Автоматизированная система управления "Автосервис"

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ              3

1.    ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ «АВТОСЕРВИС»              4

2.    ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ «АВТОСЕРВИС»              5

2.1.     Выбор и описание технологий проектирования и инструментальных средствах              5

2.2.     Диаграмма функций IDEF0              6

2.3.     Перечень функций в соответствии с функциональными блоками в диаграмме IDEFO              9

2.4.     Перечень функций в соответствии с блоками              11

3.              РЕАЛИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ. 13

3.1.     Перечень задач автоматизированной системы              13

3.2.     Описание информационной модели                            14

3.3.     Проектирование структуры базы данных              16

3.4.. Схема связей АСУ «Автосервис»              18

3.5.              Проектирование форм электронных документов              21

3.6.              Руководство пользователя АСУ «АВТОСЕРВИС»              23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ              28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ              29

5

ВВЕДЕНИЕ

В наше время уже несложно представить автоматизированную систему практически в любой сфере деятельности человека. Компьютеры, базы дан­ных, информационные сети, все это результат деятельности человека, облег­чающий его труд. В любой деятельности человека, требующей контроля, имеет место определенный документооборот, с появлением компьютеров, понятие документооборота значительно расширено, если раньше под этим словом понималось, лишь создание, обработка и уничтожение бумажных до­кументов, теперь это понимается как те же действия, как с бумажными, так и с электронными документами.

Цель работы разработать модель программного продукта, предназна­ченного для автоматизации процесса подбора запчастей для ремонта и пред­варительной описи по выполненным работам автомобилей. Разрабатываемая модель программного продукта должна рассчитывать стоимость запчастей к конкретному автомобилю используя имеющуюся базу данных по запасным частям.

Моя работа направлена на разработку программы автоматизации про­цесса подбора запчастей для ремонта автомобилей и предварительного пе­речня проводимых работ, предназначенной для использования специалиста­ми в автомобильных сервисах.

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ «АВТОСЕРВИС»

Основным назначением проектирования программы является помощь персоналу автосервиса заключающаяся в быстром и качественном поиске и подборе автозапчастей по анализу неисправности автомобиля.

Основной задачей является разработать автоматизированную систему для управления заказами клиентов на предприятиях Автосервиса.

Рассматривается от движение заказа клиентов от поступления заказа на выполнение до подготовки отчета по выполненному заказу.

Обычно в реальной деятельности автосервиса мало что автоматизиро­вано, разве только выдача накладных и счетов-фактур.

В своей системе я хотел бы представить деятельность как автоматизи­рованный проект заказа запчастей и работ, слежки за выполнением заказа, а также ведением финансовой бухгалтерии.

То есть, если на данный момент регистрация заказа на выполнение ве­дется на бумажном носителе, а клиент сам «напоминает» периодически о се­бе и бухгалтерская отчетность ведется в «Книге регистрации заказов», то сейчас актуально автоматизировать все эти процессы.

Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95, Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Win­dows NT, Windows XP).

Программная система должна включать справочную систему о работе и подсказки пользователю.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ

«АВТОСЕРВИС»

2.1. Выбор и описание технологий проектирования и инструментальных средствах

Создание систем автоматизации предприятий является очень сложной задачей. В технологическом цикле создания программного обеспечения при­нято выделять следующие этапы:

-   анализ - определение того, что система будет делать,

-   проектирование - определение подсистем и их взаимодействие,

-              реализация - разработка подсистем по отдельности, объединение - со­единение подсистем в единое целое,

-   тестирование - проверка работы системы,

-   установка - введение системы в действие,

-              функционирование - использование системы. Описание документооборота предприятия.

Создание сценариев выполнения бизнес-функций, подлежащих автома­тизации и полного описание последовательности действий (включающее все возможные сценарии и логику развития).

Создание сущностей и атрибутов и построение на этой основе модели данных.

Определение требований к информационной системе и связь функцио­нальности информационной системы с бизнес-процессами.

Создание объектной модели, на которой в дальнейшем может быть ав­томатически сгенерирован программный код.

Интеграция с инструментальными средствами, обеспечивающими под­держку групповой разработки, системами быстрой разработки, средствами управления проектом, средствами управления требованиями, средствами тес­тирования, средствами управления конфигурациями, средствами распростра­нения и средствами документирования.

2.2 Диаграмма функций IDEFO

Применительно к ч^шей^ системе EDEFO используется для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются. Двумя наиболее важными компонента­ми, из которых строятся диаграммы EDEFO, являются бизнес-функции или работ! (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника ра­боты они входят или из какой грани выходят, делятся на пять видов:

Стрелки входа (входят в левую грань работы) - изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.

1.    Детальный заказ клиента

2.    Запчасти от поставщика

3.    Платежи клиента

4.    Регистрационные данные клиента

Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) - изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.

1.    Законодательство

2.    Список зарегистрированных клиентов

3.    Сопроводительная документация

4.    Список запчастей на складе

Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) - изображают дан­ные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.

1.    Отчетность

2.    Документы подлежащие к оплате клиентом

3.    Список для доставки необходимых запчастей

4.    Бракованые детали

5.    Дкументы подтверждающие выполнения заказа

5

Стрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) - изображают ре­сурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процес­се работы (например, оборудование, людские ресурсы...)

1.    Оборудование

2.    Персонал

Стрелки вызова (выходят из нижней грани работы) - изображают связи между разными диаграммами или моделями, указывая на некоторую диа­грамму, где данная работа рассмотрена более подробно.

t

2.3 Перечень функций в соответствии с функциональными

блоками в диаграмме IDEFO

1)              Работа Автоматизированной системы АВТОСЕРВИС.

Дает представление о деятельности системы в целом, показывая вхо­дящие и исходящие данные и объекты.

2)              Принятие заказа.

На данном этапе работы системы осуществляется первоначальное при­нятие заказа, где регистрируются клиенты и первоначальный перечень необ­ходимых работ в соответствии с неисправностью автомобиля, а так же фор­мируется список первоначальных запасных частей, требуемых для ремонта.

3)              Обработка заказа.

На данном этапе работы системы принятый заказ обрабатывается, т.е. определяются требуемые запчасти и запчасти которых на данный момент нет на складе в соответствии с неисправностью автомобиля. А так же проводится проверка качества имеющихся запчастей, после чего заказ направляется на исполнение.

4)              Исполнение заказа.

На данном этапе работы системы в соответствии с обработанным зака­зом производится получение недостающих запчастей для ремонта, проверка их качества в соответствии с сопроводительной документацией. Производит­ся ремонт автомобиля и в ходе проведения ремонта выявляются дополни­тельные неисправности, неучтенные выше, после чего заказ дополняется но­выми позициями и в соответствии с желанием клиента производится пере­оформление заказа. Также на этой стадии клиент оплачивает запчасти и про­веденные работы в соответствии с заказом и предоставленными ему доку­ментами, подлежащими к оплате.

Система взаимодействует с поставщиком, где предоставляет ему спи­сок необходимых запчастей и список бракованных деталей, подлежащих воз­врату.

5)              Проверка качества выполненных работ.

На данном этапе работы системы в соответствии со списком запчастей и проведенных работ происходит проверка выполненного заказа, где клиенту предоставляются документы, подтверждающие выполнение заказа и отеч­ность по его желанию, а также клиент принимает выполненный заказ.

6)              Дефектование запчастей.

Производится проверка исправности запчастей на основе сопроводи­тельной документации

7)              Исполнение заказа.

Проведение ремонта автомобиля на основании выявленных неисправ­ностей.

8)              Итоговое заключение по заказу.

Отчет по выполненному заказу клиенту, может выдаваться в установ­ленной форме или иной документации.

9)              Обработка заказа.

Определение неисправностей, перечня производимых работ и стоимо­сти работ.

10)              Определение з\ч которых нет в наличии.

На основании дополнительных выявленных неисправностях, а также анализа наличия запчастей на складе.

11)              Определение неисправностей автомобиля.

12)    Определение требуемых запчастей. На основе определения неис­правностей автомобиля.

13)    Направление заказа на исполнение. Заключение сделки с клиентом по ремонту автомобиля.

14)    Проведение ремонта автомобиля.

15)    Проверка качества выполненных работ.

16)    Проверка качества запчастей

17)    Проверка качества используемых деталей.

18)    Подведение итогового заключения по заказу клиентов.

На основе суммарных показателей по всем критериям производится за­ключение о качестве выполненного заказа в соответствии с законодательст­вом и документацией.

2.4. Перечень функций в соответствии с блоками

1)              Законодательство Документация, по установленным правилам и
нормам поведение с клиентом.

2)              Выполненный заказ

Предоставленные результаты работ по заказу клиента

3)              Данные по заказу.

Списки требуемых запчастей и неисправностей, а также стоимость ре­монта.

4)              Данные по клиенту.

-   контактные денные и данные по автомобилю;

-   детальный заказ клиента;

-   конкретный список требований клиента;

-   документация по сформированному заказу;

-   Заказ-Наряд и иная документация установленного образца;

-   документация подтверждающая выполнение заказа;

-              Счет-Фактура, накладные и иная документация установленного об­разца;

-              документы подлежащие к оплате клиентом; Заказ на проверку.

Данные, необходимые для проведения оценки качества выполненного заказа.

10)     Заказ-Наряд Финансовая отчетность перед клиентом и для бухгал­терского учета.

11)     Отчетность Финансовая отчетность перед клиентом и для бухгал­терского учета.

12)     Прием платежа от клиента. Оплата клиентом заказа в установлен­ном законодательством порядке.

13)     Сопроводительная документация. Данные по поступающим запча­стям (их характеристики).

14)     Список автозапчастей на складе

15)     Список бракованых деталей подлежащих возврату поставщику

16)     Список для доставки необходимых запчастей

17)     Список дополнений к заказу

18)     Список з\ч и работ для проверки

19)     Список зарегистрированных клиентов

20)     Список неисправностей автомобиля

21)     Список необходимых работ и требуемых запчастей

22)     Список полученных запчастей.

23)     Список принятых данных о заказе.

24)     Сформированный заказ

Суммарный заказ, который включает в себя все дополнения и исправ­ления, и в конечном итоге он принимается на конечное исполнение.

3. РЕАЛИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

ЗЛ Перечень задач автоматизированной системы

При реализации этой задачи клиент предоставляет следующие данные менеджеру по работе с клиентами:

1)    ФИО клиента

2)    Город клиента

3)    Адрес клиента

4)    Телефон клиента

Регистрация автомобиля клиента в системе:

При реализации этой задачи клиент предоставляет следующие данные менеджеру по работе с клиентами:

-   VTN код автомобиля клиента

-   марка автомобиля клиента

-   модель автомобиля клиента

-   тип двигателя автомобиля клиента

-   год выпуска автомобиля клиента

-   пробег автомобиля клиента

-   государственный регистрационный номер автомобиля клиента

-   цвет автомобиля клиента

-   дата регистрации автомобиля клиента Ведение базы данных автозапчастей:

Для решения данной задачи необходимо спроектировать, базу данных, набор полей входящих в таблицу базы данных, определить связи между ат­рибутами и естественно между таблицами по ключевому полю.

Примерный набор полей, далее на стадии проектирования базы данных будет определен очный перечень таблиц и полей, входящих в них, для табли­цы определен ниже:

-              производитель запасной части

-              наименование запасной части

11

- количество заказанных запасных частей

- стоимость единицы запасной части

- стоимость работ по замене запчастей

Ведение базы данных зарегистрированных клиентов:

Для решения данной задачи необходимо спроектировать, базу данных, набор полей входящих в таблицу базы данных, определить связи между ат­рибутами и естественно между таблицами по ключевому полю.

Набор полей в таблице должен охватывать всю характеристику зареги­стрированного клиента.

Ведение базы данных производимых ремонтных работ:

Аналогично и по этой задаче: наименование выполненной работы, стоимость выполненной работы, дата заказа

Выдача клиенту на руки форм отчетности документов и формирование электронной форм экономической отчетности по выполненным заказам:

Система должна сформировывать следующие формы отчетности:

- заказ-наряд на работы

- расходный кассовый ордер

- приходный кассовый ордер

- накладная

3.2 Описание информационной модели

Для описания информационной модели я разработал с помощью CASE средств два вида диаграмм: Диаграмму классов Диаграмму вариантов использования

Класс - это сущность, описывающая множество объектов со сходной структурой, поведением и связями с другими объектами.

На диаграммах класс изображается в виде прямоугольника со сплош­ной границей, разделенного горизонтальными линиями на 3 секции:

Верхняя секция (секция имени) содержит имя класса и другие общие свойства (в частности, стереотип). В средней секции содержится список ат-

14

рибутов (членов-данных), а в нижней - список операций (функций-членов). Атрибуты хранят инкапсулированные данные класса, а операции описывают поведение объектов класса. Другой взгляд на поведение и данные класса -это его отношения с другими классами (ассоциации, наследование и др.).

15

Диаграмма классов служит для представления статической структуры модели системы в терминологии классов объектно-ориентированного про­граммирования. Диаграмма классов может отражать, в частности, различные взаимосвязи между отдельными сущностями предметной области, такими как объекты и подсистемы, а также описывает их внутреннюю структуру и типы отношений. На данной диаграмме не указывается информация о вре­менных аспектах функционирования системы. С этой точки зрения диаграм­ма классов является дальнейшим развитием концептуальной модели проек­тируемой системы.

Рис. 4 Диаграмма вариантов использования 3.3 Проектирование структуры базы данных

Прежде чем приступить к проектированию структуры базы данных, нужно рассмотреть несколько понятий.

Банк данных (БнД) - это система специальным образом организован­ных данных - баз данных, программных, технических, языковых, организа­ционно-методических средств, предназначенных для обеспечения централи­зованного накопления и коллективного многоцелевого использования дан­ных.

База данных (БД) - именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

16

Система управления базами данных (СУБД) - совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместно­го использования БД многими пользователями.

Требуется определить состав структуру файлов БД и связей между ни­ми, выбрать методы упорядочивания данных и методов доступа к информа­ции, описать БД на языке описания данных.

Понятие «данные» в концепции БД - набор конкретных значений, па­раметров, характеризующих объект, условие, ситуацию и любые другие фак­торы.

Модель данных - это некоторая абстракция, которая, будучи приложи-ма к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам тракто­вать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только дан­ные, но и взаимосвязь между ними.

Ключ - набор атрибутов, однозначно идентифицирующий конкретный экземпляр сущности.

Существуют две теоретико-графовые модели данных, эти модели от­ражают совокупность объектов реального мира в виде графа взаимосвязан­ных информационных объектов. В зависимости от типа графа выделяют ие­рархическую и сетевую модели. Исторически эти модели появились раньше, и в настоящий момент они используются реже, чем более современная реля­ционная модель данных. Однако до сих пор существуют системы, работаю­щие на основе этих моделей, а одна из концепций развития объектно-ориентированных баз данных предполагает объединение принципов сетевой модели с концепцией реляционной.

Для того чтобы спроектировать структуру БД, во-первых нужно опре­делить все возможные наборы данных, характеризующие тот или иной объ­ект и далее нормализовать данные по принципам нормализации баз данных.

Исходный набор данных: наименование клиента, город клиента, адрес клиента, телефон клиента, электронный адрес, принадлежность клиента к юридическому или физическому лицу, VIN код автомобиля, марка автомоби­ля, модель автомобиля, тип двигателя автомобиля, год выпуска автомобиля, пробег автомобиля, государственный регистрационный номер автомобиля, цвет автомобиля, дата регистрации автомобиля, производитель запасных час­тей автомобиля, наименование запасной части автомобиля, количество за­пасных частей автомобиля, стоимость единицы запасной части автомобиля, стоимость работы по замене запасной части автомобиля, наименование вы­полненной ремонтной работы по автомобилю, стоимость выполненной ре­монтной работы по автомобилю. Итоги Нормализации БД

Таким образом, вследствие нормализации БД в я получил восемь таб­лиц:

«Клиенты»,

*

«Заказ работ», «Заказ запчастей», «Работы», «Запчасти».

«Регистрационные данные автомобиля», которые впоследствии при ра­боте системы «АВТОСЕРВИС» служат в качестве справочных таблиц.

3.4 Схема связей АСУ «Автосервис»

После того как все таблицы системы отвечают принципам нормализа­ции БД, следует определить наборы связей между таблицами для функцио­нальной взаимосвязанной работы базы данных в системе.

Для этих целей я систему в общем виде условно разделил на три со­ставляющие:

Регистрация клиентов и их автомобилей

Навигация по запасным частям

Собственно заказы автозапчастей и работ

В раздел «Регистрация клиентов и их автомобилей» я включил две таб­лицы:

«Клиенты»,

17

«Зарегистрированные автомобили клиентов»

И связал таблицы «Клиенты» с таблицей «Зарегистрированные автомо­били клиентов» по ключевому полю «код клиента», используя отношение типа «один ко одному»

Остальные таблицы, используя тип отношения «один ко многим», свя­зал по ключевым полям для однозначного определения записи. В результате получилась следующая структура базы данных:

Рис. 5 Структура БД

Если заказ оформлен, то есть, принят на выполнение в работу, а клиент желает заказать дополнительный перечень работ или запчастей, тогда оформляется новый заказ, используя те же идентификаторы клиента.

В данной БД основными используются таблицы:

Поле код клиента является ключевым.

19

«Клиенты»:

«Заказы»:

VIN код - ключевое поле. «Работы»:.

Код работы - ключевое поле. «Запчасти»:

Код запчасти - ключевое поле. «Заказы работ»:

Номер заказа - ключевое поле; код клиента, код работы - для связи с данными о клиенте и работах. «Заказ запчастей»:

Номер заказа - ключевое поле; код клиента, код запчасти - для связи с данными о клиенте и запчастях.

20

3.5 Проектирование форм электронных документов

Система «Автосервис» должна выдавать следующие формы электрон­ных документов для отчетности и заключения договоров с клиентами: Заказ-наряд на работы. Расходный кассовый ордер Приходный кассовый ордер Счет-фактура

Документ «Заказ-наряд на работы»

Документ «Заказ-наряд на работы», который сформировывает система «Автосервис» выглядит следующим образом:

Дата: 0 ян в 00
Исполнитель;             

Документ «Счет-Фактура»

«Счет-Фактура», который сформировывает АСУ «Автосервис» выгля­дит следующим образом:

21

и

Документ «Расходный кассовый ордер»

Документ «Расходный кассовый ордер», который сформировывает сис­тема «Автосервис» выглядит следующим образом:

3.6 Руководство пользователя АСУ «АВТОСЕРВИС»

Система «АВТОСЕРВИС» предназначена для автоматизации работы с клиентами на Станциях Технического Обслуживания.

Для того чтобы начать работу с системой «АВТОСЕРВИС» требуется запустить файл приложения «ProjectAuto».

Регистрация клиентов

После чего появится главная форма программы «Регистрация клиен­тов», на которой Работник СТО - пользователь системы «АВТОСЕРВИС» -имеет возможность зарегистрировать клиента СТО как физического, так и юридического лица на вкладках программы «Регистрация клиентов - физиче­ских лиц» и «Регистрация клиентов - юридических лиц».

Для этого пользователь системы, далее именуемый ПС, должен указать принадлежность клиента: новый клиент или существующий.

?3

Если клиент - новый, тогда ПС должен его зарегистрировать в системе.

После заполнения всех полей на одной из этих вкладок пользователь системы должен нажать на кнопку «Добавить» для проверки правильности заполнения всех полей (Рис. 6).

Рис. 6 Форма регистрации клиента Далее клиент нажимает на кнопку «Записать» для добавления правиль­но заполненных полей в таблицу, после чего данные о клиенте сохраняются в базе данных системы.

Регистрация автомобиля

Программа автоматически перейдет на вкладку «Регистрация автомо­биля», где ПС должен заполнить форму регистрации своего автомобиля ана­логичным образом.

После заполнения всех полей на этой вкладке пользователь системы должен нажать на кнопку «Добавить» для проверки правильности заполне­ния всех полей (Рис. 7).

Рис. 7 «Регистрация автомобиля» Далее клиент нажимает на кнопку «Записать» для добавления правиль­но заполненных полей в таблицу, после чего данные об автомобиле клиента сохраняются в базе данных системы. Заказ запчастей и работ

Программа предложит пользователю перейти на Форму оформления заказа, где клиенту предоставляется возможность подобрать работы и запас­ные части к его автомобилю:

Пользователь на вкладке «Заказ на выполнение работ» выбирает из таблицы «Выполненные работы» требуемую работу для клиента и нажимает на кнопку «Выбрать» и так до тех пор пока не выберет перечень необходи­мых работ

Нажимает на кнопку «Сохранить» для предварительного заказа на вы­полнение работ

Программа предложит пользователю сделать предварительный заказ автозапчастей для клиента

25

Если клиент согласен то по аналогичной схеме производиться заказ ав­тозапчастей, но требуется указать необходимое их количество

Рис.8 Форма предварительного заказа автозапчастей и работ. Оформление заказа

Программа предложит перейти на форму оформления заказа, где поль­зователю будет показана предварительная смета тех позиций, которые он выбрал, а также стоимость каждого набора позиций в отдельности и общая стоимость в целом.

На данной форме пользователь имеет возможность предложить клиен­ту к выдаче определенный набор бухгалтерских документов для отчетности, в зависимости от форм физического или юридического лица.

Формы предлагаемых документов:

Заказ - Наряд на работы

Счет - фактура

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Пользователь указать документы, необходимые к выдаче клиенту и нажать на кнопку «Сформировать отчет».

После чего будут сформированы требуемые формы документов и

■г

предложены для печати.

Рис.9 «Оформление заказа»

После печати заданных документов работа с одним клиентом считается окончена. Пользователь должен нажать на кнопку «Завершение работы с клиентом», и система перейдет на главную форму «Регистрация клиента», где опять следует зарегистрировать следующего клиента СТО или указать из списка существующего.