Автоматизація обліку для завершеного виробництва

ТЕМА: Автоматизація обліку для завершеного виробництва

ЗМІСТ

ВСТУП

В ринкових умовах значно збільшуються потреби в оперативній, якісній і повній обліковій інформації, як для системи управління підприємством, так і для користувачів різних категорій. Важливим чинником, який сприяє своєчасному забезпеченню обліковою інформацією власників, бухгалтерів, інвесторів та інших користувачів є впровадження автоматизованих інформаційних систем обліку (АІСО) на базі комп’ютеризації. Для більшості підприємств цей процес починається з автоматизації саме бухгалтерського обліку.

На сьогоднішній день в економічному середовищі України  існує ціла низка підприємств, які  мають свою специфіку в обліку, а саме, туристичні, транспортні організації, підприємства житлово-комунального господарство тощо. В наслідок цього, такі підприємства для ведення бухгалтерського обліку не можуть використовувати сучасні стандартні програмні продукти в «чистому» виді, тобто без внесення в них відповідних корективів. Таким чином, особливої актуальності набуває не тільки проблеми щодо необхідності коригування та адаптації існуючих програмних продуктів відповідно особливостям обліку зазначеної групи підприємств, а й визначення та удосконалення можливих методичних підходів до автоматизації обліку підприємств з урахуванням їх специфіки.

В ринкових умовах для ефективного розвитку будь-який суб’єкт господарювання – від  приватного підприємця до державної  корпорації – повинен мати оперативну інформацію про стан свого майна, рух грошових коштів, розрахунки з дебіторами та кредиторами, фактичний стан виробництва, результати діяльності та зміни у власному капіталі [8].

Перш за все, слід визначити причини, що спонукають підприємства до використання інформаційних систем в бухгалтерському обліку. З одного боку, керівництво прагне збільшити продуктивність праці, оскільки комп’ютерна обробка інформації займає набагато менше часу, ніж проведення тих самих розрахунків бухгалтером вручну, з іншого боку – бажання підвищити ефективність управління діяльністю підприємства за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. В умовах зростання інформаційних потреб управління вдосконалення організації системи обліку та обліково-аналітичного процесу є необхідним.

Використання  комп’ютерних технологій в бухгалтерському  обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації  бухгалтерського обліку на конкретному  підприємстві постає питання про  доцільність впровадження на ньому комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. Дане питання є досить актуальним, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є центральним в системі організації бухгалтерського обліку.

Питання організації  та впровадження інформаційних систем у бухгалтерський облік вітчизняних підприємств з метою автоматизації процесів обробки та систематизації облікової інформації досліджували такі вчені, як: Ф. Бутинець, О. Височан, В. Загородній, А. Загородиш, В. Шквір, О.Височан, С. Івахненков та ін. Протягом останніх десятиліть в зв’язку із стрімким розвитком інформаційних технологій з’явилось багато нових напрямків використання комп’ютерних ресурсів для автоматизації управління різними бізнес-процесами підприємства. Особливо актуальним є розробка та впровадження інформаційних систем бухгалтерського обліку та контролю, що сприяють покращенню процесу обробки інформації та дозволяють проводити ефективний моніторинг діяльності підприємства, в цьому полягає актуальність теми роботи.

Метою роботи є огляд теоретичного матеріалу щодо автоматизації обліку з урахуванням специфіки підприємств, визначення основних проблем автоматизації та досвіду застосування АСБО.

Завдання: розглянути класифікацію видів програмного забезпечення автоматизованої системи бухгалтерського обліку а також моделі інформаційних систем бухгалтерського обліку; механізми адаптивного розвитку процесів бухгалтерського обліку; проаналізувати сучасний стан розвитку технології бухгалтерського обліку; дослідити технологію впровадження корпоративних систем управління в практичну діяльність; висвітлити основні проблеми та перспективи АСБО.

1.ТЕОРЕТИЧНІ  ОСНОВИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКУ  ДЛЯ ПІДПРИЄМСТВА

1.1.Характеристика  основних автоматизованих програм  обліку на підприємстві

Результативність  роботи будь-якого підприємства в наш час багато в чому залежить від вибору програмного забезпечення, особливо що стосується управлінських процесів. У даному напрямі було створено два різновиди програм, а саме: ті, що базуються на автоматизації більшості облікових та аналітичних процесів, а також програми-конструктори, що дають відносну свободу у виборі дій [1].

Проблема використання інформаційних технологій у господарській  діяльності підприємств, а саме у  веденні бухгалтерського обліку була висвітлена у працях таких вітчизняних і зарубіжних вчених як Бутинець Ф.Ф., Гільде Е.К., Загородній А.Г., Ісаков В.І., Кузьмінський Ю.А., Писаревська Т.А.

Загальновідомим представниками бухгалтерських програм  з високим рівнем автоматизації  процесів являються програми «1С: Бухгалтерія 7.7», «1С:Підприємство 8.0», "Парус-Предприятие7.11» та  „Галактика".

Програма "Галактика" є багатокористувацькою комплексною  системою автоматизацiї управлiння  пiдприємством, яка охоплює всi аспекти  його внутрiшньої i зовнiшньої господарської діяльності [5, с. 156].

Значною вiдмiннiстю  програми "Галактика" вiд iнших програм  є комплексний пiдхiд до проблеми автоматизацiї пiдприємства, що охоплює  всi сфери управлiння сучасним пiдприємством, включаючи фiнансове i господарське планування, управлiння кадрами, бухгалтерський облiк, управлінський облік, оперативне управлiння. Вирiшення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами. Контур - це сукупнiсть програмних модулiв для виконання однорiдних задач. В програмi "Галактика" їх є чотири:

- "Контур адміністративного управління";

- "Контур  оперативного управління";

- "Контур  управління виробництвом";

- "Контур  бухгалтерського обліку".

Модульний принцип  побудови програми "Галактика" дозволяє залежно вiд виробничо-економiчної необхiдностi використовувати окремi програми i модулi або комбiнувати їх за умови встановлення всiх модулiв програми. Програми "1С: Бухгалтерія 7.7"  та "Парус-Предприятие 7.11" можна охарактеризувати використовуючи певнi класифiкацiйнi ознаки (табл. 1.1)

Таблиця 1.1

Характеристика програм "1С: Бухгалтерія 7.7"  та "Парус-Предприятие 7.11"

Більш розповсюдженою є програма  «1С: Бухгалтерія 7.7», в якій  присутні готові шаблони, алгоритми, налаштування, що побудовані на базі  SQL технологій. За лічені хвилини у даному програмному середовищі можна підготувати потрібні звітні документи чи роздрукувати первинну документацію, інформація ж зберігається у системі  зручних структуризованих довідників. Проте системі «1С: Бухгалтерія 7.7» не притаманна висока гнучкість у пристосуванні до низки облікових задач, як це властиво програмам –конструкторам.

У зв’язку з  цими та іншими недоліками програми багато користувачів «1С» перейшли на нову платформу  — «1С:Підприємство 8.0».

Причин, що підводили підприємства до такого рішення, кілька. Одна з них — масштаби діяльності підприємств, які наштовхуються на гальмівну систему обробки гігабайтних масивів даних, зростають. У результаті - помітне уповільнення в роботі і роздратування, що накопичується від цього, вже не можуть не змушувати активно шукати нормальну альтернативу [11, с. 106].

Відомо, що у  версії 7.7 основний наголос зроблено на розв’язання облікових завдань. На підприємстві, що активно зростає  і розвивається, ускладнюються і  завдання, що стоять перед керівництвом. І якщо в цій динаміці продовжувати використовувати таку систему, неминуче виникнуть проблеми. Тут не обійтися без прогнозу на найближчу і віддалену перспективу, без правильної розстановки акцентів. А для цього треба контролювати роботу з клієнтами, оптимізувати процес виробництва (не тримати на складах зайвих товарних запасів, позбутися непродуктивних робочих процесів тощо). Врешті-решт, розуміти, що відбувається на підприємстві — чи виконуються доручення, де знайти необхідний електронний документ тощо.

Саме для  вирішення завдання управління всіма  ресурсами підприємства і була створена нова платформа. Її основна мета —  охопити всі сторони діяльності підприємства, зробити всі напрями  прозорими та легко керованими як для керівника, так і для менеджера.

При виборі платформи 8.0 для покупця будуть доступні наступні кілька версій продукту: «Управління  виробничим підприємством»; «Управління  торгівлею»; «Управління персоналом»; «CRM-рішення»; «WEB-розширення».

Платформа 8.0 має  значні переваги над платформою 7.7. На прикладі конфігурації «Управління виробничим підприємством» (УВП) виникла можливість перемикання інтерфейсів. Їх в УВП — п’ятнадцять. Це означає, що охоплено майже всі ділянки роботи виробничого підприємства середнього розміру:

— управління запасами, закупівлями й обладнанням;

— управління організацією виробничих процесів;

— управління оптовою і  роздрібною торгівлею;

— управління відносинами  з клієнтами;

— управління персоналом і  грошовими коштами;

— бюджетування і МСФЗ;

— бухгалтерський і податковий облік [3].

Одне з нововведень  «восьмої» платформи — розширений графічний інтерфейс. Наприклад, за допомогою блок-схем можна відображати  шаблони бізнес-процесів підприємства, із зазначенням відповідальних осіб, умов розгалуження процесу. Ці самі процеси можна запускати на виконання у реальному режимі часу. Отже, якщо попередній виконавець позначить виконання своєї частини завдання, то наступний виконавець отримає повідомлення, що настала його черга діяти. А кого заохочувати чи карати, видно у відповідному звіті з деталізацією до конкретних завдань, які виконуються у цей момен .

Необхідно звернути увагу також на зображувальні  можливості «1С 8.0», які набагато більші, ніж традиційний Windows-інтерфейс версії 7.7. Випускається програма у двох варіантах — файловому та «клієнт-сервер» (MS SQL Server). Файлова версія ефективно працює у розрахованому на багато користувачів режимі на невеликих підприємствах, клієнт-серверна версія забезпечує ефективну роботу на десятках і сотнях комп’ютерів одночасно [3].  Для програми характерна також логічна витонченість та простота нової платформи. «Вісімка» має зручну систему сервісів та візуальні засоби розробки (різноманітні конструктори), швидкість написання коду і разом з тим його гнучкість. Отже, можна говорити про очевидні переваги програми «1С:Підприємство 8.0». Використання даної програми дозволяє з легкістю впоратися з обробкою даних. Із її впровадженням фахівцям зручніше управляти міграцією документів, а користувачі оцінюють зручність програми у роботі [27, с. 52].

1.2.Методика автоматизації обліку з урахуванням специфіки підприємства

Проблемі створення АІСО в останні роки приділяється багато уваги у вітчизняних наукових та зарубіжних авторів, таких, як А.Берези [2], О.Дубій [3], В.Завгороднього [4], В.Савченко, С.Івахненкова [5], А.Пилипенко [7] та інші. Автори досліджують проблеми загальної організації обліку, організації автоматизованого обліку; проблеми автоматизації облікових процесів на різних ділянках обліку, однак, на сьогоднішній день, залишається ряд дискусійних моментів, які потребують вирішення. Так, розробники програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку здебільшого орієнтовані на масового споживача, тому відповідне програмне забезпечення носить уніфікований характер і потребує відповідного коригування при впровадженні на підприємстві. Однак в науковій літературі відсутні публікації, щодо питань теорії і практики впровадження та вдосконалення АІСО, які б дозволяли враховувати специфічні особливості діяльності підприємства та їх організацію обліку.

Тільки за умови  комплексного використання комп'ютерної  техніки та професійних програмних засобів облікова інформаційна система  може оперативно надавати необхідну  інформацію для потреб управління підприємством [29, с. 259].

Практика свідчить, що через специфічні облікові особливості підприємств, інші об'єктивні та суб'єктивні причини, значна кількість підприємств застосовують не стандартні продукти, такі, як, наприклад, «1С:Бухгалтерія», а переважно власні програмні продукти. Для зазначених підприємств основними і найбільш впливовими факторами господарської діяльності, які стимулюють процес автоматизації обліку, є наступні [6, с. 57]:

- специфіка  обліку підприємств;

- недосконалість  державного регулювання;

- суттєві відмінності  між бухгалтерським і податковим обліком;

- відсутність  галузевих методичних рекомендацій  щодо особливостей застосування  П(С)БО та складання фінансової  звітності.

Однак, слід зазначити, що у більшості випадків, програмні  продукти бухгалтерського обліку, які  застосовуються підприємствами окремих галузей, далеко не всі відповідають сучасним вимогам.

Таким чином  для більш якісного та оперативного обліку на підприємствах окремих  галузей пропонується, за допомогою  альтернативних методичних підходів, впровадити програму «1С:Бухгалтерія».

Враховуючи  особливості структури управління підприємства, положення про облікову політику, організаційну структуру  бухгалтерії, рівень комп’ютеризації, терміну, коли було розпочато впровадження програми «1С:Бухгалтерія», підприємством  можуть бути використанні різні методи впровадження цієї програми. Виходячи з цього, авторами пропонується два методи впровадження програми «1С: Бухгалтерія» (табл. 1.2.).

Таблиця 1.2.

Альтернативні методи автоматизації обліку

Перший метод  базується на зміні типової конфігурації відповідно до робочого плану рахунків підприємства. Другий метод базується  на збільшенні рівнів структури і  кількості довідників при незміненій конфігурації програми «1С:Бухгалтерія» [30, с. 12].

При впровадженні АІСО як за першою, так і за другою методикою є позитивні та негативні  сторони. Так, при впровадженні першої методики серед наявних переваг  вважаємо за доцільне виділити наступне:

- змінений план  рахунків повністю відповідає  робочому плану рахунків підприємства, що полегшує адаптацію бухгалтерів до роботи в програмі;

- залишається  незмінним підхід ведення аналітичного  обліку;

- за допомогою  нових впроваджень краще розкривається  специфіка підприємства.

Проте, поряд  із зазначеними перевагами впровадження першої методики існує ряд недоліків, які призводять до необхідності вирішення певних проблем, в тому числі наступних: існує потреба в постійному оновлені та допрограмуванні програми, оскільки змінена конфігурація несумісна з новими програмними продуктами «1С»; при збільшенні кількості субрахунків, значно ускладнюється процес сприймання оборотно-сальдових відомостей за всіма рахунками. Слід зазначити, що при постійній зміні законодавства та нормативної бази України, а також швидкому розвитку програмного забезпечення підприємству доцільно отримувати безкоштовні послуги із забезпечення новими версіями програми.

Впровадження  підприємством другої методики автоматизації  обліку дозволяє досягти більшої  ефективності, оскільки вона базується  на застосуванні типової конфігурації програми «1С:Бухгалтерія». В свою чергу, це обумовлює наявність певних переваг, а саме:

- можливість  вивчення і використання функціональних  можливостей програми «1С:Бухгалтерія», зокрема, автоматизованих форм  документів;

- можливість прийняття більш раціональних і ефективних управлінських рішень, завдяки вдосконаленню аналітичного обліку, шляхом впровадження нових структурних рівнів довідників;

- можливість  без додаткового допрограмування  застосовувати всі оновлення  програмного продукту [30, с. 15].

Однак, застосування другого методу при впроваджені  автоматизованої системи обліку також має ряд недоліків, в  тому числі серед найбільш вагомих  можна виділити наступні: робочий  план необхідно налаштовувати відповідно до плану рахунків типової конфігурації програми; можливість впровадження методики тільки на початку року, коли в облікову політику ще можна внести зміни.

Таким чином, застосування підприємством будь-якої з зазначених методик має свої переваги та недоліки. Рішення, щодо обрання оптимального методичного підходу до автоматизації обліку, доцільно приймати спираючись на результати порівняльного аналізу можливих варіантів, виходячи зі ступеню значимості кожного з критеріїв, а також з урахуванням особливостей структури підприємства, специфіки діяльності та характерних відмінностей в організації обліку.

Але, доцільне враховувати той факт, що чим менше відбувається зміна типової конфігурацію програми, тим менше необхідно витрачати грошових коштів на інформаційне і технічне впровадження програми [24, с. 8].

Таким чином, представлені методичні підходи дозволяють виконувати порівняльний аналіз переваг і недоліків  стандартних та інших програмних продуктів, визначати доцільність  їх впровадження; розробляти, аналізувати  та оцінювати нові проекти АІСО, з поетапним описом послідовності робіт; визначати оптимальні методи, при впровадженні програмного продукту; навчати персонал та підвищувати його кваліфікацію. А це сприятиме прискоренню процесів автоматизації систем обліку на підприємствах, які мають свою специфіку. Поряд з цим, серед напрямків подальших досліджень, можна зазначити на можливості розробки програмного продукту з автоматизацією обліку для підприємств соціальної сфери, а також казенних підприємств.

1.3.Автоматизація управління підприємством: основні принципи, функції та підходи

Нині існує  безліч підходів до автоматизації управління підприємством, які можна використати у формі набору програмного забезпечення, так званого рішення “під ключ” (зокрема зарубіжні програми). За іншого підходу можливий варіант придбання частин програмного забезпечення та їх інтегрування. Можливий також варіант, за яким розробка системи передається третій стороні з метою зниження витрат.

Але, незважаючи на таку різноманітність вивчення і розробки підходів щодо автоматизації управління підприємством, недостатня кількість теоретиків і практиків розглядають такий аспект, як “економічна доцільність проведення автоматизації”. Одну з провідних функцій в управлінні підприємством виконує сучасний бухгалтер-аналітик, який не тільки відповідає за ведення бухгалтерських рахунків, але й здійснює велику роботу з планування, контролю, оцінки та аналізу господарської діяльності підприємства щодо аудіювання та прийняття управлінських рішень.  Для удосконалення управління підприємством необхідно використовувати нові методи і сучасні технічні засоби побудови різних інформаційних систем. Насамперед необхідно провести корінну реконструкцію його технічної й інформаційної бази на основі впровадження автоматизованої системи обліку, контролю й аудиту [34, с. 25].

В умовах автоматизованої  обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються набагато ширше, ніж при ручній обробці даних. При цьому можна виділити три категорії користувачів автоматизованої системи обліку: керівники, які несуть повну відповідальність за управління підприємством, управління структурними підрозділами; користувачі з прямим фінансовим інтересом (інвестори, кредитори); користувачі з непрямим фінансовим інтересом (державна податкова адміністрація, фондові біржі, урядові організації, працівники підприємства, покупці продукції, що випускається, тощо).

Слід також  відмітити, що змінюється й цільове призначення бухгалтерського обліку. Функціонування на якісно новому технічному рівні зменшує його значення як організаційної частини інформаційної системи.

Отже, бухгалтерський облік стає складовою частиною системи управління підприємством. Проте процес зміни проходить дуже повільно і відстає від темпів удосконалення технічного оснащення обліку. У результаті, незважаючи на зростання обсягу облікової інформації, яке викликане збільшенням її джерел і споживачів, та зростання матеріальних і трудових витрат на ведення обліку, пов’язане із впровадженням ЕОМ, споживча вартість бухгалтерської інформації залишається без змін.

Одна з основних причин такого стану справ полягає  в тому, що відсутній новий, такий, що відповідає сучасним вимогам теорії і практики управління, підхід до бухгалтерського обліку та аудиту, а їхня роль в управлінні підприємством усіляко применшується. Існуючі способи та форми одержання та надання бухгалтерської інформації загалом орієнтовані на використання її тільки бухгалтерією підприємства. Існуюча форма подання бухгалтерської інформації виявилася незручною для використання керівниками підприємств в управлінських цілях, оскільки, по-перше, ця інформація формується не з виникненням потреби, а на чітко визначену дату, причому з періодичністю не менше місяця. По-друге, ця інформація видавалася у формі звітів і збиралася у спеціальних бухгалтерських реєстрах, з яких неспеціалісту дуже важко було вибрати необхідні показники.

Зараз усі три  види господарського обліку істотно змінюються; спостерігається їхнє взаємопроникнення і злиття. Стиранню меж між ними також сприяють нові економічні умови та використання в організації для їхнього ведення сучасних засобів обчислювальної техніки [34, с. 27].

Сучасна автоматизована система обліку, контролю та аудиту будується на основі новітніх засобів обчислювальної техніки і повинна виконувати функції, які перед нею ставлять її користувачі: