ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение

     На  данном этапе, когда происходит постоянное совершенствование компьютерных технологий, большое значение приобретает автоматизация бухгалтерского учета. Подобные программы дают возможность бухгалтеру при значительных объемах учетной информации не только избавиться от рутинной работы, но и представлять полную, достоверную, своевременную и объективную учетную информацию.

     Следовательно, решение по автоматизации учета надо рассматривать как стратегическое вложение средств в развитие организации, которые должны окупиться в процессе ее дальнейшего функционирования. Поэтому, перед тем как внедрять систему автоматизации, необходимо оценить масштабы деятельности организации, а также определить цели и задачи, для решения которых внедряются данные системы.

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

     Несмотря  на то, что в мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета. В данной работе проведен анализ рынка программного обеспечения автоматизации бухгалтерского учета.

     Неудивительно, что в век развития компьютерных технологий и компьютерной техники  ряд компаний строят свой бизнес именно на создании программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета.

     Таким образом, система российского бухгалтерского учета на пути своего реформирования и развития сталкивается с разного  рода проблемами, однако все они  решаемы. Необходимо грамотно и постепенно осуществлять преобразования системы бухгалтерского учета в России, а не навязывать нам западную методологию учета.

     Цель  работы заключается в изучении принципов  построения автоматизированной информационной системы учета затрат на производство.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     - обобщить теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета;

     - изучить порядок ведения учета на рассматриваемом предприятии;

     - предложить мероприятия по автоматизации  учета затрат на ООО "Бикс".

     Предметом исследования является процесс автоматизации  учета затрат на производство. Объектом исследования выступает организация  учета затрат на производство в ООО "Бикс".

     При написании данной работы были использованы общенаучные методы исследования, такие как анализ, синтез, дедукция, индукция, а также общеэкономические: сравнения, классификации, группировки и др.

     Данная  курсовая работа состоит из введения, трех глав и выводов и предложений.

       В первой главе обобщена роль  автоматизации учета затрат на  производство, изучен первичный учет и формирование отчетности в условиях автоматизации.

     Во  второй главе курсовой работы нами рассмотрен  порядок ведения учета  затрат на производство  в ООО "Бикс". Изучен первичный учет рассматриваемого участка учета на предприятии, далее обобщен синтетический и аналитический учет, кроме того описаны учетный регистр и отчетность по учету затрат на производство.

     В третьей главе курсовой работы нами приведена общая характеристика программы 1С бухгалтерия и предложены мероприятия по автоматизации учета затрат на производство в ООО "Бикс".

     Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных  и зарубежных ученых в области  автоматизации учета, периодическая  литература, а также регистру учета  и отчетности ООО "Бикс". 
 
 
 

1. Теоретические основы  автоматизации учета  затрат на производство

      1.1. Экономическое  содержание и задачи автоматизации  бухгалтерского учета затрат на производство

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности, либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     Целью создания автоматизированной системы  бухгалтерского и налогового учета  является:

     - полная автоматизация всех процессов бухгалтерского и налогового учета;

     - автоматическое преобразование данных бухгалтерского учета в данные налогового учета;

     - автоматизированное формирование всех форм отчетности, в том числе налоговых расчетов и декларации по налогу на прибыль;

     - сверка бухгалтерского и налогового учета [14, с. 135]

     Автоматизированная  информационная система обеспечивает повышение эффективности, прозрачности и оперативности работы бухгалтерских служб, а также улучшает их взаимодействие с органами Налоговой Инспекции.

     Результатами  являются:

     - автоматизация работы бухгалтеров на всех участках бухгалтерии Центрального аппарата (Управляющей компании) и филиалов. Разработка решения с учетом отраслевой специфики ведения бухгалтерского учета;

     - автоматизация функции ведения налогового учета в соответствии с Главой 25 части II НК РФ;

     - реализация механизмов автоматизированного закрытия счетов, что приводит к существенному повышению оперативности и удобства работы специалистов бухгалтерии;

     - реализация обмена измененными данными о наличии и движении средств предприятия между всеми бухгалтериями распределенного (многофилиального) предприятия. Реализация регламента такого обмена с заданной периодичностью по окончании рабочего дня;

     - получение главным бухгалтером Управляющей компании консолидированной бухгалтерской информации филиалов на уровне первичных документов бухгалтерского учета в разрезе необходимой аналитики. Формирование в системе аналитических отчетов по всем филиалам, выбранным филиалам (консолидированные отчеты по видам деятельности филиалам, видам продукции и т.д.), а также по каждому филиалу;

     - возможность для главного бухгалтера распределенного предприятия просматривать актуальную информацию о наличии и движении денежных, материальных и иных ресурсов по каждому филиалу непосредственно со своего рабочего места [26, с. 86].

     Перед началом проектирования автоматизированной системы бухгалтерского учета должны быть решены некоторые общие вопросы.

     При внедрении автоматизированной системы  можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальны. Второй вариант - пересмотр организационной и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный процесс, требующий всестороннего анализа и тщательной проработки.

     Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных средств.

     Первое  направление - использование офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы - ввода форм документов, разработки системы таблиц и баз данных.

     Наиболее  популярно второе направление автоматизации  бухгалтерского учёта - с помощью специализированной прикладной бухгалтерской программы. Их выбор сейчас очень широк, практически в каждом более или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может быть удобен, если кроме самой программы предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой придётся работать весь период использования программы. Возможно совместное использование бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

     Третье  направление автоматизации бухгалтерского учёта - разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших затрат и оправданно только для крупных предприятий, при условии, что имеющиеся на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика.

     Автоматизация учета на производстве прежде всего  коснется нормирования накладных производственных затрат с целью выявить подлинную себестоимость производства. Это необходимо для выявления наименее рентабельных видов продукции для принятия по ним дальнейшего решения [26, с. 88].

     Итак, автоматизация управления деятельностью  предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления. Это вызвано следующими факторами: задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций; · бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия; · автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Автоматизированная информационная система обеспечивает повышение эффективности, прозрачности и оперативности работы бухгалтерских служб, а также улучшает их взаимодействие с органами Налоговой Инспекции.  

      1.2. Первичный учет  в автоматизированных системах

     Преимущества  компьютеризации оперативного и  бухгалтерского учета на предприятии достаточно очевидны. Прежде всего, повышается производительность труда за счет освобождения сотрудников от значительной части рутинной ручной работы по оформлению, учету и обработке документов, что позволяет с одной стороны принимать более активное участие в реальных бизнес процессах, а с другой стороны больше времени уделять финансовому анализу. Недостатком компьютеризации является техническое усложнение процедуры учета и его централизация, в результате чего появляются дополнительные риски в ведении учета. Появление дополнительных рисков, в свою очередь, требует усложнение процедур внутреннего контроля над правильностью выполнения процедур учета на предприятии и, соответственно, предъявляет дополнительные требования к внешнему аудиту.

     Объективно  самыми проблемными участками учета  с использованием компьютерной обработки, тормозящие весь процесс бухгалтерского учета, являются: зачастую несовершенный ввод информации и действующая пока сдача баланса и отчетности в налоговую инспекцию традиционным способом (а не через компьютерную сеть). Ввод информации в бухгалтерскую систему может осуществляться вручную, полуавтоматически и автоматически. Полуавтоматический и автоматический ввод информации в бухгалтерскую систему возможен при условии компьютеризации оперативного учета на предприятии.

     Оптимальной процедурой бухгалтерского учета в  условиях ручного ввода данных является следующая. Первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления. Затем их показатели вводятся в персональный компьютер на электронные носители информации. Дальнейшие операции могут иметь различную степень автоматизации, что зависит, в частности, от многообразия типов операций выполняемых на предприятии в ходе деятельности. Целый ряд бухгалтерских программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых можно выбрать наиболее подходящую, либо проигнорировать подсказку и ввести свою проводку. Так или иначе, большинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций. Журнал достаточно легко может быть обработан и на печать выведены всевозможные промежуточные данные, в том числе журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость, кассовая книга. Расчет баланса может быть связан с программами анализа хозяйственной деятельности, а также с программами перевода баланса и отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе.

     Важным  моментом в организации оптимальной  системы учета на предприятии, является ее целостность. Зачастую на предприятии имеется несколько баз данных, в каждой из которых ведется отдельные участки учета. Могут быть выделены: оперативный учет основных производственных процессов, бухгалтерский учет, детальный расчет заработной платы (особенно сдельно-премиальной составляющей), учёт основных средств и так далее. Оптимальным является ведение всего учета в одной базе данных либо наличие автоматического обмена между различными базами данных. При этом второй подход имеет ряд преимуществ, поскольку отдельные базы легче перенастраиваются, менее перегружены информацией, позволяют более четко и жестко организовывать авторизированный доступ сотрудников к различным участкам учета. Основным недостатком такого подхода все же является существенный риск получить несогласованные данные в различных базах данных. Причинами такого рассогласования является: внесение данных в одну из баз задним числом, несвоевременная перенастройка обмена между базами данных при изменениях в структуре одной из баз, либо просто несвоевременное осуществление обмена. Поэтому часто предприятия приходят к использованию двух бах данных. Одна из них предназначается для оперативного учета, с включением расчета заработной платы по итогам работы за период, движения ОС. Второй базой данных является база данных, нацеленная на составление бухгалтерской отчётности.

     Еще одной проблемой организации  учета может быть работа предприятия  одновременно от имени нескольких юридических лиц и ПБОЮЛ (предпринимателей без образования юридического лица). В этом случае могут использоваться одна объединенная база данных для ведения оперативного учета и базы данных для каждого юридического лица.

     Остановимся более подробно на организации оперативного учета и способах передачи информации из оперативной базы данных в бухгалтерскую базу.

     Под оперативным учетом понимается система  текущего наблюдения и регистрации  определенных финансово-хозяйственных  операций непосредственно на месте  и в момент их осуществления. Он обеспечивает в каждый данный момент информацией о состоянии и результатах работы, как предприятия, так и его подразделений (цехов, участков и т.п.), позволяет осуществлять контроль над ходом производственных процессов и выполнением плановых заданий, своевременно выявлять имеющиеся недостатки и принимать срочные меры по их устранению. На основе оперативного учета ведется ежедневный текущий учет и контроль процессов производства и реализации продукции, поступления и расходования материальных и денежных ресурсов, использования оборудования и других. Оперативный учет организуют непосредственно на участках, в цехах, отделах и службах предприятия. Так на складах учитывают поступление и выдачу сырья и материалов, в кассе учитываются все операции по приходу и расходу наличных денег, в автотранспортном отделе - использование автомобилей, причины их простоя, график техобслуживания и прочее. Основное достоинство оперативного учета – своевременное получение необходимых данных устно (по телефону) или письменно (в виде телеграмм, электронных писем и т.п.), которые немедленно могут быть использованы в оперативном планировании и управлении. Этот вид учета является наиболее гибким, играет определяющую роль в диспетчеризации (логистике), ведется не только в денежных, но и в натуральных измерителях. Так, инвентаризации на предприятиях, как правило, осуществляются по данным оперативного учёта. Управленческий учет, обслуживающий управление ресурсами, тесно связан с бухгалтерским учетом и является его первым этапом.

     Очень важным является тот факт, что практически все документы, являющиеся первичными для бухгалтерского учета, создаются в процессе оперативного учета и отражаются в компьютерной базе оперативного учета. Внешние контрагенты получают на руки и расписываются именно в этих документах. В первую очередь к таким документам относятся счет-фактуры и кассовые ордера. Поэтому форма документов в оперативном учете должна соответствовать требованиям бухгалтерского учета. В дальнейшем электронная информация об этих документах наряду с бумажными носителями могут переноситься из оперативной базы данных в бухгалтерскую базу в автоматическом или полуавтоматическом режиме.

     Автоматический  перенос документов возможен, если определенный вид документов порождает  в бухгалтерии однотипные проводки. В полуавтоматическом режиме из оперативной базы данных переносится информация, содержащая реквизиты документов, используемые в оперативном учете (название контрагента, сумма и прочие), а проводки производятся бухгалтером. Система переноса должна предусматривать возможность проверки соответствия журналов документов в оперативном и бухгалтерском учете за любой прошедший период, что позволяет избежать рассогласования фактических данных и данных бухгалтерского учета в результате санкционированного или несанкционированного изменения документов задним числом. Поводы для возникновения изменений такого рода практически неизбежно появляются на каждом предприятии. Причиной может быть, например, отсутствие выписанного товара на складе при отгрузке клиенту (или невозможность быстро найти этот товар на складе). В этом случае возникает дилемма: произвести изменения в уже созданном документе и заменить его или же создать дополнительный документ возврата товара. Как правило, для упрощения документооборота на небольших предприятиях выбирают первый путь. Однако, при большом количестве таких изменений и сложной процедуре прохождения документа по регистрам учета такой подход может привести к путанице и выходу ситуации из под контроля. Правильным является безусловный запрет на изменение документов задним числом и оформление возможных корректировок с помощью дополнительных документов [27, с. 107].

     Таким образом, на первом этапе технологического процесса бухгалтерского учета в автоматизированных системах осуществляются учетные процедуры по обработке первичных документов, т.е. стоимостная оценка фактов хозяйственной жизни и их классификация в номенклатуре плана счетов. В результате этих действий в информационной базе учета регистрируются хозяйственные операции (бухгалтерские записи), относящиеся к каждому отдельному факту финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Бухгалтерская запись в системе компьютерного учета представляется в виде проводки и хранится в массиве информации о хозяйственных операциях. Завершается данный этап, на наш взгляд, обязательным проведением анализа правильности отражения данных первичного учета в системе бухгалтерских счетов. Первый этап непосредственно связан с организацией первичного учета, поэтому особую актуальность приобретает унификация документации, которая направлена на достижение минимума затрат при кодировании, перекодировании, хранении и использовании данных в процессе обработки. 

      1.3. Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета

     В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

     Компьютеризация бухгалтерского учета на предприятиях ведется на основе большого количества программных средств. Пакеты имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

     В технологическом процессе, выполняемом  на ПЭВМ, можно выделить следующие  этапы: подготовительный, начальный  и основной.

     Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

     Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

     Программа ввода документов предусматривает  выполнение следующих функций:

     - составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки »других признаков;

     - автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

     - преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;

     - автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

     - удаление неверных документов;

     - контроль и корректировка неверной информации;

     - печать первичного документа;

     - дублирование документов.

     Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

     Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

     Возможно  также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

     Сделаем выводы; автоматизированная форма бухгалтерского учета в организации создается и функционирует на базе использования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, посредством которых объединены персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы. В условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

     -  формирование первичного учетного документа на основе ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;

     -  перенос необходимых сведений на машинные носители информации;

     -  создание в автоматическом режиме стандартной выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;