Автоматизированные возможности ведения кадрового и бухгалтерского учёта в программе «1С: зарплата и управление персоналом 8.2»

    МИНОБРНАУКИ РОССИИ 

    Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего

    профессионального образования «Горно-Алтайский государственный  университет» 

    Экономический факультет

    Кафедра бухгалтерского учёта и

    информационных  систем в экономике 
 
 
 
 
 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА

По  курсу «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ И НАЛОГООБЛАЖЕНИИ»

    АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ  ВОЗМОЖНОСТИ ВЕДЕНИЯ  КАДРОВОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА В ПРОГРАММЕ 

    «1С: ЗАРПЛАТА И УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ 8.2» 
 
 
 
 

Выполнил(а):

5 курс 837 группа

Разгоняв Александр Сергеевич 

Научный руководитель:

к.э.н., доцент, Петрова Елена Алексеевна

Курсовая  работа защищена:

«____»______________20__г.

Оценка____________________

___________________________

(подпись  руководителя) 
 
 
 

    Горно-Алтайск 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ           2

Глава 1. Основы кадрового учета        4

1.1 Понятие кадрового учета в российском законодательстве   4

1.2 Законодательные основы кадрового учёта      6

1.3 Бухгалтерский учёт и документооборот отдела кадров    11

Глава 2. Особенности ведения кадрового учёта в «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2»           21

2.1 Анализ программного обеспечения для отдела кадров    21

2.2 Функциональные возможности программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2»           25

2.3 Сравнение 1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2 с другими программными продуктами         35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ           39

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ         41

ПРИЛОЖЕНИЯ           43

       ВВЕДЕНИЕ 

     На  любом предприятии наличие автоматизированной информационной системы (АИС) имеет очень большое значение. Внедрённая АИС позволяет полностью автоматизировать документооборот, облегчить процесс заполнения документов, а значит, снизить количество ошибок, уменьшить затраты на обработку информации и содержание персонала. Но первым делом для правильной, стабильной качественной работы АИС необходимо подобрать платформу для в соответствии со всеми требованиями которые должны учитываться для качественной и эффективной работы.

     В качестве темы для своей курсовой работы, выбрана «Автоматизированные возможности ведения кадрового и бухгалтерского учёта в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2».

     Актуальность  темы подтверждается тем, что в настоящее  время существует множество программных  продуктов как платных, так и  бесплатных, специализированных для  осуществления документооборота и  ведения учёта в отделе кадров и довольно трудно разобраться в  их возможностях направленности деятельности и насколько эффективно они будут работать в организации.

     Правильная  организация работы отдела кадров очень  важна для всего предприятия, так как именно от работы этого  отдела зависит вовремя выполненный  перевод работникам, получение приказа  об увольнении или принятии на работу, правильно посчитанный стажа  работы и др. При этом вся эта  зависимость является как материальной, так и моральной. Отдел кадров, являясь точкой, с которой все  начинается, вынужден работать с большим  количеством людей. Это, в свою очередь  приводит к тому, что происходит документооборот, являющийся источником большого количества бумаги.

       Отдел кадров хранит огромное  число приказов, личных дел, анкет  и других разного рода документов, которые являются необходимыми  при такой работе. Поэтому возможность  выполнения и хранения всех  этих документов в электронном виде является важной и актуальной. Все документы являются результатами выполнения кадровых операций (или же исходными данными для них). Таким образом, у специалиста должна быть возможность выполнения всех кадровых операций на компьютере, что является гораздо эффективнее, быстрее и удобнее. К тому же немаловажно чтобы программный продукт был способен поддерживать документооборот и связь с другими отделами. Это в первую очередь относиться к бухгалтерии.

      Объектом  исследования проекта является программный  продукт «1C:Зарплата и Управление Персоналом 8.2». Предметом исследования является кадровый учёт и документооборот  в отделе кадров предприятия.

      Цель  работы изучить программное обеспечение отдела кадров, провести анализ программных средств, и выявить их достоинства и недостатки.

      Для достижения цели необходимо решить следующие  задачи:

• изучить основные аспекты законодательства обеспечения кадровой работы;
• рассмотреть документооборот отдела кадров;
• выявить взаимосвязи между кадровым и бухгалтерским учетом;
• изучить программное обеспечение для ведения кадрового учета и выявить их особенности, достоинства и недостатки.

      Для достижения поставленных целей в  процессе исследований будут применяться  следующие методы. В первую очередь теоретические (исследование и изучение теоретических основ, научной литературы, экономической, математической информации, законодательных и правовых основ затрагивающих тему курсовой работы, анализ существующих программных продуктов, используемых в выбранной сфере деятельности). На основе теоретических исследований будут применяться эмпирические методы (формирование предметной области, изучение реляционных подходов к проектированию и разработке).

      Структура курсовой работы представлена введением, двумя главами, заключением, списком  литературы и календарным планом.

     ГЛАВА 1. ОСНОВЫ КАДРОВОГО УЧЕТА 

1.1 Понятие кадрового учета в Российском законодательстве 

     Кадровый  учёт совокупность документов, отображающих наличие и движение персонала предприятия, и документирующих трудовые взаимоотношения.

     Постановка  и ведение кадрового учета  является обязательным для любой  организации, независимо от численности  и сферы деятельности. Документирование процесса трудовой деятельности является важной частью работы организации, так  как кадровая документация является основанием для начисления заработной платы, премий и прочих выплат, которые  в свою очередь влияют на затраты  организации, уменьшающие налогооблагаемую базу. Поэтому все кадровые документы  должны обладать юридической силой  по своему составу, правилам составления, оформления, хранения и соответствовать  законодательным нормам, существующим в России.

     Кадровый  учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации о кадрах компании и их движении, а также связанное  с этим оформление требуемых документов. При этом, как правило, перечень документов при ведении кадрового учета не зависит от количества работников данной организации - будь то организация с двумя, тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее более ста человек. Многие документы, такие, например, как правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор, и др. определены в Трудовом Кодексе Российской Федерации (ТК РФ) подробным образом, в том числе с указанием их существенных условий, порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами — это касается, прежде всего, основных приказов по личному составу, приказов об отпуске, командировке и т.д. Но есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это, являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом - дисциплина и производительность труда.

     В настоящее время постановка учета  кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Обязательного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Поэтому большое значение приобретает формальное закрепление функций ведения кадрового учета и делопроизводства, которое возможно посредством разработки положения о подразделении, выполняющем эту работу.

       Любое предприятие, независимо  от его формы собственности  и организационно-правовой формы,  должно иметь определенный перечень  документов по кадровому учету.  При этом, как правило, указанный  перечень документов не зависит  от количества работников данного  предприятия - будь то организация  с двумя-тремя работниками или  крупное предприятие, насчитывающее  более ста человек. Данное требование  к кадровому учету любого предприятия  определено, прежде всего, в нормах Трудового кодекса Российской Федерации. Есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это, являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом - дисциплина труда, производительность труда. Речь идет, например, о таких документах, как должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулировании труда и др.

     В нормативных актах РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако, как правило, можно назвать перечень документов, которые не только способствуют организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого проверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование указанного перечня документов обусловлено, прежде всего, практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет (учет кадров) или восстанавливать кадровый учет необходимо с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии), и тех, которые необходимо создать. Также нужно определить, есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение самой организации.

     Таким образом, вся деятельность отдела кадров и кадрового учета очень важна на предприятии и должна регулироваться законодательством для правильного и законного учета на предприятии, что и будет подробно рассмотрено в следующем пункте. 

1.2 Законодательные основы кадрового учёта 

     Ведение кадрового учета в рамках законодательства РФ для предприятия или организации  имеет очень большое значение. Оно регулирует все права и обязанности, основы профессиональной деятельности являясь опорой по правильному учету кадров на предприятии.

     Основным  регулирующим инструментом деятельности отдела кадров является трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), на основе которого составлены Локальные нормативные акты, определяющие содержащие нормы трудового права, принимаемые работодателем, на основании которых осуществляется кадровый учет¹.

     Локальные нормативные акты представляют собой документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации.

     Как сказано в статье 8 ТК РФ, «работодатель  принимает локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными  нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

     О составе локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

1. заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
2. заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ);
3. работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
4. при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
5. очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ).

     В своей особенности их можно разделит на обязательные, рекомендуемые и зависящие от спецификации организации (Рис. 1.).

     Рис. 1. Локальные нормативные акты. 

     Трудовой  кодекс РФ закрепил в локальных нормативных  актах порядок решения следующих  вопросов²:

1. установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ);
2. установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;
3. введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

     Наряду  с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя  локальное нормотворчество, может  принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые  для решения возникающих проблем  во взаимоотношениях с работниками.

     Примерами таких документов являются положение  о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о  структурных подразделениях, должностные  инструкции работникам организации  и др.

     Разработка  локальных нормативных актов  должна осуществляться с учетом следующих  требований:

1. локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
2. штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
3. другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

     Особенностью  некоторых локальных нормативных  актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. К таким документам относятся  штатное расписание и график отпусков.

     Весь  список нормативных документов, на которые должен опираться в своей деятельности специалист кадровой службы представлен федеральными законами, трудовым кодексом, нормативными актами которые представлены в приложении № 1.

     Теперь рассмотрим имеющиеся права кадрового отдела. Кадровый отдел имеет право³:

1. получать от структурных подразделений организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников;
2. давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров;
3. вносить предложения руководству организации по совершенствованию работы с кадрами;
4. удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам организации;
5. контролировать в структурных подразделениях организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций;
6. представительствовать в установленном порядке интересы организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;
7. проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

     Отдел кадров так же наделён ответственностью. Ответственность за надлежащее и  своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением. На Руководителя возлагается ответственность  за:

1. организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
2. соблюдение сотрудниками отдела трудовой дисциплины;
3. обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности;
4. соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов;
5. ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

     Взаимоотношения, служебные связи так же оговариваются  в трудовом кодексе и так же касаются отдела кадров. Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:

1. со всеми структурными подразделениями организации по кадровым вопросам;
2. с юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов;
3. с бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности;
4. с информационно-техническим отделом организации – по вопросам обеспечения отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

     Трудовой  Кодекс, нормативные законодательные  акты строиться документооборот организации, который определяет взаимосвязь отдела кадров с другими отделами и подразделениями, что и будет рассмотрено в следующем пункте. 

1.3 Бухгалтерский учёт и документооборот отдела кадров 

      Отдел кадров осуществляет разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации.

      Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников  компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных  специалистов внутри компании.

      На  основании выделенных функций ведётся  учёт кадров на предприятии.

      Учёт  кадров представляет собой не просто ведение кадровых документов, это важная часть системы взаимоотношений между сотрудником - наемным работником и компанией - работодателем. Учёт кадров является частью общей систему мотивации персонала. Ведение кадрового учёта и грамотное оформление кадровых документов акцентирует внимание сотрудников на факт начисления премий, пособий, продвижение по карьерной лестнице и запоминается гораздо лучше, чем «благодарность в конверте».

     Управление  кадровыми процедурами, а так  же учёт кадров можно охарактеризовать следующим списком работ: прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпуска, направление работника в командировку, составление и утверждение графика отпусков, составление и утверждение штатного расписания, привлечение к дисциплинарной ответственности (объявление замечания или выговора), привлечение к материальной ответственности, поощрение, изменение трудового договора.

     Кадровый  учет ведется сотрудниками кадрового  отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.

     Кадровое  делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с  кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих  функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п.

     Кадровое  делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового  делопроизводства необходимо учитывать  требования Федеральной инспекции  труда. Кадровое делопроизводство ведется  по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

     Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников  с указанием количества одноименных  должностей и размеров должностных  окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем  или вышестоящим органом.

     Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы: наименование структурного подразделения, наименование должности, код профессии, количество штатных  единиц, месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

     Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении  необходимости в новых сотрудниках  издается приказ о внесении в штатное  расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для  бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового  учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным  расписанием облегчена и регламентирована.

     Деятельность  отдела кадров и бухгалтерии постоянно  связана. В малых предприятиях эти  отделы иногда совмещены. Порой бывает трудно определить, где кончается  бухгалтерский учет и возникает  кадровый. Даже может начаться спор о том, кому предоставлять отчетность в Пенсионный фонд и вести учет для этого.

     Впрочем, есть достаточно много действий и  операций, состоящих из процедур, относящихся  и к бухгалтерии и к кадровикам. Здесь обязательно нужно разделить  обязанности, чтобы вся работа была выполнена, но в то же время между  работниками не возникали спорные  вопросы.

     Создавать отдел кадров в организации стоит  лишь в том случае, если общее  количество работников насчитывает  более 50 человек. Но пока оно не перешагнет за сотню, можно просто выделить дополнительного  сотрудника, который как и прежде, будет официально числиться в бухгалтерии. Таким образом, можно использовать рабочее время более плодотворно, дабы избежать ситуации, когда весь отдел не имеет работы.

     После выделения отдела кадров как самостоятельной  структурной единицы, необходимо подумать об отделении сфер деятельности и  сохранении взаимосвязей. В этом случае целесообразно использовать единое программное обеспечение всем, кто  выполняет ведение бухгалтерского учета и занимается кадровыми  вопросами. Единая система дает право  иметь доступ к необходимой информации, всем, кому это нужно. Так, например, бухгалтер, сможет использовать данные отдела кадров, которые ему пригодятся для работы. Наряду с этим, никто не обязан выполнять обязанности за другого, но объем информации в базе от этого не должен страдать. Когда на предприятии нет штатного расписания, у бухгалтерии могут быть проблемы в начислении заработной платы и т.п. Различных недоразумений может появиться очень много, и их, по необходимости, нужно избегать, в особенности на большом предприятии, где невозможно что-то разъяснить каждому работнику лично.