Автоматизация учета готовой продукции (работ, услуг) и ее реализации

Агиевич Ю.В.  ЗПЭ 09/51

Кафедра Математики и информатики

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерские информационные системы»

Автоматизация учета готовой продукции (работ, услуг) и ее реализации

Вариант № 3

Студент Агиевич Ю.В._ЗПЭ-09/51 ___________ ________

(Ф.И.О., номер зачетной книжки) (подпись) (дата)

Руководитель Смоляк Н.В. ___________ ________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Зарегистрировано

на кафедре _______________________ ___________ ________

(Ф.И.О.) (подпись) (дата)

Минск 2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3

1. Организационно-экономическая  сущность комплекса задач по  учету готовой продукции (ГП) и  ее реализации ….………………………………..….4

1.1   Задачи  бухгалтерского учета ГП на  предприятии .………..……....5

1.2 Порядок  ведения учета ГП и ее реализация  на складе и в бухгалтерии  предприятия ………………………….………………………..…7

2. Информационное  обеспечение комплекса задач  по учету ГП …………..10

2.1 Перечень справочников, используемых  для решения задач учета ГП………………………………………………………………………………..10

2.2 Первичные документы, используемые  для учета ГП и ее реализации……………………………………………………………………….12

2.3 Выходные документы, формируемые  в процессе автоматизации учета  ГП и ее реализации на предприятии…………………………………….12

3.Схема  диалога АРМ учета готовой  продукции на складе и в  бухгалтерии………………………………………………………………….…..14

4. Практическое  задание………………………………………………………..15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...22

Список использованных источников ……………………..……………………23

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность и значимость рассмотрения проблемы учета выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции заключается в том, что результатом деятельности любого производственного предприятия или организации является выпуск готовой продукции, выполнение работ или предоставление услуг. В результате, стоимость готовой продукции, работ, услуг переходит из сферы производства в сферу обращения.

Среди многообразия хозяйственных операций учет готовой продукции является наиболее трудоемким. Одна из основных задач бухгалтерского учета готовой продукции состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать информацию о ходе поступления товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и получателями продукции, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки ценностей и контролем за их сохранность.

Для того чтобы правильно и своевременно осуществлять учет результатов производственной деятельности организация должна выбрать и закрепить в своей учетной политике ряд основополагающих принципов и методов по учету готовой продукции, варианты которых изложены и закреплены в законодательных актах и рекомендациях Министерства Финансов Российской Федерации. От выбранного организацией или предприятием метода оценки готовой продукции и признания выручки от ее реализации зависят многие показатели деятельности предприятия или организации.

В ходе работы следует освоить создание справочников,  как одноуровневых, так и двухуровневых. Научится реализации экранных и печатных форм.  Разобраться с реализацией документов по передаче готовой продукции на склад, и отгрузке готовой продукции со склада с дополнительными реквизитами и вследствие их дальнейшего заполнения. Провести перечисления с внесением всех необходимых данных. Внедрить план счетов, и виды субконто по всем справочникам. Предоставить финальный отчет.

1. Организационно-экономическая сущность комплекса задач по учету готовой продукции (ГП) и ее реализации

Готовая продукция – это конечный продукт производственного процесса предприятия. Это изделия и продукты, полностью законченные обработкой на данном предприятии, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям, принятые отделом технического контроля и сданные на склад готовой продукции.

Процесс реализации завершает кругооборот хозяйственных средств предприятия, что позволяет ему выполнять обязательства перед государственным бюджетом, банками по ссудам, рабочими и служащими, поставщиками и возмещать производственные затраты.

Выпущенная готовая продукция переходит из сферы производства в сферу обращения. Задача «Учет отгруженной и реализованной продукции» состоит из:

• учета отгруженной продукции
• учета реализации продукции

На основании данных по остаткам продукции на складах происходит отгрузка готовой продукции потребителям. Готовая продукция отгружается покупателям в соответствии с договорами поставки.

Процесс отгрузки продукции на предприятии представлен следующим образом. Потребитель запрашивает необходимую продукцию. В ответ на запрос на предприятии выписывается пропуск.  Пропуск используется как разрешение для въезда автомобиля на территорию предприятия и разрешение на отпуск готовой продукции данному покупателю. Содержит данные о том, какую продукцию и в каком количестве покупатель хочет получить. В соответствии с предусмотренным договором сроком отдел сбыта передает складу готовой продукции приказ на отбор и упаковку готовых изделий на основании пропуска.

На основании пропуска выписывается товарно-транспортная накладная. Накладная – документ удостоверяющий отгрузку товаров. Заполняется на основе пропуска и данных о количестве фактически отгруженной продукции. Также есть возможность слежения за оплатой потребителями отгруженной им продукции. При этом выписывается для грузополучателя счет-фактура, с помощью которой до сведения покупателя доводится факт отгрузки готовой продукции.

Одновременно выписываются платежные требования, если нужно. Платежное требование выписывается в семи экземплярах в момент отгрузки готовой продукции. Четыре экземпляра направляются в банк, один из них возвращается с выпиской после оплаты и является основанием для учета реализации продукции. Остальные три экземпляра используются следующим образом: один экземпляр отсылается покупателю,  второй остается в отделе сбыта, а третий используется для учета товаров отгруженных в бухгалтерии. В течении двух суток с момента отгрузки продукции платежные требования сдаются по реестру в банк. Выходным документом при учете отгруженной продукции является сводный отчет по отпуску продукции за период, а также реестр накладных.

Реализованной считается готовая продукция, отгруженная покупателю, за которую полностью поступили средства на расчетный счет предприятия. Выходным документом учета реализации продукции является оборотно-сальдовая ведомость.

При доставке потребителям продукции необходимо осуществлять контроль за тем, чтобы количество отгруженной продукции потребителю соответствовало количеству принятой продукции. Если количество товара доставлено не в соответствии  товарно-транспортной накладной, то потребитель высылает свою накладную, где проставляется количество фактически принятой продукции. На основании этих данных определяется недостача по водителю, а также количество фактически отгруженной продукции.

1. Задачи бухгалтерского учета ГП на предприятии

При постановке бухгалтерского учета в организациях особое место занимает учет готовой продукции, ее отгрузки и реализации, так как он напрямую влияет на финансовые показатели деятельности организации.

В задачи бухгалтерского учета готовой продукции входят:

- систематический  контроль за выпуском готовой продукции, состоянием ее запасов и сохранностью на складах, объемом выполненных работ и услуг.

Готовая продукция входит в состав оборотных активов предприятия и поэтому, согласно Закону о бухгалтерском учете и отчетности, должна отражаться в балансе по фактической производственной себестоимости. Фактическую себестоимость готовой продукции можно определить только по окончании отчетного периода (месяца). В течение отчетного периода (месяца) постоянно происходит движение продукции (выпуск, отпуск, отгрузка, реализация и т.п.), поэтому для текущего учета необходима условная оценка продукции. В текущем учете оценка готовой продукции может производиться по плановой себестоимости, или свободным отпускным ценам, или фактической себестоимости, или свободным розничным ценам. Плановые, свободные отпускные и розничные цены называются учетными. При учете готовых изделий в течение отчетного периода (месяца) по плановым, свободным отпускным и свободным розничным ценам отдельно выделяются отклонения фактической производственной себестоимости этих изделий от их стоимости по учетным ценам (плановым, свободным отпускным). Указанные отклонения учитываются по однородным группам готовой продукции, которые формируются предприятием исходя из уровня отклонений фактической производственной себестоимости от стоимости по учетным ценам отдельных изделий. В бухгалтерии на основании приходно-расходных документов, а также сальдовых ведомостей и складских отчетов ведется стоимостный аналитический учет готовой продукции. Аналитический учет готовой продукции в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом. При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета продукции.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт продукции карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и продаже продукции. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет готовой продукции в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости продукции по каждому складу и подразделению.

В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам готовой продукции, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных выше оборотных ведомостей по группам товаров, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и продаже каждого вида продукции записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости.

При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров продукции.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета товаров, ведущиеся на складах.

 В установленные  сроки заведующие складами (кладовщиками) , на основании приходных и расходных документов, составляют и представляют в бухгалтерию отчет о движении готовой продукции в двух экземплярах. В них указывают остатки готовой продукции на начало и конец отчетного периода, а также движение готовой продукции , т.е. поступление и выбытие.

1.2 Порядок ведения учета ГП и ее реализация на складе и в бухгалтерии предприятия

Поступление из производства готовой продукции оформляется накладными, спецификациями, приемными актами и другими первичными документами. Но чаще всего накладными на передачу готовой продукции в места хранения. Документы, отражающие выпуск и сдачу готовой продукции, имеют общее назначение , в основном одинаковые реквизиты, и выписываются в двух экземплярах под одним номером. В них указывается цех-сдатчик, склад-получатель, наименование и номенклатурный номер изделия, дата сдачи, учетная цена и количество сданной продукции. Один экземпляр документа находится в производственном цехе, а второй на складе. На каждую партию сдаваемой продукции делают запись в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов. После окончания сдачи всей продукции в обоих экземплярах приемо-сдаточных документов по каждому наименованию, виду и сорту подсчитывают и записывают количество штук или вес цифрами и прописью.

Накладные подписываются представителями цеха-сдатчика, склада получателя и службы технического контроля.

Важным условием правильной организации аналитического учета является прежде всего хорошее состояние складского хозяйства. Складские помещения должны отвечать требованиям сохранности продукции, быть изолированными, оборудованы охранной и пожарной сигнализацией, иметь весовые измерительные приборы. Продукция должна располагаться в заранее установленных местах, к которым прикрепляются ярлыки с указанием на них наименования продукции, единиц измерения, норм запаса, фактического наличия и т.д.

На предприятии с материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками) заключаются договоры о материальной ответственности, при этом на предприятии должны быть созданы все условия для полной сохранности материальных ценностей на складе.

При организации складского учета готовой продукции большую роль играет порядок ее комплектования, затаривания , передачи из производства, хранения и отгрузки.

На многих предприятиях готовую продукцию комплектуют и упаковывают в производственных цехах, На склад она поступает в ящиках , имеющих определенную маркировку с указанием наименования готовой продукции и ее количества. По этой же маркировке, не вскрывая ящики (коробки), готовую продукцию передают покупателям. При этом кладовщики не проверяют содержимое ящиков (коробок) и по существу отвечают не за количество принятой продукции, а за количество принятых ящиков (коробок) с продукцией определенной номенклатуры. На таких предприятиях учет движения готовой продукции на складе необходимо вести не только не только в натуральном и стоимостном выражении, но и по количеству мест (ящиков) определенной маркировки. Поступившая на склад продукция на большинстве предприятий хранится по партиям (штабелям). К каждой партии прикрепляется ярлык для контроля за сроками хранения, очередностью отпуска продукции.

Складской учет ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета продукции. Форма № М-12.

В них отражаются наличие и движение готовой продукции в натуральных единицах измерения (штуках, метрах, килограммах и др.). Карточки открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) продукции в бухгалтерии и под расписку в журнале их регистрации передаются на склад. В карточках указываются наименование, номенклатурный номер, сорт, размер и другие признаки продукции, учетная цена, место хранения, норма запаса. Для удобства работы карточки на складе размещаются в специальном ящике - картотеке, где располагаются по группам продукции, а внутри групп - по номенклатурным номерам по их возрастанию. Карточки одной группы отделяются от другой разделителями, на которых указываются номера и наименования групп продукции.

Записи в карточках производятся материально ответственными лицами на основании документов о поступлении на склад и выбытии со склада готовых изделий по мере совершения операций. По окончании рабочего дня в карточках, где было отмечено движение продукции, выводится конечный остаток. В конце отчетного периода во всех карточках (независимо от того, было или не было движения готовой продукции по тому или иному наименованию продукции) проставляется конечный остаток.

Карточки могут заполняться с помощью технических средств, установленных на складе. Данные о приходе и расходе заносятся в карточки складского учета одновременно с выпиской первичных документов. Кроме этого, на складе ведется книга поступления и выбытия продукции. Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток.

Работники бухгалтерии систематически непосредственно на складах в присутствии кладовщика проверяют правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учёта и подтверждают это своей подписью.

Все первичные документы по приходу и расходу продукции со склада передаются в бухгалтерию. Как правило, такая передача осуществляется непосредственно на складе. Работник бухгалтерии ежедневно или раз в неделю (декаду) приходит на склад и проверяет правильность оформления первичных документов, записей в карточках или книге учета готовой продукции по ее приходу и расходу и исчисления остатков. Обнаруженные ошибки тут же исправляются. Достоверность исчисленных остатков подтверждается в карточках или книге учета подписью работника бухгалтерии.

После проверки записей в складских карточках или книге складского учета материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) передает документы работнику бухгалтерии. Передача оформляется специальным реестром, заполняемым в двух экземплярах, первый из которых остается на складе, а второй вместе с документами передается в бухгалтерию. По окончании месяца заведующий складом (кладовщик) передает в бухгалтерию сведения о продукции в натуральных единицах измерения. На предприятии используется сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод учета материальных ценностей, то заполняется сальдовая ведомость, в которую на складе переносятся остатки из карточек в натуральных единицах измерения. В бухгалтерии они оцениваются в стоимостных единицах.

В последнее время многие организации применяют бескарточный метод учета готовой продукции. При данном методе с помощью ЭВМ ежедневно составляют оборотные ведомости учета выпуска из производства и движения готовой продукции относительно складов (других мест хранения). Остатки готовой продукции периодически инвентаризируют.

           2. Информационное обеспечение комплекса задач по учету ГП

Для бухгалтерского учета движения и остатков готовой продукции на складе предназначен счет 40 "Готовая продукция", для учета отгруженной продукции - счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", а для учета реализованной продукции - счет 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", 47 "Реализация основных средств" и 48 "Реализация прочих активов". Номенклатура готовой продукции определяет объемные показатели деятельности предприятия, поэтому необходимо обеспечить точный учет готовой, отгруженной и реализованной продукции. Для автоматизации такого учета используются следующие классификаторы: цехов и отделов предприятия; единиц измерения; синтетических счетов и субсчетов; готовых изделий; плательщиков, потребителей, номеров счетов-фактур. Классификатор номеров счетов-фактур строится по порядковой системе, нумерация ведется с начала года.

Поступление готовой продукции из цехов на склад оформляется приемно-сдаточными накладными, актами и другими документами. Они выписываются в двух-трех экземплярах, из которых первый остается в цехе-изготовителе, второй - на складе, третий передается в бухгалтерию.

Кладовщик склада на основании документов о поступлении продукции делает соответствующую запись в карточках складского учета. Поступление готовых изделий со стороны (возврат, полуфабрикаты и т. д.) оформляется приходными ордерами или актами, которые также выписываются в двух-трех экземплярах.

Отгрузка (отпуск) готовой продукции оформляется накладными, приказами-накладными и сводными накладными (если готовая продукция отпускается на основании разнарядок или договоров разным покупателям). Эти документы выписываются обычно в двух экземплярах, один из которых направляется покупателю, а другой передается для выписки платежных поручений и счетов-фактур. Счета-фактуры или другие расчетные документы целесообразно выписывать на компьютере.

Отметим, что учет движения готовой продукции на складе ведется аналогично учету материальных ценностей, а отгруженной и реализованной продукции - в бухгалтерии и отделе сбыта. Поэтому для крупных и средних предприятий целесообразно автоматизировать эти процессы на основе единой информационной базы.

2.1 Перечень  справочников, используемых для  решения задач учета            ГП

Началом работы с системой есть формирования нормативно-справочной информации в виде справочников: номенклатура-ценник готовой продукции; внешних организаций; текстовых постоянных; договоров на снабжение готовой продукции; пользователей; торговых наценок. Во время выбора конкретного справочника система показывает его структуру.

• Номенклатура-ценник готовой продукции

• Справочник внешних организаций

• Справочник текстовых постоянных

• Справочник договоров по поставкам готовой продукции

• Справочник пользователей

• Справочник торговых наценок

При наборе одного из перечисленных справочников на III уровне меню отображается их структура. Справочник номенклатура-ценник готовой продукции имеет структуру: группа готовой продукции, номенклатурный номер, марка, наименование готовой продукции, единица измерения, цена за единицу измерения в национальной денежной единице и в иностранных валютах, синтетический счет.

Данный справочник необходим для оценки готовой продукции в денежных единицах, а также для автоматизированного проставления счета.

Справочник внешних организаций имеет следующую структуру: код внешней организации, наименование организации, адрес и банковские реквизиты организаций. Этот справочник используется в системе для организации учета отгрузки, выписки платежных поручений-требований, в разрезе плательщиков, а также для отражения и анализа реализации готовой продукции.

Справочник текстовых постоянных необходим для автоматизированной выписки платежных документов. Структура данного справочника: текст (например, оплата телеграфом и т. д.), код постоянных Данных.

Справочник договоров по поставке готовой продукции имеет

следующую структуру: код фондодержателя, код покупателя, номенклатурный номер, наименование, план поставок продукции по месяцам (количество), сумма плановых платежей, предусмотренных договором. Этот справочник необходим для анализа поставок готовой продукции, а также определения получаемых сумм и осуществления прогноза по получению денежных средств за готовую продукцию.

Справочник пользователя необходим для оформления платежных документов в зависимости от поставщика продукции. Структура справочника: код пользователя, наименование предприятия, адрес и банковские реквизиты предприятия.

Справочник торговых наценок необходим для оценки готовой продукции с учетом наценок предприятия и выписки платежных документов. Данный справочник имеет следующую структуру: код готовой продукции, процент наценок или сумма.

После набора нормативно-справочной информации бухгалтер осуществляет формирование первичных данных, а также при необходимости осуществляет печать первичной информации.

2.2 Первичные  документы, используемые для учета  ГП и ее реализации 

• сдаточные накладные,
• акты приемки-сдачи работ (услуг),
• железнодорожные квитанции,
• товарно-транспортные накладные,
• платежные требования-поручения.

В результате обследования предметной области определены входные (первичные) документы, необходимые для решения комплекса задач по учету и реализации готовой продукции. Рассмотрим оперативные документы, которые разбиваем на общую часть и спецификацию.

С заказчиками заключаются договоры на поставку изделий. Договор состоит из двух частей: общей части, включающей номер договора, сведения о заказчике и т.д. и спецификации, в которой приводятся сведения о видах и количестве изделий и сроках поставки.

Выпущенная цехами продукция сдаётся на склад. Груз сопровождает «Цеховая накладная». Этот документ тоже состоит из двух частей - общей и спецификации. В общей части указывается номер цеховой накладной, цех изготовитель и дата сдачи. В спецификации - сведения о видах и количестве сдаваемой на склад продукции.

При отгрузке готовой продукции заказчикам выписываются «Товарно-транспортные накладные», которые состоят из общей части и спецификации. В общей части указывается номер ТТН, номер договора, дата отгрузки продукции, а в спецификации - сведения о виде и количестве отгруженной продукции. После получения груза заказчик должен произвести оплату. Оплата оформляется платёжным поручением. Платёжное поручение выписывается на основании ТТН и состоит из двух частей. Общей - с номерами ПП и ТТН, датой оплаты. В спецификации указываются виды и количество оплачиваемой продукции.

2.3 Выходные  документы, формируемые в процессе  автоматизации учета ГП и ее  реализации на предприятии 

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в таблице 1. Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

-счет;

• накладная;

• счет-фактура.

Таблица 1

Основные проводки

 
      3.Схема диалога АРМ учета готовой продукции на складе и в бухгалтерии

 
2. Практическое задание

В 1С: Предприятие 7.7. разработать мини-конфигурацию Учет готовой продукции. Примерный перечень объектов  (см. таблица 3).

• Разработать экранные и печатные формы для всех справочников

• Разработать экранные формы первичных документов

• Реализовать проведение первичных документов.

• В журнале  Учет ГП реализовать  учет документов, отражающих поступление ГП на склад.

• В журнале  Реализация ГП реализовать  учет документов, отражающих убытие  ГП со склада.

• В отчете  Анализ счета реализовать возможность анализа счета за любой выбранный период по субсчетам.

При заполнении справочников в режиме 1С: Предприятие:

• Справочник Покупатели должен иметь не менее 10 записей.

• Справочник Готовая продукция  имеет две группы: Обувь женская (5 записей) и  Обувь детская (5 записей)

• Справочник Склады – три Склада.

Таблица 3. Конфигурация Учет ГП.