Автоматизация учета документов в информационной системе «Евфрат - документооборот»

Санкт-Петербургский колледж  управления и экономики 
«Александровский лицей»

КУРСОВАЯ РАБОТА

МДК.04.01.   Информационные технологии в ДОУ               и архивном деле     

Тема:  Автоматизация учета документов в информационной 

   системе  «Евфрат - документооборот»   

034702 «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

код и наименование специальности

Руководитель             Иванова Н.В.  

подпись           И.О.Фамилия

Студент   Салтанова Е. А.   Группа    203  

         Фамилия И.О.

Работа  выполнена с оценкой        

Санкт-Петербург

2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Учет документов –  важная составляющая организации работы  
с документами.

Электронный учет – учет, данные которого могут существовать и быть использованы исключительно в электронной форме.

Учёт - установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Учёт документов на предприятии – является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение,  
к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия  
в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Понятия "регистрация", "ведение реестра", "ведение регистра", "ведение кадастра" и некоторые другие являются синонимами учёта. Использование этих терминов для описания какой-либо деятельности служит признаком того, что данная деятельность включает ведение учёта.

Данная тема является актуальной, так как в настоящее время учет документов является одной из важнейших операций в информационно-документальном обеспечении управления. С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы учета документов, имеющие ряд конкретных преимуществ перед традиционной формой учета документов. От того насколько грамотно организован процесс учета документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации учета документов – это его автоматизация.

В связи с тем, что  на сегодняшний день системы ведения  учета документов изучены в малой  степени и требуют более полного  и точного рассмотрения, представляет интерес провести исследование на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии учета документов  
и современных системах ведения учета документов, что и является целью данной работы.

Для достижения поставленной в курсовой работе цели решались следующие задачи:

1. Рассмотрение значения, общих правил, форм и функций учета (регистрации) документов и автоматизации регистрации документов.
2. Рассмотрение информационной системы «Евфрат – документооборот».
3. Анализ практического применение информационной системы «Евфрат – документооборот».

Объектом курсового исследования является автоматизация учета документов. Предметом исследования является информационная система «Евфрат – документооборот».

Курсовая работа написана при использовании методических документов, а также нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные. Для выполнения практической части были использованы материалы полученные из Интернет. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей.

Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Использованную литературу можно разделить на две группы:

1. Справочные издания  и учебные пособия. К этой  группе можно отнести учебник  Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной  и Т.А. Быковой «Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) и учебник «Делопроизводство» под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. В данной группе литературы представлены теоретические знания о регистрации документов в целом и автоматизации регистрации документов.

2. Научные статьи. К  этой группе относятся статьи, опубликованные в таких журналах  как «Делопроизводство», «Секретарское  дело», «Секретарь – референт».  Данные статьи затрагивают главные  аспекты данной курсовой работы, помогают раскрыть основные задачи курсовой работы.

Работа содержит введение (обоснование актуальности избранной  темы, постановка целей и задачи исследования), две главы, заключение (содержащее выводы), а также список использованных источников.

В первой главе курсовой работы раскрыта сущность и даны общие правила и формы автоматизации регистрации документов.

Вторая глава представляет анализ практического применения информационной системы «Евфрат – документооборот».

1. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДИН  ИЗ ВИДОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Нормативно-методические основы  
автоматизации регистрации документов

Автоматизация технологий в документообороте проводится на основе действующего законодательства Российской Федерации, правовых актах по документационному обеспечению управления.

В части первой Гражданского кодекса принято положение о  работе  
с документами в электронной форме. В части четвертой, в статье 142 Гражданского кодекса закреплена возможность ведения реестровых бумаг  
в электронной форме (компьютезированный реестр).

Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях  статья 15.22 «Нарушение правил ведение  реестра владельцев ценных бумаг» устанавливает  правила нарушения ведение реестра.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим законом в организации работы с электронными документами. Статья 11 «Документирование информации» указывает на ведение единой системы делопроизводства¹ в государственных органах местного управления.

В Федеральном законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»  записаны требования к защите баз  данных по личному составу.  
В статье 19 «Меры по обеспечении безопасности персональных данных при их обработке» накладываются ограничения на системы автоматизации делопроизводства.

Следует обратить внимание на изменения, которые вносятся  
в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)» от 15.08.2006 №502 «О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Целью программы является то, что необходимо повышать качество и эффективность государственного управления на основе информационных технологий.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти применяется для регистрации документов. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается состав реквизитов регистрации.

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения): в регистрации документов применяются для использования формы единой регистрационной карточки.

В соответствии с Государственной  системой документационного обеспечения  управления составлены правила регистрации  документов.

Итогом появления законодательно-правовых актов, непосредственно касающихся вопросов использования компьютерных технологий в работе  
с документами, стало то, что на сегодняшний день использование информационных технологий в работе с документами, находит отражение  
в законодательстве, не только разрешая, но и делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе  
с документами.

1.2. Значение и общие правила  
учета (регистрации) документов

Процесс регистрации  – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

Потребовалось создание методики регистрации документов. Был  введён термин «регистрация документов». Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения². Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Этот термин дает понять, насколько важна регистрация документов в делопроизводстве, особенно  
в автоматизированной системе. Появление автоматизации координально меняет взгляд на этот процесс как на вспомогательный и ставит в ряд необходимых и очень важных.

Именно регистрация  является первым этапом при создании информационно-поисковых систем по документам организации.

Задачи регистрации:

• обеспечение сохранности документов;
• контроль исполнения;
• организация информационно-поисковых массивов.

Осуществлением целей  регистрации документов служит ввод  
в информационно – справочную систему сведений о документах.

При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Это необходимо для того, чтобы получить информацию о поступлении и отправке документов, проанализировать причины увеличения или снижения количества документов, получить количественные данные для подсчета объема документооборота, изучить структуру документооборота, распределение документооборота по структурным подразделениям организации и т.д.

Система, которая выбирается для регистрации документов, непосредственно  влияет на всю систему управления. По причине того, что  
в современных организациях происходит постоянный рост объемов документооборота и основная часть подлежит регистрации. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

Необходимостью регистрации  документов является:

• содержание;
• авторство;
• вид;
• подлинность.

Регистрация придает  исходящим документам официальный  характер, утверждает факт составления  и отправки. Регистрация входящих документов подтверждает получение  и накладывает ответственность  на получившую организацию за использование информации.

Регистрировать необходимо все документы, которые поступают  
в организацию от:

• вышестоящих государственных органов и управления или направляемые в их адрес;
• важные внутренние документы: приказы, протоколы и т.д.;
• входящие документы, требующие ответа или решения;
• исходящие документы, требующие ответа или решения.

Исключение составляют документы, которые не требуют ответа  
и исполнения: приглашения, рекламный материал, поздравительные письма. Как правило, организации утверждают перечень на документы, которые не подлежат регистрации. Он является приложением к инструкции по делопроизводству или существует как самостоятельный документ. Если он является самостоятельным документом, то подлежит утверждению руководителя.

Специализированная документация: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др., как правило, не регистрируются службой делопроизводства. Соответствующая документация регистрируется в различных отделах: бухгалтерия и т.д.

Форма организации регистрации:

• централизованная, при которой регистрация всех документов происходит в одном месте секретарем. Эта форма предназначена для небольших учреждений;
• децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарем подразделений.

Предпочтение отдается централизованной регистрации по причине  использования автоматизированной системы ДОУ.

Регистрации подлежат документы, которые  поступают или отсылаются любыми путями связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Важным принципом регистрации  документов является однократность. Документы  должные регистрировать один раз: входящие – в день поступления, исходящие  – в день отправки, внутренние – в день подписания или утверждения. Не регистрируют документ при передачи из одного структурного подразделения в другое. Срочной регистрации подлежат телеграммы.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами.

В основных положениях ГСДОУ определены и закреплены обязательный состав реквизитов, который используется при регистрации  документов. В их число входят девять обязательных реквизитов (рис. 1.1.):

• автор (корреспондент);
• наименование вида документов;
• дата, регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок;
• резолюция;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела.

Рис. 1.1. Регистрационно-контрольная карточка

Регистрационная форма  отражает путь исполнения документа. Кроме  обязательных реквизитов существуют такие, которые дополняются в случае необходимости. Порядок расположения реквизитов определяется организацией.

1.3. Формы автоматизации регистрации  документов

Системы управления документацией  являются средством автоматизации  крупномасштабного формализованного³ бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Автоматизация регистрации документов – ответственная работа, требующая  внимания. Ее успешное выполнение способствует не только созданию условий для хранения использования, но и становится определяющим этапом в большой цепи документопроизводства.

Компьютерные технологии позволяют  использовать электронный вариант  карточек – базы данных.

По сути дела – это та же карточка, но только находится в памяти компьютера и может искать документ по любому из существующих признаков: автора документа, теме, его номеру и т.д.

Делопроизводственная регистрация  – это создание базы данных по документам организации.

В настоящее время существует автоматизированная система по делопроизводству «Документооборот 3.0», которая предназначается для регистрации документов. Для организаций с децентрализованной регистрацией с использованием локальной сети, система регистрации разрабатывается на базе программ – систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS⁴ (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений  
и сопровождающих резолюцией. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

1.4. Функции систем автоматизации  делопроизводства  
и документооборота

Изучая основные функции  систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность  создания документа. Документ может  создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого  учетного документа формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так  
и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется  тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации  распорядительных документов: внешних  – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.

Позволяет формировать рабочие  папки пользователя. Понятие папки  используется в системе для объединения  документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять  
и обмениваться ими с другими пользователями.

К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое  число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы  
в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Работа с взаимосвязанными документами поддерживается возможностью установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д.

Работая с документом, всегда можно просмотреть всю  переписку по вопросу, ее историю, разосланные  копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Поиск документа может  осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только  
в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

2. ОБЗОР ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  
АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1."1С:Документооборот"

"1С:Документооборот" - решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так  
и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.

Программа "1С:Документооборот" – программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе  «1С:Предприятие 8», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Программа может применяться  на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она  одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

В программе можно  производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

Регистрация корреспонденции  осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся  
в отечественной практике.

2.2.«Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так  
и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

"ДЕЛО" - это система, реализующая смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующая все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций:

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии  
  с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow)  
  с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;
• может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях  
  с самостоятельным делопроизводством;
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства;
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

Для хранения документов компания ЭОС недавно представила  отдельный продукт, интегрированный с системой «ДЕЛО», обеспечивающий функции электронного архива.

Для каждого документа  в системе "ДЕЛО" формируется  регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения  
о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так  
и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее.

Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер  документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

Продукт в первую очередь  интересен для организаций, которые  сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

2.3.«DIRECTUM»

DIRECTUM — система электронного  документооборота и управления  взаимодействием, нацеленная на  повышение эффективности работы  всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM⁵ (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство полностью вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow. Интегрируясь с системами бизнес-моделирования⁶, DIRECTUM выступает как среда исполнения бизнес-процессов в рамках единого цикла процессного управления (BPM в DIRECTUM).

Работа в DIRECTUM с помощью различных мобильных устройств  
и планшетов позволяет обеспечить непрерывность бизнеса и предоставить пользователю возможность комфортной работы с документами и данными системы вне зависимости от местонахождения или используемых технологий.

Опора на российские стандарты  в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий и  партнерство с ведущими разработчиками  
и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM.

2.4.«БОСС-Референт»

Данная система разработана  компанией "АйТи". Относится к  категории систем, ориентированных  на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников  и на накопление знаний, и при  этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах  
и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы⁷, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования  
и распознавания, электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована  на платформе Lotus Notes⁸. Благодаря этому  
в дополнение к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика  
с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.