Автоматизация управленческого учёта

ТЕМА:_____Автоматизация  управленческого учёта_______ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                    ПЛАН 
 

Введение

Глава І. Теоретические основы автоматизации  бухгалтерского учёта

          § 1. Предприятие как центр обработки  информации

          § 2. Характеристика процесса автоматизации

бухгалтерского  учёта

Глава ІІ. Технология эффективной автоматизации  бухучета.

           § 1. Постановка целей и задач  технологии

           § 2. Этапы автоматизации,  их  характеристика  автоматизированной

обработки данных

           § 3. Процесс автоматизации внедрения  программы автоматизации

бухгалтерского  учёта

Заключение

Список  используемой литературы 
 
 

                                  ВВЕДЕНИЕ 

          Основными  предпосылками   и  факторами,   определяющими   развитие

потребительской кооперации,  в  2004  году  является  современное  состояние

экономики,  уровня  развития  рыночной  инфраструктуры,    и   потенциальных

возможностей  для  стабилизации  народного  хозяйства   России.   Углубление

экономических  реформ  внесло  определенный   вклад   в   развитие   системы

Потребкооперации.  В  связи  с   реформированием   системы   потребительской

кооперации,  возникла  необходимость   создания   современного   и   мощного

инструмента   для   контроля   рационального,   эффективного   и    целевого

использования финансовых средств. Это было решающим шагом на  пути  создания

автоматизированной   системы   бухгалтерского   учета,   которая    позволит

обеспечивать  необходимый  контроль  работы  кооперативных  объединений   со

стороны  контрольно-ревизионных   органов.   В   настоящее   время   ведение

бухгалтерского  учета  малоэффективно  без  компьютерной  обработки  данных.

Сейчас   на   рынке    существует    множество    бухгалтерских    программ,

удовлетворяющие самые разные требования к  ним.  Особенно  сложным  является

правильно   выбрать   программу   для   своего   предприятия.    Механизация

бухгалтерского  учета  способствует  уменьшению  трудоёмкости  учета,  но  не

позволяет  в  полной  мере  сделать  его  оперативным,  сократить  сроки  на

остальные  отчетности.  Наиболее  полно  эти  вопросы  решаются  в  условиях

автоматизации всего  комплекса  учетных  работ.  Особое  значение  придается

разработке  пакетов  прикладных  программ,  реализующих   автоматизированное

решение  всех  типовых  задач  бухгалтерского  учета.  Разработаны   типовые

проекты  комплексной  автоматизации  бухгалтерского  учета   с   применением

различных   типов   ЭВМ    для    промышленности,    сельского    хозяйства,

централизованных бухгалтерий,  учреждений,  находящихся  на  государственном

бюджете,   и   других   организаций.   В   настоящее   время   автоматизация

бухгалтерского  учета с помощью персонального  компьютера не является  сложной

задачей ни для разработчика, ни  для  пользователя  бухгалтерских программ.

Сегодняшняя   простота   решения   компьютеризации   бухгалтерского    учета

достигнута  сложным путем:  от  компьютеризации  отдельных  участков  учетной

работы  до  установления  связанных  баз   данных   для   сведения   баланса

предприятия.  Освоение  бухгалтерами  компьютеров  на   уровне   не   только

пользователя, но и программирования  (а  сегодня  это  уже  квалификационное

требование)  позволило  кардинально  пересмотреть  стратегию   бухгалтерских

программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных  для

всех  участков бухгалтерского  учета.  Таким  образом,  в  реальном  масштабе

времени попутно решается проблема составления  баланса предприятия на  каждый

момент. Оформления  первичных  документов  –  внесения  содержания  и  суммы

хозяйственной операции в единую  базу  данных  предприятия.  Сетевые  версии

бухгалтерского  учета решили проблему зависимости  работы участков от  времени

доступа к единой базе.

     Актуальностью темы заключается  в том,  что доступность современных

 компьютерных  языков   и   возросший   уровень   компьютерной   грамотности

 специалистов  в области экономики и бухгалтерского  учета позволяют создавать

 в  короткое время  программные   приложения  высокого  качества  с требуемым

 набором  функций. Для  пользователя  может  быть  интересен  набор   функций,

 реализованных  в тех или иных программах.

     Предметом  исследования:   является  исследование    общих   принципов

 автоматизации  бухгалтерского учета и подготовки разного рода отчетностей на

 основе  компьютерных технологий.

     Методами исследования  являются:  сравнительный  анализ  бухгалтерских

 программ  в  Российской   Федерации,   их   анализ   по   использованию   и

 ценообразованию  и выбору наилучшей для  применения  в данной  организации,

 также  статистико-экономический, и графический,  сравнения и группировки.

     Информацией для исследования  служит  учебно-методическая  литература,

 периодические  издания,  средства  Интернета  (сайты)-  приведенные  на  них

 исследования  и опросы продавцов и покупателей.

     Практическое  значение  данной   работы   заключается   в   том,   что

 рекомендации  по автоматизации бухгалтерского  учета могут  быть  внедрены  в

 деятельность  хозяйствующих субъектов. 
 
 

            Глава I. Теоретические основы автоматизации бухучета 

              § 1. Предприятие как центр обработки  информации.

     Современная экономика немыслима   без  эффективного  управления.  Успех

 управления  во многом определяется эффективностью  принятия  интегрированных

 решений,  которые  учитывают  самые   разносторонние  факторы  и   тенденции

 динамики  их развития. Важная категория  интегрированных  решений   –  система

 обработки  информации предприятия. Одна  из основных целей  систем  обработки

 данных заключается в повышении эффективности  работы  компании,  учреждения

 или  организации. Система обработки  данных  должна:  обеспечивать  получение

 общих   или  детализированных  данных  по  итогам  работы.  Позволять   легко

 определять  тенденции   изменения   важнейших   показателей.   Обеспечивать

 получение  информации, критической по времени,  без  существенной  задержки.

 Выполнять  точный и полный анализ данных. Подход к обработке информации  как

 к  производственному процессу широко  принят специалистами  по  автоматизации

 систем   организационного   управления.   Считается,   что   рационализация

 информационного   процесса   с   распространением   на    него    элементов

 производственной  деятельности (нормирование,  технология)  должна  повысить

 эффективность  управленческого  труда.  Одним   из   основных   показателей

 эффективности  работы предприятия  является  его  продуктивность:  качество,

 количество  и  скорость  обработки  информации.  Противники  такого  подхода

 полагают, что имеется  принципиальное  различие  между  производственным  и

 управленческим  трудом, что делает невозможным  нормирование. Они исходят  из

 того,  что  вся  управленческая  деятельность  носит  творческий  характер,

 разработка  норм и нормативов времени   на  управленческие  работы  –  задача

 довольно  сложная, а нередко и неразрешимая.  Однако  анализ  учрежденческой

 деятельности   показывает,   что    соотношение    рутинной    (поддающейся

 формализации) и творческой составляющей труда  служащих  явно  не  в  пользу

 последней.  В тоже  время  передача  (обмен)  информацией  в  учрежденческой

 технологии  носит большей частью  циклический   и  стабильный  характер,  что

 имеет   принципиальное  значение  при   распространении   на   учрежденческую

 деятельность  всех атрибутов производительного процесса.  Любая  организация

 обрабатывает  информацию для выработки двух  видов  «продукции»:  информации

(данных,  документов,  речевой  информации)  и   решений   (оперативных   и

 стратегических). Организация получает  начальную  (входящую)  информацию  в

 различных  видах: документы, доставляющие  информацию в  виде  слов  и  цифр;

 речевая  информация по телефону; данные  от ЭВМ, часто в  электронной   форме.

 Конечная  (исходящая)  информация  вырабатывается   в   таких   же   видах.

 Производственный  цикл организации может включать  перекомпоновку информации,

 объединение   данной  информации  с  дугой,  накопление  информации.  Анализ

 деятельности  предприятий  позволяет  классифицировать   задачи,   решаемые

 предприятием.   Наиболее   простые   задачи   образуют   класс    полностью

 формализованных  (или  хорошо   структурированных)   процедур,   выполнение

 которых,  кроме затрат времени, трудностей  для исполнителей не представляет.

 Эти  задачи легко  стандартизируются   и  программируются.  К  таким  задачам

 относятся:  учет и  контроль,  оформление  документов,  их  тиражирование   и

 рассылка   и   т.п.   Второй   (промежуточный)   класс   задач   составляют

 слабоструктурированные  задачи,  содержащие  неизвестные   или  неизменяемые

 компоненты  (количественно  не  оцениваемые).  Для  этих  задач  характерно

 отсутствие  методов  решения  на  основе  непосредственных   преобразований

 данных. Постановки задач базируются  на принятии решения в условиях  неполной

 информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и  приложений

 этой  теории удается построить формальные  схемы решения. Третий класс   задач

 содержит  неформализуемые  процедуры,  базирующиеся  на  неструктурированной

 информации, которая определяется высокой  степенью неопределенности. К таким

 задачам   относится  большинство  проблем   прогнозирования,   перспективного

 планирования  и т.п. Основой решения этого  класса задач остаются  творческий

 потенциал    человека    и    различные    атрибуты    его     деятельности

(информированность,  квалификация, талант, интуиция и  т.п.). Можно  выделить

 три  группы работников организаций.  Первая группа – руководители,  решающие,

 как  правило, задачи третьего класса  и  в  меньшей  степени   задачи  второго

 класса. Творческий элемент деятельности максимален, а рутинное  содержание

 должно   быть   минимизировано.   Эти   работники    обладают    наибольшей

 ответственностью  за  принятие  решений  и   являются  одними  из   основных

 потребителей   агрегированных    (обобщенных)    информационных    ресурсов

 организации.  Вторую группу составляют специалисты  –  работники  учреждения,

 которые  решают задачи второго класса  и  формируют  интеллектуальный  базис

 организации.  Эффективность   функционирования   организации   в   основном

 определяется  продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах

 создания  новой информации. Творческий аспект  в работе специалистов  высокий

 и  варьируется в достаточно широких  пределах в  зависимости   от  конкретного

 содержания  текущих  задач.  Специалисты   обеспечивают   практически   всю

 информационную  подготовку для принятия решения  руководителем. Они  являются

 основными  исполнителями документов, определяют  их качество.  Доля  рутинной

 работы  должна быть очень незначительной (хотя на  практике  обычно  это  не

 происходит).  Третья  группа   –   технические   работники   (обслуживающий

 персонал), которые выполняют всю рутинную  работу (задачи первого класса). В

 эту  группу входят младшие специалисты  работа, которых регламентирована,  но

 требует  понимания обрабатываемой информации. К этой группе относятся   также

 работники,  обладающие  чисто   производственными   навыками   (машинистки,

 стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную  работу, не

 требующие  полного понимания обрабатываемой  информации.  Основной  критерий

 продуктивности  их работы – оперативность  и  своевременность  информационной

 обработки,  а также поддержание высокой  пропускной способности организации  с

 минимальным  количеством  сбоев  и   ошибок.  Таким  образом,  у  организации

 имеются   производственные  задачи  и   исполнители  этих   задач.   Остается

 определить  требуемые организации  технологические   процессы  автоматизации.

 Также  нужно отметить важный фактор  после перехода от плановой  экономики,  к

 рыночным  отношениям и для повышения  конкурентоспособности продукции  работ и

 услуг   собственного   производства   принимать   решения.    В    условиях

 неопределенности  и риска, что вынуждает его  постоянно держать под контролем

 различные  аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта  деятельность

 отражена  в   большом   количестве   документов,   содержащих   разнородную

 информацию. Грамотно обработанная  и  систематизированная   она  является  в

 определенной  степени  гарантией  эффективного  управления   производством.

 Напротив,  отсутствие  достоверных  данных  может  привести   к   неверному

 управленческому  решению и, как следствие,  к   серьезным  убыткам.  Если  не

 брать   во  внимание  умышленные  противоправные  действия,  то  все ошибки

 бухгалтерского   учета   совершаются   либо   по   небрежности   (например,

 арифметические  ошибки),  либо  из  -  за  незнания  особенностей   ведения

 бухгалтерского  учета в  России.  Такие   ошибки  практически  неизбежны   при

 ручном  учете  или  при  использовании  устаревших  или  нелегальных  версий

 программных  комплексов. Зачем нужна бухгалтерская   программа?  В  настоящее

 время  мало кто представляет себе  ведение бухучета путем ручного   заполнения

 огромного   количества   необходимых   бухгалтерских   документов,   бланков

 отчетности  и первичных форм.  Рано  или   поздно  перед  каждым  бухгалтером

 встает  вопрос о введении автоматизации  бухучета на его предприятии.  Как  же

 выбрать  ту бухгалтерскую программу, которая  бы отвечала  специфике  и  всем

 требованиям  предприятия и, в то же  время,  была  бы  настоящим  помощником

 бухгалтера, а не ставила бы его в  тупик своей  сложностью?  Что   необходимо

 помнить  при выборе бухгалтерской программы?  Прежде всего, нужно  определить

 для  чего Вы собираетесь приобретать бухгалтерскую программу:  для ведения

 простого  бухгалтерского учета, распечатки  первички  и  необходимых   отчетов

 или  для  настройки  программы   на  технологию  ведения  бухучета  на  Вашем

 предприятии,  ведь бухгалтерская программа - только часть  новой  технологии

 учета.  И внедрение бухгалтерской программы  не сводится к простой  установке

 ее  на компьютер. За установкой  следует настройка программы   на  особенности

 Вашего  учета. Автоматизация вызовет  изменение ролей  в  Вашей  бухгалтерии.

 Если  раньше каждый из бухгалтеров  вел  отдельную  часть   учета  (в  крупных

 бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые  занимаются только НДС) и

 тратил  время на рутинные расчеты,  то теперь  все  рутинные  операции  будет

 делать компьютер. Еще раз подчеркнем, что главное при выборе  программы -

 точно  определить свои цели. Не какую   программу  купить,  а  чего  добиться

 автоматизацией. Для подбора решения, подходящего  именно для Вас, необходимы

 профессиональные  знания  существующих  бухгалтерских  программ,   предмета

 автоматизации,  опыт. Бухучет на малых предприятиях  и  у  ПБОЮЛ  характерен

 ведением  бухучета на одном  компьютере,  но  может  встречаться  и   сетевой

 вариант  на 2-4  мест.  Для  таких   предприятий  существует  широкий  спектр

 бухгалтерских   тиражных  программ,   таких   как:   ИнфоБухгалтер,   Инфин-

 Бухгалтерия,   БЭСТ-Офис,   Турбо   Бухгалтер,    ПАРУС-бухгалтерия,    1С:

 Бухгалтерия,  СБИС, ИНОТЕК, Контур, ИП: Бухгалтерия  и другие.

     Для большинства средних предприятий типично наличие сетевой программы

 автоматизации  бухгалтерии на 5-10 мест, работающих  в режимах файл-север или

 клиент-сервер. На таких предприятиях бухгалтерский  учет  часто  ведется  по

 участкам  бухучета.  Бухгалтерам  таких   предприятий  можно  порекомендовать

 следующие   бухгалтерские  программы:  БЭСТ-4,  ФинЭко,   ABACUS,   Парус-4,

 Компас+SQL, 1С: Предприятие, ТурбоБухгалтер, ПК Суперменеджер и другие.

     Организацию бухучета на крупных   предприятиях  отличает  использование

 таких  платформ (СУБД) как SQL, ORACLE,  ATLANTIS  и  других.  Необходимости

 вести  бухгалтерский учет нескольких  предприятий в составе холдинга. А также

 возможностью  настройки  бухгалтерской   системы  на  специфику  конкретного

 предприятия.  Среди таких систем можно выделить: БЭСТ-ПРО, Компас +  Oracle,

 ЛокОФФИС, ТБ.

     Корпоративная  информационная  система  (КИС)  -  это   масштабируемая

 интегрированная.  Она предназначена для бухгалтерского  и оперативного учета,

 контроля,  анализа  и  оптимизации   финансово-хозяйственной   деятельности

 предприятий  и должна иметь гибко настраиваемую  бизнес-логику, что позволяет

 настраивать  систему на работу в самых   различных  областях  предприятия.  К

 таким  системам относятся разработки  фирм: Галактика, Парус, Бизнес-Консоль,

 АйТи, Алеф Консалтинг энд Софт, Информконтакт,  Инфософт и другие.

     Основными возможностями автоматизированной  обработки данных являются:

- отражение  хозяйственной деятельности  организации   в  виде  бухгалтерских

 проводок  с возможностью ведения аналитического учета;

- ведение   учета  от  первичных  документов  с  возможностью  использования

 типовых  операций;

-  аналитический   и  синтетический  бухгалтерский   учет  движения  денежных

 средств  и материальных ценностей по  любым счетам;

- консолидированный  и раздельный баланс по нескольким  подразделениям;

- учет  и переоценка  основных  средств,  нематериальных  активов,  товаров,

 материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

-  ведение  взаиморасчетов с подотчетными  лицами;