МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования «Российский государственный

гуманитарный университет» в г. Воскресенске Московской области

(Филиал  РГГУ в г. Воскресенске) 
 

Мандрик Ольга Михайловна

АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Курсовая  работа по организации и технологии документационного обеспечения  управления

Студентки 4 курса  группы   ЗДОУ – 4/5,5 
 
 

Воскресенск 2011 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………..……………………… 3

Глава 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения  деятельности организации…………………………………………………6

Глава 2. Формы и порядок регистрации документов……………………………….....10

Глава 3. Индексация документов……………………………………………………….12

Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов…………………………....13

Глава 5. Организация справочно-организационной  работы………………………….18

Глава 6. Журналы регистрации документов…………………………………………...20

Глава 7. Контроль над сроками исполнения документов……………………………..21

Заключение  ………………………………………………………………………………23

Список  использованных источников и литературы…………………………………...25

Приложение  №1………………………………………………………………………….1

Приложение №2………………………………………………………………………….2

Приложение  №3………………………………………………………………………….3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Цель  моей курсовой работы – изучить  и проанализировать организацию  регистрации документов (учет документов, контроль над их исполнением, справочная работа по документам).

     В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

     Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

     Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

     Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и  контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

     Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет  отказаться от ручных форм учета и  перейти на современную форму  регистрации документов с помощью ПЭВМ¹. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи  регистрации документов:

1. Раскрыть понятие;

2. Выявить все преимущества и освоить малоизвестные стороны данной темы;

3. Показать важность регистрации документов.

Использованная  литература:

1. Делопроизводство  и корреспонденция в вопросах  и ответах (Басаков М.И.) – книга носит характер практического пособия и может быть полезной менеджерам всех уровней, секретарям-референтам и тем специалистам, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации. Используется для студентов экономических вузов и колледжей.

2. Делопроизводство (Басаков М.И.) – учебное пособие  излагает основные сведения о  порядке разработки и оформления  управленческой документации, об  организации делопроизводственной  службы, технологии регистрации,  учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-2003².

3. Делопроизводство  и документооборот (Белов А.Н., Белов А.А.) – в книге обобщены  и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. Для преподавателей и студентов вузов, а также для самого широкого круга читателей: руководителей, секретарей-референтов, офисных менеджеров, работников делопроизводственных и архивных служб, юристов, бухгалтеров, работников финансовой и налоговой службы.

4. Делопроизводство (Кузнецов И.Н.) – книга содержит  информацию, необходимую для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления  документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая  база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров, кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. Для секретарей, секретарей-референтов, работников служб делопроизводства, студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации», а также все интересующихся подобной тематикой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Регистрация документов как один из видов  документационного  обеспечения деятельности организации

     В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

     Одна  из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения³.

     Как правило, регистрации подлежит не вся  документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения⁴. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

     На  документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

     На  практике в настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

- централизованная. При которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, в этом случае регистрация  документов осуществляется в  журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная,  она сочетает в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

     Практика  показывает, что наиболее эффективной  среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти. Или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

     Специализированную  документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

     Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

     В практической деятельности служб документационного  обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная⁵.

     Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

     Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.⁶.

     При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

     Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

     Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

     Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

     Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

     Условием  успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки. В ней регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей, и в какой, стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

     Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

     Контроль  над исполнением документов и  принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю над исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению⁷.

     Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

     Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

     Документ  считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль⁸. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

     Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

Глава 2. Формы и порядок регистрации документов

     В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение  получили две формы регистрации  документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

     Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом  документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета  специальных видов документации, требующей особого внимания к  их сохранности.

     Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера⁹.

     При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа, в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

     При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

     Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

     Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

     На  карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и  фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

     Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

     Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра:

- один помещается в сроковую картотеку;

- другой - в информационно-справочную;

- третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

     Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа  и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную  автоматизированную¹⁰. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

     Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести  значительно больше сведений  о документах, учитывающих специфику  организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

  - организовать на основе базы  данных информационно-справочную  работу;

- организовать эффективный контроль над исполнением документов.

     Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

     Регистрация документов с применением компьютерных технологий¹¹ обеспечивает сбор и хранение необходимых данных об всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Глава 3. Индексация документов

     Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках¹².

     Основу  индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индеек 01-05/89 входящего документа  включает:

01 –  индекс структурного подразделения;

01-05 –  номер дела по номенклатуре;

89 –  индивидуальный порядковый номер  входящего документа, присвоенный  при регистрации.

     В организациях с большим количеством  корреспондентов дополнительно  можно использовать их кодовые обозначения.

     Инициативные  и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному  документу, а затем переносится  на ответный документ.

     Исключения  составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

     Индексы предложений и жалоб граждан  могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

     К индексам приказов по личному составу  допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

     Порядковый  регистрационный номер присваивается, начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Глава 4. Формы автоматизации  регистрации документов

     В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и нормализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

     Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса¹³. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

     Ко  второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля над их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

     Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная  платформа (система, обеспечивающая  хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями). В настоящее время используется  архитектура «клиент /сервер»;

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности  масштабирования (набор поддерживаемых  платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость  архитектуры и возможность интеграции  с другими приложениями;

- широкий  выбор типов документов, с которыми  работает система (форматы документов; поддержка работы с составными  документами и несколькими версиями  документа; связи документов (один  документ может быть ответом  на другой или может быть  порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность  коллективной работы группы исполнителей  над одним (или несколькими)  документами;

   - возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- возможности  контроля над прохождением документов;

- наличие  системы оповещения должностных  лиц; 

- возможность  настройки системы под нужды  конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;