Автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам. 2

Содержание

Введение …………………………………………………………….3

1.      Описание предметной области ………………………………....6

1.1 Описание предприятия ….…………………………………………6

1.1.1 Общие сведения …..……….………………………… ..…… …  6

1.1.2 Описание деятельности специалистов  кадровой службы ОАО «Доверие» …………………………………………….……………………9

1.2 Обзор существующей информационной системы ……..……… 11

1.3   Обзор рынка существующей ИС ………………………..………17

2.     Разработка автоматизированной ИС …………………………22

2.1.  Описание автоматизированной ИС …………………………..22

2.2.   Проектирование автоматизированной ИС ………………….29

2.2.1 Техническое задание на разработку АИС …………………..29

2.2.2 Технический проект системы ………………………………..39

3. Результат реализации проекта …………………………………..45

        3.1.Программный продукт АИС ……………………………………45

         3.2 Расчет экономической эффективности от внедрения системы.46

         3.3 Оценка конкурентоспособности ………………………………..55

Заключение ………………………………………………………………...56

Список литературы ………………………………………………………..58

Приложения ………………………………………………………………..59

Введение

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной в организациях различного рода деятельности. Необходимость автоматизации управления современным предприятием и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно  на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В данной курсовой работе мы закрепим теоретические аспекты автоматизированного рабочего места, более подробно остановимся на понятии автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам. Объектом исследования будет отдел кадров управляющей компании ОАО «Доверие», г.Барнаул. Предмет исследования – использование информационных технологий в работе специалистов по кадрам.

Цель данной работы – оптимизация работы специалистов по кадрам через разработку информационной системы в соответствии со спецификой работы исследуемой организации, автоматизация процессов ведения документации, получения отчетности по запросу руководства, а также приведение в соответствие номенклатурных форм, используемых в работе специалистов.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- анализ организационно-правовых вопросов технологии работы управляющей компании ОАО «Доверие»;

- изучение входной и выходной информации;

- создание базы данных кадрового учета, декомпозиция бизнес-процессов;

- автоматизация ведения справочной информации по должностям, сотрудникам, организациям-контрагентам;

- автоматизация ведения документации по движению кадров,  командировкам, отпускам и больничным листам;

-  возможность получения статистической отчетности по базе данных.

Ожидаемым эффектом от внедрения разработанной информационной системы будет уменьшение временных затрат на поиск нужной информации, поиск данных для отчетных форм, ведение кадровой документации в электронном виде, автоматизация выдачи справок по запросу сотрудников, что оптимизирует использование рабочего времени специалиста по кадрам.

В главе 1 рассмотрены организационно-правовые вопросы деятельности управляющей компании ОАО «Доверие», дано описание использования информационных технологий в работе организации, проанализировано текущее программное обеспечение специалиста по кадрам. Также рассмотрены существующие аналоги разрабатываемой информационной системы. В главе 2  приведена постановка задачи автоматизации рабочего места специалиста по кадрам, разработано техническое задание и технический проект. В главе 3 приведен расчет экономической эффективности от внедрения автоматизированной информационной системы специалиста по кадрам, оценен срок окупаемости проекта и его конкурентоспособность.

При написании работы использовалась литература по кадровому законодательству, справочная литература по языкам программирования и базам данных.

Разработанный программный продукт прошел опытную эксплуатацию в отделе кадров ОАО «Доверие» и был рекомендован к эксплуатации в небольших организациях.

1. Описание предметной области

1.1 Описание предприятия

1.1.1 Общие сведения

Организация, по данным которой выполнялась данная работа, является управляющей компаний в сфере управления жилищным фондом. В данном разделе приведем организационно-правовые аспекты деятельности предприятия.

Согласно проводимой в России жилищно-коммунальной реформе жители многоквартирных домов должны выбрать одну из трех форм управления жилым фондом:

- договор с управляющей компанией (частной организацией, имеющей лицензию на управление жилым фондом);

- непосредственное управление (форма, при которой все вопросы управления осуществляются непосредственно собранием жильцов без создания юридического лица, подходит для небольших домов)

- товарищество собственников жилья (форма, при которой жильцы сами создают юридическое лицо по обслуживанию своего дома, определяют тарифную, управленческую политику и направления работ)

Согласно ст. 135 Жилищного кодекса РФ (далее - ЖК РФ) управляющая компания - это коммерческая организация, обслуживающая жилые помещения, работающая на основании заключенных договоров с  собственниками помещений в многоквартирном доме, решающая задачи обеспечения эксплуатации этого комплекса. Положение об управляющей компании принимается её собственниками договор на обслуживание заключается на основании решения собрания жильцов, которое проводится в порядке, установленном ст. 45 - 48 ЖК РФ, большинством голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Управляющая компания является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет печать со своим наименованием, расчетный и иные счета в банке, другие реквизиты.

Управляющая компания отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ей имуществом. Договор на обслуживания жилья управляющей компанией также может быть заключен от имени товариществ собственников жилья (ТСЖ).

К основным функциям управляющей компании относятся:

- обслуживание жилого фонда;

- ведение лицевых абонентской базы;

- прием платежей за предоставленные коммунальные услуги;

- предоставление платных услуг;

- капитальный и текущий ремонт жилых и нежилых помещений;

Кадровый состав управляющей компании, как и в любой другой организации, работающей в сфере ЖКХ, имеет в своем составе: руководство, специалистов по кадрам и бухучету, мастеров участков, обслуживающий персонал.

Управляющая компания имеет в своей структуре подразделения (участки), непосредственно занимающиеся предоставлением коммунальных услуг по обслуживанию жилого фонда. В целях оптимизации управления участками и снижения административных расходов функций бухгалтерского и кадрового учета, юридического обслуживания участки не имеют. Все вышеперечисленные функции находятся в  головном офисе управляющей компании.

В структуре управляющей компании ОАО «Доверие» помимо участков созданы отделы: бухгалтерского учета (с соответствующими функциями), административно-хозяйственный (обслуживание офиса), производственно-технический (решение инженерных вопросов эксплуатации и обслуживанию жилого фонда). Специалисты по кадрам из-за малочисленности объединены в службу без статуса отдела. Схема структуры «ОАО Доверие» приведена на рис.1.1

Рис.1.1 Структурная схема ОАО «Доверие»

Организационная структура управления ОАО «Доверие» является линейно-функциональной. Руководитель напрямую курирует деятельность всех отделов и участков.

Структурная схема видов деятельности ОАО «Доверие» приведена на рис.1.1а

Рис.1.1а Структурная схема видов деятельности ОАО «Доверие»

Как видно из рис.1.1а, поставленная задача автоматизации работы кадровой службы не является для ОАО «Доверие» профилирующей, поэтому ранее ей не уделялось должного внимания.

1.1.2       Описание деятельности специалистов  кадровой службы ОАО «Доверие»

Специалисты кадровой службы ОАО «Доверие» занимаются персональным учетом работников, который  включает прием и выбытие. Основные задачи кадрового учета следующие:

1.      планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов (обучение, переподготовка);

2.      планирование повышения квалификации (обучение и переобучение) руководящих кадров;

3.      рациональная расстановка кадров в соответствии с уровнем их квалификации;

4.      аттестация и рационализация рабочих мест;

5.      статистический и оперативный учет и отчетность;

6.      анализ движения кадров;

7.      анализ качественного состава кадров;

8.      Сдача отчетности в Пенсионный Фонд;

9.      ведение архива.

Кадровая служба ведёт учёт персонального состава работников, движение кадров, обучение и переобучение кадров. Также функцией отдела является составление должностных инструкций, формирование отчетности и обработка анкет. Специалисты кадровой службы также обязаны следить за трудовой дисциплиной, а также за продвижением по служебной лестнице сотрудников.

Кадровая служба наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы, ведет расчет численности управленческого персонала. Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба планирует прием и увольнение сотрудников, а также распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам. В процессе изготовления продукции  рабочие получают плановые задания, фактические результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных носителях и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия в свою очередь, обрабатывает полученную информацию и вычисляет показатели  оценки трудовой  деятельности в денежном эквиваленте. До начала расчетов отдел кадров информирует бухгалтерию о текущих изменениях относительно отдельных работников  (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной нетрудоспособности о внутреннем и внешнем движении кадров, о нарушениях трудовой дисциплины и т.д.).

Специалист по кадрам  ОАО «Доверие» обеспечивает соответствие осуществляемых операций с персоналом законодательству РФ,  контроль за движением персонала и выполнением обязательств перед ним. Кадровик назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором. Прием и сдача дел при назначении и освобождении специалиста оформляются актом после проверки состояния кадрового учета и отчетности. Кадровик подчиняется генеральному директору фирмы.

Специалист по кадрам  должен выполнять следующие функции:

•                     прием и увольнение сотрудников;

•                     ведение справочников сотрудников и должностей предприятия;

•                     ведение документации по отпускам, больничным листам, командировкам;

•                     контроль выслуги лет для начисления надбавок;

•                     получение статистической отчетности по кадровым данным сотрудников.

Специалист по кадрам, осуществляет организацию кадрового учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

–        планирование и осуществление приема и увольнения работников;

–        распределение и регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам;

–        расчет численности активной части трудовых ресурсов и управленческого персонала;

Ответственность специалиста по кадрам:

Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика. Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации.

Основные процессы в работе специалистов кадровой службы ОАО «Доверие» приведены на рис.1.2

Рис.1.2 Схема взаимодействия процессов кадровой службы ОАО «Доверие»

Модель процессов «Как есть» в работе специалистов кадровой приведена в Приложении 3.

1.2        Обзор существующей информационной системы

Автоматизированное рабочее место кадровика- это рабочее место,  которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся: техническое, информационное, математическое, программное, технологическое, лингвистическое, правовое и эргономическое обеспечение.

Техническое обеспечение – комплекс технических средств, необходимых для оборудования АРМ кадровика. Кроме средств вычислительной техники АРМ кадровика оснащается оргтехникой. Одним из важнейших факторов, определяющим эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к кадровику средств интерфейса, создающих комфортность работы на машине. 

Техническая база АРМ пользователя непрерывно развивается и совершенствуется. Однако эффективность АРМ прежде всего определяется качеством программного обеспечения.

Программное обеспечение АРМ кадровика включает следующие компоненты :

-   операционные системы;

-   языки и системы программирования;

-         прикладное программное обеспечение (ППП): общесистемные (базовые) ППП и проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения.

Операционная система представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги. Таким образом, выбор ОС для ЭВМ в составе АРМ чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет степень защиты данных, и насколько комфортными и безопасными будут условия работы для специалиста АРМ. Наиболее широко в настоящее время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

Современная концепция АРМ предъявляет к ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность синхронизации выполняемых операций и процедур.

Общесистемное (базовое) прикладное программное обеспечение (БППО) позволяет:

-         качественно создавать прикладные программы для решения задач кадровиков;

-         в диалоговом режиме создавать, обрабатывать файлы кадровикам без участия разработчика;

-         расширять круг решаемых задач.

В состав БППО АРМ кадровика включают пакеты, которые подразделяются на три группы: функционально-ориентированные ППП, многофункциональные (интегрированные) ППП, типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения.

Функционально-ориентированные ППП обеспечивают выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. Накопление и хранение, управление и манипулирование данными выполняются с помощью специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД). Специальные пакеты созданы для статистической обработки экономических данных, которые обеспечивают автоматизированное выполнение разнообразных расчетов и графиков, предоставляют кадровику широкий набор статистических методов: регрессионный, корреляционный,  анализ временных рядов. Эти пакеты весьма эффективно могут использоваться при аналитических работах. Программные средства поддержки коммуникаций обеспечивают обработку и передачу данных в локальных и распределенных сетях ЭВМ.

Интегрированные ППП реализуют несколько функций обработки информации: обработку текстов, создания и ведение базы данных, графическую обработку информации, поддержку коммуникаций.

Типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения ориентированы на решение задач, присущих многим функциональным пользователям. К числу таких программных средств относятся вспомогательные ППП (программные средства форматирования документов, протоколирование ресурсов, сервисные средства и т.д.); ППП оргтехники (электронные календари, средства планирования времени и организации работы); ППП научного применения, среди которых следует отметить средства моделирования ситуаций, принятия решений, экспертные системы, которые должны применяться при создании АРМ кадровика.

Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения   включают две компоненты: типовые ППП для реализации задач кадрового учета и анализа и локальные пакеты, которые создаются для нетиповых задач учета и анализа.

Таким образом, ПО АРМ кадровика предстает перед пользователем в виде двух компонент: проблемно - ориентированные ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленных к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ. Основным преимуществом такого подхода к созданию ПО АРМ является возможность расширения круга задач АРМ самим кадровиком без участия разработчика ПО АРМ путем освоения пакетов базового прикладного программного обеспечения, «дружественных» к непрофессиональному пользователю.

Информационное обеспечение (ИО) АРМ кадровика подразделяется на внемашинное и внутримашинное.  Внемашинное ИО включает классификаторы учетной и технико-экономической информации, совокупность унифицированной документов первичного учета. Особенностью внемашинного ИО АРМ кадровика является то, что данные о хозяйственных операциях из подразделений предприятия и от других АРМ могут поступать как в документальной форме, так и в форме аналогов документов на магнитном носителе, а также передаваться по каналам связи в локальных сетях.

Внутримашинное ИО – это единая централизованная информационная база данных, представленная совокупностью данных, организованных и хранящихся на магнитных носителях в виде информационных файлов и баз данных. Главной составляющей ее является информационный фонд учетных данных, который включает нормативно-справочную, условно-постоянную информацию, данные прошлых отчетных периодов, текущие учетные данные. Кроме него в информационную базу может входить база данных инструктивно-методических и других материалов, необходимых кадровику при работе.

В работе ОАО «Доверие» используется 10 компьютеров с  системным и прикладным программным обеспечением различного характера.

К прикладному программному обеспечению специалиста по кадрам, используемому в работе ОАО «Доверие» относится АРМ «Кадры», разработанный в формате СУБД FoxPro. Окно запуска данной программы приведено на рис.1.3

Рис.1.3 Окно запуска программы «АРМ Кадры»

АРМ кадры решает следующие задачи в работе специалиста по кадрам:

1.      Ведение справочников сотрудников

2.      Оформление кадровых перемещений

3.      Формирование отчетов

На рис.1.4 приведено окно формирования отчетов из «АРМ Кадры». На рис.1.5 приведено окно «Прием на работу». Заполнение документов и перемещение по экранной форме в данной программе происходит только с помощью клавиатуры, переключение между окнами с помощью комбинации клавиш Ctrl-Esc. Программа позволяет формировать отчеты по запросу руководителя,  а также проводить различные выборки по данным сотрудников. Недостаток использования программы – формы приказов отсутствуют, а формы  командировочных удостоверений и некоторых справок, получаемых из АРМа, уже устарели и требуют переработки.

Рис.1.4 Режим «Отчеты» в «АРМ Кадры»

Рис.1.5 Режим «Прием на работу» в «АРМ Кадры»

Справки и отчеты, выводимые на печать из данной программы, не могут использовать Windows-шрифтов или сохраняться в формате MSOffice (рис.1.6).

Рис.1.6 Вид отчета «Справка об образовании»

Данная программа используется в работе в работе специалистов по кадрам с основания ОАО «Доверие» - 2001г. Для работы тогда использовался персональный компьютер IBM PC 486. К настоящему времени DOS-технологии морально устарели  и для работы был приобретен компьютер с установленной операционной системой Windows XP Professional. Работа данного АРМа была оптимизирована для новой операционной системы, однако всех проблем совместимости решить не удалось: для печати на лазерном принтере была куплена программа DosPrn. Нередко при работе возникают сбои, приводящие к необходимости перезапуска программы, а в некоторых случаях, к восстановлению файлов базы данных из копий и последующего ручного восстановления потерянной информации.

Все вышесказанное понижает функциональность используемого АРМа, повышает расходы на его обслуживание и делает необходимой разработку нового приложения.

1.3        Обзор рынка существующей ИС

В настоящий момент создано большое количество программ разной сложности и ценовой категории, решающих задачи кадрового учета на предприятиях. Так как кадровая служба существует в любой организации и  программа автоматизации рабочего места специалиста по кадрам всегда будет востребована.

Среди существующих аналогов разрабатываемой информационной системы отметим наиболее распространенные программы на базе 1С. «Камин - Зарплата» (разработчик – фирма «Камин», г. Калуга) и «1С- Зарплата и Кадры» (разработчик - 1С).

Обе приведенные программы являются интегрированными системами для работы кадровика и бухгалтера – расчетчика заработной платы.

Достоинство программы «Камин-Зарплата» - максимально простой интерфейс. Доступ ко вводу кадровых документов реализован вместе с блоком бухгалтерской информации (рис.1.5).

Данный способ ввода документов позволяет отслеживать ход начисления зарплаты по цепочке – от ввода документов по приему на работу до формирования бухгалтерских проводок и, в случае обнаружения ошибок в начислениях, можно быстро проследить всю цепочку документов - от кадровых до бухгалтерских и быстро выявить  неточности ввода.

На рис.1.6 приведена форма ввода кадрового документа «Прием на работу». После заполнения данной формы возможна печать приказа о приеме на работу сотрудника, а также формирования анкеты для передачи сведений в Пенсионный Фонд в случае отсутствия у сотрудника страхового свидетельства.

Недостатком использования программы «Камин-Зарплата» в работе специалиста по кадрам является недостаточная реализация задач специалиста по кадрам (например, отсутствуют: справки о стаже работника,  отчеты об уровне образования работников, отчетов о наличии вакансий, нет программы учета командировок, а учет больничных листов реализован как чисто бухгалтерская задача).

Рис.1.5 Окно ввода документов в программе «Камин-Зарплата»

Рис.1.6 Окно ввода документа «Прием на работу» в программе «Камин-Зарплата»

Многих реквизитов сотрудников, необходимых в работе кадровой службы, как видно из рис.1.6, в программе «Камин-Зарплата» просто нет.

Подводя итог, можно сказать, что в программе «Камин-Зарплата» задачи специалиста по кадрам реализованы лишь как сопутствующие бухгалтерским, что сильно ограничивает возможности кадровой службы при её использовании.

Программа «1С-Зарплата и Кадры» решает поставленные задачи. Кроме того, имеет интерфейс «Кадровик» (определение интерфейса пользователя реализовано в режиме «Конфигуратор»), где открыт доступ только для данных, необходимых в работе специалиста по кадрам.

На рис.1.7 и 1.8 приведены меню режимов работы специалиста по кадрам в «1С – Зарплата и Кадры». Как видим, задачи, стоящие в работе кадровой службы организации, полностью в данной программе решены. Доступ к режимам работы кадровика осуществляется из пунктов меню «Документы – Прочие кадровые приказы» и «Документы – Отклонения»

Рис.1.7 Меню «Кадровые документы» в программе «1С-Зарплата и Кадры»

Рис.1.8 Меню «Документы - Отклонения» в программе «1С-Зарплата и Кадры»

Программа «1С – Зарплата и Кадры» представляет собой технологически завершенный программный продукт, готовый к эксплуатации на рабочем месте специалиста по кадрам любой организации. Факторами, которые могут ограничить рынок применения данной программы, могут быть лишь некоторая сложность настройки системы, что требует обучения персонала на курсах пользователя, и цена лицензии, которая необходима кроме самой конфигурации 1С, ещё и на её компоненты. Учитывая это, в разрабатываемой программе будем максимально упрощать интерфейс пользователя, и снижать стоимость программы.

Подводя итог, можно сказать, что на сегодняшний день создано большое количество программ кадрового учета различной сложности и стоимости, и в рамках данной работы физически невозможно превзойти параметры работы заводских программ, при этом мы дополнительно ставим перед собой учебную цель написания программы и расчета экономической эффективности её применения.

2.     Разработка автоматизированной ИС

2.1.          Описание автоматизированной ИС

К области применения информационных технологий в работе специалиста по кадрам следует отнести:

- ведение базы данных сотрудников;

- учет кадровых приказов о приеме на работу, увольнениях, кадровых перемещениях;

- учет командировок;

- учет больничных листов;

- составлении табеля;

- учет отпусков;

- учет уровня образования сотрудников, подготовку аттестаций и повышения квалификации;

- выдача справок и отчетности по запросу.

Определим структуру экономических показателей, используемых в работе специалистов кадровой службы.

Анализ реквизитов представим в таблице 2.1