Автоматизация учета готовой продукции

Содержание

Введение

1.      Теоретические основы автоматизации учета готовой продукции

1.1 Экономическое содержание и задачи автоматизации учета готовой продукции

1.2 Организация обработки данных в автоматизированных информационных системах учета

1.3 Обзор рынка программного обеспечения

2.      Автоматизация учета готовой продукции в СХА ПЗ «Степной»

2.1 Организационно-экономическая характеристика СХА ПЗ «Степной»

2.2 Общая характеристика компьютерной программы….

2.3 Организация автоматизированной обработки данных учета готовой продукции в СХА ПЗ «Степной»

2.4 Экономическая эффективность внедрения автоматизированных информационных систем

Выводы и предложения

Литература

Введение

Актуальность и значимость рассмотрения проблемы учета выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции заключается в том, что результатом деятельности любого производственного предприятия или организации является выпуск готовой продукции, выполнение работ или предоставление услуг. В результате, стоимость готовой продукции, работ, услуг переходит из сферы производства в сферу обращения.

Среди многообразия хозяйственных операций учет готовой продукции является наиболее трудоемким. Одна из основных задач бухгалтерского учета готовой продукции состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать информацию о ходе поступления товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и получателями продукции, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки ценностей и контролем за их сохранностью.

Для того чтобы правильно и своевременно осуществлять учет результатов производственной деятельности организация должна выбрать и закрепить в своей учетной политике ряд основополагающих принципов и методов по учету готовой продукции, варианты которых изложены и закреплены в законодательных актах и рекомендациях Министерства Финансов Российской Федерации. От выбранного организацией или предприятием метода оценки готовой продукции и признания выручки от ее реализации зависят многие показатели деятельности предприятия или организации.

Объект исследования – автоматизация учета готовой продукции животноводства. Предмет исследования – учет готовой продукции в СХА ПЗ «Степной». Целью данной работы является систематизация теоретических и практических аспектов учета готовой продукции.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть нормативное регулирование учета готовой продукции;

2) проанализировать особенности учета и оценки готовой продукции;

3) проанализировать показатели учета продукции в СХА ПЗ «Степной»;

4) наметить пути совершенствования учета готовой продукции в СХА ПЗ «Степной»;

1.                 Теоретические основы автоматизации учета готовой продукции

1.1             Экономическое содержание и задачи автоматизации учета готовой продукции

Готовая продукция — это изделия, прошедшие все стадии технологической обработки на предприятии, соответствующие действующим стандартам, техническим условиям или требованиям заказчика, предусмотренным в договоре, принятые на склад или заказчиком.

Продукция предприятий по своему составу и назначению делится на валовую и товарную.

В состав валовой продукции предприятия включают стоимость готовых изделий, полуфабрикатов и услуг производственного характера, предназначенных для использования как внутри предприятия, так и отпущенных на сторону, стоимость изготовления и ремонта тары, если она не включается в цену продукции. Валовая продукция характеризует общий объем производственной деятельности предприятия независимо от степени готовности продукции.

Товарная продукция — это продукция, предназначенная для реализации потребителям.

Основными задачами учета готовой продукции и товаров являются:

а) формирование фактической себестоимости готовой продукции;

б) правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по поступлению и отпуску готовой продукции и товаров;

в) контроль за сохранностью готовой продукции и товаров в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

г) контроль за соблюдением установленных организацией норм по выпуску готовой продукции, обеспечивающих ее бесперебойный выпуск, выполнение работ и оказание услуг;

д) своевременное выявление ненужных и излишних запасов готовой продукции и товаров с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

е) проведение анализа эффективности использования товарных запасов и запасов готовой продукции.

Готовая продукция (выполненные работы, оказанные услуги) в бухгалтерском учете может оцениваться по одному из следующих вариантов:

-по фактической производственной себестоимости продукции, равной соответственно сумме всех затрат на ее изготовление.

-по плановой (нормативной) производственной себестоимости. При этом определяют и отдельно учитывают отклонения фактической производственной себестоимости за отчетный месяц от плановой (нормативной) себестоимости.

-по учетным ценам. В этом случае обособленно учитывается разница между фактической себестоимостью и учетной ценой.

-по продажным (регулируемым или свободным, рыночным) ценам и тарифам (без налога на добавленную стоимость).

- по прямым статьям расходов или сокращенной себестоимости.

Задачи и функции склада готовой продукции

      Прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции. Приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям;

      Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции;

      Согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями;

      Организация приемки продукции сторонними организациями;

      Координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей;

      Подготовка отчетов об объемах продукции;

      Участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий;

      Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке.
Обеспечение сохранности продукции;

      Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции;

      Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции;

      Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда;

      Разработка расценок на хранение продукции со сторонними организациями;

      Контроль за режимами и способами хранения готовой продукции;

       Ведение учета продукции на складе;

      Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе;

      Учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции;

      Составление отчетов о загрузке складских площадей.

Для выполнения функций и реализации прав склад готовой продукции взаимодействует:

      С производственными подразделениями готовой продукции по

o        утвержденной номенклатуре;

o        документации о сдаче продукции;

o        данным о запасах продукции на производственных складах;

o        предложениям по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции.

      С производственно-диспетчерским отделом по:

o        планам производства продукции:

o        нормативно-плановым расчетам по определению норм запасов, сведений о принятии и отгрузке продукции.

      С главной бухгалтерией по:

o        данным о движении продукции;

o        норме запасов продукции на складе;

o         норме естественной убыли;

o        итогам инвентаризации продукции документации складского учета;

o         отчетам об отгруженной контрагентам продукции;

o         сведениям о состоянии запасов продукции на складе;

o        информации о затратах, произведенных на разгрузку и отгрузку продукции;

o        сведениям о порче, повреждение, гибели продукции;

o        актам о списании продукции.

Положения и нормативные документы, регламентирующие работу товароведа на участке учета готовой продукции

 Внешние документы:

      Законодательные и нормативные акты.

Внутренние документы:

      Стандарты ГО;

      Устав предприятия;

      Положение о подразделении;

      Должностная инструкция;

      Правила внутреннего трудового распорядка.

1.2 Организация обработки данных в автоматизированных информационных системах учета

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рисунке 1 (Приложение 1), она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

При запуске программы в первый раз подробно заполняются сведения о фирме и производятся необходимые настройки, при необходимости вводятся остатки, как по товару, так и по взаиморасчетам с контрагентами. Далее максимально подробно заполняются справочники. Из рисунка видно, что данные справочников в процессе работы пополняются постоянно, и можно начинать работу, формируя многочисленные документы. Сформированные документы отражаются в журналах.

На основании документов в меню «Отчеты» формируются многочисленные отчеты, позволяющие анализировать внесенные в программу данные с разных сторон, что облегчает работу по управлению заказами, учету и продаже товаров.

На примере 1С «Предприятие 8.0».

После запуска системы программ 1С «Предприятие» на экран выводится список информационных баз, зарегистрированных в ней.

В списке «Информационные базы» выбирается та, в которой необходимо работать. В окне «Добавление информационной базы» (Рисунок 1) программа предлагает выбрать, будет ли это новая информационная база или в список необходимо добавить существующую (ранее созданную) информационную базу. Устанавливается переключатель в положение «Создание новой информационной базы» и нажимается на кнопку «Далее».

Рисунок 1 – Пример добавления информационной базы

При первом запуске информационной базы автоматически выполняется первоначальное заполнение информационной базы.

Прежде всего, следует ввести сведения об организации, учет хозяйственной деятельности которой вы будете вести в программе. 
Необходимо открыть список организаций. Для этого в меню «Предприятие» выбрать пункт «Организации». Префикс представляет собой набор буквенных символов, с которого будут начинаться номера документов. Это позволит вести раздельную нумерацию для документов, оформляемых от имени разных организаций. Реквизит «Головная организация» заполняется только для организаций, не являющихся самостоятельными юридическими лицами (филиалов и представительств).

В нормальных условиях ввод операций по учету хозяйственных операций так или иначе привязан к текущему периоду, текущей дате, которая называется рабочей датой системы. При вводе данных о хозяйственных операциях именно рабочая дата устанавливается по умолчанию. В конкретном документе пользователь может изменить ее по собственному усмотрению.

Выбирается пункт меню "Сервис - Параметры" и на закладке "Общие" снимается отметка у пункта "Использовать текущую дату компьютера", а в качестве рабочей даты вручную вводится необходимое значение.

Теперь системе надо дать "знать", с какого периода мы начали с ней работать. В силу особенностей функционирования системы "1С:Предприятие" одной рабочей даты недостаточно. Надо точно указать, с какого периода начинать расчеты, поскольку по умолчанию в качестве базового расчетного периода в системе обычно оказывается существенно более ранний период, чем тот, с которого начинается ее реальная эксплуатация.

Для этого нужно установить так называемую дату актуальности итогов. Говоря упрощенно, "Дата актуальности" - это дата, на которую верны хранящиеся в системе итоги. Для этого выбирается пункт меню "Сервис - Управление итогами".

Для ввода сведений о банковском счете необходимо из меню «Банк» выбрать пункт «Банки» (Рисунок 2.)

Рисунок 2 – Пример окна выбора банка

Для сохранения внесенных изменений и закрытия окна необходимо нажать кнопку «ОК».

Далее заполняется раздел «Реквизиты» закладки «Основные»: ИНН, КПП, ОГРН, дата государственной регистрации. В закладке «Адреса и телефоны» нужно вписать юридический адрес предприятия. В закладке «Коды» заполняются коды, присвоенные организации (ОКАТО, ОКПО, ОКОНХ).

Переход на следующую закладку - «Фонды». Здесь необходимо указать регистрационный номер организации в ПФР, реквизит «Территориальные условия ПФР» заполняется предприятиями, расположенных в районах Крайнего севера, Чернобыльских зонах и местностях, дающих право на начисление льготного стажа и  регистрационный номер в ФСС.

На закладке «Прочее» включается возможность обмена с ПК «Спринтер», которая позволяет передавать отчетность в налоговую инспекцию по электронным каналам связи.

Для настройки параметров бухгалтерского и налогового учета необходимо выбрать пункт меню: «Предприятие - Настройка параметров учета». На закладке «Запасы» необходимо в области «Учет по складам (местам хранения)» установить переключатели «Ведется по количеству и сумме».

На закладке «Товары в рознице» необходимо установить переключатели, указывающие на дополнительный аналитический учет «По номенклатуре (обороты)» и «По ставкам НДС».

На закладке «Денежные средства» в области «Учет движения денежных средств в банке ведется по расчетным счетам. Дополнительно ведется аналитический учет» установить переключатель «По статьям движения денежных средств».

На закладке «Расчеты с контрагентами» нужно указать дополнительный аналитический учет «По документам расчета».

На закладке «Расчеты с персоналом» необходимо выбрать «Аналитический учет расчетов с персоналом ведется» - по каждому работнику.

На закладке «Производство» в поле «Тип  плановых цен» необходимо выбрать «Основная цена закупки».

С помощью кнопки «ОК» сохраняются настройки параметров учета.

Бухгалтерский и налоговый учет организации ведутся в соответствии с учетной политикой, формируемой главным бухгалтером и утвержденной директором организации.

Информация об учетной политике бухгалтерского учета хранится в регистре сведений «Учетная политика (бухгалтерский учет)».

Выбирается меню «Предприятие - Учетная политика - Учетная политика организации», щелчком по пиктограмме открывается форма новой записи. В поле «Применяется с» необходимо указать дату, с которой ведется учет в организации.

В разделе «Способ оценки стоимости МПЗ» предлагается выбрать один из способов оценки материально-производственных запасов:

- По средней стоимости - партии товаров списываются исходя из среднемесячной фактической себестоимости.

- «ФИФО» - товары списываются по себестоимости первых по времени закупок.

- «ЛИФО» - товары списываются по себестоимости последних по времени приобретения закупок.

Выпуск готовой продукции может учитываться по нормативной (плановой) себестоимости - с использованием счета 40 (Выпуск продукции (работ, услуг)), либо по фактической производственной себестоимости непосредственно на счете 20 без использования счета 40 (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Пример способа учета выпуска готовой продукции

На закладке «НДС» в области «Учет расчетов» необходимо выбрать «Сначала оплачиваются ценности, по которым НДС» - «может быть принят к вычету». Остальные параметры необходимо оставить без изменения.

На закладках «НДФЛ» и «ФСС» необходимо оставить все без изменения.

Кнопкой «ОК» сохраняем параметры учетной политики.

Справочники предназначены для ввода, хранения и получения условно-постоянной справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, сотрудниках, активах, счетах, оборудовании, номенклатуре и т.д.

Информация в справочниках хранится в виде записей. Размер записей произвольный, за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника. Значение объекта - это обычно название объекта.

Список всех справочников можно вызвать на экран командой меню «Операции - Справочники» (Рисунок 4)

Рисунок 4 – Пример формы выбора справочников

Виды справочников: «Подразделения организации», «Номенклатура», «Типы цен номенклатуры», «Статьи затрат», «Склады (места хранения)», «Физические лица», «Ответственные лица организации», «Пользователи», «Контрагенты» и регистр сведений «Работники».

Способ учета готовой продукции задается периодической константой в меню "Операции", которая так и называется - "Способ учета готовой продукции и полуфабрикатов". По умолчанию установлено значение "По фактической стоимости".

Перед началом работы с программой необходимо заполнить справочник "Виды продукции, работ, услуг", определив для каждого элемента справочника "Тип номенклатуры" (для готовой продукции - это "Продукция" соответственно). Пример организации справочника показан на рис. 5.

Рисунок 5 – Пример организации справочника

Для ввода начальных остатков необходимо выбрать «Предприятие – Ввод начальных остатков». Перед вводом операций необходимо установить дату ввода начальных остатков.

После ввода начальных остатков необходимо проверить их правильность. Остатки проверяются отчетов  «Оборотно-сальдовая ведомость».
Пункт меню «Отчеты – Оборотно сальдовая ведомость».
Необходимо установить период, за который будем формировать оборотно-сальдовую ведомость. Нажимается кнопка «Сформировать».

1.3 Обзор рынка программного обеспечения

Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.

Предлагаемые на рынке программные средства можно разделить по выполняемым функциям на три большие группы:

                   программы, реализующие функции финансового (синтетического) учета и формирования финансовой отчетности;

                   программы, комплексно реализующие функции финансового и управленческого учета на малом предприятии;

                   программы, реализующие функции отдельных участков учета, преимущественно управленческого (учет основных средств, учет оплаты труда, учет материальных ценностей и т.п.) для средних и крупных предприятий.

Первые две группы программ предназначены для малых предприятий, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета.

На этих предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (на ведение счетов бухгалтерского учета и формирование отчетности), а на ведение управленческого учета (учета затрат на производство приходится меньше времени).

Это дает возможность упростить часть программы, связанную с управленческим учетом.

Среди этой группы наиболее распространенными являются такие пакеты прикладных программ как:

      «Финансы без проблем» (фирма «Хакерт-дизайн», Мариуполь);

      «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», Москва);

      «Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор»,Москва).

Вторая группа программ позволяет охватить значительно больший круг функций и по существу создать полностью автоматизированную бухгалтерию.

К числу пакетов этой группы относятся такие, как:

      «Электронная бухгалтерия» (фирма «ИНФИН», Москва);

      «ФинЭКО»(АО «АВЭР», Москва);

      «Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система» (фирма «Ком-Тех+», Москва);

      «Бухгалтерия без проблем» (фирма АСВП, Москва).

Программы первой группы позволяют рассчитать и распечатать оборотно-шахматный баланс, оборотные ведомости по счетам, баланс предприятия и приложения к нему. Имеется также возможность формировать справки произвольной структуры с помощью встроенного генератора отчетов.

Характерный представитель второй группы программных средств-программа «Бухгалтерия без проблем», которая состоит из двух модулей «Управленческий учет» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности».

Первый модуль предназначен для аналитического учета основных средств, материальных ценностей, готовой продукции, расчетов по оплате труда. Связь этих участков со сводным учетам происходит путем передачи записей в один сводный файл.

Второй модуль обеспечивает аналитический учет по денежным, расчетным, кредитным и другим хозяйственным операциям, а также сводный учет по всем счетам баланса и составление бухгалтерской отчетности.

Другое направление использования компьютерной техники в учетной деятельности — использование для автоматизации начальной стадии бухгалтерского учета — первичного учета. Здесь компьютеры применяются для автоматизации труда на складах материальных ценностей и готовой продукции, при учете выработки и заработной платы в подразделениях предприятия.

Это позволяет исходную информацию без бумажных носителей передавать на дальнейшую обработку, улучшает качество учета и его оперативность.

Компьютеры можно успешно использовать для считывания штриховых кодов при организации первичного учета в магазинах, на складах и т.д.

Однако полная автоматизация этой стадии учета возможна при условии, что Ваше предприятие реализует импортные товары или использует импортные материалы и комплектующие, так как в России производители товаров практически не пользуются штриховыми кодами для своей продукции.

Сектор разработки программного обеспечения в настоящее время является наиболее быстрорастущим сегментом рынка информационных технологий в России. По итогам 2007 года рост российского рынка разработки программного обеспечения составил 46%. При этом рынок ИТ-услуг в целом показал лишь 23% роста. По информации журнала «Секрет Фирмы», ведущими разработчиками программного обеспечения в России в 2007 году стали (приведены в порядке уменьшения позиции в рейтинге): Microsoft, SAPAG, 1С, Cognitive Technologies, EPAM Systems, «Лаборатория Касперского», ГК «Центр финансовых технологий» (г. Новосибирск), «Диасофт», «Тэлма Софт» (г. Нижний Новгород), «СКБ Контур» (г. Екатеринбург).

Объемы продаж отечественных и зарубежных разработчиков программного обеспечения на российском рынке ежегодно увеличивался примерно на четверть, а в некоторых сегментах рынка - и вдвое. Это подтверждают данные статистики. Так, объем продаж одной из крупнейших отечественных софтверных компаний "1C" за 9 месяцев 2007 года увеличился на 90%, тогда как за весь 2006 год этот показатель составил 48%. По итогам первого полугодия 2007 года продажи программного обеспечения «Лаборатории Касперского» увеличились более чем в два раза по сравнению в аналогичным периодом 2006 года. 
Однако в целом для российского рынка характерна тенденция снижения доли отечественных разработчиков программного обеспечения по отношению к иностранным вендорам, которые уверенно завоевывают российский рынок, являющийся одним из крупнейших в Европе. 

2.     Автоматизация учета готовой продукции в СХА ПЗ «Степной»

2.1 Организационно-экономическая характеристика СХА ПЗ «Степной»

Сельскохозяйственная артель (колхоз) племзавод «Степной» создан путем приведения учредительных документов СХА (колхоза) племзавода «Степной» в соответствие с Федеральным законом «О сельскохозяйственной кооперации». Колхоз образован по решению Общего собрания граждан, объединяющихся на добровольной основе с целью осуществления производственной и иной хозяйственной деятельности, основанной на объединении их имущественных паевых взносов для удовлетворения материальных и иных потребностей. Срок деятельности колхоза не ограничен.

Местонахождение колхоза: Россия, Алтайский край, Немецкий национальный район, село Гришковка, ул. Ленина, д. 81.

Колхоз является юридическим лицом (коммерческой организацией) с момента государственной регистрации, действует на основании Устава, а также действующих законодательных и иных правовых актов, имеет самостоятельный баланс. Расчетный и иные счета в банках, печать со своим наименованием, угловой штамп, бланки и другие реквизиты.

Полное наименование колхоза на русском языке: Сельскохозяйственная артель (колхоз) племзавод «Степной». Сокращенное СХА ПЗ «Степной». Фирменное наименование: Сельхозартель племзавод «Степной».

Предметом и целью деятельности колхоза является производство сельскохозяйственной продукции, а также удовлетворение материальных и социальных потребностей его членов.

Неделимый фонд Колхоза состоит из имущества Колхоза, образующегося за счет паевых взносов членов и ассоциированных членов Колхоза, части доходов от собственной деятельности Колхоза и прочих поступлений. Целевое использование средств неделимого фонда Колхоза устанавливается решением Общего собрания членов Колхоза. На момент Государственной регистрации Устава размер неделимого фонда составляет 80 % паевого фонда, что составляет 37718788 рублей.