Автоматизированные библиотечно-информационные системы в работе детских библиотек (на пример ЦДБ г. Минска)

Министерство  культуры Республики Беларусь 

Белорусский государственный  университет культуры и искусств

       Кафедра теории и истории  информационно-документных  коммуникаций 
 

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ  БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В РАБОТЕ ДЕТСКИХ БИБЛИОТЕК

(НА ПРИМЕРЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ГОРОДСКОЙ ДЕТСКОЙ БИБЛИОТЕКИ ИМ. Н. ОСТРОВСКОГО)     

                                   Курсовая работа

Содержание

 ВВЕДЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

 ГЛАВА 1 Основные технологические  процессы по формированию фонда, библиотечному  и справочно-библиографическому обслуживанию пользователей в детских библиотеках  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

 1.1 Технология формирования библиотечного фонда. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . 8

 1.2 Справочно-библиографический аппарат. Библиотечно-библиографическое обслуживание пользователей в детских библиотеках. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16  

 ГЛАВА 2  Автоматизация технологических  процессов в Центральной  городской детской  библиотеке им. Н. Островского. Их организация и ведение в автоматизированном режиме. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23           2.1 Технический аспект внедрения автоматизированных систем в деятельность библиотеки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

 2.2 Автоматизация  процессов комплектования в ЦГДБ  им. Н. Островского. . . 33

 2.3 Создание и использование электронного каталога при обслуживании пользователей. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

 2.4 Автоматизация  процессов библиотечно-библиографического  обслуживания в ЦГДБ им. Н. Островского. Использование электронных ресурсов при обслуживании читателей детской библиотеки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48   

 ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

 СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

 ПРИЛОЖЕНИЯ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 
 
 
 
 

Список  сокращений

АББС  – автоматизированная библиотечно-библиографическая система.

АБИС  – автоматизированная библиотечно-информационная система.

АБС –  автоматизированная библиотечная система.

АИБС  – автоматизированная информационная библиотечная система.

АК –  алфавитный каталог.

БД –  база данных.

БФ –  библиотечный фонд.

ИП –  информационные потребности.

ЛС –  локальная сеть.

НББ –  Национальная библиотека Беларуси.

ОС –  операционная система.

ПГС –  папка газетных статей.

ПЖС –  папка журнальных статей.

ПИ –  потребитель информации.

СБА –  справочно-библиографический аппарат.

СК –  систематический каталог.

СКС –  систематический каталог статей.

ФБФ –  формирование библиотечного фонда.

ЦБС –  централизованная библиотечная система.

ЦГДБ  – центральная городская детская  библиотека.

ЦДС –  центральная детская система.

ЭВМ –  электронно-вычислительные машины.

ЭК –  электронный каталог.  
 
 
 
 
 

Введение 
 

        Культура детства  – сложный и многогранный феномен, нуждающийся сегодня в комплексном  изучении и всесторонней поддержке. Ещё одна не менее важная проблема – освоение современного информационно-насыщенного потока. Адаптация в постоянно меняющемся мире требует самосознания и творчества, способностей к непрерывному саморазвитию, самообразованию. Отчуждение детей и молодёжи от культуры, чтения, развития вторичной или функциональной культуры стало довольно распространённым явлением.

    Сегодня детская библиотека – единственный социальный институт, который обеспечивает свободный и бесплатный доступ юному  человеку к информационным ресурсам, в том числе электронным, и  тем самым создает условия  для образования и развития юного человека, приобщения его к ценностям мировой культуры, его дальнейшего выбора профессии, адаптации к жизни в информационном XXI веке. Полноценное выполнение этих задач возможно при условии использования современных компьютерных технологий. Очень важно уже сегодня предоставить юным читателям наряду с традиционными информационными ресурсами (книги, газеты, журналы и др.), самые разнообразные электронные информационные ресурсы: базы данных, электронные журналы, газеты и другие издания, как локального, так и удаленного доступа. А также научить работать с новыми видами информационных ресурсов, эффективно осуществлять их поиск и использование. От того, насколько эффективно осуществляется данная работа, в конечном счете, зависит уровень образованности и культуры общества в самом ближайшем будущем.

        Она является идеологическим культурно-просветительным, информационным, внешкольным учреждением, которое  организует общественное пользование  произведениями печати и другими  материалами, которые образуют фонд централизованной библиотечной системы. Она является структурным подразделением центральной детской системы.

        Основная сущностная функция детских библиотек –  представить модель мировой книжной  культуры для детей. Этому подчинено  всё: формирование фонда раскрытия его в справочном аппарате, создание собрания справочных и библиографических изданий. Эта функция влияет на формирование информационной культуры всего общества.

        Социологические исследования подтверждают, что сегодня большое  влияние на ребенка, школьника, студента, оказывает электронная информация. У многих дома есть компьютер, Интернет стал обиходным понятием, виртуальная реальность сошла со страниц фантастической литературы. Традиционный образ читателя с каталожной карточкой в руках изменился. Это во многом определяет роль современной детской библиотеки, где ребенок начинает свое первое знакомство с информационной культурой, приобретает навыки правильного ориентирования в культурно-информационной среде. Деятельность библиотек в традиционном режиме становится недостаточной, их функции расширяются, организация меняется, приобретая черты Центров информации.

       Поэтому назрела необходимость комплексной  автоматизации детских библиотек, которая будет способствовать осуществлению  доступа юных жителей города к уже накопленным библиотеками города электронным ресурсам.

        Центральная детская  библиотека им. Островского г. Минска – библиотека, которая организует обслуживание детей и руководителей  детским чтением.

         Методологической  основой дипломной работы явились труды по формированию фонда библиотек В. И. Терёшина, Ю. Н. Столярова, Демешко Л.; по автоматизации технологических процессов библиотек: Алёшина Л.И., Беседина Н.В., Бородина В.А., Воройского Ф.С., Петухова Е.Л., Шрайберга Я.Л., Яцевича Н.А.;   по автоматизации технологических процессов в детских библиотеках: Дзюба Н. И., Иванова Е.В., Касилова Н. М., Мотульского Р.С., Олефира С.В. и др.

          Объект исследования – автоматизация технологических процессов в детских библиотеках.

       Предмет исследования – технологические процессы в области формирования фонда, организации справочно-библиографического аппарата, организации библиотечно-библиографического обслуживания пользователей как в традиционном, так и в автоматизированном режимах

       База  исследования – Центральная городская детская библиотека им. Н. Островского.

       Цель  исследования: изучение процессов технологического цикла формирования фонда; структуры справочно-библиографического аппарата; библиотечно-библиографического обслуживания. А также изучение основных направлений автоматизации традиционных технологических процессов в детской библиотеке.

       Для изучения данного  вопроса в дипломной  работе рассматриваются  следующие задачи:   

• определить особенности структуры и организации работы ЦГДБ им. Н.Островского.
• выявить процессы и операции, входящие в технологический цикл формирования фонда
• изучить структуру и состав справочно-библиографического аппарата.
• охарактеризовать технологические процессы библиотечного обслуживания пользователей.
• проанализировать использование автоматизированных технологий в ЦГДБ им. Н. Островского.
• разработать некоторые предложения по совершенствованию деятельности ЦГДБ в автоматизированном режиме.

       В процессе исследования были проведены  анализ публикаций, посвящённых теме, анализ отчётов и планов, аналитический и статистический методы изучения автоматизации основных технологических процессов.

       Цели  и задачи исследования обусловили структуру  работы, которая включает две главы. В первой главе Основные технологические  процессы по формированию фонда, библиотечному и справочно-библиографическому обслуживанию пользователей в детских библиотеках» рассматриваются такие процессы как формирование фонда, создание и использование справочно-библиографического аппарата, библиотечно-библиографическое обслуживание пользователей: теоретико-технологический аспект.  

       Во  второй главе «Автоматизация технологических  процессов в Центральной городской  детской библиотеке им. Н. Островского. Их организация и ведение в  автоматизированном режиме» даётся описание опыта автоматизации ЦГДБ им. Н. Островского, история внедрения автоматизированной системы в деятельность библиотеки, опыт создания электронных ресурсов, руководство по использованию электронного каталога.

       В разделе «Приложение» в виде таблиц отражена видовая структура фонда ЦГДБ им. Н.Островского, представлена модель сайта библиотеки, список электронных ресурсов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1 ОСНОВНЫЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ФОНДА, БИБЛИОТЕЧНОМУ И СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ДЕТСКИХ БИБЛИОТЕКАХ  
 

1.1 Технология формирования  библиотечного фонда 

      Библиотечный фонд — сложное образование, документы которого содержатся в особо упорядоченном состоянии. Всю информацию необходимо выявить, отобрать, доставить в фонд, обработать, разместить в фондохранилище, отразить в многоаспектном справочно-поисковом аппарате, организовать его распространение и длительную сохранность. Процессы создания, или, как в настоящее время говорят, формирования библиотечного фонда, являются основополагающими для деятельности библиотеки.

      Формирование  библиотечного фонда — процесс  сложный в структурном отношении. От качества формирования библиотечного  фонда в огромной мере зависит  эффективность его использования  и полнота удовлетворения запросов читателей.

       Библиотечный фонд сформирован правильно, если его основные характеристики соответствуют задачам библиотеки, частью которой он является, и информационным потребностям пользующихся им абонентов. Достижение такого соответствия является целью ФБФ.

    Для того чтобы привести библиотечный фонд в состояние, при котором он будет способен выполнять свои функции и обладать присущими ему свойствами, необходимо проделать немалую работу, которая включает в себя ряд основных этапов: моделирование, комплектование, организация, управление.

    Технологически  ФБФ начинается с определения  идеального образа фонда, или его  модели. Моделирование — воспроизведение или установление с помощью моделей свойств и других характеристик библиотечного фонда для их исследования и прогнозирования развития. Моделирование позволяет создать образ фонда и. выявить наиболее рациональный способ его формирования.

    Технологический процесс моделирования направлен  на создание образа фонда, воспроизводящего его строение с целью изучения, экспериментирования, прогнозирования и оптимизации его состава. Целью технологического процесса моделирования является определение границ фонда, его характеристик, параметров, касающегося его величины, экземплярности и наименования документов, оптимальных для данного фонда в данных условиях.

    Различают две основные классификации модели. По решаемым задачам выделяются:

    - идеальная модель (модель – образец,  оптимальная или прогностическая  модель), отражающая желаемое состояние  фонда и служащее эталоном  для его формирования.

    -  реальная модель (модель-копия), отражающая нынешнее состояние фонда. Здесь моделью являются библиотечные каталоги, фотомодели фонда. Примером реальной модели может служить систематический каталог, используемый детскими библиотеками не только для ориентировки в составе фонда, но и для его изучения.

    Другим  основанием для выделения моделей  служит форма представления документального  фонда. По этому основанию выделяют четыре вида моделей: описательная (вербальная), структурная (тематико-типологическая), математическая, библиографическая. Все эти виды моделей характерны для детских библиотек.

    Описательная  модель представляет собой словесное (письменное или устное) описание целей  и задач, состава фонда, его границ и характера наполнения. Образцом описательной модели могут служить методические пособия, составляемые научно-методическим центром для библиотек разных видов, в том числе и детских.

    Структурная или тематико-типологическая модель иллюстрирует внутреннее устройство фонда, его состав и организацию. Она  создаёт образ фонда по таким его параметрам как тематика, тип, вид документов, примерная экземплярность, языковой состав, возможности координированного комплектования и другие параметры в зависимости от величины, состава фонда и задач его планирования.

    Математическая  модель призвана дать количественное представление о фонде в целом и отдельных его частях в абсолютных и относительных его показателях нормативных коэффициентов. Математическая модель описывает желаемый объём фонда, количественное соотношение между частями фонда, количественное развитие фонда. Разработка этой модели обеспечивает научное познание состава, использования, динамики БФ с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, ИП абонентов, эффективности его использования.

    Библиографическая модель представляет собой списки конкретных документов, которые должны быть в фонде данной библиотеки. Примером данной модели являются: 1) библиографические модели ядра фонда библиотеки, т.е. список (картотека) основных, наиболее ценных, классических документов, которые соответствуют профилю детской библиотеки; 2) перспективная библиографическая модель, т.е. список документов, ориентированный на восполнение лакун в существующем фонде, в виде картотеки дезидерат.

    Эти виды моделей характерны для разных типов и видов библиотек, в том числе и детских.

        В теории фондоведения этап  моделирования описывается в  несколько технологических процессов.  Вначале собирают и анализируют  информацию о составе и величине  существующего фонда, стоящих  перед ним задач, степени его  использования, полноте удовлетворении ИП. Затем выделяются тенденции развития фонда, рассчитывают его желательные параметры и фиксируют это в описательной модели, которая может представлять собой самостоятельный документ либо быть частью более общего документа, например, структурной модели БФ. Третий процесс – составление проекта математической, структурной или иной модели БФ. Проект обсуждается советом библиотеки, после утверждается руководителем учреждения, после чего становится официальным действующим управленческим документом.

    Следующий этап – комплектование. Комплектование — процесс наполнения фонда документами, его постоянного обновления.   Комплектование включает в себя:

          первичный отбор  — отбор во внешнем потоке необходимых для приобретения документов для создания и пополнения фонда, отвечающих по своему содержанию и видам требованиям научной и художественной ценности и задачам, которые решает каждая конкретная библиотека в работе с читателями;

          вторичный отбор — отбор, осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов.

            Общая методика комплектования БФ состоит из ряда последовательных специфических процессов, проводимых по учитывающей двойственный характер процесса технологии. Эти процессы делятся: на обеспечивающие пополнение фонда и направленные на его очищение и доукомплектование. Каждому типу процессов присущи свои задачи.

          Процессы, обеспечивающие пополнение фонда. Текущее комплектование.

1. Изучение внешних информационных потоков для выявления и первичного отбора документов в фонд библиотеки. Изучение системы учреждений распространения документов.
2. Первичный отбор документов.
3. Предварительный заказ отобранных документов для приобретения.
4. Плановое приобретение документов, использование системы снабжения библиотек документами.
5. Контроль текущего комплектования фонда. Приём новых документов.

       Операции, обеспечивающие очищение  фонда, ликвидацию пробелов в  нём, дополнительное комплектование.

1. Изучение фонда библиотеки для выявления пробелов (лакун) и неиспользуемых читателями документов.
2. Вторичный отбор документов.
3. Составление списков исключаемых документов и картотеки доукомплектования фонда.
4. Исключение из фонда ненужных документов.
5. Приобретение документов путём доукомплектования фонда. Контроль дополнительного комплектования.

        Отметим две особенности общей  методики. С одной стороны, операции, обеспечивающие текущее пополнение  фонда, осуществляются вне библиотеки – работа ведётся с внешним документным потоком, а операции второй группы реализуются на базе уже сформированного фонда. Этим обусловлены особенности каждой из, казалось бы, родственных операций. С другой стороны, общая методика приобретает специфику при комплектовании (в обеих группах операций) отдельных тематических, типологических, видовых и других структурных частей фонда библиотеки. Только при учёте всех этих особенностей можно добиться высокой эффективности комплектования фонда.

   Этап  комплектования включает такие технологические процессы как ввод информации об издании, что поступает от поставщиков литературы; сбор информации о потребностях в литературе от филиалов библиотеки, передача заказа поставщику, поступление литературы; обработка партий литературы, распределением ее по точкам хранения; учет и анализ фонда, списание литературы.

   Этап  организации БФ объединяет в себе следующие технологические процессы:

• учет библиотечного фонда — регистрация произведений печати: прием вновь поступивших изданий и исключение выбывших;
• библиотечную обработку фонда — процесс подготовки произведений печати к выдаче читателям, обеспечивающий возможность их поиска, хранения и использования.
• размещение и расстановку библиотечного фонда — порядок расположения произведений печати в библиотеке, обеспечивающий их хранение и поиск;
• хранение библиотечного фонда — содержание фонда в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима; воспитание у читателей и библиотекарей навыков бережного обращения с книгами как общенародной собственностью, правильное оформление выдачи книг и контроль за своевременностью их возврата;
• проверку библиотечного фонда — процесс, обеспечивающий контроль за сохранностью фонда, правильностью его учета, оформления выдачи документов и контроля за своевременностью их возврата, а также организацией воспитательной работы среди читателей.

    Управление  БФ — постоянное, объективно целесообразное упорядочение, изменение состава, величины и структуры БФ, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и ИП её абонентов. Управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и использовании БФ; логическую переработку этой информации; принятие решения и выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий – приведение фонда в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение.  Каждый из основных этапов может совершаться по процессам, а процессы,   в   свою  очередь,  делиться   на   более   мелкие  части-операции.

    Большое число трудоемких технологических  операций в недалеком прошлом  везде проводилось вручную. В  последние годы в библиотеках (как правило, крупных) активно применяется современная электронно-вычислительная техника, некоторые процессы полностью или частично автоматизированы. Можно говорить о трех группах предметов, систем механического типа, устройств, которые облегчают труд работников отделов, способствуют обеспечению читателей своевременной и полной информацией.

      Оргтехника. К ней относят простейшие средства организации труда  на рабочем месте:  авторучки,  карандаши и  механические точилки, автоблокноты, механические картотеки, диктофоны, телефоны   (для внешней связи и внутренние), переговорные устройства и др.

      Техника, которая используется непосредственно в процессах формирования   фонда:   машины,   устройства,   системы   механического и электромеханического типа. К ним относят нумераторы, различные   счетные   машины,   пневмопочту  для   транспортировки требований   читателей   в  отдел   фондохранения,   транспортеры   и подъемники для подачи документов к месту их выдачи и обратно — к месту хранения. К этой же группе относят средства для копирования и тиражирования документов: пишущие машинки, пишущие автоматы, программа для которых задается извне (на перфо- или магнитных лентах), а копии воспроизводятся в нужном количестве экземпляров, ксероксы, работающие на основе электрографии (ксерографии), ротаторы (самые распространенные пока, а потому наиболее известные множительные аппараты), ротапринты, работающие по способу офсетной печати, светокопировальные аппараты, фотокопировальные аппараты и т. п.

      Большие возможности открывает  перед библиотеками использование аналоговых ЭВМ, в частности в процессах формирования библиотечных фондов. Благодаря огромной электронной памяти машин, на их базе создаются всякого рода системы, способные хранить, искать и выдавать разнообразную информацию и при соответствующим образом составленной программе, можно решать различные задачи. Так, например, на базе хранящейся информации о содержании модели фонда, сведений об экономическом профиле района, читательском профиле машина может произвести отбор документов по тематическим планам издательств, из резервно-обменных фондов и проделать другие операции. Сегодня электронная техника активно используется в государственных, профсоюзных, массовых и целом ряде других библиотек.

    Таким образом, рассмотрев данный параграф, можно сделать основные выводы:

    - технология формирования БФ состоит  из следующих этапов: моделирование, комплектование, организация фонда и управление БФ.

    - каждый из выше перечисленных  этапов состоит из определённых  технологических процессов. 

    - технологические процессы моделирования:  сбор и анализ информации о  составе и величине существующего фонда, стоящих перед ним задач, степени его использования, полноте удовлетворения ИП; выявление тенденций развития фонда, расчет его желательных параметров и фиксация в описательной модели.

    - технологические процессы комплектования: ввод информации об издании, что поступает от поставщиков литературы; сбор информации о потребностях в литературе от филиалов библиотеки, передача заказа поставщику, поступление литературы; обработка партий литературы, распределением ее по точкам хранения; учет и анализ фонда, списание литературы.