Автоматизация учета аренды и оплаты по ним

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

 

Факультет информационных технологий

Кафедра автоматизированных систем обработки информации и управления

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Проектирование АСОИУ»

 

Автоматизация учета  договоров аренды и оплаты по ним

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сургут

2005

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ

_{ADO – Microsoft ActiveX Data Object}

_{OLE DB – Object Linking and Embedding DataBase}

_{БД - база данных}

_{АС – автоматизированная система}

СУБД - система управления базой данных

 

ВВЕДЕНИЕ

В последние годы во многих регионах страны массовый масштаб приобрело  строительство рынков, торгово-выставочных  комплексов. Большое количество офисных, складских и производственных помещений  сдается в аренду. И у предприятий, оказывающих услуги по аренде, процесс учета операций по отслеживанию договоров, своевременному выставлению счетов на оплату и сверке взаиморасчетов достаточно трудоемок, т.к. в большей степени заполнение информации, получение данных ведется ручным образом, при этом велика вероятность возникновения ошибки, которая может привести к серьезным проблемам. Далее возможно возникновение необходимости в выборке той информации, которая отвечает определённому критерию. Например: какие в данный момент помещения заняты, а какие свободны и т.п. Тут возникает необходимость в создании программы, которая сможет многие действия по учету помещений, договоров, оплаты по ним выполнять автоматически, что существенно снижает время на получение результата (в виде отчета), снижает трудоемкость и сводит возможность возникновения ошибки к минимуму.

 

 

 

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

 

Целью данной курсовой работы является разработка состава и структуры  программного комплекса автоматизированного  рабочего места “Автоматизация учета  договоров аренды и оплаты по ним”, позволяющего производить:

1. Ввод и корректировка в базу данных информации о помещениях;
2. Ввод и корректировка данных об оформляемых договорах аренды;
3. Автоматизированный расчет арендной платы для оформляемых договоров аренды;
4. Учет действующих договоров аренды;
5. Автоматизированное начисление арендной платы и пени по действующим договорам аренды;
6. Учет платежей по арендной плате;
7. Формирование списка арендаторов – задолжников;
8. Ведение необходимых справочников;
9. Ограничение доступа.

 

2.АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР  СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ

 

В настоящее время  достаточно широко развита область  автоматизации учета аренды нежилых  помещений.

2.1. Программный комплекс «АРЕНДНАЯ ПЛАТА»

Программный комплекс "Аренда помещений"[6] предназначен для автоматизации работ связанных со сдачей в аренду помещений расчетов по договорам, учета оплаты, формирования договоров и приложений к договору. Предназначен для предприятий и организаций любой организационно-правовой формы и вида деятельности, практически применяется в структурах муниципальных органов и государственной власти.

2.1.1. Основные функциональные возможности системы:

• Ввод платежей. Данные по оплате вводятся по мере поступления платежей. Арендатор  выбирается из справочника, при необходимости  вводится номер договора субаренды. Используется при занесении платежей в картотеку по итогам месяца, при формировании отчетов.

• Ввод и коррекция договоров  аренды. При формировании договора учитываются: номер договора аренды и субаренды, арендатор, субарендатор, балансодержатель, объект аренды, дата оформления, коэффициент льготирования, день оплаты по договору, вид оплаты, дата начала и окончания действия договора, уставной документ, назначение арендуемой площади, признак закрытия договора.

• Ввод и коррекция договоров  субаренды. Отличается от договора аренды только наличием введенными дополнительными данными субарендатора.

• При работе с картотекой возможны: просмотр карточки; начисление арендной платы; учет оплаты за период; начисление пени. Вводятся: дата заполнения, вид записи, содержание записи, ввод начисления и оплаты, информационная графа для записи сальдо.

 

Основные расчеты:

 Начисление арендной платы  производят за месяц. При этом  программа рассчитывает сумму  арендной платы по договорам  аренды и субаренды с учетом  состояния площадей, ставок налогов. Учет оплаты производится также за указанный месяц и год, при этом данные попадают в графу "ОПЛАЧЕНО".

Печать документов и ведомостей:

• Расчеты по договору за период.
• Формирование и печать полного списка договоров.
• Приложение об изменении ставки АП, дополнение к договору по изменению ставки арендной платы.
• Приложение об изменении ставки пени, дополнение к договору по изменению ставки пени.
• Приложение об освобождении от АП, дополнение к договору об освобождении от АП.
• Претензия по задолженности. В нее заносятся значения реквизитов арендатора и арендодателя, дата расчета, сумма задолженности по арендной плате, НДС, пеня.
• Оплата за период. В документе из суммы оплаты выделяется арендная плата, НДС и налоги.
• Список должников. Документ формируется на основе данных картотеки.
• Список договоров по типу предприятия. При формировании документа рассчитывается сумма аренной платы и сумма льготы.
• Акт сверки для юридического отдела.
• Счета-фактуры по арендной плате за период. Формируется общий реестр.
• Вы можете изменять формы выходных документов самостоятельно.

2.1.2. Справочники системы:

• Справочник арендаторов. Содержит наименования арендатора, тип предприятия (муниципальное, акционерное и другие), юридический адрес арендатора, руководитель предприятия арендатора, бухгалтер предприятия арендатора, телефон арендатора, идентификационный номер предприятия, БИК, расчетный счет, корреспондентский счет, код предприятия ОКОНХ и ОКПО.
• Справочник объектов аренды. Содержит код объекта аренды, название, адрес объекта — адрес, коэффициент льготирования в зависимости от местоположения объекта.
• Справочник банков с реквизитами всех банков, услугами которых пользуются арендаторы, а также банка арендодателя.
• Справочник ставок арендной платы: дата ввода ставки арендной платы, размер ставки, номер постановления администрации. Используется для расчета размера арендной платы при формировании счетов-фактур, заполнения картотеки, расчете договора.
• Справочник ставок налогов используется для расчета размера арендной платы при формировании счетов-фактур, заполнении картотеки, при расчете договора.
• Справочник процентов пени используется для расчета задолженности по пене.
• Справочник типов площадей определяет название и коэффициент льготирования. Используется при заполнении данных по договорам аренды и субаренды.
• Справочник паролей используется для разграничения прав доступа для различных операторов.

2.1.3. Настройки для работы системы:

• Сервис/установки позволяют выполнить  настройку комплекса, создание рабочих  копий, восстановление данных, обновление индексов, протокол работы.

•   Документация содержит полное описание и рекомендации по освоению системы.

2.1.4. Технические  характеристики системы

IBM PC совместимый компьютер,  операционная система MS-DOS не ниже  версии 5.0, оперативная память 640 Кб, накопитель на жестком диске 10 Мб, накопитель на гибком диске, дисплей EGA/VGA, печатающее устройство.

2.1.5. Среда  разработки

CLIPPER 5.0 для DOS.

2.2. Конфигурация «ЭЛИАС: АРЕНДА НЕДВИЖИМОСТИ»

Конфигурация[7]  предназначена для финансового и управленческого учета взаимоотношений, возникающих между арендодателем и арендатором в процессе имущественного найма объектов недвижимости.

Продукт реализует полный цикл расчетов с арендаторами и обеспечивает решение задач бухгалтерского, юридического и административного учета. Конфигурация является полностью оригинальной и предназначена для работы с программой "1С:Бухгалтерия 7.7".

Все услуги в конфигурации условно разделены на две группы по способу начисления оплаты. Одна группа - это услуги с фиксированной ставкой оплаты (например, в рублях за кв. м. в год), другая - с оплатой по тарифу (например, поминутная оплата междугородных телефонных переговоров).

2.2.1. Основные  возможности программы:

• Учет заключения и расторжения договоров аренды торговых, офисных, производственных, жилых, складских и прочих помещений, протоколов согласования цены;
• Многовалютный расчет и начисление аренды с произвольным заданием периода и сроков, автоматизированное формирование и печать документов на оплату;
• Расчет аренды как по фиксированной ставке для помещения в целом, так и по ставке за произвольную физическую характеристику помещения, например - по ставке за квадратный или кубический метр;
• Учет актов передачи и возврата помещений;
• Калькуляция и ведение протоколов на произвольно задаваемые дополнительные услуги (хозяйственные операции), например такие, как:
• городской телефон;
• междугородние услуги связи;
• охрана;
• вывоз мусора;
• электричество;
• отопление;
• водопровод и канализация;
• уборка помещений или территории;
• благоустройство;
• реклама;
• ремонт;
• коллективная антенна;
• доступ в интернет и т.д.
• Ведение учета и оформление заявок для арендаторов торговых помещений и площадей:
• карточки продавцов;
• медицинские книжки и контрольные врачи;
• регистрация кассовых аппаратов.
• Формирование отчетных форм по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, поступлению денежных средств, свободным площадям;
• Возможность экспорта проводок в текстовый файл для передачи в бухгалтерские конфигурации 1С:Предприятия.

2.2.2.  Дополнительные  возможности:

• Учет долгосрочного авансирования, например, при долевом участии арендаторов в строительстве новых объектов;
• Возможность настройки собственных печатных форм договоров и приложений к ним на основе шаблонов, подключаемых из внешних файлов;
• Гибкий учет налога на добавленную стоимость и налога с продаж, ведение расчета аренды в произвольной валюте.

 

 

 

3.ОРГАНИЗАЦИОННО-ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА СИСТЕМЫ

В общем виде организационно-функциональная структура системы автоматизированного учета аренды нежилых помещений представлена на рис. 1.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Организационно-функциональная структура системы автоматизированного  учета договоров и оплаты по ним

 

Блок ввода информации подразумевает ввод данных в различные справочники (арендаторов, договоров, помещений и т.д.) и данных при формировании договоров, ввод информации в виде суммы оплаты по договору за аренду.

Блок формирования договоров непосредственно  формирует новые договоры, на основании данных справочников. Блок формирования счета оплаты за аренду подразумевает организацию и формирование оплаты за аренду помещения по договору, т.е. начисление арендной платы и пени по действующим договорам аренды.

Блок учета договоров и соответствующим им оплатам – организует учет всех данных, полученных из вышеперечисленных блоков.

Блок выдачи отчетов – формирование отчетных форм по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, свободным площадям.

 

  4. ИНФОЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Инфологическая модель предметной области – обобщенное описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих  от используемых в дальнейшем программных  средств и ЭВМ.

 

 

 

 

Рис. 2       Инфологическая модель предметной области

 

На основе данной инфологической модели была построена структура 

базы данных.

 

                5. ВИДЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ

5.1. Информационное  обеспечение

Вся информация, содержащаяся в системе храниться в таблицах. Между таблицами определены соответствующие отношения (связи) «один – ко – многим», что позволяет обеспечить целостность данных.

Схема отношений между таблицами  БД представлена на рис. 3.

Рис. 3.  Схема отношений между таблицами БД

 

База данных системы автоматизированного  учета договоров аренды и оплаты по ним содержит 6 таблиц:

1. Таблица Арендатор (справочник) содержит информацию об арендаторах (табл.1)

                                                                                                      Таблица 1                                                                                                                                                                          

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
Код_аренд	Код  арендатора	Счетчик	Первич-ный	Уникальное значение; (код_аренд <>null)
Наимен_предпр	Название предприятия, организации	Текстовый	-	<>null
ФИО_представ	ФИО представителя предприятия  или физ. лицо	Текстовый	-	<>null
Паспорт_данные	Паспорт. данные представ-ля предприятия или физ. лица	Текстовый	-	<>null
Должность	Должность представ-ля	Текстовый	-	<>null
Адрес	Адрес регистрации предприятия  или физ. лица	Текстовый	-	<>null
Приоритет	Приоритет – наличие скидки на следующую аренду любого помещения	Логичес кий	-	Да / Нет

 

2. Таблица Помещение (справочник) – содержит информацию о помещениях, в том числе информацию о занятости помещения (табл.2).

                                                                                                      Таблица 2                                                                                                                                                                          

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
Код_помещ	Код помещения	Числовой	Первич-ный	Уникальное значение; (код_помещ<>null)
Площадь	Площадь помещения в кв. м.	Числовой	-	<>null, >=0
Число-этаж	Число этажей помещения	Числовой	-	<>null, >=0
Адрес	Адрес регистрации помещения	Текстовый	-	<>null
Стоимость	Стоимость помещения в руб. за 1 кв. метр	Денежный	-	<>null, >=0
НДС	Налог на добавленную стоимость	Числовой	-	<>null, >=0
Итого	Стоимость общей площади помещения  с учетом НДС	Денежный	-	<>null, >=0
Занято	Да - помещение занято, нет –  свободно	Логический	-	Да / Нет
Дата	Дата конца аренды помещения (до этой даты помещение занято)	Дата / время	-	> now ()

 

3. Таблица Договор – формируется с четом данных из вышеперечисленных таблиц, содержит информацию о договорах, в том числе расторгнут / не расторгнут договор (табл.3)

                                                                                                      Таблица 3                                                                                                                                                                          

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
№_договора	Код (№) договора	Счетчик	Первич-ный	Уникальное значение; (№_договора<>null)
Место_закл	Место заключения договора (название города)	Текстовый	-	<>null
Дата_нач	Дата заключения договора (начало аренды)	Дата / время	-	<>null, = now()
Дата_конец	Дата завершения договора (конец  аренды)	Дата / время	-	<>null, > now ()
Срок_аренды	Срок аренды в месяцах	Числовой	-
Код_помещ	Код арендуемого помещения	Числовой	-	<>null
Код_аренд	Код арендатора	Числовой	-	<>null
Сумма_вмес	Сумма, кот. арендатор должен платить  в месяц	Денежный	-
Процент_пени	Размер процента пени	Числовой	-	<>null, >=0
Расторгнут	Да – договор расторгнут	Логический	-	Да / Нет

 

4. Таблица Начис_сумма (справочник) – содержит информацию о всех начисленных суммах арендаторов, даты расчетов и пеню, на текущий момент времени (табл.4).

                                                                                                      Таблица 4                                                                                                                                                                         

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
№_договора	Код (№) договора	Числовой	-	№_договора<>null
Сумма_договора	Общая сумма договора в руб.	Денежный	-	<>null, >=0
Сумма_оплат	Общая сумма произведенной арендатором  оплаты за аренду на текущий момент времени в руб.	Денежный	-	<>null, >=0
Сумма_остаток	Оставшаяся общая сумма, кот. необходимо оплатить арендатору на текущий момент времени в руб.	Денежный	-	<>null, >=0
Сумма_вмес	Сумма, кот. начисляется в месяц арендатору со всеми учетами в руб.	Денежный	-	<>null, >=0
Дата_расчета	Дата, до кот. необходимо произвести очередную оплату за аренду	Дата / время	-	<>null, > now()
Пеня	Начисленная на текущий момент времени  пеня в руб.	Числовой	-	<>null, >=0

 

 

5. Таблица Счет_оплат (справочник) – содержит информацию о всех произведенных оплатах арендатора (дата, сумма) (табл.5).

                                                                                                      Таблица 5                                                                                                                                                                          

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
№_договора	Код (№) договора	Числовой	-	№_договора<>null
№_счета	Простая нумерация счета оплаты	Счетчик	-	<>null
Дата_оплаты	Дата очередной оплаты за аренду помещения	Дата / время	-	<>null, = now()
Сумма	Сумма оплаты в руб.	Денежный	-	<>null, >=0

 

 

6. Таблица Черный список (справочник) – содержит информацию об арендаторах – задолжниках (табл.6).

                                                                                                      Таблица 6                                                                                                                                                                          

Имя поля	Описание	Тип поля	Ключи	Ограничения целостности
Код_аренд	Код арендатора	Числовой	Первичный	Уникальное значение;
№_договора	Код (№) договора	Числовой	Вторичный	№_договора<>null
Дата_расторж	Дата расторжения договора	Дата / время	-	<>null
Сумма_долга	Общая сумма долга в руб.	Денежный	-	<>null, >=0
Кол_день	Количество просроченных дней	Числовой	-	<>null, >=0

 

Входная информация:

-  справочники арендаторов, помещений, начисленной суммы оплаты, произведенных оплат;

-  таблица Договор;

-  внесенная арендная  плата;

-  права пользователей  (ввод пароля).

Выходная информация:

- список арендаторов-задолжников;

- список арендаторов,  получившие скидки за своевременные выплаты;

- список занятых помещений;

- список арендаторов, оплативших очередную арендную плату на текущий момент времени.

5.2 Математическое обеспечение

1) Общая сумма договора (Sd, руб.) вычисляется следующим образом:

Sd = n*p   (1),

где n – срок аренды (в мес.),  p – стоимость помещения за 1 месяц аренды.

2. Общая сумма произведенной оплаты (Sop, руб.) определяется следующим образом:

Sop = s_i+Sop   (2),

где s_i – сумма произведенной оплаты за i – тый месяц.

3)  Общая оставшаяся сумма (Sos, руб.), которую необходимо оплатить арендатору, определятся следующим образом:

Sos = Sd – Sop  (3),

4)   Пеня (P) вычисляется следующим образом:

P = q*Sm*k% = (q*Sm*k)/100    (4),

где q – количество просроченных дней,

Sm – начисленная сумма за соответствующий (текущий) месяц, по умолчанию она равна начисленной сумме, указанной в договоре; она меняется по формуле (6) и (7).

k – процент пени, указанный в договоре, который необходим для расчета задолжности.

5)  Итого – сумма  к оплате (So, руб.), вычисляется следующим образом:

So = Sm + P   (5),

6)  Сумма, начисляемая на очередной месяц (Sm, руб.), определяется следующим образом:

Если арендатор заплатил сумму (So1) больше So, то на следующий месяц  будет начислена сумма(Sm):

Sm = Sm - (So1- So)  (6),

где So1 – сумма, которую вносит арендатор.

Если арендатор заплатил сумму (So1) меньше So, то на следующий месяц будет начислена сумма(Sm):

Sm = (Sm + (So- So1))*к% (7),

где So1 – сумма, которую вносит арендатор,

k – процент, указанный в договоре, на который увеличивается сумма.

Если арендатор заплатил сумму (So1) = So, то на следующий месяц будет начислена сумма(Sm):

Sm = Sm   (8),

5.3 Алгоритмическое обеспечение

Алгоритм работы программы можно представить следующим образом:

1. Производится составление договора (создание договора, введение в БД информацию об арендаторах).
1. Производится выбор помещения из базы, если свободных помещений нет, то договор не может быть составлен.
2. Производится оплата арендатором (введение в базу информации об оплатах арендаторов)