Автоматизация регистрации документов. 7

МОСКОВСКИЙ ЭКОНОМИКО-ФИНАНСОВЫЙ ИНСТИТУТ

Специальность: Менеджмент организации

Учебная дисциплина: Основы документационного обеспечения  управления

Курсовая работа

Тема:

Автоматизация регистрации  документов

Работу выполнила: студентка 3 курса

Тюнина Людмила Алексеевна

Воронеж 2006 
 TOC o "1-3" u Введение.............................................................................................................. PAGEREF _Toc129581743 h 3

1. Регистрация документов как  один из видов документационного  обеспечения деятельности организации.................................................................................. 4

2. Формы автоматизации регистрации  документов.......................................... PAGEREF _Toc129581745 h 8

3. Функции систем автоматизации  делопроизводства и документооборота  PAGEREF _Toc129581746 h 13

4. Вопросы практического применения  систем автоматизации делопроизводства  и документооборота на современном  этапе....................................................... PAGEREF _Toc129581747 h 18

Заключение........................................................................................................ 22

Список использованной литературы............................................................... PAGEREF _Toc129581749 h 24

Введение

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой  является документ, и то, насколько  она оперативно оформляется и  перерабатывается.

Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан  государственным либо муниципальным  учреждением или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет  получить современное решение для  создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления  в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа  вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации  и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым  реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. Регистрация  документов как один из видов  документационного обеспечения  деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки илиполучения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время  находят применение три системы  регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой  регистрация документов осуществляется  в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб  документационного обеспечения  наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет  целый ряд недостатков. Так, возникает  необходимость повторной регистрации  документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

Карточная регистрация всех категорий  документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

Количество экземпляров регистрационной  карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность  нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает  трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке  по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила секретарю-референту или в подразделение службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных  документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

2. Формы автоматизации  регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно  как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают  как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся  системы управления электронным  документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции  управления документами на пути прохождения  от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией  всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции  другого класса.

Из важнейших характеристик  СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями. В настоящее время  используется архитектура «клиент  /сервер»);

- поддержка распределенной обработки  информации;

- возможности масштабирования  (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей;  число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система  (форматы документов; поддержка работы  с составными документами и  несколькими версиями документа;  связи документов (один документ  может быть ответом на другой  или может быть порожден при  исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных  и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной работы  группы исполнителей над одним  (или несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации  маршрутов);

- возможности контроля за прохождением  документов;

- наличие системы оповещения  должностных лиц;

- возможность настройки системы  под нужды конкретного заказчика  (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения  о нарушениях в регламенте  прохождения документов;

- ориентированность на отечественную  концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы  данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль  за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую  резолюцию. Автор резолюции и  ее текст также заносятся в  электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Процесс регистрации позволяет  создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу  или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем  вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной  форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что  автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие  сети в канцеляриях или секретариатах  принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть  и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с  использованием сети наиболее продвинутые  из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с  электронными документами. 
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с  документами. В этом случае при минимизации  трудозатрат делопроизводственного  персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью  организации в реальном масштабе времени.

3. Функции систем  автоматизации делопроизводства  и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно  выделить некий минимальный набор  характеристик, которым должна соответствовать  полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность  создания документа Документ может  создаваться либо самостоятельно в  соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого  учетного документа формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система можт регистрировать как созданные непосредственно  в ней документы, ак и импортированные  извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется  тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет  по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.  Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие  папки пользователя Понятие папки  используется в системе для объединения  документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие  папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения докуентов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций  и замечаний Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Возможность поиска документа по различным  критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы  помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно  читать или удалять. АРМ администрирования  архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права  доступа к архивам.

Списание документа в дело По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи,  подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической  работы. В системе формируются  типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так  же имеется возможность загружать  генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа  или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.