть автосалонов  имеет партнерские соглашения с  официальными компаниями-импортерами автомобилей. Это означает следующее:

1. Наши автосалоны являются официальными дилерами соответствующих марок автомобилей.
2. Компания-импортер предоставляет кредит на стоимость автомобиля в течение 30 дней и взимает пеню в случае задержки погашения в размере 10% годовых в валюте.
3. Каждый автосалон нашей сети в последнем квартале года предоставляет компании-импортеру годовой план продаж.
4. Автосалон нашей сети имеет право заказывать в производство любой автомобиль.
5. Автосалон нашей сети имеет право узнавать о наличии конкретного автомобиля на складе головного офиса компании-импортера.
6. Компании-импортеры берут на себя все функции и обязательства по производству, оформлению на таможне, доставке, и соответствию сроков поставок автомобилей. В случае несоблюдения сроков поставки взимается пеня по установленной в договоре ставке.

Автосалон «Элекс Авто» предусматривает работу в четыре этапа:

1) Заказ автомобиля - после выбора автомобиля оформляется заказ на выбранную модель, подготавливается и отправляется запрос на завод - изготовитель, принимается предоплата и выдается квитанция о предоплате.

2) Прием автомобиля - принятие автомобиля на внутренний учет, проведение предпродажной подготовки и диагностики автомобиля, оповещение покупателя.

3) Реализация автомобиля - осмотр автомобиля покупателем, оформление договора купли-продажи.

4) Регистрация оплаты.

 

1.3. Организационное  и правовое обеспечение системы АИС.

 

Организационное обеспечение  реализует следующие функции:

- анализ существующей  системы управления учебным заведением, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

- подготовку задач  к решению на компьютере, включая  техническое задание на проектирование  ИС и технико-экономическое обоснование  ее эффективности; 

- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения БД.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой ИС, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение  этапов разработки ИС включает нормативные  акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение  этапов функционирования ИС - информационных систем - включает:

- статус ИС;

- права, обязанности  и ответственность персонала; 

- правовые положения отдельных видов процесса управления;

- порядок создания  и использования информации и  др.

 

1.4 Средства моделирования и среды разработки АИС

 

Разрабатываемую систему  можно представить в виде диаграмм потоков данных (DFD), обеспечивающей правильное описание выходов (отклика системы в виде данных) при заданном воздействии на вход системы (подаче сигналов через внешние интерфейсы). Диаграммы потоков данных являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе.

При создании диаграммы  потоков данных используются четыре основных понятия: потоки данных, процессы (работы) преобразования входных потоков  данных в выходные, внешние сущности, накопители данных (хранилища).

Рис 1.3.1 - Диаграмма потоков  данных регистрации и обработки заказов

 

Потоки данных являются абстракциями, использующимися для  моделирования передачи информации (или физических компонент) из одной  части системы в другую. Потоки на диаграммах изображаются именованными стрелками, ориентация которых указывает направление движения информации.

Назначение процесса (работы) состоит в продуцировании выходных потоков из входных в соответствии с действием, задаваемым именем процесса. Имя процесса должно содержать глагол в неопределенной форме с последующим дополнением (например, "получить документы по отгрузке продукции"). Каждый процесс имеет уникальный номер для ссылок на него внутри диаграммы, который может использоваться совместно с номером диаграммы для получения уникального индекса процесса во всей модели.

Хранилище (накопитель) данных позволяет на указанных участках определять данные, которые будут  сохраняться в памяти между процессами. Фактически хранилище представляет "срезы" потоков данных во времени. Информация, которую оно содержит, может использоваться в любое время после ее получения, при этом данные могут выбираться в любом порядке. Имя хранилища должно определять его содержимое и быть существительным.

Внешняя сущность представляет собой материальный объект вне контекста  системы, являющейся источником или приемником системных данных. Ее имя должно содержать существительное, например, "склад товаров". Предполагается, что объекты, представленные как внешние сущности, не должны участвовать ни в какой обработке.

 

Глава 2. Техническое задание по АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

 

1. Общие положения

Полное наименование системы: Разработка автоматизированной информационной системы регистрации  и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

Краткое название: АИС «Элекс Авто».

Плановые сроки начала создания системы – 1 ноября 2012 года, плановые сроки окончания создания системы – 31 ноября 2012 года.

2. Назначение и цели создания системы

АИС регистрации и  обработки заказов «Элекс Авто» предназначена для комплексной автоматизации заказа продукции «Элекс Авто» по следующим процессам:

• Выбор клиентом товара и регистрация заказа;
• Просмотр предлагаемой продукции;
• Предоставление информации о заказах;
• Формирование отчетов по сделанным заказам.

Разработанную АИС предполагается использовать  в автосервисе «Элекс Авто».

Цели создания АИС:

• Повышение эффективности использования процессов, перечисленных выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполненных «вручную», оптимизация информационного взаимодействие участников процессов;
• Повышения качества принятия управленческих решений за счет оперативности представления, полноты, достоверности и удобства форматов отображения информации;
• Повышение информационной открытости, повышение удобства и комфорта.

3. Характеристика объекта автоматизации

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением  Заказчиком совокупности организационно-технических  мероприятий, перечень которых приведен ниже:  
а) организацией бесперебойного питания технических средств;  
б) использованием лицензионного программного обеспечения;

Время восстановления после  отказа, вызванного сбоем электропитания технических средств (иными внешними факторами), не фатальным сбоем (не крахом) операционной системы, не должно превышать 30-ти минут при условии соблюдения условий эксплуатации технических и программных средств.

Время восстановления после  отказа, вызванного неисправностью технических  средств, фатальным сбоем (крахом) операционной системы, не должно превышать времени, требуемого на устранение неисправностей технических средств и переустановки программных средств.

Климатические условия  эксплуатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим  средствам в части условий их эксплуатации.

 

Глава 3. Проект АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто».

• 3.1 Информационное обеспечение и входные данные техологического процесса.

 

Информационное обеспечение включает полный набор показателей, документов, классификаторов и кодификаторов информации, файлов, баз данных, баз знаний, методов их использования в предметной деятельности, а также способы представления, накопления, хранения, преобразования, передачи информации, принятые в конкретной системе для удовлетворения информационных потребностей пользователей в нужной форме и в требуемое время.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного.

Внемашинное ИО включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).

Внутримашинное ИО подразумевает совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определённым признакам.

Организация информационного обеспечения определяется составом объектов отражаемой предметной области, задач, данных и совокупностью информационных потребностей пользователей автоматизированной системы.

Для правильной работы создаваемой  системы должны быть представлены входные  документы, с помощью которых  будут вносится первоначальные данные.

Входным документом, который необходим для работы системы будет:   каталог - в нем клиент сможет выбрать продукцию и заказать её; данные о клиенте, т.е. паспорт, чтобы зафиксировать ФИО и адрес проживания, для доставки заказа.

 

3.2 Основные  возможности программы MS Access для  создания АИС.

 

Программное приложение Microsoft Access является удобной настольной системой управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет  пользователю при минимальной предварительной  подготовке довольно быстро создать  полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Система Access — это  набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В  ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему  можно рассматривать и как  среду разработки приложений. Используя макросы Access или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

• 3.3 Разработка программного продукта АИС регистрации и обработки заказов в автосалоне «Элекс Авто»

 

Под разработкой  программного продукта понимается род  деятельности или процесс, направленные на создание и поддержание работоспособности качества и надежности программного обеспечения, используя технологии, методологию и практики из информатики, управления проектами, математики, инженерии и других областей знания.

Как и другие традиционные инженерные дисциплины, разработка программного продукта имеет дело с проблемами качества, стоимости и надёжности. Некоторые программы содержат миллионы строк исходного кода, которые, как ожидается, должны правильно исполняться в изменяющихся условиях. Это такой же трудоемкий процесс, как и создание самолёта.

Под программным  продуктом понимается программа, которую  независимо от её разработчиков можно  использовать в предусмотренных  целях на разных компьютерах, если только они удовлетворяют её системным  требованиям. Сформулированное сейчас определение верно не только для отдельной программы, но и для программного комплекса. При этом когда говорится о возможности использования, то иметься в виду сразу несколько обстоятельств:

• Программа в состоянии нормально функционировать не только на компьютере у автора, а в рамках любой подходящей системы;
• Автор (или иной правообладатель) на определённых условиях позволяет распространять и использовать программу;
• Человек, получивший в распоряжение дистрибутив программы, сможет самостоятельно установить и полноценно применить её.

3.3.1 Разработка  интерфейса программы

 

В окне Приступая к  работе с Microsoft Office Access в разделе  Новая пустая база данных выбирается команда Новая база данных.

В области Новая база данных в поле Имя файла вводится имя файла.

Нажмите кнопку «Создать».

Будет создана новая база данных и открыта новая таблица в режиме таблицы.

Для удобного пользования системой, необходимо создать кнопочную форму, которая облегчит, ускорит и сделает  более понятной дальнейшую работу с  системой. Для этого в меню сверху выбирает Работа с базами данных ―› Диспетчер кнопочных форм, перед нами откроется окно, в котором мы будем создавать кнопки.

Рис 3.3.1.1 - Диспетчер кнопочных форм

В этом окне мы переименовываем  главную кнопочную форму под  название нашей системы – «Добро пожаловать»; и создаем несколько кнопок – «Заказы», «Отчеты», «Посмотреть каталог» и «Закрыть БД». Каждая кнопка выполняет определенную функцию, которая прописывается в окне Изменение элемента кнопочной формы.

Рис 3.3.1.2 - Изменение элемента кнопочной формы

В результате получается готовая кнопочная форма, которая  выглядит следующим образом.

Рис 3.3.1.3 - Готовая кнопочная форма

Все элементы кнопочной  формы размещены и настроены, выполняют свои функции, осталось сделать  оформление системы, как требует  того Заказчик.

Для этого мы переходим  на вкладку Формы, выбираем нашу кнопочную форму, и осуществляем ее открытие в режиме Конструктор.

Рисунок 3.3.1.4 Открытие формы  в режиме Конструктор

После выполнения оформления , как требовал того Заказчик, получаем главную кнопочную формы имеющая данный вид.

Рис 3.3.1.5 - Главная кнопочная форма

Данная форма будет  представлять интерфейс нашей системы.

• 3.3.2 Представление таблиц реляционной базы данных регистрации и обработки заказов автосервиса «Элекс Авто»

 

АИС автосервиса «Элекс Авто» включает в себя четыре таблицы: «Товары», «Заказ авто», «Заказчики», «Производственный цех».

При работе с таблицами в АИС автосервиса «Элекс Авто» используются следующие типы данных:

• текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
• числовой – тип данных для хранения чисел;
• денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
• Логический - тип данных поля, при котором поле может содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет».
• Дата/время - тип данных баз данных MS Access, предназначенный для сохранения значений даты и времени.
• Поле объекта OLE - тип данных поля, используемый для сохранения объектов из других приложений, связанных или внедренных в базу данных MS Access.
• Мастер подстановок - cоздает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

 Начинаем создавать  таблицу «Товары». Для разработки таблицы «Товары» необходимо в окне базы данных выбрать объект Таблицы → Создать в режиме конструктора.

Для заполнения списка полей  необходимо в столбце Имя поля ввести имя Код_товара и выбрать тип данных текстовый.

Для того, чтобы выбрать  тип данных необходимо в столбце Тип данных из раскрывающегося списка выбрать Текстовый.

Рисунок 3.3.2.1 Выбор типа данных

 

Далее заполнить поля:

• Наименование (текстовый);
• Цена (денежный);
• Заказать (логический);
• Картинка (Поле объекта OLE).

Для обеспечения связей между таблицами необходимо наличие  ключевого поля. Для создания ключевого поля необходимо правой кнопкой мыши щёлкнуть по имени поля Наименование и выбрать Ключевое поле. Далее сохранить таблицу под названием «Товар».

Для заполнения таблицы  необходимо двойным щелчком мыши открыть таблицу «Товары» и заполнить записи.

Рисунок 3.3.2.2 - Таблица  Товар

В таблице «Заказ авто» используем мастер подстановок для полей Наименование продукции и Цех-исполнитель.

Рисунок 3.3.2.3 Тип данных мастер подстановок

Аналогично поступаем  с остальными таблицами, только выбираем нужный вид типа данных.

После создания таблиц осуществляем между ними связь через схему данных.

Рисунок 3.3.2.4 Схема данных

При установке связей устанавливаем галочки на Обеспечение  целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей, благодаря чему мы получим отношение «один-ко-многим».

 Рисунок 3.3.2.5 - Создание связей между таблицами.

• 3.3.3 Разработка запросов по системе

 

В АИС автосервиса «Элекс Авто» для обработки всей информации используются следующие запросы на выборку, созданные с помощью мастера запросов:

Рисунок 3.3.3.1 Список запросов

 

Запрос на выборку  «Заказ на продажу»

Рисунок 3.3.3.2 запрос Заказа на продажу

 

Параметрический запрос, помогающий узнать, что заказал той  или иной заказчик.

Рисунок 3.3.3.3 Параметрический  запрос

Запрос отображющий  количество заказов каждой организацией.

SELECT DISTINCTROW [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], Товар.Цена, [Заказ авто].Количество, Sum([Заказ авто].Сумма) AS Сумма

FROM Товар INNER JOIN [Заказ  авто] ON Товар.Наименование=[Заказ авто].[Наименование  авто]

GROUP BY [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], Товар.Цена, [Заказ авто].Количество

HAVING ((([Заказ авто].Заказчик)=[введите  заказчика]));

Запрос выводящий список заказов сделанных в 2011 году.

SELECT [Заказ авто].[Код  заказа], [Заказ авто].[Дата поступления  заказа], [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], [Заказ авто].Количество, [Заказ авто].Сумма, [Заказ авто].[Цех-исполнитель], [Заказ авто].[Сроки выполнения заказа]

FROM [Заказ авто]

GROUP BY [Заказ авто].[Код  заказа], [Заказ авто].[Дата поступления  заказа], [Заказ авто].Заказчик, [Заказ авто].[Наименование авто], [Заказ авто].Количество, [Заказ авто].Сумма, [Заказ авто].[Цех-исполнитель], [Заказ авто].[Сроки выполнения заказа]

HAVING ((([Заказ авто].[Сроки  выполнения заказа]) Between #1/1/2011# And #12/31/2011#));

Запрос выполняющий  поиск товара по коду.

SELECT Товар.Код_товара, Товар.Наименование, Товар.Цена, Товар.Заказать, Товар.Картинка

FROM Товар

WHERE (((Товар.Код_товара)=[Введите  код товара]));

Рисунок 3.3.3.4 Ввод параметра

Рисунок 3.3.3.4 Результат  запроса поиск товара по коду товара

• 3.3.4 Разработка форм и отчетов к программному продукту

 

 

Разработка форм для  системы позволяет выполнить  некоторые операции в наглядном  и удобном виде для пользователя. Форма «Товар» позволяет добавить информацию о новой продукции, заполнив необходимые поля. Так же данная форма позволяет удалить информацию о существующих товарах .

Рисунок 3.3.4.1 – Товар

 

Формы «Сделанные заказы», «Прием заказа » и «Удаление заказа»  одинаковы по структуре, только разные функции, соответственно они выполняют просмотр сделанных заказов, добавление нового заказа, и удаление существующего заказа.

Рисунок 3.3.4.2-Просмотр сделанных  заказов

Также создаем остальные  формы, которые имеют свою индивидуальную структуру и функции.