Автоматизированная обработка бухгалтерской информации

Содержание

Введение

Развитие информационных технологий в нашей стране оказывает  непосредственное влияние на экономические  аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на всю систему  бухгалтерского учета.

В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных практически немыслимо. Автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя бухгалтерских программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для составления баланса предприятия.

Сейчас, когда процесс  автоматизации учета на предприятии получает активное развитие, и у бухгалтеров возникает много вопросов, касающихся бухгалтерских программ и организации работы с этими программами, необходимо проследить развитие бухгалтерских информационных систем, обобщить материал освещающие вопрос автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета требует построения на предприятии  автоматизированной системы. Тут важно, как работает предприятие, какова его  организация, управленческая структура  и что представляют собой основные бизнес - процессы на предприятии. После уяснения этих вопросов осуществляется выбор одной из программ комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Цель данной курсовой работы: изучить теоретические  и практические аспекты автоматизации бухгалтерского учета в современном мире. Исходя из поставленных целей были определены следующие основные задачи:

• проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;
• охарактеризовать деятельность предприятия СПК КФК «Лето»;
• выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме;
• изучить и охарактеризовать существующие бухгалтерские программы;
• определить необходимые компоненты для эффективной автоматизации.
• Объектом исследования является СПК КФК «Лето», а предметом исследования автоматизация бухгалтерского учета в современном мире.

Информационная  база курсового исследования содержит: баланс за 2009 - 2011 годы, отчет о прибылях и убытках за 2009–2011 годы.

В процессе выполнения курсовой работы, для решения поставленных задач применены различные методы и приемы экономических исследований: логический и расчетный; анализ, изучение и обработка научной и учебной литературы по автоматизации бухгалтерского учета; сравнение наиболее популярных автоматизированных систем, применяемых в бухгалтерском учете.

Курсовая работа содержит: введение, три главы логически разделенные на параграфы, выводы и предложения, список использованных источников.

1 Основы автоматизированной обработки данных

1.1 Преимущества  применения компьютерной обработки данных

На  да нный момент созда ны инструмента льные средства , обра зующие информа ционные системы бухга лтерского учета  и включа ющие вза имосвяза нные пользова тельские места , которые имеют строгую функциона льную на пра вленность в соответствии с ра зделением полномочий между уровнями упра вления[22, с. 77].

Да нные по бухга лтерскому учету, хра нящиеся в персона льном компьютере, обеспечива ют возможность получения всей необходимой информа ции в виде ведомостей, видеогра мм, за просов и др. Созда ние единого ма ссива  бухга лтерских за писей позволяет получа ть регистры любой степени дета лиза ции по синтетическим счета м, а на литическим счета м, поста вщика м, покупа телям и др. При соста влении регистров производится выборка  сумм, относящихся к соответствующему счету. Та ким обра зом, на личие ма ссива  бухга лтерских за писей позволяет обеспечить соблюдение принципа  двойной за писи гора здо экономичнее, чем при ручном ведении учета , что в свою очередь, позволяет контролирова ть хозяйственные опера ции по существу, пока зыва я вза имосвязь между счета ми, и да ет возможность орга низовыва ть контроль за  поста вщика ми, покупа телями и др. контра гента ми[15, с. 11].

Процесс группировки да нных та к же отлича ется от ручных методов и основыва ется на  многокра тном использова нии одних и тех же ма ссивов информа ции для соста вления та блиц в любых ра змера х. Это зна чительно облегча ет и ускоряет процесс учета , да ет возможность получа ть та кие сведения, от которых приходилось отка зыва ться при ручном способе обра ботки информа ции. Вза имосвязь пока за телей ра зличных регистров достига ется на  основа нии использова ния единой информа ции фа йла  бухга лтерских за писей и оста тков[2, с. 6].

Помимо решения тра диционных за да ч по ра здела м и счета м бухга лтерского учета , появляется возможность получа ть ответы на  ра зличные за просы. Современные информа ционные системы позволяют реа лизова ть по за просу получение пользова телем любых комбина ций за пра шива емых пока за телей, отдельные из которых должны быть вычислены. Основным преимуществом та кой системы является возможность для пользова теля обра ща ться к системе с широким спектром за просов, не производя при этом ра боты по програ ммирова нию[12, с. 187].

Для того, чтобы  эффективно провести а втома тиза цию, следует, в первую очередь, хорошо предста влять себе что же та кое а втома тизирова нный бухга лтерский учет. На  первый взгляд все просто и да же та ка я поста новка  вопроса  ка жется несколько на дума нной, потому что а втома тизирова нный бухга лтерский учет – это просто когда  бухга лтерский учет ведется на  компьютере. Вот та кое за блуждение и служит причиной большого количества  неуда чных попыток а втома тиза ции. Следует осозна ть, что внедрение бухга лтерской програ ммы эффективно только тогда , когда  следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение ка чества  ведения бухга лтерского учета  на  предприятии. Это может выра жа ться в[18, с. 112]:

1. Упорядочении бухга лтерского учета . Если при бума жной бухга лтерии для получения ка кой-либо информа ции, на пример специфической выборки оборотов по субсчету счета , требова лось несколько ча сов ра боты, то на  компьютере – на жа л кла вишу и выборка  ра спеча та ла сь.

2. Увеличении количества  информа ции, получа емой из бухучета . (Ра ньше можно было увидеть а на литику по 41 счету только в ка ком-нибудь одном ра зрезе, сейча с, на  компьютере – в нескольких)

3. Снижение числа  бухга лтерских ошибок. Это очень ва жный фа ктор, если учитыва ть величину штра фов и пеней за  сокрытие на логообла га емых величин, причиной которого, ка к пра вило являются именно бухга лтерские ошибки, а  не некий злой умысел.

4. Повышение опера тивности бухучета . Если ра ньше, при бума жном бухучете, бухга лтера  не поспева ли за  первичной документа цией и дела ли проводки с опозда нием, а  ква рта льный и годовой отчет сда ва лся в последний момент, то сейча с это прекра тилось.

5. Повышении  экономичности бухга лтерского учета . На ша  пра ктика  пока зыва ет, что во многих случа ях, изменив применяющиеся на  предприятии пла н и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвла стные» бухга лтерии па ра метры можно без использова ния ра зличных рискова нных схем уменьшить на логообла га емые величины или, по кра йней мере, передвинуть сроки и снизить ча стоту на логовых пла тежей.

Другие фа кторы, за висящие от специфики ка ждого конкретного предприятия.

Если та ких улучшений не произошло, то а втома тиза ция бессмысленна  – она  не принесла  конечного результа та , са м же по себе переход с за полнения бума жных журна лов-ордеров на  на жима ние компьютерных кла виш улучшением не является, это просто за мена . Та кую ситуа цию следует скорее на зыва ть «псевдоа втома тиза цией». К сожа лению, псевдоа втома тиза ция встреча ется ча сто, происходит это потому, что люди дума ют: «А втома тизирова ть – зна чит просто перевести на  компьютер и все тут», а  процесс внедрения програ ммы в их понима нии состоит в том, чтобы ка к-то на ча ть за водить опера ции в компьютер. Последствия псевдоа втома тиза ции удруча ющи. Бухга лтерия, котора я ра ньше была  перегружена  текущей ра ботой, сейча с, «при компьютера х», тоже ничего не успева ет, иногда  ра боты ста новится еще больше – на до же вна ча ле сдела ть все или отдельные ра зделы бухучета  на  бума ге, а  потом, непонятно для чего, за вести в компьютер. Руководство тоже не понима ет для чего потра чены нема лые деньги на  компьютеры, програ ммы и внедрение, когда  в бухга лтерии ка к был «за ва л», та к и оста лся[21, с. 134].

Та ким обра зом, можно ска за ть, что а втома тиза ция бухга лтерского учета  – это процесс, при котором в результа те перевода  бухга лтерии на  компьютер повыша ется эффективность и улучша ется ка чество ведения бухучета  на  предприятии. Зна чит перед тем ка к принима ть решение об а втома тиза ции бухучета  следует выделить, что и ка к эта  а втома тиза ция должна  в бухга лтерии улучшить, это и будет целью а втома тиза ции.

Ра спростра ненным стереотипом является то, что а втома тиза ция бухга лтерского учета  приводит к сокра щению бухга лтерского персона ла , что приводит к стра ху перед а втома тиза цией, а  иногда  и к ее са бота жу. Несмотря на  то, что, на  первый взгляд, все логично – ча сть ра боты берет на  себя компьютер, который и вытесняет бухга лтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухга лтерии бухга лтеров за висит только от количества  обра ба тыва емых бухга лтерией первичных документов (на кла дных, ка ссовых ордеров, пла тежек и пр.), а  количество первичных документов не за висит от того, а втома тизирова н бухучет или нет, оно за висит от объема  хозяйственных опера ций в орга низа ции. Та ким обра зом, а втома тиза ция бухучета  не уменьша ет числа  необходимых в бухга лтерии бухга лтеров[25, с. 66].

Только тогда , когда  определены цели а втома тиза ции, ее ма сшта б и порядок, сдела на  поста новка  за да чи, выбра на  и куплена  оптима льна я для предприятия програ мма  и решены технические вопросы можно приступа ть к собственно ра боте с програ ммой. Ка чественное внедрение програ ммы – процесс очень трудоемкий и сложный, за тра ты на  него, ка к пра вило, зна чительно превыша ют за тра ты на  приобретение програ ммы и компьютеров, причем доля за тра т на  внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюа нсов и особенностей необходимо больше ра боты по на стройке на  все эти нюа нсы и особенности[20, с. 317].

Внедрение можно  производить своими сила ми, можно за ка за ть сторонней орга низа ции. Если пыта ться внедрять са мим, то приходится ста лкива ться с трудностями: отсутствие опыта  а втома тиза ции; отсутствие времени на  внедрение, поскольку бухга лтерия должна  выполнять свою текущую ра боту, котора я, ка к пра вило, и съеда ет весь ра бочий день.

Причем, чем  крупнее орга низа ция, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более а ктуа льны эти трудности. На  пра ктике попытки внедрить програ мму своими сила ми на  предприятиях, где число бухга лтеров превыша ет 4 пра ктически всегда  приводят к «псевдоа втома тиза ции». Если принято решение за ка зыва ть а втома тиза цию у специа лизирова нной орга низа ции, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным за тра та м, поскольку ка чественна я а втома тиза ция не может обойтись дешево та к ка к она  за нима ет доста точно много времени и требует ква лифицирова нных и опытных специа листов.

1.2 Обзор рынка  специализированных бухгалтерских  программ

Сегодня на  рынке имеется обширный ряд програ мм по а втома тиза ции бухга лтерского учета , та кие програ ммы ка к: 1C: Бухга лтерия, Aubi, Супер Менеджер, ИНФО – Бухга лтер, ФОЛИ, Па рус-бухга лтерия, Инфин – Бухга лтерия, ABACUS, Турбо-бухга лтер, БОСС, БЭСТ, А ККОРД. Ка жда я из которых отвеча ет всем последним требова ниям учета  и обла да ет рядом несомненных достоинств.

Ниже предста влен рейтинг а втома тизирова нных програ мм, используемых юридическими и физическими лица ми[1].

• 1С – 65%
• БЭСТ – 7%
• Инфо-бухга лтер – 6%
• Па рус – 3%
• Турбо-бухга лтер – 3%
• Средства  MS Office – 3%
• Га ла ктика  – 2%
• Са мописна я – 2%
• Другое – 9%

Та кже на ми были ра ссмотрены основные преимущества  и недоста тки изуча емых програ мм:

Та блица  1 – Преимущества  и недоста тки програ мм для а втома тиза ции бухга лтерского учета 

На йти оптима льно подходящую бухга лтерскую програ мму очень сложна я за да ча . При та ком бога тстве выбора  за да ча  гла вного бухга лтера  сводится к выбору не более дорогой или дешевой програ ммы, а  именно к выбору подходящей. Ка к решить да нную делему? Кому обра титься с та ким вопрос, кто же может да ть гра мотную консульта цию? При существующем многообра зии програ мм поддержки ма лого предпринима тельства , к сожа лению, ни одна  из них помочь в да нном вопросе предпринима теля никто не сможет. Довериться рекла ме, но очень ча сто скла дыва ется ситуа ция, когда  у програ мм рекла ма  их возможностей сильно обгоняет реа льные ха ра ктеристики, обра титься к специа лизирова нной фирме, но в этом случи фирма  будет продвига ть лишь свой това р, не за висимости от того на сколько целеобра зно использова ть ее ва шему предприятию. На илучшее решение в та кой ситуа ции — это получить консульта цию у специа листов, вла деющих зна ниями в обла сти компьютерной бухга лтерии.

2 Экономическая  характеристика организации

Агрофирма «Лето» находится в самом благоприятном месте для выращивания овощей, картофеля, бахчевых  – на юге России в городе Краснодаре.

Теплое южное  солнце способствует росту и развитию продукции растениеводства Агрофирмы «Лето». Поэтому наши овощи содержат большое количество витаминов, аминокислот, минеральных солей, микроэлементов, клетчатки, которые оказывают положительное воздействие на организм человека.

Продовольственная программа России определяет увеличение среднегодового производства картофеля, овощей и бахчевых. Выполнение этой задачи способствует значительному росту производства продукции растениеводства.

Данные по видам  продукции представлены в таблице 2.

Таблица 2 –  Виды выпускаемой Агрофирмой «Лето» продукции

Современное выращивание  овощей, картофеля, бахчевых связано  с широкомасштабным применением  систем капельного орошения, которые  характеризуются высокой экономической и технологической эффективностью. К положительным агротехническим свойствам капельного орошения можно отнести возможность регулирования глубины увлажнения, снижение риска поражения растений болезнями, отсутствие корки, снижение количества сорняков, высокий урожай за счет применения фертигации с  оптимальными дозами и соотношением элементов питания по периодам выращивания.

Основой правильной организации аналитической работы являются план и программы анализа. Основной задачей планирования в Агрофирма «Лето» является обеспечение планомерности развития экономики предприятия и деятельности каждого его члена, а также определение путей достижения лучших конечных результатов производства. В программах предусмотрены задачи анализа, содержание и источники информации. План и программы в Агрофирма «Лето» разрабатываются главным экономистом и утверждаются руководителем предприятия.

Основными организаторами и исполнителями анализа в Агрофирма «Лето» являются работники экономической службы, главный экономист и главный бухгалтер.

Учет на предприятии  обеспечивает постоянный сбор, систематизацию и обобщение данных, необходимых  для управления производством и  контроля за ходом выполнения планов и производственных процессов. Учет на предприятии автоматизирован с помощью программы «Бухсофт Предприятие».

В процессе анализа  в Агрофирма «Лето» первичная информация проходит аналитическую обработку, а именно проводится сравнение достигнутых результатов производства с данными за прошлый год, с показателями других предприятий и среднеотраслевыми; определяется влияние разных факторов на величину результативных показателей; выявляются недостатки, ошибки, неиспользованные возможности, перспективы и т.д. А уже на основе результатов анализа в хозяйстве разрабатываются и принимаются управленческие решения.

Информационное  обеспечение анализа в Агрофирма «Лето» базируется на достоверных источниках, отражающих содержание плана, ход и результаты хозяйственных процессов. Это, прежде всего, утвержденный производственно-финансовый план хозяйства, хозрасчетные задания трудовым коллективам растениеводства, животноводства, действующие нормы выработки, нормы расхода семян, кормов, нефтепродуктов и другие нормативы. Основными источниками информации являются данные бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности, текущего бухгалтерского учета и первичных документов.

Все материалы  учета и отчетности, от первичной  документации до годового отчета и  баланса, подлежат тщательной проверке.

Кроме данных по предприятию в целом в Агрофирма «Лето» выделяется информация по отраслям (растениеводство, животноводство). Сосредоточение показателей в рамках каждой отрасли позволяет главному агроному, главному зоотехнику сопоставлять изменения в размерах ресурсов своей отрасли с результатами, давать им оценку, делать выводы для дальнейшего управления экономическими процессами.

За квартал  работы предприятия в Агрофирма «Лето» проводятся дни экономики, то есть проводятся совещания, на которых обсуждаются результаты работы хозяйства в целом и подразделений. Согласно проведенного анализа отчитывается главный экономист и руководители подразделений, где обсуждаются какие имеются недостатки в работе, а также затраты, понесенные предприятием за этот период и намечаются пути устранения данных недостатков.

В коллективах  также проводится собрание, на которых  подводятся итоги за месяц, квартал. На данных собраниях отчитывается главный  экономист, руководитель подразделения  о работе данного коллектива, где  вскрываются недостатки работы и  намечаются пути их устранения. На этих собраниях обсуждается оплата труда и мера материального поощрения на тех или иных перерывах работы.

В конце каждого  отчетного года в Агрофирма «Лето» проводится общеколхозное отчетное собрание, раз в три года (согласно уставу Агрофирма «Лето») – отчетно-выборное. На отчетно-выборном собрании отчитываются руководитель хозяйства, начальники цехов и начальники производственных подразделений. Кроме этого, рассматриваются, принимаются и утверждаются положения об оплате труда и премирования на предстоящий год, производственно-финансовый план, коллективный договор (раз в три года), правила внутреннего распорядка и другие вопросы.

Таким образом, в Агрофирма «Лето» управленческие решения принимаются на основе экономического анализа. Но из-за неточных расчетов и не всестороннего анализа имеются ошибки в планах и управленческих действиях, что приносит чувствительные потери и низкую экономическую эффективность хозяйству. Поэтому в Агрофирма «Лето» управленческие решения и действия должны быть основаны на точных расчетах, глубоком и всестороннем экономическом анализе. Они должны быть научно обоснованными, мотивированными, оптимальными. Ни одно организационное, техническое и технологическое мероприятие не должно осуществляться до тех пор, пока не обоснована его экономическая целесообразность.

Далее представим показатели, характеризующие размер организации. Для расчета основных показателей используем данные баланса и отчета о прибылях и убытках.

Данные о  ресурсах предприятия представлены в таблице 3.

Таблица 3 – Ресурсы СПК КФК «Лето»

Таким образом, по данным таблицы  3 можно сделать вывод о том, что на Агрофирме «Лето» в 2011 году были введены основные средства. Агрофирма на протяжении анализируемого периода расширяет свой штат, так показатель «Среднегодовая численность работников» в 2011 году увеличился по сравнению с 2009 годом на 40%, а по сравнению с 2010 годом на 23,5%. При этом в структуре данного показателя положительной динамикой в 2011 году обладает также показатель «Работники, занятые в сельскохозяйственном производстве» по сравнению с 2009 годом динамика составила 36,4%, а по сравнению с 2010 годом на 25%. Показатель «Общая площадь» на протяжении анализируемого периода остается без изменения. Показатель «Среднегодовая стоимость оборотных средств» на протяжении анализируемого периода имеет отрицательную динамику, так в 2011 году по сравнению с 2009 годом динамика составила 14,8%, а по сравнению с 2010 годом - 21,5%. Этот факт может рассматриваться положительно только в том случае если на предприятии стали уделять внимание эффективной структуре оборотных средств, то есть если речь не идет о сокращении производства.

Далее представим данные по результатам деятельности СПК КФК «Лето» за 2009 – 2011 гг.

Таблица 4 – Результаты деятельности СПК КФК «Лето»

По представленным результатам можно сделать вывод  о том, что на анализируемом предприятии показатели «Выручка от продаж продукции, работ и услуг» и «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ и услуг» за анализируемый период имеет устойчивые позиции, так в 2011 году по отношению к 2009 году динамика по первому показателю отрицательна на 0,5%, а по отношению к 2010 году положительна на 2,6%. Второй показатель также в 2011 году по отношению к 2009 году изменился на 5,4%, а по отношению к 2010 году на 0,7%. Существенной динамикой обладает показатель «Прибыль (убыток) от продаж», который в 2011 году по отношению к 2010 году увеличился на 112,9%. Стоит отметить, что показатель «Окупаемость затрат» находиться на критическом уровне, а в 2010 году равен 1 руб., что говорит о необходимости пересмотра структуры статей формирующих себестоимость, а также коммерческие и управленческие расходы.