Автоматизация регистрации документов. 5

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРИАМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ШОЛОМ-АЛЕЙХЕМА

 

 

Факультет экономики, управления и права

Специальность 032001 «Документоведение и Документационное обеспечение управления»

Кафедра документоведения и права

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине « Организация и технология ДОУ »

АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

Студент                                                  подпись                           К. А. Кудаль

группа  7101                                                                                            

                                                                  дата

 

Научный руководитель                      подпись                           И. Л. Кудалева

 

                                                                                                        дата

 

 

 

 

Биробиджан 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1  АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ

ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………..5

1.1 Значение автоматизированной регистрации документов………………..5

1.2 Регистрация документов как один из видов документационного

 обеспечения деятельности организации……………………………………...9

1.3 Формы автоматизации регистрации документов…………….………….13

2 ВОПРОСЫ ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ  СИСТЕМ

АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И

ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ………………17

2.1. Современные системы автоматизации делопроизводства………………17

2.2. Регистрация документов на основе системы «Дело»…………………….20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...………………………………………………………………26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы автоматизации регистрации документов на предприятии. В данной работе я хочу показать, что от того насколько грамотно организован процесс регистрации документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации  регистрации документов – это его автоматизация.

Объект исследования – документ.

Предмет исследования – автоматизированные системы, осуществляющие регистрацию документов.

Целью написания курсовой работы является проведение исследования на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии регистрации в России и современной технологии регистрации документов, а также разработка  внесения рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучить теоретический и методический материал по заявленной теме

- рассмотреть понятия «регистрация», «автоматизация регистрации документов»;

- рассмотреть задачи регистрации, анализ общих правил регистрации  и требований к регистрации;

- раскрыть новые тенденции в области автоматизации регистрации документов, форм автоматизации регистрации документов и анализ автоматизированных программ по регистрации документов.

Анализ изученных источников и литературы. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей. Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливаются термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Также были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, старшего преподавателя О. В. Мосягиной. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет посмотреть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного сведения по данному вопросу. Тем не менее, в их работах недостаточно отработан предмет внимания  автоматизации регистрации документов. Но все-таки тема является актуальной и требует изучения автоматизации регистрации документов, необходимой для эффективной работы предприятия.

Степень изученности темы. Главной проблемой изучения данной области является то, что в нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, что в свою очередь затрудняет процесс отбора и структурирования информации. Другим не менее важным критерием изученности темы является то, что информация по данному вопросу быстро устаревает.

Структура курсовой обусловлена логикой исследования, а также его целью и задачами. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, имеющих свои подпункты, заключения, списка использованной литературы.

1 АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Значение автоматизированной регистрации документов

 

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов, и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Автоматизированная система регистрации позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах;

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе в единой базе данных организации;

- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

- организовать контроль за исполнением документов.

Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ:

1. быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

2. автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

3. автоматический контроль за исполнением документа;

4. возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

5. возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

На этапе внедрения программных продуктов возникает ряд проблем, которые необходимо решать для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.

Одна из главных причин трудностей  состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота.

 Несогласованность выявляется  уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

 Например, часто путают  понятия "делопроизводство", включающее  весь цикл создания, оформления  документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления".

Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Второй не менее важной проблемой для внедрения автоматизации регистрации документов является отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.

Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования.

Внедрение автоматизации регистрации документов при всем при этом несет ряд положительных  моментов:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология  автоматизации регистрации документов;

2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Поскольку компьютерная  сеть может охватывать не только  центральный офис организации, но  и ее территориально-удаленные  подразделения, то управляемость  может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

4. Система автоматизации  регистрации документов, по сути, является носителем строго формализованной  и строго документированной технологической  информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.

6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

Все эти ярко выраженные положительные стороны автоматизации регистрации документов только тогда будут работать в полной мере, когда будут устранены все те отрицательные факторы, о которых говорилось раннее.

Для того чтобы были преодолены все отрицательные моменты в автоматизации регистрации документов, необходимо провести ряд усовершенствований:

- Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта;

- Разработка детального оргпроекта;

- Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.

Таким образом, внедрение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически  составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.

 

1.2 Регистрация  документов как один из видов  документационного

 обеспечения  деятельности организации

 

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Целью регистрации является обеспечение в системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска, а также:

1. Обеспечение сохранности документа;

2. Обеспечение справочно-информационного поиска по документам;

3. Сведения об объеме документооборота;

4. Прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид и подлинность.

Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксируя факт их составления и отправки.

Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень:

- поздравительная документация;

- приглашения на совещания, повестки дня собраний, извещения.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например,  в журналах службы ДОУ или у секретаря-референта. Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах структурных подразделений секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в  себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше систем регистрации документов является последняя, смешанная. При ней централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляется по соответствующему адресу, регистрируются важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в электронных журналах исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что делопроизводство в России, начиная с приказного делопроизводства, зафиксировало обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также контролируемое движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления.

1.3 Формы автоматизации  регистрации документов

 

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции – это регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система, обеспечивающая хранение  и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка распределенной  обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры  и возможность интеграции с  другими приложениями;

- широкий выбор типов  документов, с которыми работает  система (форматы документов; поддержка  работы с составными документами  и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной  работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по  «свободной» схеме (без жесткой  фиксации маршрутов);

- возможности контроля  за прохождением документов;

- наличие системы оповещения  должностных лиц;

- возможность настройки  системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения  о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентированность на  отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл, вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше  сведений о документах, учитывающих  специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений документов в единой базе данных организации;

- организовать на основе  базы данных информационно-справочную  работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно–справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет.

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

На основе этого можно сделать вывод о том, что процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. Поэтому при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

2 ВОПРОСЫ ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ  СИСТЕМ

АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

 

2.1. Современные  системы автоматизации делопроизводства

 

Внедрение автоматизированных систем в делопроизводство имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

1. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информацией о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.

2. Организация становится  полностью управляемой. Появляется  возможность ответить на любой  вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

3. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.

4. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.