Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Автоматизация учета дебиторской задолженности

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАТИКИ И РОБОТОТЕХНИКИ

КАФЕДРА «ФИНАНСЫ, ДЕНЕЖНОЕ ОБРАЩЕНИЕ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационные системы в экономике»

«Автоматизация учета дебиторской задолженности»

ВЫПОЛНИЛ:

студент гр. ФДО-405 Ю.И. Жданова

РУКОВОДИТЕЛЬ: Г.Р. Шахмаметова

Уфа, 2012

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра Финансы, денежное обращение и экономическая безопасность

Задание

на курсовую работу по дисциплине «Информационные системы в экономике»

Студент Жданова Ю.И. Группа ФДО-405 Консультант Шахмаметова Г.Р.

1. Тема курсовой работы: «Автоматизация учета дебиторской задолженности»

2. Основное содержание: понятие дебиторской задолженности, классификация и порядок заполнения счета; автоматизация рабочего процесса заполнения счета дебиторской задолженности.

3. Требования к оформлению курсовой работы

Пояснительная записка должна быть оформлена в редакторе Microsoft®Word в соответствии с требованиями ГОСТ

Дата выдачи задания 15.03.12 Дата окончания работы 30.05.12

Руководитель (дата и подпись)

План выполнения курсовой работы

Наименование этапа работ	Трудоёмкость выполнения, час	Процент к общей трудоёмкости, %	Срок предъявления консультанту
Получение и согласования задания	0,3	1	5 неделя
Анализ теоретических основ исследуемой темы	6	20	6 неделя
Выполнение задания к теме курсовой работы	9	30	7 неделя
Разработка предложенных мероприятий	8	27	8 неделя
Оформление графических материалов	3,7	12	10 неделя
Составление и оформление курсовой работы и подготовка к защите	2,7	9	11 неделя
Защита	0,3	1	13 неделя
Итого	30	100	-

Содержание

Введение………………………………………………………………………......5

1 Понятие дебиторской задолженности, классификация и порядок заполнения счета……………………………………………………………………………......6

2 Автоматизация рабочего процесса заполнения счета дебиторской задолженности…………………………………………………………………...13

2.1 Процесс заполнения необходимых баз данных……………………………13

2.2 Процесс заполнения извещения дебиторской задолженности………..….26

2.3 Создание элементов управления……………………………………………30

2.4 Макрос вывода документа на печать……………………………………….33

Заключение……………………………………………………………………….38

Список литературы………………………………………………………………39

Введение

Основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность, которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия.

В связи с этим, актуальность темы данной курсовой работы обусловлена тем, что автоматизация учета дебиторской задолженности на предприятии позволяют намного облегчить процесс заполнения извещении в налоговые органы, что особенно важно, в условиях нарастающей финансово-хозяйственной деятельности в России. Большинство систем автоматически отслеживает и сообщает о сроках погашения задолженности и подсчитывает итоговую задолженность по каждому поставщику.

Цель курсовой работы - автоматизация процесса учета дебиторской задолженности.

Объектом исследования являются счета дебиторской задолженности.

Предмет исследования – учет дебиторской задолженности.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе, необходимо решить следующие задачи:

а) описание предметной области;

б) определение проблемы и путь ее устранения;

в) бизнес-процесс при ручном выполнении работы;

г) бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы;

д) описание БД.

Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения.

1 Понятие дебиторской задолженности, классификация и порядок заполнения счета

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у каждой организации появляются обязательства по расчетам за полученные материальные ценности, потребленные работы и услуги перед другими организациями и лицами, возникают задолженности других организаций и лиц по расчетам за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги) и т. п.

Задолженность других юридических и физических лиц данной организации называется дебиторской задолженностью, а сами эти лица называются дебиторами.

К дебиторской задолженности, в частности, относятся задолженность покупателей и заказчиков за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги), задолженность подотчетных лиц за выданные им подотчетные суммы, задолженность других организаций за выданные им займы и др.

В процессе учета дебиторской задолженности выделяют уплаченную, просроченную, в том числе дебиторскую задолженность более или менее 12 месяцев.

Уплаченной дебиторской задолженностью признается задолженность, оплаченная в срок, без каких-либо претензий со стороны кредитора.

Просроченной дебиторской задолженностью считается задолженность, которая не погашена в предусмотренные договором сроки. В случае отсутствия договора - в течение месяца с момента произведению оплаты (поставки) предприятию-дебитору.

В случае просрочки более 12 месяцев, задолженность считается безнадежной, то есть это сумма задолженности, по которой нет перспектив получения средств, и ее предстоит списать в убыток по истечении сроков исковой давности.

Процесс заполнения счетов дебиторской задолженности от руки занимает много времени, что может привести к ошибкам и низкой производительности труда. Очень часто люди не пытаются предпринять попыток для автоматизации отдельных повторяющихся операции.

Для предотвращения выполнения однообразной и рутинной работы, осуществим автоматизацию учета дебиторской задолженности. Определение проблемы и путь ее устранения представлены на рисунке 1.

Рис.1- Определение проблемы и путь ее устранения

Извещение (счета) заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании актов о погашении дебиторской задолженности.

Представим себе, как обычно оформляются счета дебиторской задолженности, если все заполняется в ручную, что занимает много времени и требует терпения.

После получения соответствующих актов учета дебиторской задолженности начинается процесс заполнения соответствующих таблиц от руки, в которые вносятся:

-информация о клиентах (юридические адреса, отделы, ответственные лица, и другое);

-сведения о размерах и сроках выплат дебиторской задолженности;

- критические сроки оплаты;

-сроки дебиторской задолженности в днях;

-количество дней просрочки, размер неустойки.

Таким образом, бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению счета дебиторской задолженности, который представлен на рисунке 2, будет занимать достаточно значительный объем времени.

Рисунок 2 – Бизнес-процесс при ручном выполнении работы по оформлению извещения по учету дебиторской задолженности

Перед заполнением извещения учета дебиторской задолженности производится поиск соответствующего отдела, ответственного лица, юридического адреса. Если даже, кто-то постоянно держит у себя на счету кредиторскую задолженность по отношению к нам, то время заполнения его извещения в последующем не уменьшается, несмотря на то, что известны и уже неоднократно записывались его:

- наименование предприятия;

- юридический адрес;

- соответствующий отдел;

- ответственное лицо и т.д.

Естественно, выполняя эту работу изо дня в день, человек устает, работа ему не нравится. Его оплата труда ложится на себестоимость продукции. И на каждом этапе выполнения этой работы возможно возникновение ошибки за счет человеческого фактора. По всей вероятности, такая постановка не устроит руководство и самого специалиста, т.е. необходимо автоматизировать процесс учета дебиторской задолженности. Для этого с помощью Excel может быть создана база данных, которая помогает выполнить работу по формированию счетов дебиторской задолженности в 10 раз быстрее и эффективнее.

Прежде чем создавать базу данных, необходимо изучить бизнес-процесс по формированию счетов дебиторской задолженности, как документа. С позиции делопроизводства соответствующее извещение (счет) заполняется на основании актов учета о состоянии дебиторской задолженности. Прием, изменение дебиторской задолженности, включая их выбытие или списание, отражаются в соответствующем извещении (счете) на основании соответствующих документов. Следовательно, необходимо определить, что первично – извещение или акты по учету дебиторской задолженности. Однако, исходя из того, что эти вещи неотделимые, то есть те данные, которые находятся в актах, должны автоматически генерироваться (экспортироваться) и в соответствующее извещение (рис. 3).

Рисунок 3 – Бизнес-процесс при автоматизированном выполнении работы по оформлению соответствующего извещения дебиторской задолженности

Несложно понять, что некоторые сведения об объектах учета дебиторской задолженности остаются неизменными, так например, наименование предприятия, юридический адрес, отдел, ответственное лицо. Акты по учету дебиторской задолженности — это, прежде всего база данных (или список в Excel). Если счета дебиторской задолженности обновляются постоянно, то в этой базе данных хранится необходимая информация, и она может быть легко найдена, извлечена и введена повторно, но уже как новая запись при следующем извещении. Далее остается исправить:

- дату заключения договора;

- номер счета;

- сведения о размерах дебиторской задолженности;

-дата отгрузки товара;

-дата оплаты;

-дата критического срока оплаты.

Преимущества электронного представления учета дебиторской задолженности перед бумажным известны. Прежде всего, это позволит быстро найти нужную информацию, что ускорит процесс заполнения извещении (счетов).

Таким образом, алгоритм оформления соответствующих извещении (счетов) выглядит следующим образом. Первичным являются акты учета дебиторской задолженности, а уже из них данные формируются в форму соответствующих извещении. Следовательно, по получению акта определяется — есть ли в базе данных сведения о соответствующей компании. После заполнения все, уже автоматически заполненные, извещения (счета) выводятся на печать.

2 Автоматизация рабочего процесса заполнения извещения дебиторской задолженности

2.1 Процесс заполнения необходимых баз данных

Для начала необходимо:

1) Запустить программу Microsoft Office Excel (Пуск—Программы—Microsoft Excel). Новой книге присвоить имя Генератор Счетов ДЗ.

2) В данной книге должно быть 11 рабочих листов (Открыть третий лист—Правка—Добавить лист), которым необходимо присвоить имя.

После двойного щелчка, необходимо обозначить 1 лист — Информация о клиентах, 2 —Размер и срок ДЗ, 3 – Критический срок оплаты, 4 – Сведения об оплаченной ДЗ, 6 – Сведения о ДЗ<12мес., 8 – Сведения о просроченной ДЗ, 10 – Сведения о ДЗ>12 мес. Это листы, которые являются входными данными. Соответственно, выходными данными являются: лист 5 –Извещение об оплаченной ДЗ, лист 7 – Извещение ДЗ до 12 мес., лист 9 – Извещение о просроченной ДЗ, лист 11 – Извещение о ДЗ >12 мес.

Теперь необходимо заполнить вышеуказанные листы соответствующими данными.

Лист 1 – Информация о клиентах. Вводим наименование столбцов:

- № участника;

- Наименование предприятия;

- Юридический адрес;

- Отдел;

- Ответственное лицо;

- Дата заключения договора и номер договора;

- Дата и номер счета;

- Дата отгрузки.

Заполняем данные столбцы, соответствующими данными. Полученные результаты продемонстрированы на рис. 4,5,6.

Рисунок 4 – Информация о клиентах

Рисунок 5 – Информация об участниках

Рисунок 6 – Информация об участниках

Закрепляем области. Это позволяет видеть одновременно на экране строку заголовков и, два левых столбца, с расположенными в них порядковыми номерами и наименованиями объектов. Для закрепления помещаем табличный курсор в ячейку С4 и выполняем команду Окно – Закрепить области.

Далее проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Юридический адрес, Отдел. Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер договора, Дата и номер счета. Дата отгрузки; к ним будет применяться фильтрация. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Заполняем Лист 2 – Размер и срок ДЗ. Осуществим ввод наименования столбцов:

- №;

-Наименование;

-Номер счета;

-Размер ДЗ;

-Срок ДЗ;

-Дата оплаты.

Заполняем столбцы соответствующими данными. В столбце - Дата оплаты, производим расчет даты, путем сложения данных столбца « Срок ДЗ в днях» (Е2;16) и данных столбца «Дата отгрузки» (H14:18) из листа «Информация о клиентах» Меняем диапазон методом протягивания указателя (F2:F16). Полученные данные продемонстрированы на рис. 6.

Рисунок 6 – Размер и срок ДЗ

Также закрепляем области. Для закрепления помещаем табличный курсор в ячейку С2 и выполняем команду Окно – Закрепить области.

Аналогично проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Размер ДЗ, Срок ДЗ в днях и Дата оплаты; к ним будет применяться фильтрация. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Заполняем лист 3 – Критический срок оплаты. Осуществим ввод наименования столбцов:

-№;

-Наименование предприятия;

-Размер ДЗ;

-Количество дней критического срока оплаты;

-Дата критического срока оплаты.

В столбце – «Количество дней критического срока оплаты» введем логическую функцию «Если». Если 5>Размер ДЗ>0, следовательно, количество дней составит 10; Если 10>Размер ДЗ>5, следовательно, количество дней составит 14;Если 40>Размер ДЗ>10, следовательно, количество дней составит 21 день. Такая функция целесообразна, прежде всего, экономической обоснованностью, так как при возрастающей дебиторской задолженности, количество дней соответственно тоже должно увеличиваться. Полученные данные представлены на рис.7.

Рисунок 7 – Количество дней критического срока оплаты

В столбце - Дата критического срока оплаты, определим расчет даты, путем сложения данных из столбца «Дата оплаты»(F2:F16) из листа «Размер и срок ДЗ» и данных из столбца D «Количество дней критического срока оплаты» Полученные данные представлены на рис.8.

Рисунок 8 – Расчет даты критического срока оплаты.

Как и в предыдущих примерах закрепим области. Для этого помещаем табличный курсор в ячейку С2 и выполняем команду Окно – Закрепить области.

Проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Размер ДЗ, Количество дней критического срока оплаты и Дату критического срока оплаты. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Далее заполняем лист 4 – Сведения об оплаченной ДЗ. Здесь отражены данные о предприятиях оплативших дебиторскую задолженность, что включает в себя Наименование, Дату оплаты, Юридический адрес, Отдел, Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер договора, Дата и номер счета, Дата отгрузки товара, Размер ДЗ, Срок ДЗ в днях, Дата оплаты, Дата критического срока оплаты. Все данные столбцов перенесем из листа «Информация о клиентах».

Рисунок 9 – Сведения об оплаченной ДЗ

Рисунок 10 – Сведения об оплаченной ДЗ

Как и в предыдущих примерах закрепим области. Для этого помещаем табличный курсор в ячейку С3 и выполняем команду Окно – Закрепить области.

Проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Юридический адрес, Дата оплаты, Отдел, Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер заключения, Дата и номер счета, Дата отгрузки товара, Размер ДЗ, срок ДЗ в днях, Дата оплаты, Дата критического срока оплаты. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Заполняем лист 6 - Сведения о ДЗ <12 мес. Наименования столбцов:

- №;

-Наименования столбцов;

-Юридический адрес;

-Отдел;

-Ответственное лицо;

-Дата заключения договора и номер договора;

-Дата и номер счета;

-Размер ДЗ;

-Срок ДЗ;

-Дата оплаты;

-Количество дней просрочки;

-Размер неустойки (руб.);

-Количество дней критического срока оплаты;

-Дата критического срока оплаты.

Данные по столбцам перенесены из листа «Информация о клиентах» и показаны на рисунках 11,12,13.

Рисунок 11- Сведения о ДЗ<12 мес.

Рисунок 12 – Сведения о ДЗ < 12мес.

Данные из столбца L «Размер неустойки» вычислим умножением данных из столбца «Размера ДЗ» на 0,1%. Данные представлены на рисунке 13.

Рисунок 13- Вычисление размера неустойки

Проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Юридический адрес, Дата оплаты, Отдел, Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер заключения, Дата и номер счета, Дата отгрузки товара, Размер ДЗ, Срок ДЗ в днях, Дата оплаты, Количество дней просрочки, Размер неустойки, Количество дней критического срока оплаты, Дата критического срока оплаты. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Заполняем лист 8 – Сведения о просроченной ДЗ.

-Наименование столбцов:

-№;

-Наименование предприятия;

-Юридический адрес;

-Отдел;

-Ответственное лицо;

-Дата заключения договора и номер договора;

-Дата и номер счета;

-Дата отгрузки товара;

-Размер ДЗ;

-Срок ДЗ в днях;

-Дата оплаты;

-Срок просроченной задолженности;

-Количество дней критического срока оплаты;

-Дата критического срока оплаты;

-Неустойка.

Данные перенесены из листа «Информация о клиентах».

Данные в столбце «Размер неустойки» также рассчитываем, умножив столбец I «Размер ДЗ» на 0,1%

Полученные данные представлены на рисунках 14,15,16.

Рисунок 14 – Сведения о просроченной ДЗ

Рисунок 15 – Сведения о просроченной ДЗ

Рисунок 16 – Сведения о просроченной ДЗ

Проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Юридический адрес, Отдел, Отдел, Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер заключения, Дата и номер счета, Дата отгрузки товара, Размер ДЗ, Срок ДЗ в днях, Дата оплаты, Количество дней просрочки, Размер неустойки, Количество дней критического срока оплаты, Дата критического срока оплаты. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Далее заполняем лист 10 – Сведения о ДЗ > 12 мес.

Наименования столбцов:

- №;

-Наименования столбцов;

-Юридический адрес;

-Отдел;

-Ответственное лицо;

-Дата заключения договора и номер договора;

-Дата и номер счета;

-Дата отгрузки;

-Размер ДЗ;

-Срок ДЗ;

-Дата оплаты;

-Количество дней просрочки;

-Размер неустойки (руб.).

Необходимые данные перенесены из листа «Информация о клиентах». Данные в столбце Q «Размер неустойки» рассчитываем, умножив столбец M «Размер ДЗ» на 0,1%.

Закрепим области. Для этого помещаем табличный курсор в ячейку B4 и выполняем команду Окно – Закрепить области.

Проведем фильтрацию. Выделим столбцы: №, Наименование предприятия, Юридический адрес, Отдел, Отдел, Ответственное лицо, Дата заключения договора и номер заключения, Дата и номер счета, Дата отгрузки товара, Размер ДЗ, Срок ДЗ в днях, Дата оплаты, Количество дней просрочки, Размер неустойки. Затем осуществляется команда Данные – Фильтр – Автофильтр.

Также, для того, чтобы определить порядковый номер записи во всех рабочих листах в соответствующих ячейках столбцов необходимо ввести формулы или воспользоваться командой Функции (Вставка – Функция). В случае, если воспользоваться командой Функции, то необходимо выбрать категорию логические – функцию ЕСЛИ, указать условие ИСТИНА для того, чтобы значение в данной ячейке было одно и равно это значение единице (рис. 17). Или с клавиатуры вводим в первую ячейку столбца формулу: =ЕСЛИ(ИСТИНА;1). Эта функция показывает, что в данной ячейке должно быть значение равное единице. В ячейку ниже вводим другую формулу, например: =МАКС($A$4:A4)+1. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А и добавляет к нему значение единица. Меняем диапазон методом протягивания указателя от одной угловой ячейки до следующей по вертикали.

Рисунок 17 – Формула для порядкового номера записи

2.2 Процесс заполнения извещения дебиторской задолженности

После заполнения рабочих листов, преступим к заполнению выходных листов дебиторской задолженности:

-Извещение об оплаченной ДЗ;

-Извещение ДЗ <12 мес.;

-Извещение о просроченной ДЗ;

-Извещение ДЗ >12 мес.

Рисунок 18 – Извещение об оплаченной ДЗ

Рисунок 19 – Извещение ДЗ < 12 мес.

Рисунок 20- Извещение о просроченной ДЗ

Рисунок 21 – Извещение ДЗ > 12 мес.

На данных рабочих листах объединяем ячейки и переносим текст в ячейках с формулами, форматируем ячейки. Шрифту текста, формируемому в ячейках с формулами, зададим, например, голубой цвет.

Для всех формул одинаковы следующие показатели:

- Искомое значение (значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива). Им является ячейка L1. В этой ячейке указан порядковый номер, по которому определяется заполнение формы дебиторской задолженности;

- Диапазон просмотра (логическое значение, определяющее, точно (ИСТИНА) или приближенно (ЛОЖЬ) должно производится сопоставление. В нашем случае выбрано приближенное сопоставление, т.е. ЛОЖЬ;

- Номер_индекса_столбца показывает номер столбца в Табл_массив, в котором должно быть найдено соответствующее значение. И это значение у каждой формулы разное.

Также такой показатель как Табл_массив (таблица текста, чисел, логических значений, в которой ищутся данные) различен. Рассмотрим подробнее значения данного показателя для каждого листа:

-Извещение об оплаченной ДЗ – B1:C11;

-Извещение ДЗ < 12 мес. - B1:C17;

-Извещение о просроченной ДЗ - B1:C20;

-Извещение ДЗ > 12 мес. - B1:C22;

Рассмотрим более подробно процесс заполнения все выходных листов. При заполнении использовалась функция ВПР, которая ищет значение, заданное в первом аргументе, в крайнем левом столбце диапазона, указанного во втором аргументе. Возвращает она значение из строки, содержащей найденное в первом аргументе значение, но находящегося в столбце, который задан в третьем аргументе функции. Четвертый аргумент — логическое выражение ЛОЖЬ, задается для поиска точно соответствующей информации, введенной в первом аргументе.

Извещение об оплаченной ДЗ:

- формула поиска Наименования объекта. Воспользуемся командой Функции (Вставка—Функция). Выбираем категорию ссылки и массивы, функцию ВПР или вводим в ячейку B формулу: =ВПР(L1;'Сведения об оплаченной ДЗ'!A3:C5;2;ЛОЖЬ)

Автоматизация учета дебиторской задолженности 📙 Курсовая → 🆔 2159